Các thủ tục chuyển đổi căn hộ tại Nhật

Khi đến Nhật làm việc bạn cần một nơi để ở, nếu bạn có dự định chuyển sang căn hộ khác hay trả căn hộ để về nước thì cần biết để chuẩn bị cho các thủ tục cần thiết sau. 

CHUYỂN ĐỔI TRỤ SỞ HÀNH CHÍNH

Nếu thay đổi địa chỉ do chuyển căn hộ thuê thì bạn cần đến trụ sở hành chính để chuyển phiếu cư trú sang nơi ở mới.
Nếu tham gia bảo hiểm y tế quốc dân thì cùng lúc đó cũng phải làm thụ tục thay đổi.
Việc đổi địa chỉ phải làm thủ tục trong vòng 14 ngày tính từ ngày chuyển nhà. 
Cách làm thủ tục thay đổi địa chỉ khác nhau theo các trường hợp sau:

• Trường hợp chuyển nhà trong cùng 1 đơn vị hành chính
• Trường hợp chuyển nhà đến đơn vị hành chính khác

Khi đó đối với người tham gia “bảo hiểm y tế quốc dân”, người đã đăng ký con dấu cần đồng thời làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ tương ứng.

1. Trường hợp chuyển nhà trong cùng 1 đơn vị hành chính

Sau khi nộp giấy thông báo thay đổi địa chỉ lên trụ sở hành chính nơi bạn ở là thủ tục được hoàn thành.
Đánh dấu vào mục “giấy thông báo đổi địa chỉ” của “giấy thông báo chuyển công dân” rồi điền vào các mục cần thiết.
Sau khi “giấy thông báo chuyển chỗ ở” được tiếp nhận thì việc đổi phiếu cư trú cũng được tiếp nhận và bạn có thể phát hành phiếu cư trú theo nơi ở mới.
Sau khi nộp “giấy thông báo chuyển chỗ ở” thì thông tin đăng ký con dấu cũng được tự động thay đổi địa chỉ. Nếu chuyển nhà trong cùng một đơn vị hành chính thì không nhất thiết phải làm các thủ tục liên quan đến việc đăng ký con dấu.
Nếu tham gia bảo hiểm y tế quốc dân thì phải đồng thời thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ bằng “giấy thông báo chuyển người tham gia bảo hiểm y tế quốc dân (được cấp thay đổi tư cách).

Những giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục chuyển đổi địa chỉ:

• Giấy tờ tùy thân gồm: Giấy phép lái xe, thẻ ngoại kiều, thẻ căn cước công dân có kèm ảnh (còn thời hạn hiệu lực)
• Nếu là giấy tờ không kèm ảnh như bảo hiểm y tế, sổ lương hưu thì cần 2 loại
• Thẻ bảo hiểm y tế quốc dân… (trường hợp đã tham gia)
• Con dấu
• Trường hợp tự đi làm thủ tục tại quầy thì có trụ sở hành chính không yêu cầu con dấu, tuy nhiên bạn nên mang con dấu đi.

2. Trường hợp chuyển tới đơn vị hành chính khác

Khi nộp “thông báo chuyển đi” tại trụ sở hành chính nơi chuyển đi bạn sẽ nhận được “giấy chứng nhận chuyển đi”.
Với người đăng ký con dấu sau khi nộp “thông báo chuyển đi”, việc đăng ký con dấu cũng sẽ tự động bị hủy.
Với người tham gia “bảo hiểm y tế quốc dân” thì cần làm thủ tục “ngừng đóng bảo hiểm” tại nơi đó.
Nếu làm luôn thủ tục “ngừng đóng bảo hiểm” ngay khi nộp “thông báo chuyển đi” thì rất nhanh. Tuy nhiên nếu không làm thủ tục “tiếp tục tham gia bảo hiểm” ở nơi chuyển đến thì sẽ dẫn đến tình trạng không có bảo hiểm.
Thủ tục “ngừng đóng bảo hiểm” cũng giống như việc “đăng ký phiếu cư trú” tại nơi ở mới, theo quy định phải làm thủ tục tiếp tục đóng bảo hiểm trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đi.

Những giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ tại trụ sở hành chính của nơi ở cũ: 

• Giấy tờ tùy thân
• Thẻ bảo hiểm y tế quốc dân (trường hợp có tham gia)
• Giấy chứng nhận đăng ký con dấu (đối với người đã đăng ký)
• Con dấu

Trong “giấy thông báo chuyển nhà” có mục ghi “nơi ở mới sau khi chuyển”. Bạn không cần quyết định nơi ở mới cũng có thể làm thủ tục thông báo nhưng sau khi biết nơi ở mới thì hãy ghi lại.
Hãy mang “giấy chứng nhận chuyển đi” và nộp tại trụ sở hành chính của nơi ở mới để làm thủ tục “thông báo chuyển đến”.

Những giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ tại trụ sở hành chính của nơi ở mới:

• Giấy chứng nhận chuyển đi
• Giấy tờ tùy thân
• Thẻ bảo hiểm y tế quốc dân (nếu đã tham gia)
• Giấy chứng nhận đăng ký con dấu (đối với người đã đăng ký)
• Con dấu

Đối với những người đã đăng ký con dấu thì tại thời điểm tiếp nhận thủ tục “thông báo chuyển tới”.
Trường hợp người tham gia bảo hiểm y tế quốc dân thì đồng thời làm thủ tục “tiếp tục đóng bảo hiểm” bằng “giấy thông báo chuyển người tham gia bảo hiểm y tế quốc dân (tiếp tục - thay đổi hình thức đóng bảo hiểm)
Nếu lấy sẵn giấy chứng nhận chuyển đi trước khi chuyển nhà thì sau khi chuyển bạn có thể làm thủ tục đăng ký phiếu cư trú  tại nơi mới (có thể làm thủ tục “thông báo chuyển đến”).
Tuy nhiên, khi người tham gia bảo hiểm y tế quốc dân nhận giấy chứng nhận chuyển đi mà đồng thời làm cả “thủ tục ngừng đóng bảo hiểm” thì tính đến thời điểm làm “thủ tục tham gia bảo hiểm” tại nơi ở mới sẽ trong tình trạng không có bảo hiểm.
Trong thời gian đó nếu bạn bị ốm hoặc bị thương thì sẽ phải chịu 100% phí tại bệnh viện.

Nếu bạn có giấy phép lái xe

Việc thay đổi địa chỉ cần thực hiện đối với cả địa chỉ trên giấy phép lái xe. Khi đó bạn cần phiếu cư trú tại nơi ở mới. Vì vậy, khi làm thủ tục “thông báo chuyển đến” thì hãy lấy dư ra 1 đến 2 tờ phiếu cư trú vì sau này sẽ cần đến.
Lệ phí cấp phiếu cư trú tại bất kỳ trụ sở hành chính nào cũng là khoảng 300 yên

ĐỐI VỚI CĂN HỘ KHI BẠN CHUYỂN ĐI

Để chuyển đến chỗ mới, nếu chuyển ra khỏi căn hộ bạn đã ở cho đến khi chuyển thì bạn cần phải làm thủ tục ngừng tất cả các loại hợp đồng như hợp đồng thuê căn hộ, hợp đồng điện, nước, ga,...
Nếu bạn không dùng các hợp đồng điện, nước. Ga sẽ tiếp tục như vậy, dù không sử dụng một chút nào cũng phát sinh tiền phí cơ bản. Bạn sẽ phải trả 2 lần cùng hóa đơn của nhà mới. Sau khi quyết định căn hộ mới bạn hãy chủ nhà cụ bạn đang thuê để thông báo về việc chuyển căn hộ.
Trường hợp chủ nhà ủy thác việc quản lý căn hộ cho thuê cho công ty quản lý thì hãy liên hệ với công ty quản lý.
Việc có cần liên hệ về dự định chuyển đi trước khi chuyển hay không được ghi trong hợp đồng thuê căn hộ, vì vậy hãy kiểm tra hợp đồng thuê căn hộ của bạn.
Đa số trường hợp phải thông báo trước khi chuyển đi từ 1 đến 2 tháng”.
Ví dụ, bạn đột xuất chuyển nhà, một tuần sau giao lại nhà nhưng nếu trong hợp đồng có ghi trước 2 tháng thì có trường hợp bạn phải trả tiền thuê căn hộ cũ đó trong 2 tháng mặc dù bạn đã chuyển đi. Ngược lại, nếu bạn liên lạc với chủ căn hộ về dự định chuyển đi và hẹn ngày dọn đi rõ ràng rồi thì có trường hợp chủ căn hộ sẽ không lùi ngày chuyển đi cho bạn. 
Nếu chủ căn hộ đã quyết định cho người khác thuế tiếp thì dù chưa tìm được nhà khác thì bạn vẫn có nguy cơ ra khỏi nhà. Vì vậy, việc đảm bảo có chỗ ở tiếp theo ngay sau khi giao nhà là rất quan trọng.
Để chắc chắn, ví dụ bạn nói với chủ nhà “bạn sẽ dọn ra trong khoảng từ ngày … đến ngày... “ hoặc ‘trong tháng… sẽ dọn ra”, thông báo ngày dọn ra trong một khoảng thời gian là cách làm thông minh.

1. Huỷ hợp đồng sử dụng nước máy

Để hủy hợp đồng sử dụng nước máy bạn hãy liên hệ đến trung tâm cấp nước. Thủ tục “ngưng sử dụng nước máy nếu làm trước khi chuyển nhà khoảng 1 tuần là yên tâm nhưng nếu đã muộn thì nên báo trước ít nhất 2 ngày.
(cần lưu ý có trường hợp vào chủ nhật và ngày lễ  trung tâm không làm việc)
Những điều cần thiết khi liên hệ với trung tâm cấp nước

• Tên người ký hợp đồng
• Địa chỉ hiện tại
• Mã số khách hàng (có ghi ở phiếu kiểm tra đồng hồ nước)
• Ngày muốn dừng sử dụng (ngày chuyển nhà)
• Địa chỉ chuyển đến và số điện thoại

Bạn sẽ phải trả tiền nước nơi đã dọn ra chia theo ngày tính đến ngày bạn chuyển đi.

Phương thức thanh toán:

Phương thức thanh toán giống với trước đó, bạn có thể trả bằng cách trừ tiền tự động vào thẻ tín dụng hoặc vào tài khoản ngân hàng, hoặc mang hóa đơn đến các cửa hàng tiện lợi và ngân hàng để thanh toán.
Hóa đơn thanh toán sẽ được gửi đến địa chỉ nơi ở mới mà bạn đã cung cấp. Vào ngày chuyển đi, nhân viên trung tâm cấp nước sẽ đến kiểm tra đồng hồ, bạn có thể thanh toán tiền nước ngay lúc đó. Tuy nhiên, trường hợp này bạn cần phải hẹn trước.

2. Hủy hợp đồng sử dụng điện

Để hủy hợp đồng bạn cần gọi điện đến công ty điện lực đang sử dụng sớm từ 1 đến 2 tuần, trễ nhất là 2 đến 3 ngày trước khi chuyển nhà
Những điều cần thiết khi liên hệ tới công ty điện lực:

• Họ tên người ký hợp đồng (như ghi trong hợp đồng)
• Địa chỉ hiện tại
• “Mã số khách hàng” (được viết trên phiếu kiểm tra đồng hồ hoặc hóa đơn thanh toán)
• Ngày chuyển nhà

Phương thức thanh toán tiền điện của tháng cuối cùng:
Nếu chọn cách thanh toán giống trước đó, trường hợp thanh toán tài khoản ngân hàng sẽ bị trừ vào tài khoản, trường hợp tự thanh toán bằng hóa đơn thì hóa đơn sẽ được gửi về địa chỉ mới của bạn. Trường hợp này bạn cần thông báo địa chỉ mới.
Bạn có thể làm thủ tục hủy hợp đồng trên trang web nhưng sau khi làm xong thủ tục trên trang web không may việc chuyển nhà bị hoãn lại thì có trường hợp không thể thay đổi được nên cần chú ý. Sau khi hoàn thành thủ tục thì vào ngày chuyển đi bạn nhớ đóng cầu dao điện trước khi ra khỏi nhà.

3. Hủy hợp đồng sử dụng ga

Đê hủy hợp đồng của tiện ích này bạn hãy liên lạc với công ty ga đang sử dụng để hủy hợp đồng, bạn nên thông báo với họ trước 1 tuần hoặc trễ nhất là trước 2 đến 3 ngày khi dọn đi.
Những điều cần thiết khi liên hệ với công ty ga:

• Họ tên người ký hợp đồng
• “Mã số khách hàng” được viết trên phiếu kiểm tra đồng hồ ga
• Nếu không biết mã số khách hàng nhưng thanh toán bằng tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng thì có thể xác nhận được thông tin từ số tài khoản ngân hàng thanh toán
• Địa chỉ hiện tại
• Hình thức của tòa nhà bạn đang ở (nhà riêng, nhà chung cư bê tông cốt thép, nhà cho thuê)
• Số điện thoại có thể liên lạc trong ngày (số di động…)
• Địa chỉ nơi chuyển đến
• Ngày đăng ký ngừng sử dụng

Nhân viên công ty ga vào làm thủ tục
Khác với thủ tục mở van đường ống dẫn ga, nếu đồng hồ đo ở bên ngoài tòa nhà thì nhân viên công ty ga không cần vào trong nhà.
Trường hợp nhà có khóa tự động, nhân viên không thể vào tới nơi có đồng hồ ga thì cần được phép vào trong nhà. Trường hợp này, người chứng kiến có thể là quản lý căn hộ chung cư, chủ căn hộ hoặc một người thay thế nào khác cũng không sao

4. Trường hợp trả lại phòng khi về nước…

Lúc này bạn phải yêu cầu nhân viên công ty điện, nước, ga tới nhà để làm thủ tục thanh toán vào ngày dọn ra. Trường hợp này cần hẹn trước lịch, nếu liên hệ muộn có thể không hẹn được. Vì vậy hãy cố gắng liên hệ sớm nhé