Công việc của IT Business Analyst là gì? Bí quyết thăng tiến? |EXPERT TALKS
Business Analyst (BA) là công việc trách nhiệm không hề nhỏ. Nếu bạn quan tâm đến cơ hội nghề nghiệp và mong muốn theo đuổi công việc BA thì đây là bài viết dành cho bạn. Với chia sẻ thực tế công việc từ anh Nguyễn Trần Duy Nhật từng làm việc trong ngành BA, với chủ đề "Công việc của BA là gì? Bí quyết thăng tiến trong công việc? mong rằng sẽ cung cấp các thông tin và góc nhìn đầy đủ về vị trí công việc này.
Giới thiệu
Xin chào các bạn. Tôi là Nguyễn Trần Duy Nhật, hiện đang sinh sống và làm việc tại Singapore với vai trò là Project Manager của công ty Adnovum có trụ sở tại Singapore. Tôi bắt đầu công việc trong lĩnh vực IT từ năm 2003 và được trải nghiệm qua nhiều vai trò trong quy trình sản xuất phần mềm - Software Development Life Cycle (SDLC) như Developer, Tester, System Analyst, Business Analyst và Project Manager. Tương ứng với mỗi nhiệm vụ hay vai trò trong dự án, chúng ta có thể học được rất nhiều điều thú vị trong quy trình sản xuất phần mềm. Với khoảng 2 năm làm việc tại một trung tâm đào tạo tin học của Sở Bưu Chính Viễn Thông, sau đó tham gia vào lĩnh vực sản xuất phần mềm ở VN được hơn 10 năm và sang Singapore làm việc đến nay được khoảng 7 năm với vai trò là một Project Manager.
Chủ đề EXPERTS TALK:
"Công việc của BA là gì? Bí quyết thăng tiến trong công việc?".
Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, kỹ năng và điểm mạnh của anh là gì?
Đó là khả năng giao tiếp và nắm bắt ý tưởng để tin học hoá (computerisation) hay còn gọi là số hoá (digitalisation). Việc hiểu, nắm bắt, phân tích và truyền đạt ý tưởng, cũng như nhu cầu từ phía khách hàng là một trong những nhiệm vụ then chốt cho những công ty gia công phần mềm (Outsourcing). Khi phía khách hàng có nhu cầu (Business Needs) thì việc giao tiếp tốt để đáp ứng nhu cầu đó bằng những giải pháp công nghệ, sẽ là một trong những yếu tố thành công cho công ty.
Thêm vào đó, khả năng quản lý dự án như việc lên kế hoạch (Project planning) cũng như hoạch định chiến lược (Project strategy/methodology) cho việc phát triển sản phẩm cũng là một trong những thế mạnh khác mà tôi đã và đang trải nghiệm.
Hay việc đề xuất những ý tưởng mới trong quá trình phát triển phần mềm để đem lại nhiều lợi ích hơn cho khách hàng cũng là một điểm mạnh khác mà tôi đã từng được khách hàng quý trọng.
Dễ hiểu hơn đó là những kỹ năng liên quan đến Business analyst và project management. Rất vui khi hôm nay được cùng GrowUpWork chia sẻ một chủ đề rất thú vị là BA.
BA là viết tắt của Business Analyst - Chuyên viên phân tích nghiệp vụ chuyên môn. BA là cầu nối giữa sản xuất phần mềm, ý tưởng kinh doanh và người dùng. Họ phân tích yêu cầu của một ý tưởng kinh doanh và khuyến nghị các giải pháp phần mềm để đáp ứng được các ý tưởng kinh doanh đó, thậm chí là làm nó tốt hơn. Đồng thời chuyển giao ý tưởng và giải pháp đó thành các yêu cầu cụ thể để sản xuất phần mềm.
Trách nhiệm và công việc chính của BA trong dự án là gì?
Đó là việc thu thập yêu cầu (requirements), phân tích, thiết kế, chuyển giao và quản lý yêu cầu.
Vốn dĩ, yêu cầu của khách hàng không thể nào tự rõ ràng và có ngay từ đầu để mình bắt tay vào cho team Dev làm được, mà ban đầu đó chỉ được xem là những nhu cầu từ phía khách hàng. Nhiệm vụ của BA là sẽ phải làm các thao tác như sau:
Đầu tiên là phân tích từ nhu cầu ra các yêu cầu chi tiết, sau đó thiết kế nó thành bố cục từ request. Ở bước thiết kế này anh cần nghiên cứu về góc nhìn của một user và phối hợp với UX designer để có thể hoàn thành để tạo ra wireframe cơ sở.
Kế tiếp, mình cần chuyển giao nó làm sao để cho phía khách hàng hiểu được những gì mình sẽ làm với cái nhu cầu ban đầu của họ và cho phía team dự án biết là sắp tới họ cần phải làm gì.
Cuối cùng nhưng cũng không hẳn cuối cùng là bước quản lý yêu cầu, bởi vì công việc này xuất hiện từ lúc BA thu thập yêu cầu cho đến khi phần mềm không còn sử dụng.
Song song đó, BA cũng tham gia vào việc đề nghị giải pháp với cách nhìn từ một người dùng cuối (End users perspective) cộng thêm thế mạnh hiểu biết về công nghệ (điều mà người dùng có thể không có (non-tech business users)) để hoàn chỉnh giải pháp cho khách hàng.
Tại sao BA lại quan trọng và sẽ ra sao nếu một dự án không có BA?
BA là người trực tiếp làm việc với người dùng cuối để nắm bắt và hiểu rõ nhu cầu cũng như mục đích sử dụng phần mềm cho nhu cầu thực tế của công ty/ tổ chức đó (business needs). Đứng về phía công ty gia công phần mềm, tất cả điều mà chúng ta làm là đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu từ phía khách hàng, nên BA là một cầu nối giữa người dùng và đội ngũ sản xuất phần mềm sao cho những yêu cầu thực tế sẽ được số hoá một cách chính xác và đầy đủ nhất.
Tất cả thành viên trong đội ngũ sản xuất phần mềm đều có thể đóng vai trò là một BA. Tuy nhiên, việc giao tiếp giữa một nhân viên kỹ thuật (techie) và một người không có hoặc có ít kiến thức về công nghệ (non-techie) sẽ là một trở ngại lớn cho việc hiểu và đáp ứng.
Thế nên, BA sẽ là cầu nối để dùng ngôn ngữ người dùng (user language) để thực hiện giao tiếp với họ, cũng đồng thời BA sẽ dùng ngôn ngữ kỹ thuật để giao tiếp với đội ngũ sản xuất phần mềm như là một người trợ giúp kết nối (facilitator).
Một BA cần phải trang bị kiến thức, kỹ năng gì?
Đó là tất cả những gì xảy ra xung quanh chúng ta đều giúp ít cho công việc BA. Việc hiểu biết rộng nhiều lĩnh vực khác nhau (various domain knowledges) hay việc quan sát và áp dụng những hiểu biết xung quanh sẽ là một lợi thế trong quá trình thu thập cũng như phân tích yêu cầu.
- Khả năng tư duy (Critical Thinking),
- Tư Duy Logic (Logically Thinking),
- Khả năng phân tích (Analyse skills),
- Khả năng giao tiếp
là các điều kiện cần và đủ để BA có thể thực hiện nhiệm vụ của mình.
Hãy cho biết một vài khó khăn, thử thách với vai trò là BA mà anh đã gặp phải?
Là những ngày đầu trong việc thu thập yêu cầu khách hàng còn nhiều thiếu sót do chưa phân tích rõ hơn về phía nhu cầu thực tế, dẫn đến việc hệ thống thiếu những trường hợp thực tế (business cases) cần để đáp ứng nhu cầu thực tiễn (business needs).
Đơn cử như có trường hợp cần phải kiểm tra (validate) địa chỉ email cho đúng cú pháp (email address format), vì hệ thống sẽ dùng địa chỉ email để giao tiếp với khách hàng của họ cho những sản phẩm kinh doanh. Việc không kiểm tra đúng cú pháp địa chỉ email sẽ dẫn đến việc không thể giao tiếp với khách hàng tiềm năng, là một tổn thất lớn về mặt kinh tế cho công ty đó.
Đứng về phía hệ thống, việc không kiểm tra cú pháp email là một lỗi có thể coi là nhỏ, thậm chí rất nhỏ. Nhưng đứng về phía công ty, đó là một mất mát lớn cho việc phát triển kinh doanh của họ.
Thế nên, vai trò của BA khá quan trọng để việc mang lại nhiều lợi ích kinh tế (business values/benefits/revenues) phải được đặt lên hàng đầu trong lúc thu thập cũng như phân tích yêu cầu.
Anh nghĩ sao khi có ý kiến cho rằng BA ít áp lực hơn các công việc khác?
Thực ra trong gia công phần mềm thì vị trí công việc nào cũng sẽ có áp lực dù không giống nhau. Nếu BA làm không tốt công việc của bản thân sẽ ảnh hưởng rất lớn đến cả team dự án. Bởi vì BA chịu trách nhiệm việc hiểu đúng, phân tích và truyền đạt Request (yêu cầu) của khách hàng.
Nếu BA hiểu sai và truyền đạt sai không đầy đủ có thể mất gấp đôi thậm chí nhiều hơn về thời gian công sức để sửa chữa lại, điều đó cũng làm giảm chất lượng công việc và ảnh hưởng đến business của khách hàng.
Cụ thể, BA phải đảm bảo trong việc giao tiếp và làm việc cùng khách hàng sao cho mọi thông tin đều được làm rõ ràng và tốt hơn nữa là mang lại thêm lợi ích kinh tế cho họ trong các giải pháp mà bản thân đưa ra.
Xuất thân từ IT có thử thách gì khi làm việc với Business Client không?
Anh nghĩ hiển nhiên là có vì giữa Technical và Business vốn đã khác nhau về khái niệm cũng như góc nhìn. Nếu anh dùng góc nhìn của Technical để tiếp xúc và trao đổi với phía Client thì thứ nhất là họ sẽ không hiểu. Hơn thế nữa mình sẽ không mang lại thêm các giải pháp gợi ý.
Nếu không xuất thân từ IT thì không thể làm BA phải không?
Điều này không đúng! Có kiến thức IT từ đầu chỉ được xem là lợi thế chứ không hẳn là tất cả!
Là một BA thì cần hội đủ kỹ năng cứng cũng như kỹ năng mềm để hoàn thành tốt công việc được giao. Ngay từ lúc mới bắt đầu, khó có thể đòi hỏi một BA có thể biết hết mọi thứ.
Nhưng đã là một BA, thì cần trau dồi kiến thức liên tục, nắm bắt xu thế, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao năng lực tư duy, phân tích sao cho phù hợp tình hình thực tế. Nếu chưa có kiến thức IT thì học hỏi dần và áp dụng triệt để những gì đã học được từ thực tế.
Làm sao để nhận biết là mình phù hợp với nghề BA?
Nếu bạn có khả năng tư duy tốt, khả năng quan sát và ứng dụng nhanh, cộng với việc giao tiếp hay khả năng truyền đạt chính xác là những điều kiện để bạn có thể hoàn thành công việc BA. Nắm bắt xu hướng cũng là điều cần thiết trong thời điểm hiện tại.
Để trở thành BA cần học những gì?
Bạn có thể học từ BABOK với tất cả những quy trình hoặc các bước để BA tham gia vào quy trình phát triển/sản xuất phần mềm. Ở Việt Nam, các bạn có thể tham khảo lộ trình vào nghề BA cũng như các khoá học BA cơ bản, BA nâng cao theo chuẩn EEP của IIBA và chương trình luyện thi chứng chỉ quốc tế IIBA tại BAC. Bạn cũng có thể tham khảo những tài liệu, cũng như những trao đổi về BA tại địa chỉ: www.iiba.org
Có rất nhiều bằng cấp/ chứng chỉ công nhận vai trò BA trong dự án như AAC, CBAP, CCBA, ... Bạn có thể tham khảo thêm tại website:
https://www.iiba.org/business-analysis-certifications/iiba-certifications
Lời khuyên của anh là gì để trở thành BA xuất sắc và thăng tiến trong công việc?
BA là một cầu nối giữa nhu cầu thực tế và áp dụng công nghệ kỹ thuật vào cuộc sống, nên để trở thành một BA giỏi bạn cần có óc quan sát tinh tế, khả năng tư duy logic cao và phân tích sâu sắc, cụ thể cho một vấn đề nào đó.
Bên cạnh đó, việc lĩnh hội và truyền đạt rõ ràng, rành mạch sẽ góp phần mang đến thành công cho bất kể phần mềm (hệ thống) nào mà bạn tham gia triển khai.
Việc thăng tiến phụ thuộc vào kinh nghiệm tích lũy và khả năng mang lại nhiều giá trị cho lợi ích kinh tế của một tổ chức nào đó.
Yêu cầu thực tế sẽ định hướng hoàn chỉnh cho một hệ thống. Cách thức hoạt động của một hệ thống sẽ giúp cải tổ hoạt động của một tổ chức sao cho mang lại giá trị tốt nhất và cao nhất cho tổ chức đó. BA giỏi sẽ góp phần mang lại hiệu suất công việc cao thông qua việc sử dụng hệ thống được thiết kế. Kết quả, đem lại giá trị lợi ích kinh tế cao cho tổ chức đó.
Khác biệt, bài học kinh nghiệm khi làm BA tại Việt Nam và nước ngoài?
Làm BA tại Việt Nam thường là ‘technical’ BA, nôm na là ‘BA sân sau’, nghĩa là bạn có ít cơ hội làm việc trực tiếp với người dùng cuối (end users), mà là bạn sẽ làm việc trực tiếp với một BA khác, có thể là người của tổ chức đó, hoặc là BA của ‘onshore team’.
Nhưng đó là thời gian để bạn tích lũy kinh nghiệm cho việc thu thập yêu cầu, thời gian cho bạn nâng cao năng lực phân tích dựa trên kỹ thuật (hơn là nhu cầu thực tế). Tất cả nhưng điều này là tiền đề cho bạn thực hành một BA bất cứ khi nào cơ hội tới. Ví dụ như bạn đi công tác nước ngoài để làm trợ lý cho BA bên onshore team, hoặc bạn cũng có thể đóng vai trò là BA chính nếu kinh nghiệm đủ mạnh để triển khai một cách độc lập.
Cho dù là BA ở Việt Nam hay ở nước ngoài, thì những kỹ năng đề cập trên cũng thật sự rất cần thiết để hoàn thành công việc, góp phần thành công cho quá trình sản xuất hoặc gia công phần mềm ở Việt Nam
Điều hấp dẫn anh ở công việc BA là gì?
Điều anh cảm thấy thú vị và hấp dẫn ở công việc này có thể là khả năng “số hóa” từ thực tế. Đặc biệt, khi được làm BA anh có khả năng và có cơ hội được phân tích vấn đề ở nhiều khía cạnh khác nhau, có thể nhìn vấn đề đa chiều. Chẳng hạn trong một yêu cầu và một nhu cầu từ client anh có thể vận dụng góc nhìn của End user, Business và cả Technical. Cảm giác được Open-mind (tư duy rộng mở) khiến anh cảm thấy rất hứng thú với công việc này.
Nhắn nhủ với các bạn trên con đường theo đuổi công việc BA?
Trước đây khi anh hướng dẫn những bạn BA mới, anh cũng thường hỏi các bạn là “Các bạn có cảm thấy kỹ thuật đặt câu hỏi có khó không?”. Lý do anh đưa ra câu này là muốn nhấn mạnh với các bạn là việc đặt câu hỏi rất quan trọng trong công việc của một người làm BA.
Thật vậy, đặt câu hỏi không hề đơn giản chỉ để lấy thông tin mà mục đích chính là đặt câu hỏi để ra được kết quả mong muốn. Nếu BA đặt câu hỏi không chuẩn thì sẽ nhận lại được câu trả lời rất mơ hồ và phải mất thời gian để đặt lại những câu hỏi khác nhằm tìm thấy được kết quả trọng tâm từ khách hàng. Tất nhiên, để nắm được kỹ thuật hỏi thì cũng cần trau dồi trong quá trình làm việc.
Ban biên tập chân thành cảm ơn anh đã dành thời gian chia sẻ kinh nghiệm quý báu đến các đọc giả của blog GrowUpWork, chúc anh sức khỏe và thành công!
![[Ha Noi] Urgent Hiring Sales Manager (base cloud)](/uploads/clients/logo/2024/Cloud4c.png){kind=logo}
Tin tức liên quan
Chia sẻ kinh nghiệm làm việc ở vị trí Technical Lead | EXPERT TALKS
Làm sao để người hướng nội Leadership hiệu quả | EXPERT TALKS
Làm sao để thăng tiến trong công ty IT | EXPERT TALKS
Khám phá về công việc thú vị của Product Architect | EXPERT TALKS
Những lỗi sai thường gặp phải khi phỏng vấn công ty IT | EXPERT TALKS
Quản trị Rủi ro trong Quản lý dự án | EXPERT TALKS
