Áp dụng các phương pháp làm việc hiệu quả

Bạn tin rằng mình có thể hoàn thành các công việc một cách hiệu quả và thuận lợi chỉ với cách ngồi vào bàn làm việc và làm. Tuy nhiên, trong thực tế, các công việc mà bạn cần hoàn thành không chỉ có một mà là nhiều cùng với kha khá các sự chi phối xung quanh đang thách thức bạn. Hi vọng rằng với các phương pháp làm việc hiệu quả dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các giải pháp thiết thực để cảm thấy hạnh phúc hơn trong môi trường làm việc của mình.

Làm việc hiệu quả là một thử thách

Làm việc thì ai cũng có thể làm được nhưng để có thể hoàn thành công việc một cách nghiêm túc và hiệu quả là một câu chuyện khác! Không phải ai trong chúng ta lúc nào cũng giữ vững phong độ suốt 8 tiếng đồng hồ tại nơi làm việc, cũng sẽ có những lúc không thể hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết dù không vắng mặt ngày nào

Thực tế có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng vẫn đi làm nhưng việc thì chẳng bao giờ xong, nhưng nếu bạn không thúc đẩy bản thân tìm ra nguyên nhân và áp dụng một vài giải pháp khắc phục thì có thể sẽ khiến con đường sự nghiệp của bạn lâm vào bế tắc, dần dần bạn sẽ không còn hứng thú và tinh thần trách nhiệm sa sút.

Có muốn thay đổi để làm việc hiệu quả hơn không thì quyết định này vẫn nằm ở bạn. Song, dưới đây là một vài cách để bạn áp dụng khi đã nhận ra và quyết tâm cải thiện hiệu quả làm việc. Những phương pháp cũng phần nào có thể tiết lộ lý do công việc của bạn đang trì trệ.

Các phương pháp làm việc hiệu quả

1. Lược và lọc danh sách tasks (công việc) của bạn

Tất cả chúng ta đều biết việc bắt đầu một dự án lớn hoặc giải quyết một danh sách việc cần làm quá tải có thể gây ra căng thẳng và cảm giác chán nản. 

Vì vậy, đừng khiến bản thân choáng ngợp với một danh sách nhiệm vụ khổng lồ! Hãy đặt cho mình từ 3 đến 5 mục quan trọng mà bạn cần hoàn thành trong một ngày và tập trung vào những mục đó. 

Nếu bạn hoàn thành chúng sớm, bạn luôn có thể thêm một vài việc nữa nhỏ hơn và kém quan trọng hơn, nhưng giữ cho danh sách các công việc nằm trong khả năng kiểm soát tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả - thay vì chỉ khiến bạn bận rộn và muốn ném hết tất cả.

2. Lên lịch trình cho các công việc

Hãy xem xét thời gian trong ngày của bạn và thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành. Sau đó, lập kế hoạch đê chiến:

Lập các khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ quan trọng của bạn — và đảm bảo bao gồm cả thời gian giải lao. Bằng cách dành thời gian và cấu trúc một ngày của mình, bạn có thể tập trung hơn và có động lực hơn để đạt được những tiến bộ rõ ràng cho công việc quan trọng. Đảm bảo rằng bạn thực sự có những khoảng thời gian nghỉ ngơi cần thiết để giữ tinh thần sảng khoái.

3. Biết dừng lại khi bạn vẫn đang bị cuốn hút

Một trong những lý do lớn nhất khiến bạn trì hoãn là vì chỉ đơn giản là bạn không biết bắt đầu từ đâu. Nhưng nếu bạn ngừng thực hiện một công việc trong ngày mà biết chính xác bạn cần làm gì tiếp theo, thì việc bắt đầu lại sẽ dễ dàng hơn nhiều. 

Kết thúc mọi nhiệm vụ với “bước tiếp theo” đã được xác định cụ thể để nhanh chóng nối tiếp nó vào lịch trình một ngày của bạn.

4. Vận dụng các công cụ

Những người làm việc hiệu quả có sẵn các hệ thống để giúp họ tìm thấy thông tin chính xác mà họ cần vào bất cứ lúc nào. Nhất là với nhân viên có khối lượng các nhiệm vụ khác nhau trong nhiều dự án có deadline khác nhau thì nhất định phải dùng đến các công cụ này.

Trong các công cụ điên hình thì bạn hãy thử áp dụng một file gantt chart để có thể theo dõi và cập nhật các công việc nhiệm vụ khác nhau với tiến độ cụ thể. Đây là cánh tay đắc lực hỗ trợ bạn làm việc chuyên nghiệp.

5. Tăng khả năng tập trung

Sự phân tâm làm giảm năng suất và chỉ số thông minh của bạn và bạn không thể làm việc hiệu quả nếu không đạt mục tiêu tốt nhất. 

Vì vậy, nghe có vẻ kỳ lạ nhưng có một số cách tạo ra các rào cản đơn giản để giúp bạn tập trung và tránh xa những yếu tố chi phối. 

Ví dụ: nếu bạn thường xuyên rút điện thoại ra trong khi làm việc để nhắn tin cho bạn bè hoặc xem mạng xã hội, hãy đặt điện thoại của bạn vào ngăn bàn có khóa và giữ chìa khóa trong một nơi khác hoặc nhờ đồng nghiệp đáng tin cậy giữ cho đến giờ nghỉ trưa, ra về.

6. Thứ tự ưu tiên từ

Một phần quan trọng để đạt được hiệu quả trong công việc là học cách nói KHÔNG. Xác định ra những gì thực sự quan trọng - những nhiệm vụ nào thực sự có tác động giá trị đến các mục tiêu chính của bạn? Dự án nào có tác động lớn nhất đến lợi nhuận của bạn? 

Cắt giảm những công việc làm bạn bận rộn nhưng không thực sự có giá trị. Sử dụng kỹ thuật thiết lập mục tiêu theo hướng dữ liệu như OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính) là một cách thiết thực để tập trung nỗ lực hàng ngày của bạn vào các mục tiêu được xác định rõ ràng, có thể đo lường được, góp phần trực tiếp vào các mục tiêu lớn hơn và khó hơn.

7. Bắt đầu ngày làm việc với nhiệm vụ lớn

Động lực và khả năng sáng tạo của bạn đang ở mức cao nhất vào buổi sáng. Vì vậy, thay vì bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra email (điều này có thể nhanh chóng làm lệch kế hoạch của bạn, vì những gì bạn dự định hoàn thành bị đẩy lùi hoặc bị lạc mất giữa các yêu cầu gửi đến qua mail và các phương thức liên lạc khác).

Hãy tạm gác việc check mail để bắt tay vào một dự án quan trọng hơn trong khi năng lượng tinh thần của bạn vẫn còn cao.

8. Lên kế hoạch ngày mai vào tối nay

Mặc dù bạn không nên thức đêm bận rộn với tất cả công việc đang chờ đợi bạn vào ngày mai, nhưng việc dành một chút thời gian vào buổi tối để tạo một danh sách ngắn những việc cần làm đơn giản có thể giúp bạn sẵn sàng làm việc khi thức dậy vào buổi sáng hôm sau. 

Đây cũng là cách thiết lập động lực làm việc, giúp bạn vượt qua các rào cản khác có thể phát sinh trong ngày. 

Cố gắng đưa ít nhất một nhiệm vụ có độ thử thách vừa phải vào danh sách của bạn vì theo nghiên cứu về tâm lý học thì não của bạn dễ dàng đi vào trạng thái "dòng chảy" khi nó đang được giữ trong trạng thái bận rộn và được nhắc nhở ở nhiều thời điểm trong ngày. 

Điều này xảy ra khi mức độ thách thức và khả năng của bạn giao nhau ở một điểm, có nghĩa là nếu nhiệm vụ không đủ thử thách, bạn sẽ cảm thấy nhàm chán, và nếu nó quá cao, bạn sẽ lo lắng và “treo máy”.

9. Tận dụng các thời gian "chết"

Tận dụng những khoảng trống khi bạn phải chờ đợi như xếp hàng ở siêu thị, đợi bến xe bus, ngân hàng, thang máy, v.v. 

Mang theo một cuốn sách bạn muốn đọc, xóa một vài email hoặc cập nhật status trong những lúc này thì sẽ giúp bạn biết dành các khoảng thời gian còn lại của mình trong việc quan trọng hơn.

Hoặc đơn giản là để tâm trí bạn lang thang và quan sát thế giới xung quanh trong khi trong một quá trình không yêu cầu bạn tập trung cho công việc. Đây là khoảng thời gian vàng để các ý tưởng bất ngờ có thể xuất hiện!

10. Chế độ "Họp" với chính bạn

Sẽ có những nhiệm vụ bạn cần phải đầu tư sự tập trung chẳng hạn như các nhiệm vụ mới bạn chưa từng làm qua, và chưa có kinh nghiệm, thì đây là lúc bạn nên áp dụng chế độ "họp" cho bản thân để thực hiện nhiệm vụ này trong khoảng thời gian 1 - 2 tiếng.

Cách để thiết lập chế độ này là tắt thông báo mail và ứng dụng tin nhắn (ngắt kết nối hoàn toàn với không gian mạng nếu nhiệm vụ đó không yêu cầu mạng).

11. Thần chú điểu khiển thái độ

Thay vì nói "Hôm nay tôi có quá nhiều việc phải làm!" và "Hiện tại tôi rất căng thẳng!" thì hãy nói “Đây là hai điều tôi cần tập trung vào hôm nay.” 
Một sự thay đổi quan điểm đơn giản có thể tạo nên điều kỳ diệu cho động lực và mức năng lượng của bạn.

12. Teamwork và giao tiếp trong teamwork

Tất cả chúng ta đều phải hợp tác với những người khác ở một mức độ nào đó để thực hiện công việc của mình, vì vậy học cách làm việc hiệu quả với những người khác là một phần thiết yếu để nâng cao hiệu quả của chính bạn trong công việc. 

Một trong những cách tốt nhất để tránh việc phải thực hiện lại các nhiệm vụ hoặc sửa chữa mất thời gian là loại bỏ những hiểu lầm và thông tin sai lệch. Làm đúng ngay lần đầu tiên và bạn sẽ tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian và năng lượng tinh thần dành cho các công việc và nhiệm vụ tiếp theo.

Cốt lõi của giao tiếp trong công việc là:

• Lắng nghe kỹ trước khi đáp các thông tin
• Khi phản hồi cần đảm bảo đầy đủ các thông tin tránh việc để người hỏi nhắc từng chút một
• Đối thoại là 2 chiều, cần xác nhận lại những gì bạn hiểu về yêu cầu công việc với người ra yêu cầu trước khi bắt tay vào làm.

13. Tìm cách để làm thêm công việc mà bạn yêu thích

Khi bạn hứng thú, được thử thách và làm tốt công việc, bạn sẽ tham gia nhiều hơn - và kết quả sẽ tiến bộ hơn. Xem xét khía cạnh nào của công việc mà bạn mong đợi, kỹ năng nào bạn nhận được nhiều lời khen ngợi nhất và loại dự án nào mà đồng nghiệp của bạn cần đến sự giúp đỡ từ bạn.

Mặc dù không phải mọi thứ bạn làm tại nơi làm việc đều có thể là một dự án đam mê, nhưng với một chút sáng tạo, ngay cả những nhiệm vụ tẻ nhạt cũng có thể là niềm vui hoặc thử thách.

Lần tới khi bạn phải tạo lịch trình công việc hoặc báo cáo hãy tự tính thời gian và xem liệu bạn có thể vượt qua các giới hạn thông thường của mình không. Cố gắng hết sức để học điều gì đó mới mỗi ngày hoặc thúc đẩy bản thân thử điều gì đó mà bạn chưa từng có trước đây sẽ giúp tăng động lực để bạn làm việc hiệu quả.

Kết luận

Để có thể làm việc hiệu quả không hề đơn giản, nhưng chỉ cần bạn thực sự muốn thì luôn có cách. Các phương pháp làm việc hiệu quả phía trên được tổng hợp từ các phản ứng tâm lý thông thường của một nhân viên trong quá trình làm việc cũng như trải nghiệm làm việc. Chúc bạn vận dụng thành công!