10 điều cần lưu ý về VĂN HÓA ỨNG XỬ trước khi làm việc tại công ty Nhật

Khi đón nhận một thử thách mới trong một môi trường mới, ấn tượng đầu tiên là đặc biệt quan trọng. Vận dụng 10 điểm mấu chốt về văn hóa cư xử và văn hóa ứng xử trước khi làm việc tại công ty Nhật và luyện tập những điều này trở thành tác phong chuyên nghiệp khi làm việc tại Nhật.

Nhiều công ty Nhật Bản có những quy định cụ thể mà bạn nên biết trước khi thực sự làm việc tại Nhật Bản. 
Làm việc theo nhóm có xu hướng được coi trọng hơn thành công của cá nhân, và sự hiểu biết thấu đáo về văn hóa và cách cư xử được coi là quan trọng không kém các kỹ năng liên quan đến công việc. 

Tuy nhiên, bạn nên biết rằng những điều này được xem là kiến thức phổ biến, vì vậy chúng sẽ không được giảng dạy rõ ràng khi bạn bước vào nơi làm việc. 

1. Cách bạn chào hỏi mọi người tạo ra ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ! 

Trong môi trường làm việc mà mọi người thường xuyên bận rộn, lời chào là một trong những hình thức giao tiếp có giá trị nhất. 

Thông lệ ở Nhật Bản là kohai 後輩 (cấp dưới) phải luôn chào hỏi senpai 先輩 (tiền bối) của họ trước. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn là nhân viên mới, vì bạn cần mọi người nhớ mặt mình, thế nên bạn hãy cố gắng vui vẻ và tích cực chào hỏi mọi người mà bạn gặp.

Những lời chào cơ bản bao gồm nói “ohayo gozaimasu” おはよう ございます(chào buổi sáng) khi bạn đến nơi làm việc và “osaki ni shitsurei shimasu” お先に失礼します (xin lỗi, tôi đi đây) khi bạn rời đi.

Còn có rất nhiều cụm từ khác bạn nên thêm vào bắt đầu cuộc trò chuyện chẳng hạn như “osewa ni natte orimasu” お世話になっております(cảm ơn bạn đã tiếp tục hỗ trợ) khi nói với khách hàng và “otsukaresama desu” お疲れ様 です (cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ) khi nói với đồng nghiệp. 

Những biểu hiện này được công nhận là nghi thức ứng xử trong môi trường làm việc để thể hiện sự tôn trọng đối với người mà bạn đang nói chuyện và chúng có thể được sử dụng như một loại “đệm” để giúp cuộc trò chuyện của bạn diễn ra suôn sẻ. 

Nếu bạn không chắc nên sử dụng cách diễn đạt nào trong tình huống đó, đừng ngại hỏi người quản lý hoặc đồng nghiệp. Sử dụng những cách diễn đạt này một cách chính xác trong kinh doanh sẽ khiến bạn tỏ ra đáng tin cậy, vì vậy hãy cố gắng hết sức để sử dụng chúng đúng lúc, đúng chỗ và đúng dịp.

2. Không cần phải để ý đến tuổi và giới tính? Sử dụng "San" 「さん」sau tên của mọi người

Thông thường trong các công ty Nhật Bản, thay vì gọi ai đó bằng tên của người đó, bạn nói “họ” với hậu tố “san” 「さん」(ví dụ: “Sato-san” hoặc “Tanaka-san”). 

Bạn có thể sử dụng “san” bất kể độ tuổi hoặc giới tính của một người, giúp dễ dàng xử lý hơn nhiều so với các từ tương đương trong tiếng Anh: Mr., Mrs., Miss, or Ms.

Những cái tên như “Sato”, “Suzuki” và “Tanaka” khá phổ biến ở Nhật Bản và trong trường hợp có nhiều người có cùng họ trong một công ty, mọi người có thể được gọi bằng tên của người đó, kèm với hậu tố “san”.

Ngoài ra, cấp trên của bạn thường được gọi bằng họ theo sau là hậu tố biểu thị vị trí của vị cấp trên đó, chẳng hạn như “shacho”「 社長」 (chủ tịch công ty), “bucho” 「 部長」 (trưởng bộ phận) hoặc “kacho” 「課長」.

Tuy nhiên, bạn cần phải cẩn thận khi nói chuyện với những người từ các công ty khác. Trong những trường hợp như vậy, bạn sẽ không sử dụng “san” sau tên của nhân viên từ công ty của bạn, mà chỉ gọi tên họ đầy đủ của người đó và không có hậu tố. 

Điều này là do khi bạn ở bên ngoài công ty của mình, các đồng nghiệp của chính bạn được coi như một phần của một nội bộ bao gồm bạn, giống như một thành viên trong gia đình. Tương tự, khi đề cập đến những người từ công ty của bạn kèm với chức vụ của người đó, thay vì thêm hậu tố như “kacho”, bạn sẽ gọi họ là “Kacho no xx” mà không có hậu tố. Điều quan trọng là phải làm quen với cách người Nhật phân biệt giữa “bên trong” và “bên ngoài” trong các mối quan hệ giữa các công ty và mọi người.

3. Đi muộn là điều cấm kỵ, nhưng đừng đến sớm quá! Hãy có mặt trước 5 phút!

Điều quan trọng nhất trong kinh doanh là tạo dựng niềm tin. Ưu tiên trước nhất là phải chú ý về tác phong kỷ luật của bạn trước khi bạn bắt đầu quan tâm về chất lượng công việc của mình khi bạn làm việc trong các công ty Nhật Bản.

Khi bạn đến muộn, điều đó tạo ra ấn tượng tiêu cực rằng bạn quản lý công việc và ý thức về xã hội kém. Do đó, điều quan trọng không chỉ là đến sớm trong các cuộc hẹn với công ty khách hàng mà còn trong các cuộc họp của chính công ty của bạn. Hãy chuẩn bị sẵn sàng trước khi bắt đầu mọi cuộc hợp. Tuy nhiên, nếu bạn đến quá sớm có thể sẽ gây ra cản trở cho nhiệm vụ tổ chức cuộc họp, những người cần thời gian chuẩn bị. Do đó, bạn nên đến trước thời gian quy định 5 phút.

Ngoài ra, trong những trường hợp bạn không thể tránh khỏi việc đến muộn do giao thông đông đúc hoặc bị ốm đột ngột, bạn nên liên hệ với tất cả các bên cần thiết để thông báo cho họ về điều này. Không có vấn đề gì nếu bạn gọi điện và nói lý do bạn đến muộn, nhưng hãy cẩn thận, nếu bạn làm điều này muộn hơn giờ họp đã định, mọi người sẽ nghĩ bạn là người không đáng tin cậy.

4. Làm việc theo nhóm quan trọng hơn công việc của cá nhân!

Các công ty Nhật Bản thường coi trọng tinh thần đồng đội hơn công việc của một cá nhân. Do đó, khi bạn làm bài kiểm tra ứng tuyển việc làm của công ty, bạn sẽ thấy nhiều câu hỏi nhằm mục đích tìm hiểu xem bạn có thể làm việc tốt cùng những người khác hay không. Sự hợp tác được đánh giá cao trong các doanh nghiệp Nhật Bản, vì các cuộc họp thường xuyên được tổ chức để đảm bảo mọi người đều đồng ý trước khi mọi việc tiến triển và việc nhận được sự chấp thuận cho công việc của bạn cần có thời gian vì bạn phải tìm kiếm sự đồng ý từ nhiều bên.

Ngoài ra, tùy thuộc vào văn hóa trong công ty và tính chất công việc của bạn, việc khẳng định ý kiến của bạn quá mạnh có thể tạo ra ấn tượng xấu vì có thể trong mắt họ thì bạn đang có thái độ bất hợp tác. 

Bạn nên biết khi nào và bằng cách nào bày tỏ ý kiến của bản thân sẽ đóng một vai trò quan trọng trong cách mà mọi người nhìn nhận bạn, vì vậy điều quan trọng là phải quan sát những gì đang diễn ra xung quanh bạn và học cách đọc tình huống tại nơi làm việc.

5. Hãy thông báo vấn đề một cách nhanh chóng! Luôn tuân thủ “Ho-Ren-So”

Hầu hết các công ty Nhật Bản được cấu trúc để có một bộ phận riêng cho từng vai trò, và mỗi bộ phận có người lãnh đạo riêng. Để công việc tiến triển hiệu quả, mọi người cần phải tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình. Bằng cách mọi người làm việc hướng tới mục tiêu của riêng hướng tới thành công công chung của cả nhóm.

Đây là lúc “Ho-Ren-So” (báo cáo, thông báo, tham khảo ý kiến) ra đời. Bằng cách thường xuyên chia sẻ công việc của bạn đang ở giai đoạn nào và những gì bạn đang làm với người quản lý và đồng nghiệp, khi đó bạn có thể phát hiện ra những vấn đề cần giải quyết ở giai đoạn đầu. Mạng lưới tương trợ này giúp bạn tiến triển thuận lợi. Ngay cả khi bạn có một vấn đề cần phải xử lý gấp, bạn phải luôn tuân theo các quy tắc của “Ho-Ren-So”.

Ở các công ty Nhật Bản, bạn được dạy chia sẻ thông tin với đồng nghiệp càng sớm càng tốt, ngay cả khi có vấn đề hoặc bạn cần đưa tin xấu. Nếu bạn không làm điều này và tránh chia sẻ thông tin khó, thì điều đó có thể dẫn đến một vấn đề thậm chí còn nghiêm trọng hơn. 

Nếu bạn cho rằng một vấn đề là nhỏ nhặt và bạn không muốn nói chuyện trực tiếp với người quản lý của mình, hãy thảo luận vấn đề đó với tiền bối hoặc đồng nghiệp của bạn trước. Họ sẽ có thể cho bạn những lời khuyên có giá trị dựa trên kinh nghiệm tích lũy của chính họ.

Với phương châm làm việc này, mọi người có thể chia sẻ thông tin có giá trị và tăng hiệu suất của họ đến hiệu suất của tập thể.

Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng làm việc nhóm của người Nhật - Quy tắc Hourensou

6. Nhìn trông chỉnh chu quan trọng hơn là thời trang - Phong cách chuyên nghiệp!

Trong kinh doanh Nhật Bản, hình thức bên ngoài của bạn cũng là một yếu tố quan trọng, vì mọi người sẽ đánh giá mức độ tín nhiệm của bạn dựa trên vẻ ngoài của bạn. 

Hầu hết các công ty Nhật Bản mong muốn công nhân của họ trông chỉnh chu và gọn gàng hơn là thời trang. Quy tắc ăn mặc cơ bản cho nam giới là suit xám, đen hoặc xanh navy với cà vạt.

Phụ nữ có nhiều lựa chọn hơn và không bắt buộc hoặc được kêu gọi mặc những bộ vest phù hợp, nhưng họ nên mặc những bộ quần áo phù hợp với văn phòng như váy sơ mi và áo khoác. 
Bạn phải luôn kiểm tra xem áo sơ mi và bộ quần áo của mình không có nếp nhăn và không bị dính bụi hoặc xơ vải. Nếu vai trò hoặc nhiệm vụ của bạn liên quan đến việc gặp gỡ khách hàng, bạn thường phải ăn mặc lịch sự hơn là chỉ ở văn phòng.

Trong những năm gần đây, việc không đeo cà vạt vào mùa hè đã trở dần được chấp nhận và số lượng các công ty linh hoạt về việc bạn mặc gì ngày càng tăng. Tuy nhiên, điều quan trọng là không mặc quần áo thời trang có thể gây phản cảm cho những người bạn đang làm việc cùng. 

Phụ nữ cũng nên tránh trang điểm đậm, nhưng vẫn phải trải điểm vì trong một số trường hợp, việc không trang điểm cũng có thể bị nhìn nhận tiêu cực.

7. Phải làm việc chăm chỉ như thế nào? Bạn chỉ có 1 giờ nghỉ trưa

Ở hầu hết các công ty Nhật Bản, giờ nghỉ trưa chỉ kéo dài một giờ. Bạn thường nhận được từ 12 giờ trưa đến 1 giờ chiều để nghỉ ngơi và ăn trưa. 

Tùy thuộc vào từng công ty, người lao động có thể được nghỉ vào thời gian phù hợp với họ hoặc thay phiên nhau nghỉ để tránh tình trạng không có ai trong văn phòng.

Mặc dù nó có xu hướng không được ghi trong các quy định chính thức, nhưng người lao động thường được phép nghỉ uống trà ngắn hoặc nghỉ hút thuốc lá ngoài giờ ăn trưa của họ. 

Những người lao động luôn làm việc tại văn phòng có thể nghỉ ngắn giữa các công việc để giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Vì mỗi công ty có quy định riêng, hãy hỏi thăm đồng nghiệp và senpai của bạn và cố gắng hết sức để nghỉ giải lao vào thời điểm thuận tiện cho mọi người trong nhóm của bạn.

8. Bạn nên sẵn sàng làm việc ngoài giờ nếu cần thiết

Ở Nhật Bản, nhiều công ty hoạt động một ngày làm việc 8 giờ (ví dụ: 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều) với thời gian nghỉ 1 giờ. 

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người phải làm thêm ngoài giờ quy định và sự cố người chết vì làm việc quá sức do làm việc nhiều giờ đã là vấn đề đáng báo động. Theo luật pháp Nhật Bản, có giới hạn về thời gian làm thêm giờ bạn được phép làm thêm, nhưng trên thực tế, có rất nhiều trường hợp nhân viên nghỉ việc về nhà mà không thông báo cho công ty hoặc làm thêm giờ không được trả lương được gọi là “dịch vụ ngoài giờ”「サービス残業」Sābisu zangyō.⁠

Điều này đã được quy định chặt chẽ hơn trong những năm gần đây, và khi chất lượng và hiệu quả làm việc của người lao động bắt đầu thay đổi, số lượng các doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống đã bắt đầu tăng lên. 

Hiện nay có những sáng kiến ​​như “Ngày không làm thêm” và “Ngày thứ sáu đặc biệt”, là các thời điểm người lao động được phép về sớm vào thứ Sáu cuối cùng của tháng, nhưng ở Nhật Bản, nơi mà làm việc có trách nhiệm cùng tập thể được đánh giá cao, vẫn có nhiều người cảm thấy không đúng khi về nhà nếu đồng nghiệp trong bộ phận của họ vẫn đang làm việc. 

Bảo vệ quyền lợi của bản thân là rất quan trọng, nhưng khi xem xét yêu cầu của công việc và tình trạng khó khăn của đồng nghiệp, bạn vẫn nên chuẩn bị làm thêm giờ khi có nhu cầu. 

Nếu có lý do nào đó khiến bạn không thể làm thêm trong bất kỳ trường hợp nào, bạn nên giải thích điều này tại buổi phỏng vấn xin việc. Điều quan trọng là bạn cần trao đổi rõ ràng về giờ làm việc và các vấn đề làm thêm giờ với công ty để cùng nhau đi đến thỏa thuận chung vẫn đảm bảo năng suất và cân bằng chất lượng cuộc sống của bạn.

9. Tiệc tùng có được xem là một phần công việc của bạn không? 

Xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp của bạn thông qua "Nominication"「飲みにケーション」`Nomini kēshon'

Trong những năm gần đây, với số lượng thanh niên không uống rượu tăng lên cùng với số lượng người muốn tận dụng thời gian của riêng mình, các buổi tiệc tùng ở công ty đã bắt đầu giảm. 

Phong tục tổ chức tiệc tùng của công ty để củng cố tình bạn giữa những người nhân viên đã có từ lâu và vẫn tồn tại ở nhiều công ty. Hành động uống rượu cùng nhau, có thể bộc lộ cảm xúc thật của mình và nói ra những suy nghĩ trong đầu trong khi củng cố tình bạn được các nơi làm việc đánh giá cao đến mức dẫn đến việc phát minh ra từ “nominication”「飲みにケーション」 ⁠ — một sự kết hợp của “nomi” (uống) và “communication” (giao tiếp). 

Tiệc tùng được tổ chức định kỳ cho các sự kiện như tiệc chào mừng, tiệc chia tay, tiệc cuối năm, tiệc mừng năm mới, tiệc kỷ niệm và ngắm hoa anh đào, và được xem là cơ hội quý giá để nói chuyện với đồng nghiệp mà thông thường tại nơi làm việc bận rộn bạn không có nhiều thời gian để chia sẻ, tâm sự.

Mọi người thường sẽ gặp nhau đầu tiên tại một izakaya (quán rượu Nhật Bản) và thưởng thức nhiều loại đồ ăn và thức uống. Sau đó, nhiều thành viên trong nhóm sẽ chọn đi đến một nơi nào đó chẳng hạn như hát karaoke hoặc chơi bowling cho “nijikai” (bữa tiệc tăng hai). 

Khi kết thúc buổi tối, những người còn lại có thể ăn ramen cùng nhau. Ngay cả khi bạn không tham dự mọi bữa tiệc nhậu, nhưng việc xuất hiện tại các sự kiện lớn như tiệc chào mừng, tiệc chia tay, tiệc cuối năm sẽ giúp bạn có cơ hội trò chuyện với đồng nghiệp nhiều hơn, giúp công việc suôn sẻ hơn trong tương lai.

10. Xem xét công việc xung quanh bạn trước khi bạn nghỉ phép

Các công ty Nhật Bản thường cung cấp khoảng 120 ngày nghỉ phép hàng năm (bao gồm cả cuối tuần). 

Các kỳ nghỉ dài hơn bao gồm Tuần lễ vàng, kéo dài từ cuối tháng 4 đến đầu tháng 5; Obon, diễn ra vào khoảng ngày 10 tháng 8; và kỳ nghỉ một tuần vào dịp Năm mới. 

Khi người lao động toàn thời gian làm việc đủ 6 tháng liên tục hoặc trên 80% số ngày làm việc được chỉ định thì được nghỉ ít nhất 10 ngày có hưởng lương.

Tuy nhiên, ở Nhật Bản, nhiều người cảm thấy rằng họ không nên đi nghỉ nếu đồng nghiệp của họ vẫn đang làm việc và thực tế là ở nhiều nơi làm việc, rất khó để xin nghỉ phép bất cứ khi nào bạn muốn. 

Khi bạn muốn đi nghỉ riêng lẻ, hãy cố gắng thông báo với người quản lý và các thành viên trong nhóm của bạn càng sớm càng tốt, sắp xếp mọi thứ sao cho bạn ít gây ra gián đoạn nhất cho công việc kinh doanh và suy nghĩ kỹ về số ngày bạn chọn. 

Ngoài ra, khi một thành viên khác trong phòng ban của bạn đi nghỉ, hãy thúc đẩy mối quan hệ bền chặt bằng cách làm việc với nhóm của bạn để cùng trang trải cho phần việc trong thời gian nghỉ của họ. 

Cố gắng tạo ra một môi trường làm việc tích cực với các thành viên khác trong nhóm. Nếu bạn nỗ lực, bạn sẽ có thể xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực cho phép mọi người có khoảng thời gian nghỉ hợp lý khi họ muốn.

Kết luận

Hi vọng rằng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn có một khởi đầu tốt trong công việc với một công ty Nhật Bản. Tất nhiên, các công ty khác nhau sẽ có những quy định và phong tục hơi khác nhau, nhưng bằng cách nắm bắt những điều cơ bản cần lưu ý về văn hóa ứng xử được nêu trong bài viết, mọi người sẽ coi trọng bạn như một thành viên của công ty và chẳng bao lâu, bạn sẽ phát huy hết khả năng của mình. Chúc bạn thành công!