10 nét đặt trưng nổi bật trong văn hóa làm việc công ty Nhật

Khác với các quốc gia khác, Nhật Bản có những thói quen và văn hóa ứng xử nơi văn phòng mang đặc thù riêng biệt của mình. Phong cách và văn hóa làm việc của người Nhật rất nổi bật và luôn toát lên phẩm chất lịch thiệp và nghiêm túc rất đúng với chất Nhật Bản.
Bài viết dưới đây của GROWUPWORK sẽ giúp bạn tìm hiểu 10 điểm nổi bật trong văn hóa làm việc tại công ty Nhật nhé!
 

1. Luôn tôn trọng đối tác và khách hàng

Sự tôn trọng, lịch sự đối với đối tác, hay khách hàng đặc biệt được người Nhật coi trọng và thể hiện qua rất nhiều thói quen, quy tắc ứng xử trong giao tiếp như: Cách cúi đầu chào, cách xưng hô, cách ngồi và vị trí ngồi, thậm chí ngay cả cách đưa danh thiếp.
Trong lần gặp gỡ đầu tiên, người Nhật bao giờ cũng bắt đầu bằng việc trao đổi danh thiếp một cách trịnh trọng nhất. Khi nhận danh thiếp của đối tác, bạn phải nhận bằng hai tay và đọc lại những thông tin được in trên đó một cách cẩn thận, sau đó đặt nó vào trong chiếc hộp chuyên để card trên bàn hoặc đặt ngay trước mặt, sử dụng các thông tin trên nó trong cuộc nói chuyện khi cần. Nếu bạn cất luôn tấm danh thiếp và ngăn kéo hay vào túi sẽ bị cho là thiếu tôn trọng người khác.

Bài viết liên quan: Kỹ năng làm việc nhóm của người Nhật - Quy tắc Hourensou

Người Nhật thường không bắt tay mà thay vào đó họ cúi chào, dù đôi lúc có ngoại lệ với người nước ngoài. Và ngay cả với người nước ngoài, việc bắt tay cũng phải kết hợp cùng cúi chào. Đó là văn hóa, là nghi thức, và là nghệ thuật giao tiếp của họ. Cúi chào là thể hiện sự tôn trọng, là phép lịch sự quan trọng và phổ biến nhất của người dân đất nước Mặt trời mọc, đến mức mọi công ty đều phải có giai đoạn đào tạo cúi chào dành riêng cho nhân viên mới, nhằm ứng dụng hành động này một cách chuẩn xác trong từng tình huống.

Một nét đẹp khác trong văn hóa giao tiếp và trong phong cách làm việc của người Nhật đó là nói “Cảm ơn” và "Xin lỗi". Thậm chí có thể nói rằng, người Nhật luôn thường trực những từ này trên môi trong bất kỳ tình huống nào.

Dành nhiều thời gian và thủ tục để chào hỏi mọi người khi bạn gặp và tạm biệt họ khi chia tay trông có vẻ như một hành động sáo rỗng, nhất là trong nhịp vội vã sống hiện tại. Tuy nhiên, có điều gì đó rất đặc biệt về hành động lịch sự và nhã nhặn này, nó giúp làm dịu đi rất nhiều những căng thẳng xuất hiện trong cuộc trao đổi đó. Những việc nhỏ giống như, cúi đầu nói xin chào, tạm biệt với sếp hoặc đồng nghiệp của bạn mỗi ngày, hay bắt đầu và kết thúc email bằng lời chào thân thiện, có thể tạo nên một sự khác biệt lớn trong việc củng cố các mối quan hệ công việc của bạn.

2. Tôn trọng thứ bậc và địa vị

Ý thức tôn trọng thứ bậc có lẽ đã có từ lâu trong đời sống của người Nhật. Thái độ nhún mình trước những người có địa vị, quyền chức cũng có ở một số nước khác thời cận đại nhưng đặc biệt ở Nhật vẫn còn rất đậm nét. Ngày nay ý thức tôn trọng thứ bậc vẫn được thể hiện trong đời sống hàng ngày. Ví dụ trong phòng họp, người có chức vụ thấp nhất sẽ ngồi gần cửa ra vào, người có chức vụ càng cao thì càng ngồi gần phía bên trong. Hoặc trong các buổi tiệc tổ chức tại nhà hàng một cách đột xuất thì mọi người đều biết vị trí của mình mà không cần có sự hướng dẫn nào khác. Sắc thái tôn ti trật tự trong xã hội Nhật Bản thể hiện rất rõ trong ngôn ngữ xưng hô và hình thức chào hỏi đối với từng đối tượng xã hội cụ thể. Đối với người lớn tuổi hay người có địa vị thì phải dùng ngôn ngữ kính trọng (sonkeigo), khi nói về mình và những người trong gia đình mình thì dùng ngôn ngữ khiêm nhường (kenjogo).

Trong công việc người Nhật luôn coi trọng giá trị của những người đi trước cả về tuổi tác hay thâm niên nghề nghiệp. Vì sự hiểu biết, từng trải và cả những kinh nghiệm của họ luôn được đánh giá rất cao. Dù ở cấp bậc nghề nghiệp như nhau, nhưng đối với những người lớn tuổi hơn thì phải tôn trọng phải hỏi ý kiến của họ. Theo đó người nhỏ tuổi hơn thường phải luôn dùng kính ngữ, cúi đầu sâu khi chào hoặc cảm ơn hoặc thể hiện sự kính trọng bằng cả ngôn từ và cử chỉ.

3. Đam mê, gắn bó và nỗ lực hết mình với công việc

Người Nhật luôn yêu và tận tâm với công việc bất kể công việc đó có quan trọng và địa vị nào trong xã hội, họ coi công việc như cuộc sống của mình và hòa nhập vào đó, với quan niệm “sống để làm việc chứ không phải làm việc để sống”. Người Nhật cũng coi trọng sự chăm chỉ và nỗ lực lâu dài hơn là sự xuất sắc nhưng nhất thời. Nói chung, họ nể phục một người nào đó vì có nhiều đóng góp cho cộng đồng chứ không đơn thuần đánh giá qua hình thức bề ngoài hay công việc. Tận tụy hết lòng với công việc chính là điểm đặc trưng dễ thấy trong phong cách làm việc của người Nhật. 

Văn hóa này còn thể hiện trong cách họ tham gia vào các hoạt động giải trí sau giờ làm, team building với tinh thần “làm hết sức, chơi hết mình” của người Nhật.

4. Chú ý đến từng chi tiết:

Người Nhật Bản nổi tiếng là luôn chú ý đến từng chi tiết, bạn có thể hình dung đến những sự lộng lẫy tuyệt mỹ và với hàng trăm chi tiết trang trí công phu của bộ áo giáp Samurai, những cây Bonsai nghệ thuật hay cuộn Sushi tinh xảo, nghệ thuật trà đạo... Điều này cũng áp dụng trong môi trường văn hóa công sở. Rất nhiều điều trong văn hoá kinh doanh Nhật Bản xoay quanh những tiểu tiết trông có vẻ tầm thường chẳng hạn như ai sẽ được vào thang máy đầu tiên, vị trí của bạn sẽ ngồi ở đâu trong phòng họp hay bạn nên ngồi ở đâu trong xe taxi nếu bạn đi cùng với đồng nghiệp…

Bí kíp chung và quan trọng nhất ở đây chính là bạn phải chú ý đến từng chi tiết trong công việc, ngay cả khi chúng trông có vẻ như không quan trọng. Dĩ nhiên, có thể bạn đã biết mình nên tránh lỗi chính tả trong CV hoặc không được trễ trong các buổi họp. Nhưng bạn có bao giờ chú ý đến vị trí và tư thế ngồi của mình trong buổi họp? Bạn có trò chuyện với những người khác trong thang máy không? Hay cách mà bạn xử lý khi bị trễ chuyến tàu đi làm? Mặc dù những điều này có vẻ nhỏ nhặt và đôi khi người Nhật sẽ cảm thông vì bạn là người nước ngoài, nhưng làm tốt chúng sẽ giúp bạn dễ gần hơn, tin cậy hơn rất nhiều đấy.

5. Nâng cao tinh thần bằng các khẩu hiệu

Căng băng rôn, hô to khẩu hiệu, cột dải băng trên đầu là những cách thường thấy khi người Nhật muốn nâng cao tinh thần, thể hiện sự quyết tâm trong công việc. Nhiều doanh nghiệp của Nhật bắt đầu ngày làm việc bằng cách tập hợp công nhân, xếp hàng và cùng nhau hô to khẩu hiệu của công ty. Đó là một cách tạo cảm hứng, động lực và sự đoàn kết trong công việc.
Văn hóa chào cờ vào buổi sáng cũng rất phổ biến tại các công ty với những lời nhắc nhở, khen thưởng, đề ra mục tiêu của công ty… và thường kết thúc bằng một lời hô vang khẩu hiệu.

Một phần trong bộ y phục truyền thống của Nhật là”khăn quàng đầu: Hachimaki, đây là nét văn hóa truyền thống có nguồn gốc từ xa xưa ở đất nước mặt trời mọc. Các khẩu hiệu thường gặp trên chiếc khăn này là biểu tượng hình tròn đỏ lá cờ Nhật và các dòng chữ như: “Cố gắng lên”, “Tinh thần quyết chiến!”, “Nhất định sẽ vượt qua!”, “Quyết thắng!”

6. Tôn trọng nhóm và các quyết định chung

Người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình báo cáo, liên lạc và thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm một chút, nhưng cuối cùng, vẫn đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều tham gia vào và có tiếng nói chung thống nhất theo quyết định của số đông.

Nếu được tiếp xúc và làm việc với người Nhật, hẳn bạn cũng sẽ thầm thán phục sự kỷ luật và các kỹ năng làm việc nhóm cực kỳ hiệu quả của họ. Thực tế nếu để ý bạn sẽ thấy, trên thế giới, các công ty tập đoàn lớn của Nhật đều có những điểm chung trong phong cách làm việc nhóm này. Khi tiếp xúc chúng ta cũng sẽ thấy người Nhật đều là những người có tinh thần tập thể cao, họ hợp tác làm việc một cách nhuần nhuyễn và đem lại hiệu quả tuyệt vời. Bởi thế nên mới có câu "Một người Việt làm việc bằng 3 người Nhật nhưng 3 người Việt mới bằng 1 người Nhật". Đó là nhờ đến quy tắc Hourensou trong làm việc nhóm rất nổi tiếng này. 

7. Tính kỷ luật, nguyên tắc và sự đúng giờ

Nhắc tới phong cách làm việc của người Nhật, người ra dễ dàng nghĩ ngay đến đặc điểm đúng giờ, tính kỷ luật và các nguyên tắc khắt khe khác.
Sự nghiêm túc này xuất phát từ truyền thống văn hóa lâu đời đã ăn sâu vào tiềm thức người Nhật, mọi công việc dù nhỏ nhất cũng luôn được đặt nặng bởi tính kỷ luật của người Nhật rất cao. Trong giờ làm việc, họ chỉ tập trung cao độ vào công việc, tuyệt đối không có kiểu vừa làm vừa chơi thoải mái như ở Việt Nam hoặc nhiều quốc gia khác.

Điều này xuất phát từ “KAO” tức là THỂ DIỆN. Khái niệm “thể diện” bao gồm niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Một người không có nguyên tắc, không đúng giờ và không có tính kỷ luật thì cũng được coi như ko có thể diện gì cả.

Một trong những hành động thể hiện bản chất này rõ nhất là sự đúng giờ. Đối với bất kỳ cuộc hẹn nào, người Nhật cũng thường đến sớm một chút.

8. Giao tiếp tinh tế:

Mọi lời nói và phép tắc giao tiếp của người Nhật được phối hợp nhuần nhuyễn nhằm tránh gây khó chịu hoặc giảm tối đa nơi người nghe. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng rất cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận. Người Nhật chủ động hạn chế những tình huống đối đầu và không bao giờ nói “Không”. 
Người Nhật tin rằng mỗi suy nghĩ hoặc ý kiến, đều mang trong mình “Honne” (cảm giác thật của bạn), và “Tatemae” (những gì bạn nói ra với người khác để tránh làm tổn thương họ và tăng sự hài hòa trong giao tiếp). Điều này có nghĩa là việc mọi người trực tiếp chỉ trích hay không đồng ý với một người khác rất hiếm khi xảy ra. Nhưng bằng cách này hay cách khác dù không nói ra họ vẫn bày tỏ cảm xúc thật của mình một cách tế nhị nhất. Ví dụ như, khi đồng nghiệp của lệch hướng hoàn toàn khỏi trọng tâm của cuộc họp, sếp sẽ hơi nghiêng đầu và mím môi thay vì nói ra hay yêu cầu dừng thẳng thừng.
Hãy chú ý để quan sát nét mặt, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể của mọi người trong cuộc sống hàng ngày của mình để ứng xử cho phù hợp theo cách của người Nhật. Bạn có đang nhận được sự quan tâm của của nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn xin việc không, hay họ đang đếm từng phút để có mời bạn ra khỏi phòng một cách lịch sự?

 9. Duy trì liên lạc trực tiếp

Ở Nhật Bản, gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian để tiếp xúc trực tiếp với đối tác được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng họ. Người Nhật rất coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc ở đây, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián tiếp hoặc trực tiếp tùy lúc.

Với những thông tin quan trọng dù bạn đã gửi qua email hay bưu phẩm thì bạn cũng phải liên lạc trực tiếp để thông báo đã gửi các thông tin này cho họ, điều này thể hiện sự tôn trọng cũng như giúp duy trì tốt mối quan hệ của bạn với đối tác.

10. Tôn trọng sự riêng tư và yên lặng

Nếu đã 1 lần được đi trên các chuyến tàu điện ngầm ở Nhật Bản, bạn hẳn cũng sẽ ngạc nhiên vô cùng khi nhận thấy hầu như không ai dùng điện thoại di động ở đây. Nhiều người tắt chuông, thậm chí tắt nguồn khi bước vào tàu điện. 

Cá biệt nếu trường hợp cuộc gọi đến vô cùng cần thiết, người Nhật đành miễn cưỡng bắt máy nhưng trò chuyện với âm lượng vô cùng nhỏ và chỉ giới hạn trong 1-2 câu là tắt ngay, sau đó bạn sẽ thấy họ tỏ ra ngại ngùng và xấu hổ như thế nào về hành động của mình. Tất cả các khoang tàu đều có dán tấm biển yêu cầu hành khách tắt chuông, thậm chí tắt nguồn điện thoại.

Không nên và không được phép nghe điện thoại ở nơi công cộng ở Nhật vì họ đặc biệt tôn trọng sự yên lặng và quyền riêng tư. Ngồi trên xe điện hay xe bus bạn cũng sẽ thấy yên lặng như ở thư viện. Mọi người đọc sách, nghe nhạc qua earphone một cách yên lặng… nếu có trò chuyện thì cũng rất khẽ và nhẹ nhàng.

Cách ứng xử khôn khéo, mềm mỏng, lịch sự trong công sở cùng với môi trường làm việc tốt đã giúp người Nhật có những đột phá và thành công tuyệt vời trong kinh doanh và xứng đáng được thế giới ngưỡng mộ và học hõi.
 

Trên đây chỉ là 10 nét văn hóa ứng xử và làm việc nơi văn phòng nổi bật nhất của người Nhật mà thôi. Nói về Business Manner của Nhật thì còn rất rất nhiều, thậm chí có rất nhiều sách được biên soạn công phu cũng như khóa học đào tạo business manner cho người nước ngoài tiếp xúc, học tập và trải nghiệm văn hóa Nhật trong business này.