Kỹ năng làm việc nhóm của người Nhật - Quy tắc Hourensou

Nếu được tiếp xúc và làm việc với người Nhật, hẳn bạn cũng sẽ thầm phục sự kỷ luật và các kỹ năng làm việc nhóm cực kỳ hiệu quả của họ. Đó là nhờ đến quy tắc Hourensou trong làm việc nhóm rất nổi tiếng này. Thực tế nếu để ý bạn sẽ thấy, trên thế giới, các công ty tập đoàn lớn của Nhật đều có những điểm chung trong phong cách làm việc nhóm này. Khi tiếp xúc chúng ta cũng sẽ thấy người Nhật đều là những người có tinh thần tập thể cao, họ hợp tác làm việc một cách nhuần nhuyễn và đem lại hiệu quả tuyệt vời. Bởi thế nên mới có câu "Một người Việt làm việc bằng 3 người Nhật nhưng 3 người Việt mới bằng 1 người Nhật"

Thật vậy, người Việt Nam làm việc rất cần cù và thông minh sáng tạo, khi được các chuyên gia hướng dẫn thì họ biết phải làm gì và học hỏi rất nhanh và thực tế là các bạn có thể làm việc tốt hơn 3 lần so với người Nhật, nhưng chỉ là khi các bạn làm một mình. Khi các bạn làm việc tập thể thì các bạn làm không tốt bằng người Nhật vì thiếu các kỹ năng làm việc nhóm, chúng ta xung đột, tranh cãi và "mạnh ai nấy làm" dẫn đến dự án đôi khi bị đổ bể. Vậy điều gì làm cho người Nhật có thể làm việc nhóm tốt đến như vậy?

Xem thêm: 10 nét đặt trưng nổi bật trong văn hóa làm việc công ty Nhật

*Kỹ năng làm việc nhóm của người Nhật - Quy tắc Hourensou*

Có thể nói điều làm nên sự phát triển “Thần kì Nhật Bản” trong thế kỷ 20 nhờ một phần lớn vào sự cần cù và tinh thần làm việc đồng đội cao của người Nhật hơn là tính sáng tạo của họ. Vậy quy tắc Hourensou có nghĩa là gì? Và chi tiết các quy tắc trong đó như thế nào, chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé

1. Quy tắc HourenSou là gì?

Hiểu đơn giản theo ngữ nghĩa thì quy tắc Hourensou (đôi khi viết là Horenso) chính là bao gồm: Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc. Đây là 3 quy tắc giao tiếp cơ bản mà người Nhật đặt ra khi làm việc trong 1 nhóm, tập thể. Trong đó:

Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告): có nghĩa là báo cáo.
Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡): có nghĩa là liên lạc.
Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談): có nghĩa là bàn bạc.

2. Quy tắc HourenSou đem lại những lợi ích gì?

Học, rèn luyện và ứng dụng các kỹ năng theo nguyên tắc Hourensou chính là học cách làm việc nhóm hiệu quả hơn để thúc đẩy hiệu suất công việc cũng như kiểm soát công việc tốt hơn, ít rủi ro hơn. Theo đó, bạn sẽ biết cụ thể:

Khi nào phải Báo cáo và cách thức Báo cáo ngắn gọn, đầy đủ, dễ hiểu.
Khi nào phải Liên lạc và cách thức Liên lạc rõ ràng, thông suốt, đúng đối tượng.
Khi nào phải Bàn bạc và cách thức Bàn bạc nhanh chóng, mang lại kết quả.
Cách thức nhận chỉ thị của cấp trên hiệu quả.

Đây chính là những lợi ích cụ thể mà quy tắc này đem lại, nó cũng bao hàm hầu hết các kỹ năng yêu cầu khi làm việc nhóm. Cách thức ứng dụng Hourensou giúp giải quyết các rắc rối phát sinh trong quá trình làm việc nhóm, trong giao tiếp với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp nhằm mục đích đem lại hiệu suất công việc cao nhất.

*Quy tắc HouRenSou đem lại những lợi ích gì trong teamwork?*

Hourensou là kỹ năng làm việc nhóm đặc trưng của Nhật Bản, các quy tắc này tuy rất đơn giản nhưng nếu tuân thủ và áp dụng tốt sẽ đêm lại hiệu quả rất cao. Hourensou là sự nghiên cứu, đúc kết qua thời gian dài về các biện pháp quy trình khi làm việc tập thể, giảm tình trạng mù mờ thông tin, làm rõ và tránh phát sinh các hiểu nhầm không đáng có khi trao đổi thông tin trong công việc.

3. Chi tiết về quy tắc Hourensou

Hourensou là tập hợp các phương pháp giao tiếp trong công sở đem lại sự hiệu quả trong tương tác giữa các đồng nghiệp, nó khác với giao tiếp thông thường trong cuộc sống.
Hourensou là từ viết tắt của 3 kỹ thuật giao tiếp trong công sở bao gồm:

Houkoku (Báo cáo)

Báo cáo là một nhiệm vụ đơn thuần, trong công việc báo cáo là nghĩa vụ quan trọng và bắt buộc đối với mọi thành viên với người quản lý trực tiếp của mình. Cấp dưới có nhiệm vụ báo cáo cho cấp trên hoặc người giao việc cho mình quá trình tiến độ làm việc và kết quả đạt được hiện tại. Có thể báo cáo bằng miệng hoặc văn bản, email tùy theo tình huống cụ thể.
Hậu quả nếu không báo cáo

Nếu không báo cáo tiến độ công việc đều đặn với cấp trên hoặc người trong team sẽ khiến các thông tin bị mù mờ, họ không rõ bạn có làm kịp deadline hay không, mọi thành viên, module dự án có diễn ra đúng như kế hoạch không, có cần điều chỉnh hay can thiệp khác để đảm bảo tiến độ hay không?
Đặc biệt, không báo cáo sẽ có thể khiến bạn đi sai hướng quá xa dẫn đến lãng phí vì phải làm lại từ đầu. Vì bạn làm xong hết rồi mới báo cáo lại cho sếp, khi đó sếp mới phát hiện ra thì đã quá muộn. Toàn bộ dự án bao gồm các công việc của thành viên khác có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng và bạn sẽ bị giảm sự tín nhiệm của mình.
Không báo cáo khi phát sinh ra lỗi mà và tự mình xử lý lỗi sẽ có thể càng làm hậu quả nghiệm trọng hơn vì không thể đảm bảo bạn sẽ xử lý đúng. Trong một dự án, chỉ một phần nhỏ gặp lỗi sẽ ảnh hưởng tới cả team, cả dự án và có thể tới cả công ty. Nhất là khi bạn không báo cáo thì các thành viên và cấp trên những người nhiều kinh nghiệm và quyền hạn hơn bạn không thể can thiệp giúp đỡ kịp.

Khi nào cần báo cáo?

Tiến độ công việc định kỳ đối với những công việc dài hạn.
Khi hoàn thành việc hoặc nhóm việc được giao
Có sự cố phát sinh hoặc những yếu tố làm thay đổi công việc
Những thông tin mới được cập nhật.
Có những ý tưởng, biện pháp mới giúp cải tiến chất lượng hoặc hiệu suất làm việc

Liên lạc (Renraku)

Cũng như báo cáo liên lạc là kỹ năng rất quan trọng trong làm việc nhóm. Trong Hourensou nếu như báo cáo là hình thức trao đổi hàng loạt thông tin một cách định kỳ thì liên lạc chính là hành động trao đổi hay chia sẻ một hoặc một vài thông tin với những người liên quan một cách nhanh chóng và thường là không định trước.

*Kỹ năng làm việc Teamwork hiệu quả hơn với Hourensou*

Thông tin liên lạc phải được bảo toàn và bạn không được thêm ý kiến và phỏng đoán cá nhân vào khi truyền đạt thông tin.
Liên lạc không phân biệt cấp bậc, ai cũng có thể là người liên lạc hoặc được liên lạc.
Người tiếp nhận thông tin liên lạc phải phản hồi xác nhận đã hiểu rõ nội dung mà người khác truyền đạt.
Thông tin liên lạc cần ngắn gọn, nhanh chóng, kịp thời

VD: Bạn là sếp, và hôm nay bạn có việc đi gặp đối tác và không có ở công ty, bạn sẽ thông báo đến cả nhóm rằng mình đang đi công việc bên ngoài và đầu giờ chiều mới có mặt tại công ty. Như vậy các thành viên nhóm bạn sẽ chủ động làm việc, nếu có báo cáo hay thông tin gì cần tham khảo bạn thì họ sẽ sắp xếp vào buổi chiều thay vì thấp thỏm ngóng chờ bạn vì không biết khi nào bạn mới tới công ty.

Hậu quả nếu không liên lạc

Ảnh hưởng tới người khác: Ví dụ nếu bạn không liên lạc báo về thời gian thay đổi cho cuộc họp cho mọi người trong team, mọi người sẽ không sắp xếp đến tham dự cuộc họp đúng giờ và dẫn đến cuộc họp bị hủy team phải sắp xếp lại lịch khác để họp.
Ảnh hưởng tới dự án: Nếu bạn không liên lạc khi dự án có những thay đổi hoặc sự cố gì dẫn đến dự án đi sai hướng thì sẽ phải mất thời gian và công sức để sửa lại.

Soudan (Trao đổi, bàn bạc)

Trao đổi là yếu tố cuối cùng trong quy tắc làm việc nhóm Hourensou của người Nhật đồng thời cũng là yếu tố then chốt giúp bạn giải quyết công việc của mình một cách hiệu quả. Trong một nhóm, không một cá nhân nào là hoàn hảo, nhưng làm việc tập thể, trao đổi sẽ cho bạn nhiều ý kiến đóng góp, ý tưởng mới hoặc các góc nhìn khác nhau giúp bạn xây dựng được phương án tốt nhất cho mình.

Lợi ích của Soudan

Tìm kiếm được sự tương trợ
Chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến, kinh nghiệm
Phát huy sức mạnh tập thể, tìm kiếm được giải pháp chung

Hậu quả nếu ko trao đổi bàn bạc

Khi thực hiện công việc, dù có những thông tin không rõ nhưng bạn không trao đổi với mọi người mà lại mà tự tiến hành công việc theo ý hiểu của mình thì dễ dẫn đến làm sai và thậm chí nhiều hậu quả nghiêm trọng hơn đến cả nhóm. Khi đó không chỉ chính bạn đang làm mất thời gian của bản thân mà còn làm chậm tiến độ hoặc hỏng cả của dự án.

Để thực hiện tốt việc bàn bạc với đồng nghiệp, bàn bè... thì chúng ta cần thực hiện các hoạt động sau đây:

1. Xác định thời điểm
Khi biết là tự bản thân mình không thể giải quyết vấn đề đúng hạn
Khi xử lý được một vấn đề chung, ảnh hưởng đến nhiều người hoặc mục tiêu chung của tập thể
2. Xác định đối tượng bàn bạc

Những người cần bàn bạc thông thường sẽ bao gồm:
Những người có kinh nghiệm, có kỹ năng giải quyết vấn đề
Người có quyền hạn quyết định vấn đề
Những người bị ảnh hưởng bới vấn đề

3. Xác định cách thức bàn bạc

Dựa vào thời điểm, đối tượng và độ nghiêm trọng của vấn đề cần bàn bạc để xác định phương thức. Ví dụ như:
Chat work, mail, điện thoại
Meeting, face to face

4. Chuẩn bị kỹ nội dung bàn bạc

Chuẩn bị tài liệu mô tả rõ ràng vấn đề đang gặp phải
Khoanh vùng phạm vi ảnh hưởng của vấn đề
Mô tả những nội dung phân tích, giải pháp mà bản thân đã làm thử
Đưa ra nội dung cần giúp đỡ
Sử dụng phương pháp 5W2H để nội dung đầy đủ nhất

Luyện tập áp dụng quy tắc Hourensou vào công việc hàng ngày

Kỹ năng làm việc nhóm Hourensou tuy đơn giản nhưng không phải ai cũng làm tốt ngay từ đầu được, chúng cần rèn luyện và thực hành thường xuyên. Vì vậy, để thực hiện áp dụng tốt kỹ năng làm việc nhóm này, chúng ta cần đặt ra quy tắc Hourensou cho bản thân và những người có liên quan trong nhóm đồng thời áp dụng vào thực tế công việc hàng ngày. Mục đích: trao đổi thông tin với cấp trên và cả team được tốt hơn, hoàn thành công việc hàng ngày một cách thuận lợi.
Ví dụ: Đưa ra các quy định sau và áp dụng vào nhóm của bạn

Báo cáo tiến độ dự án hàng tuần bằng các cuộc họp nhóm, định kỳ cuối mỗi ngày bằng email.
Liên lạc thông báo địa điểm, nội dung cuộc họp vào 3h chiều trước ngày họp
Trao đổi ngay khi có vấn đề phát sinh trong lúc thực hiện dự án
Tóm tắt thông tin theo nguyên tắc 5W 2H:
1. When: Khi nào
2. What: Cái gì
3. Who: Ai
4. Where: Ở đâu
5. How to: Làm cách nào
6. How much/ How many: Bao nhiêu
  
  Áp dụng nguyên tắc 5W 2H rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm
Đánh giá bản thân đã thực hiện tốt kỹ năng làm việc nhóm Hourensou hay chưa. Nếu chưa tốt ở điểm nào thì khắc phục. Nếu tốt rồi thì phát huy hơn nữa.

4. Kết luận

Growupwork vừa chia sẻ đến với các bạn một kỹ năng làm việc quan trọng của người Nhật đó là quy tắc Hourensou. Nếu bạn đang làm việc hoặc có ý định làm việc với công ty Nhật thì nên tìm hiểu và ứng dụng các quy tắc này. Nó không chỉ cực kỳ hữu dụng trong công việc mà còn giúp bạn xây dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, tăng sự tín nhiệm của bản thân cũng như thăng tiến trong sự nghiệp.
Thực tế thì Hourensou là tổng hợp từ các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả trên thế giới, dù làm việc trong môi trường công ty nào, nền văn hóa nào thì bạn cũng sẽ bắt gặp những quy tắc tương tự như vậy. Growupwork hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn thật nhiều, chúc các bạn thành công!