Giới thiệu các phương pháp đo lường năng suất làm việc

Các công ty ngày nay đang phải đối mặt với câu hỏi làm thế nào để đo lường chính xác năng suất làm việc, đặc biệt là khi thế giới ngày càng đa dạng về ngành nghề và tính chất công việc. Hơn nữa, câu hỏi cách đo lường năng suất đã vượt ra ngoài việc đo lường "đầu ra". Nó mang nhiều sắc thái, có tính đến các yếu tố bên ngoài và bên trong cũng như nhu cầu của công ty tại một thời điểm cụ thể.

Tầm quan trọng của tính năng suất làm việc?

Năng suất làm việc là một thước đo giúp bạn hiểu khi nào và như thế nào doanh nghiệp của bạn cần điều chỉnh để đạt được kết quả tốt hơn. Chúng ta hãy đi sâu hơn vào một số lý do khác tại sao việc tính toán năng suất là cần thiết:

Tối ưu hóa lực lượng lao động

Tính toán năng suất làm việc giúp tổ chức hiểu được lực lượng lao động hiện tại của họ và thực hiện các điều chỉnh thích hợp trong quá trình đối mặt với những thay đổi của thị trường. Nó cung cấp dữ liệu để thực hiện các điều chỉnh đối với lịch trình làm việc của nhân viên và cơ cấu tổ chức, giảm chi phí hoạt động và tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên.

Tạo tác động về tài chính 

Tính toán năng suất tương đương với việc theo dõi hoạt động của công ty bạn. Trong thị trường đang thay đổi, bạn có thể điều chỉnh quy trình của nhân viên hoặc quy trình làm việc để tối ưu hóa hiệu suất. Do đó, bạn luôn có thể đảm bảo tổ chức ở trạng thái tốt nhất để tăng lợi nhuận trong khi vẫn duy trì cùng mức nỗ lực.

Theo dõi các thay đổi đối với năng suất

Bạn có thể xem liệu có điều gì thay đổi không và thực hiện hành động nếu cần. Hơn nữa, bạn cũng có thể nhận biết được các rủi ro tiềm ẩn có thể dẫn đến thiệt hại không thể khắc phục được và đề phòng.

Quản lý doanh nghiệp của bạn 

Sự hiểu biết chắc chắn về các mức năng suất của công ty cho phép bạn ra quyết định tốt hơn. Bạn có thể quản lý tuyến đầu của doanh nghiệp và kỳ vọng của khách hàng. Nó cũng xác định các lĩnh vực cần quan tâm trong hoạt động và liệu bạn có cần mở rộng các bộ phận của mình hoặc triển khai một mô hình hoạt động mới hay không.

Cách đo lường năng suất năng suất làm việc

Có một công thức chung đơn giản để tính toán năng suất:

Năng suất = Đầu ra / Đầu vào

Nhưng làm thế nào để bạn đưa điều này vào thực tế?

Ví dụ 1

Chúng ta hãy lấy một tổ chức sản xuất máy tính xách tay. Trong một tháng, họ sản xuất hơn 200.000 laptop, với 40 nhân viên, làm việc 18 ngày và 9 giờ mỗi ngày trong thời gian 6 tháng.

Để tính ra tổng đầu vào của bạn, hãy thực hiện phép tính sau:

Đầu vào = 40 (nhân viên) x 9 (giờ làm việc mỗi ngày) x 6 (tháng) x 18 (ngày làm việc trong tháng). Thì bằng 38.880.
Như vậy, Năng suất = 200.000 / 38.880 = 5,14

Điều đó có nghĩa là cứ mỗi giờ, có 5,14 sản lượng được sản xuất. Nói cách khác, công ty sản xuất 5,14 máy tính xách tay mỗi giờ.

Ví dụ 2

Bây giờ, giả sử tổ chức đã quyết định thuê một người quản lý hoạt động để tối ưu hóa các quy trình làm việc. Điều này dẫn đến sự gia tăng đáng kể hơn về số lượng laptop được sản xuất là 270,000 nhưng vẫn duy trì cùng một lượng nỗ lực (số lượng nhân viên thêm quản lý là 41 người). Kết quả năng suất là: 6.8 

Đó là sự khác biệt 1,66 về năng suất được tạo ra chỉ là kết quả của một lần thuê. Bạn có thể thấy việc có dữ liệu và một thay đổi hoặc chỉnh sửa có thể tác động đáng kể đến con số năng suất tổng thể và tổng sản lượng như thế nào.

Các phương pháp khác để đo lường năng suất

Tất nhiên, công thức trên là một thước đo hữu ích cho năng suất nhưng không phải là cách duy nhất. Trên thực tế, nó phù hợp với một số tình huống nhất định mà đầu ra có thể được xác định khá rõ ràng. Song, một số vai trò không được định hướng đầu ra rõ ràng vì nó có thể được đo lường một cách định lượng. Các vai trò như HR chẳng hạn, không phải lúc nào cũng được đo lường bằng một con số cụ thể. Dưới đây là một số cách khác mà bạn có thể đo lường năng suất, tùy thuộc vào tình huống:

• Phần mềm quản lý dự án và theo dõi tiến độ online

Tận dụng công nghệ để tính năng suất là một lựa chọn hiện đại theo xu hướng tương lai. Với nhiều tính năng được tích hợp trong cùng một phần mềm không chỉ sẽ giúp bạn tính toán mà còn có thể thuận tiện tìm ra các nguyên nhân và thấy được rất nhanh chỗ cần điều chỉnh để tạo ra thay đổi, chẳng hạn như qua việc bạn có thể theo dõi năng suất của nhân viên ngay trên các phần mềm này. 

Điều này hoạt động trong môi trường sử dụng bảng chấm công hoặc bất kỳ vai trò nào yêu cầu làm việc online. ProofHub, Hubstaff và ActivTrak là một số ví dụ về phần mềm theo dõi tiến độ online.

Các phần mềm quản lý dự án như Asana và Trello cũng khá hữu ích, đặc biệt đối với các nhóm và bộ phận làm việc phân tán hoặc ở xa về mặt địa lý.

Tuy nhiên, hãy thận trọng với những loại công cụ này vì bạn không muốn bị xem là nhà quản lý chi li và khiến các thành viên trong team của mình cảm thấy không thoải mái.

• Phản hồi 360 độ

Một kỹ thuật tuyệt vời khác để đo lường năng suất là lấy phản hồi từ đồng nghiệp. Để đảm bảo tính tổng thể, phản hồi 360 độ sẽ lấy ý kiến ​​phản hồi từ những cấp trên và cả cáp dưới dưới bạn, cũng như bất kỳ mối liên quan chính nào xung quanh công việc của bạn.

Đó là một thước đo tốt để đo lường hiệu quả hoạt động của một nhân viên và liệu mục tiêu của họ có đạt được như những người xung quanh nhìn thấy hay không. Điều này hoạt động hiệu quả trong một môi trường có sự cộng tác thường xuyên và lượng giao tiếp lớn. Phản hồi sẽ yếu nếu tiếp xúc giữa nhân viên và đồng nghiệp là một hoặc hai lần một năm.

• Quản lý theo mục tiêu

Đây là một kỹ thuật trong đó các mục tiêu của nhân viên được xác định rõ ràng và các công cụ cần thiết để đạt được những mục tiêu này được cung cấp. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng doanh số bán hàng lên 50%, thì các công cụ cần thiết cần được cung cấp để thực hiện mục tiêu đó, chẳng hạn như công nghệ, đào tạo, khuyến khích, v.v.

Theo dõi và kiểm tra thường xuyên sẽ cung cấp hiểu biết rõ ràng về các rào cản để đạt được những mục tiêu này. Đánh giá hai tháng, hàng quý và giữa năm cũng là những mốc kiểm tra hữu ích để theo dõi mức độ hoàn thành các mục tiêu của nhân viên.

Việc giám sát thường xuyên này là chìa khóa trong việc quản lý theo mục tiêu. Đánh giá cuối năm mà không giám sát thường xuyên sẽ không hiệu quả cao và chỉ đặt ra câu hỏi xung quanh sự công bằng về hình thức.

Những lưu ý khi đo lường năng suất

Yếu tố ngành

Hãy xem xét rằng không phải tất cả các ngành đều hoạt động theo cùng một cách. Trong các môi trường như sản xuất hoặc bán hàng, nơi có thể dễ dàng biểu diễn năng suất bằng các con số, rất dễ dàng để đo lường năng suất. 

Tuy nhiên, một số ngành công nghiệp được đo lường không hữu hình. Đây là lúc mà việc sử dụng quản lý theo mục tiêu hoặc phản hồi 360 độ trở nên hữu ích.

Các chỉ tiêu và điểm chuẩn của công ty

Có thể sử dụng các điểm chuẩn bên ngoài để đo lường năng suất của lực lượng lao động. Ví dụ, điều này có thể được thể hiện, số lượng bán hàng trung bình được thực hiện mỗi giờ trong một ngành cụ thể hoặc tỷ lệ từ chối cho các cuộc gọi Telesales. Tuy nhiên, điều này không áp dụng cho tất cả các công việc. Một lần nữa, đối với các công việc liên quan đến dịch vụ, bạn có thể muốn thiết lập các tiêu chuẩn nội bộ và mục tiêu riêng của công ty.

Hiệu quả (khác với năng suất thế nào)

Điều cần thiết là phải thiết lập sự khác biệt rõ ràng giữa năng suất và hiệu quả — cả hai điều này cần phải được tính toán. Năng suất là một chỉ số về sản lượng theo thời gian, nhưng hiệu quả cho biết mức độ hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ: một nhân viên có thể phát triển ba bài thuyết trình bán hàng trong một tuần, trong khi một nhân viên khác có thể tạo 20 bài thuyết trình bán hàng trong cùng một khoảng thời gian.

Làm thế nào để cải thiện năng suất

Vận dụng công nghệ

Áp dụng công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

Ví dụ: trong HR, tự động hóa có thể bao gồm lập lịch phỏng vấn, tích hợp quy trình duyệt hồ sơ, v.v. Đồng thời, các nhiệm vụ được tự động hóa, nâng cao kỹ năng nhân viên theo cách khác. Một lần nữa, trong lĩnh vực nhân sự, điều đó có thể có nghĩa là giúp họ phát triển sự nhạy bén trong kinh doanh hoặc chiến lược nhân sự và kỹ năng lãnh đạo. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo tăng năng suất.

Làm việc dựa trên sự đồng hành của nhân viên

Sự gắn bó và năng suất đi đôi với nhau. Vì vậy, nếu bạn muốn đảm bảo rằng nhân viên của bạn làm việc hiệu quả, bạn phải liên tục làm việc dựa trên sự đồng hành của nhân viên. Nghiên cứu cho thấy những nhân viên gắn bó với công ty có năng suất cao hơn 17% so với đồng nghiệp. Đó là một sự khác biệt đáng kể nếu bạn so điều đó trong toàn bộ công ty.

Giải thích ý nghĩa của năng suất đến từng vị trí, bộ phận

Mọi người phải hiểu năng suất có nghĩa là gì. Nó cũng bao gồm việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng. Điều này sẽ rất khác nhau giữa các công ty và tính chất công việc nên theo đó các cách bạn đo lường năng suất cũng sẽ khác nhau.

Giám sát và kiểm tra định kỳ

Hơn nữa, hãy xem xét thực hiện kiểm kê hàng năm về năng suất tại nơi làm việc. Nhìn tổng thể và xem tất cả các bộ phận của công ty phối hợp với nhau như thế nào. Cũng có thể hữu ích nếu thuê một nhà cố vấn phân tích bên ngoài để cung cấp một cái nhìn khách quan về những gì đang hoạt động và các rào cản đối với năng suất. Bằng cách đó, bạn có thể đạt được những cải tiến về năng suất và tăng chất lượng công việc tại tổ chức của mình.

Tạm kết

Mặc dù việc đo lường năng suất làm việc có vẻ đơn giản, nhưng nó đòi hỏi phải thu thập nhiều dữ liệu và theo dõi năng suất thường xuyên để có thể thực hiện các cải tiến. Điều cần thiết là phải cân nhắc sự khác biệt cá nhân. Tương tự như vậy, đừng quên tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất - số năm kinh nghiệm, trình độ học vấn và thậm chí cả mức độ căng thẳng của lực lượng lao động cho công ty bạn. Khi bạn áp dụng phương pháp đo lường rõ ràng, bạn có thể dễ dàng phát hiện những thay đổi về năng suất và các biện pháp can thiệp để đạt được năng suất mục tiêu của mình.