8 kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc

Bất kể bạn làm công việc gì hay làm trong ngành gì, bạn cần có kỹ năng giao tiếp trong công việc tốt, có nghĩa là khả năng, yếu tố và kiến thức giúp bạn truyền đạt và thu thập thông tin. Cho dù bạn đang gọi cho khách hàng tiềm năng, gặp gỡ khách hàng, gửi email cho sếp, báo cáo, trò chuyện với đồng nghiệp hay làm bất kỳ điều gì thì bạn cũng cần biết cách truyền đạt sao cho dễ hiểu nhanh gọn thậm chí là còn có tính thuyết phục trong một số trường hợp nhất định!

Trước khi tìm hiểu về các mẹo giao tiếp trong công việc hiệu quả, chúng ta cùng điểm qua khái niệm về các loại giao tiếp phổ biến trong đời sống hằng ngày và môi trường làm việc nhé!

Các hình thức giao tiếp phổ biến nhất là gì?

Giao tiếp có thể xảy ra theo một số cách khác nhau và thông qua một số phương tiện khác nhau. Không có loại giao tiếp nào phù hợp nhất với tất cả mọi người, mỗi người chúng ta sẽ bị thu hút và giao tiếp tốt bởi những loại giao tiếp khác nhau, cùng tìm hiểu và kết hợp để đạt được hiệu quả tối ưu nhất nhé!

Dưới đây là 4 hình thức giao tiếp phổ biến nhất mà bạn sẽ cần trong công việc của mình:

Giao tiếp bằng lời 

Bao gồm những từ, câu nói bạn nói và nghe từ người khác — chủ yếu là gặp trực tiếp, qua điện thoại hoặc video call. Đơn giản đó là hành động nói và nghe. 

(Ghi chú: Lắng nghe thường quan trọng hơn!)

Giao tiếp phi ngôn ngữ 

Loại này liên quan đến những thông điệp mà chúng ta truyền đạt mà không cần sử dụng lời nói mà thông qua mọi thứ từ Body languages và giọng điệu câu nói sẽ ngụ ý định vị bản thân chúng ta trong không gian đối thoại với đối phương, bao gồm cả cách chúng ta ăn mặc hoặc thể hiện bản thân.

Giao tiếp bằng văn bản 

Là sự truyền tải thông tin thông qua văn bản. Bài viết này cũng là giao tiếp bằng văn bản, email, tin nhắn và bản báo cáo của bạn cũng vậy ngày nay thông điệp được truyền đạt theo loại này rất phổ biến khi công nghệ phát triển và chúng ta dành nhiều thời gian để lướt web, đọc báo điện tử, đọc status của người khác trên mạng xã hội, v.v,... 
Kỹ năng viết rất quan trọng để thành công ở nơi làm việc, bất kể công việc của bạn là gì.

Giao tiếp bằng hình ảnh (Visual communication)

Loại giao tiếp này đề cập đến việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu, đồ thị hoặc các hình ảnh khác để truyền đạt thông tin. Nếu bạn cần thuyết trình PowerPoint hoặc tạo hình ảnh trực quan hóa dữ liệu, đó là giao tiếp bằng hình ảnh. 

Thiết kế là một hình thức truyền thông hình ảnh khác có thể gửi cho người xem những thông điệp ít rõ ràng hơn về thương hiệu hoặc giá trị công ty của bạn.

Bạn có thể sử dụng tất cả bốn hình thức giao tiếp này, nhưng tùy thuộc vào công việc của bạn, bạn có thể phụ thuộc vào một số hình thức khác với những người và nhóm người còn lại.

8 Kỹ năng giao tiếp chính trong công việc

Dưới đây là 8 kỹ năng giao tiếp bạn có thể sử dụng tại nơi làm việc trên các phương tiện khác nhau để đảm bảo rằng bạn tiếp nhận đúng và truyền đạt đúng thông tin mình mong muốn!

1. Lắng nghe tích cực

• Lắng nghe tích cực là gì?

Lắng nghe tích cực là lắng nghe để lưu giữ nội dung, thu thập ý định của người nói và hiểu được cảm xúc của người mà bạn đang lắng nghe. Lắng nghe tích cực có thể giúp bạn thu thập thông tin bạn cần, giảm thông tin sai lệch, xây dựng mối quan hệ và cộng tác tốt với những người khác.

• Luyện tập lắng nghe tích cực

Khi bạn đang luyện tập lắng nghe tích cực, hãy đảm bảo sự tập trung của bạn vào đối phương. Không chỉ chú ý đến lời nói mà còn cả giọng điệu, body languages và bất kỳ dấu hiệu nào khác của họ kết hợp với quan sát. Nếu bạn chỉ chờ đợi cơ hội để nói hoặc chỉ nghe để nhận được những gì bạn nghĩ mình cần trong một cuộc đối thoại thì đó không phải là lắng nghe tích cực.

• Phản hồi khi lắng nghe tích cực

Hãy giao tiếp bằng mắt với người đang nói, nhìn về phía họ, gật đầu và phản ứng bằng nét mặt phù hợp. Bạn cũng nên tương tác với những gì người đó thực sự đang nói, ví dụ như: Ghi chép, đặt câu hỏi nghi vấn, tóm tắt lại những gì họ vừa nói và đưa ra các giải pháp hoặc đề xuất. 

Lắng nghe tích cực phù hợp nhất khi giao tiếp bằng lời, nhưng bạn có thể áp dụng mẹo này khi phản hồi giao tiếp bằng văn bản và cả giao tiếp bằng hình ảnh. 

2. Sự rõ ràng

Sự rõ ràng trong giao tiếp có hai khía cạnh: Bất cứ khi nào bạn giao tiếp, trước tiên bạn cần tự biết mình đang cố gắng đạt được điều gì trong cuộc đối thoại và sau đó cần đảm bảo rằng bạn truyền đạt những mục tiêu đó một cách rõ ràng cho người nghe.

• Luyện tập để giao tiếp rõ ràng

Trong tất cả trường hợp chúng ta cần sự rõ ràng trong giao tiếp, và nó còn quan trọng khi ở môi trường làm việc, nơi mà sự nhiễu thông tin có khả năng gây ra các vấn đề nghiêm trọng.

Đặc biệt đối với các tình huống yêu cầu sự rõ ràng cao như tổ chức cuộc họp, giới thiệu sản phẩm với khách hàng thì bạn thực sự cần có một kế hoạch giao tiếp cụ thể.

• Ví dụ

Sắp tới bạn cần tổ chức một cuộc họp với các thành viên trong team của mình:

Hãy ghi ra mục tiêu của cuộc họp đó trước, lập ra các luận điểm, nội dung chính phục vụ cho việc đạt được mục tiêu, đó có thể là những câu hỏi trong cuộc họp để các thành viên cùng thảo luận. Đảm bảo tất cả thành viên trong buổi họp nắm được mục tiêu này trước khi bước vào thảo luận. Kết hợp với lắng nghe tích cực trong suốt buổi đối thoại để dẫn dắt đúng hướng và đạt được kết quả mong muốn, tránh mọi thứ lạc đề hoặc quá vòng vo khi truyền đạt thông tin!

Giao tiếp rõ ràng cần kết hợp các mẹo còn lại trong danh sách này!

3. Hiểu người nghe trong cuộc đối thoại

Hiểu người nghe là biết cách ghi nhớ (những) người nhận thông điệp của bạn khi bạn đang lập kế hoạch và truyền tải thông điệp đó. Điều chỉnh cách bạn giao tiếp với đối tượng cụ thể giúp đảm bảo rằng họ hiểu bạn và đạt được mục tiêu giao tiếp. 

Ví dụ: nếu bạn đang giải thích một vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày của nhóm với người quản lý, bạn có thể không cần cung cấp cho họ nhiều ngữ cảnh và có thể sử dụng thuật ngữ chuyên ngành. Nhưng nếu bạn đang cố gắng giải thích tình huống tương tự với ban lãnh đạo công ty hoặc một bên ngoài bộ phận, bạn có thể cần mô tả ngữ cảnh nhiều hơn và dùng các từ thay thế phổ biến thay cho các thuật ngữ kém phổ biến, khó hiểu!

Sau đó, hãy lên kế hoạch giao tiếp với người nghe và đánh giá phản ứng của họ ngay tại thời điểm đó để bạn có thể điều chỉnh nếu cần!

4. Lựa chọn phương thức giao tiếp và ngữ điệu

Kỹ năng này là tất cả về việc lựa chọn hình thức giao tiếp tốt nhất cho một tình huống cụ thể, có thể tạo ra sự khác biệt về mức độ thông điệp của bạn được tiếp nhận và hiểu. 

Hãy coi các hình thức giao tiếp bằng lời nói, bằng văn bản và hình ảnh ở trên là các loại khái quát, nhưng cũng cần xem xét các phương pháp tiếp cận cụ thể hơn mà bạn có thể sử dụng trong các loại đó. Ví dụ, tình huống đó khi giao tiếp bằng lời thông qua cuộc họp trang trọng hay trò chuyện bình thường sẽ tốt hơn?

Để chọn phương thức giao tiếp phù hợp, bạn cần:

• Tính đến người nghe của bạn: Đối với đồng nghiệp thân thiết bạn có thể gửi đi những đoạn tin nhắn một cách nhanh chóng, nhưng lại cần dành thời gian để viết một email chuyên nghiệp cho ban lãnh đạo công ty hoặc gọi cho khách hàng và đối tác.
• Xem xét phương tiện tốt nhất cho thông điệp cụ thể: Cách dễ nhất để truyền đạt thông điệp của bạn một cách rõ ràng là gì? Ví dụ: bạn có thể chọn email để mô tả một tình huống yêu cầu một số đoạn thông tin cơ bản, một cuộc họp trực tiếp riêng tư để thảo luận về một chủ đề khó với đồng nghiệp hoặc một bài thuyết trình để chia sẻ dữ liệu từ các cuộc khảo sát bạn đã hoàn thành.
• Hãy nhận biết bất kỳ sự khác biệt nào mà mọi người có thể có khi xử lý hoặc cung cấp thông tin. 
• Cân nhắc điểm mạnh và sở thích của bạn: Đừng quên tính đến bản thân! Bạn có gặp khó khăn khi viết những nội dung phức tạp không? Bạn có xuất sắc trong việc trực quan hóa dữ liệu thành hình ảnh và biểu đồ không? Vậy phương tiện nào có lợi nhất để truyền tải thông điệp của bạn theo cách mà bạn cảm thấy thoải mái?

5. EQ - Trí tuệ cảm xúc và sự đồng cảm

• EQ trong giao tiếp công việc!

Trí tuệ cảm xúc (còn gọi là EQ) cho thấy sự hòa hợp cảm xúc của bạn và người khác và là cơ sở để bạn phản hồi thích hợp trong một tình huống giao tiếp nhất định. 

Ở nơi làm việc, điều này thường có nghĩa là đồng cảm với người khác. EQ có thể giúp bạn xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn, tránh và khuếch tán xung đột, đồng thời góp phần tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và hiệu quả.

• Sử dụng EQ như thế nào

Để sử dụng trí tuệ cảm xúc trong giao tiếp công việc, hãy dành thời gian để đánh giá trạng thái cảm xúc của chính bạn. Ví dụ, tự hỏi bạn sẽ cảm thấy thế nào khi đồng nghiệp làm cùng dự án phát triển phần mềm của bạn mắc lỗi nghiêm trọng, cách mà bạn phản hồi với đồng nghiệp đó sẽ như thế nào bên cạnh cảm xúc còn có bọc lộ thái độ, nội dung lời nói, âm điệu! 

Đồng thời hãy nghĩ xem người đồng nghiệp đó có thể có cảm xúc như thế nào - hoặc chỉ cần hỏi họ. Nếu bạn bối rối và chưa biết làm gì để phản hồi thì đây là cách tốt nhất bạn có thể làm để thể hiện mình là người có EQ cao và tránh tình huống giao tiếp trở nên tồi tệ.

Tiếp theo là chọn thời điểm thích hợp cho bất kỳ nội dung nào bạn muốn truyền đạt cũng là một cách sử dụng trí tuệ cảm xúc cao!

6. Phản hồi và nhận phản hồi mang tính xây dựng

Tại một số thời điểm, bạn sẽ cần nhận xét về công việc của người khác để giúp họ cải thiện và đảm bảo kết quả chất lượng cho công ty hoặc nhóm của bạn — đồng thời tự mình tiếp nhận các nhận xét tương tự. Phản hồi mang tính xây dựng là một phần quan trọng của sự phát triển tổ chức. 

• Làm thế nào để phản hồi mang tính xây dựng

Khi bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho ai đó, cho dù đó là về một phần công việc riêng lẻ hay về một điều gì đó khái quát như kỹ năng hoặc phong cách làm việc, thì cũng cần rõ ràng, có định hướng hành động và được hướng dẫn.

Ví dụ, thay vì chê bai một bản thiết kế của designer công ty bạn chỉ bằng một từ là “Nó xấu!”, thì hãy tập trung vào các lĩnh vực cụ thể nơi Designer đó có thể cải thiện và sử dụng các ví dụ để cung cấp bối cảnh. Và hãy nhớ rằng phản hồi không bao giờ là cơ hội để hạ thấp một ai đó hoặc chỉ trích con người của họ.

• Nhận phản hồi thế nào cho khéo léo?

Khi nhận được phản hồi, hãy cưỡng lại ý muốn phòng thủ. Sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực và trí tuệ cảm xúc của bạn để đảm bảo rằng bạn không chỉ hiểu người khác đang nói gì mà còn hiểu lý do tại sao họ nói và cảm nhận của họ về điều đó. 
Bạn có thể đặt lại câu hỏi để người nhận xét có thể phản hồi thêm những lời khuyên để bạn hiểu được mong muốn của họ!

7. Nắm bắt và kiểm soát Body languages

Body languages là một phần lớn của giao tiếp phi ngôn ngữ. Đó là cách bạn giữ và thể hiện bản thân cả khi nói và nghe - bao gồm vị trí, tư thế, nét mặt và chuyển động của bạn, cùng với các dấu hiệu phi ngôn ngữ khác. Nói chung, có bốn tình huống mà bạn cần lưu ý về ngôn ngữ cơ thể:

• Body languages của đối phương khi nghe: 

Đọc ngôn ngữ cơ thể của người nghe là một bộ kỹ năng quan trọng cần phát triển,đặc biệt khi bạn là người nói. Nhìn thấy nét mặt, tư thế, thậm chí cử chỉ của họ, tất cả đều có thể đưa ra manh mối về con đường mà cuộc trò chuyện hoặc bài thuyết trình nên được điều chỉnh.

• Body languages của đối phương khi nói: 

Bạn có thể học được nhiều điều từ Body languages của ai đó khi họ nói với bạn về một ý tưởng hoặc một dự án hoặc một vấn đề nảy sinh. Cách ai đó đang nói điều gì đó để bổ sung vào thông điệp của họ?

• Body languages của bạn khi nghe:

Khuôn mặt và Body languages của bạn có thể có ảnh hưởng truyền đạt hơn lời nói của bạn. Hãy chú ý và kiểm soát biểu đạt Body languages của bạn phù hợp với nội dung câu chuyện và điều bạn thực sự nghĩ khi đang nghe. Ví dụ: bạn không muốn người nói chuyện với bạn nghĩ rằng bạn đang khó chịu với họ vì bạn vô tình cau mày khi họ nói.

• Body languages của bạn khi nói:

Khi bạn quan sát đối phương khi họ nói thì đối phương cũng có thể làm vậy khi bạn nói chứ không đơn thuần chỉ dùng tai để nghe. Bởi vậy khi bạn muốn người nghe tin tưởng vào những điều bạn đang nói thì hãy kiểm soát Body languages của mình lúc nói, tránh đảo mắt, vung tay lung tung hoặc chỉ nhìn xuống phía dưới!

8. Thuyết trình và Nói trước tập thể

Trong hầu hết các nghề nghiệp, ít nhất bạn sẽ phải giao tiếp với một nhóm người lớn hơn - cho dù đó là để chia sẻ ý tưởng của bạn, kết quả công việc của bạn hay sản phẩm. 

Thuyết trình và nói trước tập thể là 2 kỹ năng giao tiếp khác nhau, nhưng rất liên quan đến nhau. Nói trước tập thể là nói chuyện với một nhóm người. Các bài thuyết trình nói chung là các bản diễn thuyết trước tập thể được lập kế hoạch trước, thường có yếu tố hình ảnh như bản trình chiếu.

• Làm thế nào để thuyết trình thành công!

Để thành công khi thuyết trình trước tập thể, bạn cần kết hợp nhiều kỹ năng khác trong bài viết này như:

- Sự rõ ràng: Biết mục tiêu của những gì bạn đang nói trước khi bắt đầu nói và đảm bảo mọi thứ bạn đang nói đều dẫn đến mục tiêu đó. Đừng ngại ghi lại một số lưu ý cần tham khảo để giữ cho bản thân đi đúng hướng — đặc biệt nếu bạn có xu hướng lan man hoặc lo lắng.
- Hiểu người nghe: Truyền tải thông điệp của bạn theo cách mà mọi người đang nghe sẽ hiểu. Ví dụ: nếu bạn đang nói chuyện với nhóm marketing, sử dụng các thuật ngữ marketing phổ biến như “KPI” hoặc “owned channels”
- Body languages: Chú ý đến Body languages của người nghe để hiểu được họ đang cảm thấy thế nào khi bạn đang trình bày. Từ đó có cơ sở để điều chỉnh cách bạn truyền đạt, ví dụ tốc độ nói, sự nhấn nhá và cho người nghe cơ hội đặt câu hỏi.

Kết luận

Ở trên là toàn bộ những kỹ năng giao tiếp chính trong công việc sẽ giúp bạn đạt được hiểu quả mong muốn. Việc đọc nội dung trên không có nghĩa là bạn đã có trong tay 8 kỹ năng giao tiếp này mà còn cần sự luyện tập và chú ý áp dụng trong các cuộc đối thoại nơi làm việc để thực sự thấy được hiệu quả và trở nên chuyên nghiệp! Chúc bạn thành công!