To do list là gì? Cách tạo và làm việc hiệu quả với to do list

Trong cuộc sống, nếu chúng ta không sắp xếp các công việc hợp lý thì bạn sẽ phải đối mặt với stress hoặc không thể hoàn thành được nó. Hiện nay, có rất nhiều người đã tìm đến phương pháp to do list và cảm thấy vô cùng hiệu quả. Vậy to do list là gì? Cách tạo và làm việc hiệu quả với nó như thế nào? Hãy cùng GrowUpWork khám phá dưới bài viết nhé!

Mỗi ngày, bản thân mỗi người đều có rất nhiều công việc cần giải quyết. Do đó, các phương pháp hỗ trợ việc sắp xếp các công việc hợp lý là vô cùng cần thiết. Vì thế, hiện nay đã có rất nhiều phương pháp khác nhau, tuy nhiên trong số đó ta phải kể đến “to do list”. Vậy, hãy cùng tìm hiểu to do list là gì và cách tạo nó dưới bài viết nhé!

Tìm hiểu về to do list

To do list là gì? 

Có thể hiểu đơn giản to do list là một danh sách những việc cần làm. Bạn tự chỉ ra và liệt kê, sau đó thực hiện và theo dõi chặt chẽ chính bản thân mình để hoàn thành mục tiêu công việc hiệu quả, đúng kế hoạch đã đề ra. 

Những lợi ích khi sử dụng to do list

Khi bạn đã hiểu rõ to do list là gì, bạn sẽ chọn sử dụng phương pháp này và cảm nhận được hiệu quả của công việc do một số lợi ích tuyệt vời khi sử dụng nó đem lại như: 

• Tạo nhiệm vụ

Phương pháp to do list là gì? Là một phương pháp được áp dụng trong thực tế cuộc sống để giúp bạn quản lý và tìm ra các cách để làm những điều mà bạn muốn làm một cách hiệu quả. Khi thực hiện bạn sẽ chia nhỏ các dự án, kế hoạch hoặc công việc của bạn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ có thể thực hiện được bằng một loạt các hành động. 
Ngoài ra, nó không chỉ tạo nhiệm vụ cho bạn thực hiện mà còn cho bạn định hướng, phương pháp để hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả.

• Sự ưu tiên

Sử dụng to do list sẽ giúp cho bạn có thể quản lý những nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng xem được những nhiệm vụ của mình khi áp dụng phương pháp to do list mà không sợ bị thiếu sót. Ngoài ra, có thể thấy sự ưu tiên của các nhiệm vụ đó dựa theo thứ tự thời gian hoặc những biểu tượng, note chú thích bên cạnh.

• Cam kết với nhiệm vụ

Hành động viết vào sổ tay bởi chính bạn có thể xem như một cam kết với nhiệm vụ được đặt ra. Điều này khiến bạn cảm thấy có trách nhiệm hơn với những gì bạn đã ghi chép. 

Khi bạn sử dụng phương pháp to do list vào sổ tay hay smartphone, bạn đã cho nó “khởi động”, cũng chính lúc này bạn đang tạo cho mình một kế hoạch để ép bản thân phải hoàn thành mục tiêu. Bạn sẽ có thêm trách nhiệm với mục tiêu và nhiệm vụ của mình thay vì chỉ nói suông, không có căn cứ.

• Tái lập kế hoạch và quản lý thời gian của bạn một cách chặt chẽ

Trong cuộc sống, bạn không thể lúc nào cũng tính được thời gian một nhiệm vụ được hoàn thành chính xác là bao giờ. Nhiệm vụ đó có thể được hoàn thành nhanh hơn hoặc chậm hơn so với thời gian bạn đã hoạch định từ trước. Thậm chí, một vài nhiệm vụ mà bạn lên kế hoạch có thể bị huỷ bỏ vì nhiều lý do khác nhau. 

Với việc sử dụng to do list, bạn có thể dễ dàng thay thế, dịch chuyển các nhiệm vụ để có thể sử dụng tối đa thời gian mà mình có. Hoặc, bạn có thể điều chỉnh những nhiệm vụ về theo đúng kế hoạch mà mình đã lập. Tất cả những điều trên sẽ giúp bạn tái lập kế hoạch và quản lý thời gian một cách chặt chẽ và hiệu quả nhất.

• Cảm thấy hiệu quả hơn

Việc nhận thức đúng về to do list là gì và thực hành nó, tiến tới hoàn thành một nhiệm vụ trong danh sách đã lên từ trước, bạn sẽ cảm thấy rất thích thú. Phương pháp to do list sẽ cho bạn cảm giác các nhiệm vụ đang trong tầm tay bạn, và nó cũng khiến bạn cảm thấy hiệu quả hơn, hưng phấn để hoàn thành những nhiệm vụ còn lại.

• Giảm căng thẳng

Khi bạn thấy một hoặc vài nhiệm vụ trong danh sách mà mình đã lên được hoàn thành, điều này sẽ giúp bạn giảm căng thẳng vô cùng hiệu quả. Khi một công việc hoàn thành bạn có thể tự thưởng cho mình một vài điều khiến bản thân vui vẻ như một bữa sáng ngon lành hay 1 bộ phim giải trí nào đó.

Hướng dẫn cách tạo to do list và làm việc hiệu quả với nó

Sau khi nhận thấy được những lợi ích quan trọng khi sử dụng to do list, hiểu rõ to do list là gì, bạn cần tham khảo các bước tạo to do list như sau: 

Liệt kê nhiệm vụ theo tháng/tuần

Đối với một dự án cụ thể, bạn có thể sẽ có những kế hoạch theo từng giai đoạn. Và hãy tận dụng nó! Bạn có thể viết ra những nhiệm vụ theo ngày hoặc tháng rồi từ đó việc hoàn thành từng nhiệm vụ sẽ đơn giản hơn hết. Bên cạnh đó, việc làm như vậy sẽ giúp bạn không bị sót các nhiệm vụ.

Phân loại nhiệm vụ

Khi chúng ta làm việc trong một dự án, một tập thể, chắc chắn sẽ có rất nhiều nhiệm vụ có độ ưu tiên khác nhau cũng như độ khó khác nhau. Và khi sắp xếp to do list, thì độ ưu tiên của nhiệm vụ là một yếu tố hết sức quan trọng.

Nếu bạn note ra một list nhiệm vụ sẽ hoàn thành trong ngày đầy đủ và chi tiết nhưng không phân loại chúng. Bằng một cách vô tình nào đó, bạn làm những nhiệm vụ có độ ưu tiên cao nhất vào cuối ngày. 

Chẳng may công việc phát sinh vấn đề và buộc bạn phải ở lại sau giờ làm để kiểm tra lại hay nhờ các bên hỗ trợ, thì rõ ràng chất lượng công việc cũng không được đảm bảo.

Để phân loại nhiệm vụ hiệu quả, cơ bản nhất thì chúng ta cần xác định những yếu tố sau đây: thời gian hoàn thành nhiệm vụ, hạn hoàn thành,... 

Tạo thông báo nhắc nhở hoặc dùng những công cụ hỗ trợ

Sau khi tạo to do list cho bản thân xong, việc thực hành nó mới thực sự là bước quan trọng nhất. Vậy làm sao để trình bày, nhắc nhở bản thân mình thực hiện phương pháp to do list một cách hiệu quả nhất?

Bạn có thể đơn giản dùng Calendar trên laptop hoặc điện thoại cá nhân để tạo thông báo nhắc nhở mình. 

Hoặc cài đặt phần mềm Desktop Calendar có thể cố định lên màn hình chính. Bạn có thể chỉnh kích thước để điền đủ các công việc cần làm từ lớn đến nhỏ.

Liệt kê mức độ thành công và thất bại

Bạn cần liệt kê ra mức độ thành công của list nhiệm vụ đã note trước đó và năng suất thực hiện to do list trong từng công việc để phát huy phương thức thực hiện. Bên cạnh đó cũng phải liệt kê ra điều thất bại, tìm ra nguyên nhân dẫn khiến các nhiệm vụ không thể thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn khắc phục và tránh mắc lại trong những lần tiếp theo.

Kết luận

Trên đây là một số thông tin giải đáp thắc mắc to do list là gì và cách tạo và làm việc hiệu quả với phương pháp to do list. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về phương pháp này và áp dụng nó vào cuộc sống để đạt được hiệu quả nhất.