Quản lý dự án với Scrum Agile cho người mới bắt đầu

Điều gì có thể giúp bạn xây dựng một chiếc xe hơi, lập trình một phần mềm, viết một cuốn sách hoặc thậm chí tân trang một ngôi nhà?
Một tấm bảng trắng và một bảng ghi chú dán, loại tương tự, hoặc các công cụ kỹ thuật số! Và dĩ nhiên là cả kiến thức để sử dụng chúng..Trong lĩnh vực công nghệ hoặc với các Dev, bạn có thể đã nghe nói về Scrum và Agile. Các thuật ngữ như “planning poker,” “stand-ups,” và “sprints” được nhắc đến bởi chức năng của chúng trong quá trình vận dụng Scrum Agile.

Sẽ hơi hoang mang một chút đối với người mới, chưa biết gì về phương pháp này!
Trong tuần đầu tiên làm việc tại một công ty công nghệ, có thể bạn sẽ được giới thiệu về Scrum thông qua nhóm phát triển phần mềm và GrowUpWork chắc rằng bạn ngay lập tức sẽ bị cuốn hút. Cách Scrum có thể thực hiện các vấn đề phức tạp, ưu tiên cho các nhiệm vụ riêng lẻ, sau đó ủy thác các nhiệm vụ đó cho thành viên nhóm phù hợp nhất để giải quyết từng vấn đề tuyeeth một cách không tưởng!
Nhưng liệu điều này chỉ dành cho các kỹ sư? Chúng ta có thể không phải là những phù thủy về lập trình thực sự thì có được hưởng lợi từ thứ gì đó như Scrum không? Nếu có thì làm thế nào để bạn bắt đầu với Scrum trong Agile?

Bạn hãy yên tâm vì chúng ta sắp sửa nắm nó trong lòng bàn tay thông qua bài giới thiệu về Scrum sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết cần thiết nhất để vận dụng Scrum cho công việc của mình

Scrum và Agile là gì?

Mọi thứ có thể gây ra một chút khó hiểu cho những người mới bắt đầu bởi các thuật ngữ, lý thuyết mới lạ. Có vẻ như được sử dụng thay thế cho nhau khi bạn bước vào thế giới này, nhưng có một sự khác biệt quan trọng.

Agile đề cập đến một tập hợp các phương pháp và thực tiễn của các cơ sở dựa trên các giá trị và nguyên tắc được thể hiện trong Agile Manifesto, bao gồm những thứ như kết hợp, tự tổ chức và chức năng chéo của các nhóm.
Scrum là một khung được sử dụng để thực hiện phát triển Agile.
 

Để minh họa mối quan hệ giữa Scrum và Agile nếu Agile là một chế độ ăn kiêng thì Scrum là một loạt những thực đơn trong lộ trình ăn kiêng của bạn. Trong đó một chế độ ăn chay là một tập hợp các phương pháp và thực hành dựa trên các nguyên tắc và giá trị. Một công thức để làm món salad như là một khuôn khổ bạn có thể sử dụng để thực hiện chế độ ăn chay của mình.

Điều này tương tự như mối quan hệ giữa Agile (chế độ ăn uống) và Scrum (công thức bạn làm theo).

Agile được sinh ra từ các kỹ thuật được sử dụng bởi các công ty sáng tạo của Nhật Bản trong những năm thập niên 70 và 80, (bởi các công ty như Toyota, Fuji và Honda).

Vào giữa năm 90, một người đàn ông tên là Jeff Sutherland đã cảm thấy thất vọng bởi các công ty liên tục gặp khó khăn bởi các dự án chậm tiến độ làm vượt quá ngân sách. Ông đã tìm cách tốt hơn.

Nghiên cứu của ông đã đưa ông đến với các công ty Nhật Bản phương pháp Agile. Dựa trên công việc của mình, Sutherland đã tạo ra khung Scrum. Sau một loạt thành công khi sử dụng các phương pháp mới này, Scrum bắt đầu nhanh chóng lan rộng khắp thế giới phát triển sản phẩm.

Ai có thể hưởng lợi từ Scrum?

Thật thiếu sót khi nghĩ rằng chỉ những nhà phát triển và lập trình mới có thể khai thác Scrum Nhưng trên thực tế tính ứng dụng của nó rất cao mà phần đông chúng ta chưa tận dụng đến.

“Scrum có thể được sử dụng cho bất kỳ loại dự án phức tạp nào, điều đáng chú ý là nó hoạt động tốt nhất khi có một sản phẩm cụ thể được sản xuất” - David Matthew là Scrum Master được chứng nhận bởi Incentive Technology Group
“Nếu bạn làm việc trong marketing và cần viết bản thảo cho một dự án, Scrum Agile chắc chắn hữu dụng cho nhóm của bạn.

Scrum đã được sử dụng bởi tất cả mọi người từ FBI, các Marketing Agency, cho đến các công ty thi công, xây dựng. Bất cứ khi nào bạn đang sản xuất một số loại sản phẩm, có thể là phần mềm hoặc chiến dịch email, Scrum có thể giúp bạn tổ chức nhóm của mình và hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Nhân lực và các phần của Scrum

Để hiểu Scrum, bạn nên biết nhân lực và các bộ phận của khung công việc. Đặc biệt với Scrum bạn không cần bất kỳ kinh nghiệm hay chứng chỉ đặc biệt nào để bắt đầu.

“Bạn không cần nhiều thứ để bắt đầu với Scrum”  Matthew nói, 
“Bạn thực sự chỉ cần một nơi để sắp xếp những suy nghĩ, hoặc Backlog của bạn. Đó có thể là phần mềm, hoặc thậm chí chỉ là một tấm bảng trắng. Bạn cần các vai trò khác nhau, như Product Owner (Chủ sở hữu sản phẩm) và Scrum Master. Các công cụ thực tế bạn cần không lớn bằng các vai trò liên quan.

Hãy khám phá các phần trong Scrum hoạt động như thế nào:

• Scrum bắt đầu với một Product Owner “Chủ sở hữu sản phẩm”. Đây là người đại diện cho người dùng cuối cùng quan tâm nhất và có quyền quyết định đối với sản phẩm cuối cùng.
• Product Owner chịu trách nhiệm tạo Backlog, một danh sách các nhiệm vụ và yêu cầu sản phẩm cuối cùng cần. Đây là phần quan trọng: Backlog “Việc cần thực hiện” PHẢI được ưu tiên. Đó là công việc của Product Owner.
• Nếu ta đang sử dụng Scrum để thiết kế một chiếc ô tô, thì những bộ phận yêu cầu kỹ thuật như động cơ, sẽ phải ở đầu danh sách ưu tiên, bởi vì chiếc xe không  thể làm việc mà không có nó. Còn việc “sơn màu đỏ cho xe” sẽ thấp hơn trong danh sách ưu tiên; nó có thể vẫn quan trọng đối với cá nhân yêu cầu, nhưng nó không phải là một yêu cầu trọng yếu để một chiếc xe có thể chạy được
• Tiếp theo là Sprint. Sprint là một khung thời gian được xác định trước. Trong đó nhóm hoàn thành các tập hợp nhiệm vụ từ Backlog. Khoảng thời gian phụ thuộc vào nhu cầu của nhóm, nhưng thông thường là hai tuần.
• Các nhóm họp mỗi ngày để cập nhật tiến độ trong Scrum. Nhiều người cũng gọi những cuộc họp này là “Daily Stand-up”
• Mỗi Sprint kết thúc bằng việc đánh giá hoặc rà soát lại, trong đó nhóm đánh giá công việc của họ và thảo luận về các cách để cải thiện Sprint tiếp theo.

Như bạn có thể thấy, không có quá nhiều thiết bị đặc biệt hoặc học Scrum bạn cần trang bị để bắt đầu. Phần khó nhất là học lingo, và trung thành với các quy tắc và hướng dẫn làm cho Scrum hoạt động..
“Scrum giống như poker; bạn có thể học các quy tắc trong 10 phút, nhưng phải mất một thời gian dài để có được điều tuyệt vời.”

Bắt đầu một khung Scrum Agile cơ bản

Nếu bạn mệt mỏi với các phương pháp quản lý dự án hiện tại của mình, tại sao không thử Scrum?

Vì bạn không cần đào tạo đặc biệt để bắt đầu, nên nó thực sự chỉ là vấn đề tự học các và liên kết các phần liên quan. Sutherland và đồng sáng lập của anh ấy, Ken Schwaber, khiến bạn cảm thất siêu dễ dàng bằng cách cung cấp hướng dẫn chính thức miễn phí trên ScrumGuides.org.

Học những điều cơ bản để bắt đầu không khó nhưng nắm vững các kỹ thuật để làm mới chiếm nhiều tâm sức của bạn.

Scrum Master - David Matthew nhận định:

"Scrum giống như poker; bạn có thể học các quy tắc trong 10 phút, nhưng phải mất một thời gian dài để có được điều tuyệt vời."

Tuy nhiên, đừng để điều đó ngăn cản bạn. Một người không cần phải là một bậc thầy ngay từ lúc đầu để làm cho công việc của họ tốt đẹp và hiệu quả.
 

Cho nên, dưới đây là một vài bước cơ bản để bắt đầu Scrum Agile:

• Download và lưu tài liệu PDF của Hướng dẫn Scrum chính thức: Tận dụng thời gian rảnh để đọc nó (trên đường đi làm hoặc trong giờ nghỉ trưa của bạn. Với một chiếc bút dạ, hãy làm nổi bật các cụm từ và vai trò mới và bắt đầu ghi nhớ ý nghĩa của từng từ.
• Chọn vai trò của bạn: Bạn cần một Product Owner (suy nghĩ đến người dùng từ đó tìm ra những điều mà dự án cần làm để ra sản phẩm cuối cùng). Scrum Master (giúp nhóm tiến hành dựa trên các nguyên tắc của Scrum) và các thành viên trong nhóm. Hãy nhớ rằng, không có chỗ cho “cái tôi” trong Scrum. Scrum hoạt động theo mô hình “dân chủ”.
• Tạo Backlog: Backlog là nơi bạn liệt kê ra tất cả mọi thứ mà dự án cần, được sắp xếp theo mức độ quan trọng. Hãy nhớ rằng Backlog không bao giờ có điểm dừng. Khi dự án hình thành và nhu cầu mới xuất hiện, bạn sẽ phải thêm vào backlog. Product Owner chịu trách nhiệm chính cho việc này.
• Lập kế hoạch cho Sprint của bạn: Tiếp theo, đã đến lúc chọn các nhiệm vụ từ hồ sơ backlog để hoàn thành trong Sprint đầu tiên của bạn. Khi lập Sprint, thời gian là yếu tố bạn cần quan tâm. Bạn có thể quyết định độ dài thời gian phù hợp với mình, nhưng chúng phải luôn dưới một tháng. Trong Kế hoạch Sprint, nhóm sẽ quyết định đưa vào những nhiệm vụ nào trong Sprint này và ai sẽ chịu trách nhiệm cho chúng.
• Bắt đầu làm! Đã đến lúc bắt đầu làm việc trên Sprint đó! Các thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ của mình và mọi người kiểm tra tiến trình của họ tại Cuộc họp Scrum hàng ngày. Cuộc họp này kéo dài không quá 15 phút và trả lời ba câu hỏi: Bạn đã làm gì vào ngày hôm qua? Bạn sẽ làm việc gì hôm nay? Có điều gì ngăn cản công việc của bạn ngày hôm nay mà bạn cần giúp đỡ không?
• Xem lại công việc: Vào cuối mỗi kế hoạch Sprint, nhóm sẽ xem xét công việc đã hoàn thành và trình bày các nhiệm vụ đã hoàn thành của họ.
• Xem lại quy trình của bạn: Trong cuộc họp Xem xét, bạn sẽ xem lại quy trình làm việc thực tế và lên kế hoạch cho những cách bạn có thể cải thiện công việc của mình và hiệu quả hơn vào lần tới.
• Lặp lại! Khi Sprint đầu tiên của bạn hoàn tất, đã đến lúc bắt đầu lại từ đầu. Chọn nhiều tác vụ hơn từ Backlog và lặp lại quy trình.

Làm cho tất cả trực quan

Một nguyên tắc quan trọng trong Scrum Agile là ý tưởng về tính minh bạch. Tất cả các thành viên trong nhóm tham gia nên nhận thức được những gì các thành viên khác đang làm, tiến độ được thực hiện và những gì nhóm đang cố gắng thực hiện.

Đó là lý do tại sao làm cho mọi thứ hiển thị trực quan để tất cả mọi người nhìn thấy là rất quan trọng.

Một phần không thể thiếu để phục vụ cho điều này là Scrum Board. Đây là nơi bạn có thể tổ chức Backlog của mình, cũng như các nhiệm vụ đang được thực hiện trong giai đoạn nước rút hiện tại và tiến trình của chúng.

Scrum Boards có thể đơn giản như bảng trắng với các ghi chú dán cho từng tác vụ hoặc phức tạp như phần mềm chuyên dụng, với các biểu đồ và tính năng theo dõi tác vụ.

Tầm quan trọng của việc lặp lại và cải tiến

Một trong những tính năng cốt lõi của Scrum Agile, và điều khiến nó trở nên mạnh mẽ như vậy, là khả năng lặp lại và cải tiến. Điều này liên quan đến cả sản phẩm đang được làm việc và hiệu quả của chính nhóm.

Vào cuối mỗi Sprint, công việc được giao sẽ sẵn sàng để giao cho khách hàng. Điều này không có nghĩa là kết thúc khi sản phẩm đã qua hết các khâu. Mà quan trọng là công việc phải hoàn thành đủ để hiển thị các chức năng cần có của sản phẩm (MVP, theo cách nói khởi động).

Nếu sản phẩm là một chiếc xe hơi, thì nó phải chạy được khi có người lái. Có lẽ nó không có radio hoặc A / C, nhưng điều kiện cần là nó phải lái được.

Tại sao điều này lại quan trọng đến vậy?

Bởi vì nó cho phép bạn thu thập phản hồi từ người dùng sớm, giúp hướng dẫn phát triển sản phẩm để đảm bảo phù hợp với người dùng.

Tôi nghĩ rằng tất cả mọi người đã trải nghiệm những khoảnh khắc trong cuộc sống nơi bạn làm việc hàng giờ trong một dự án, chỉ để tìm ra người có thể cho bạn các phản hồi, chính là tiền đề để cải tiến sau này

Thật bi thảm khi tưởng tượng bạn chi hàng ngàn đô la và nhiều tháng để phát triển một sản phẩm, chỉ để tìm ra nó không thực sự giải quyết vấn đề người dùng.

Quay trở lại với ví dụ chiếc xe hơi, nếu chúng ta giao chiếc xe cho người dùng với số lượng nhỏ, lặp đi lặp lại, thì nó không phải là vấn đề lớn khi họ nói rằng muốn thay đổi một vài chỗ trong chiếc xe vì hiện tại họ cảm thấy không hài lòng lăm. Để rút ra một bài học cải tiến mà chúng ta phải trả giá quá đắt là điều không ai muốn!

Scrum được xây dựng dựa trên việc phân phối lặp lại sản phẩm của bạn. Thay vì chờ đợi cho đến khi dự án hoàn thành 100% để cung cấp cho người dùng, bạn sẽ phân phối các phần có thể sử dụng của dự án theo thời gian. Điều này giúp tránh những nỗ lực lãng phí khi yêu cầu của khách hàng thay đổi hoặc bị nhiễu thông tin trong giao tiếp.

Nhưng ngoài tầm quan trọng của các lần lặp và cải tiến cho sản phẩm, Scrum cũng tập trung vào việc cải thiện quy trình với mỗi chu kỳ mới.

Trong cuộc họp, các thành viên trong nhóm thảo luận về các lĩnh vực có thể được cải thiện. Xuất phát từ những vấn đề như giới hạn công nghệ hay một thành viên trong nhóm bị quá tải với các nhiệm vụ. Nhóm quyết định cách khắc phục những sự cố này, với mục đích cải thiện hiệu quả kế hoạch Sprint tiếp theo. Về mặt lý thuyết, nhóm phải trở nên hiệu quả hơn và tạo ra nhiều công việc hơn với mỗi chu kỳ mới.

... LÀM VIỆC nhiều hơn?!

Lần đầu tiên bắt đầu nhìn vào Scrum, có thể sẽ khiến bạn hoang mang một chút: toàn bộ ý tưởng hoàn thành nhiều công việc này.

Công việc nhiều hơn ư?! Bạn đã đủ quá tải rồi!

Tuy nhiên, ý tưởng đằng sau Scrum không phải là để thực hiện nhiều công việc hơn, mà đó là con đường để làm việc thông minh hơn và do đó hoàn thành được nhiều việc hơn.

Sutherland có một câu nói hay về điều này trong cuốn sách Scrum: The Art of Making Twice the Work in Half Time:
“Hãy nghĩ về công việc của bạn. Bao nhiêu thời gian của bạn bị lãng phí trong khi bạn đang chờ đợi người khác hoàn thành công việc của họ, hoặc để thông tin được gửi, hoặc vì bạn đã cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc? Có lẽ bạn thà ở công sở cả ngày - Thật lãng phí”

Scrum không đo lường bạn theo số giờ bạn làm việc, nhưng theo các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành. Ai quan tâm một nhiệm vụ mất bao lâu nếu kết quả là như nhau?

Với Scrum, bạn không tạo ra nhiều công việc hơn cho bản thân; Bạn có thể làm việc hiệu quả hơn với thời gian của mình để bạn có thể dành ít thời gian hơn tại văn phòng và có nhiều thời gian hơn với những người và những thứ bạn yêu thích.

Và đó là tất cả những gì bạn cần để bắt đầu áp dụng Scrum Agile cho dự án của nhóm mình. Vạn sự khởi đầu nan, chúc bạn thành công!