Mô hình Hybrid Work là gì? Thực hiện như thế nào?

Hiện nay với sự tiến bộ của công nghệ và sự phát sinh nhiều ngành nghề mới thì chúng ta càng có nhiều lựa chọn chế độ làm việc hơn nhiều năm về trước. Trong đó, Hybrid Work là một sự cải tiến mạnh mẽ từ mô hình làm việc truyền thống. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá mô hình Hybrid Work là gì và cách bạn có thể chuyển đổi sang mô hình này một cách suôn sẻ.

Mô hình Hybrid Work là gì?

Mô hình Hybrid Work (tạm dịch: làm việc kết hợp) là một kế hoạch kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa trong lịch trình làm việc của nhân viên. 

Không có một mô hình Hybrid Work phù hợp với tất cả các doanh nghiệp mà sẽ tùy vào tính chất công việc, nhu cầu của nhân viên và chính sách công ty sẽ có những biến thể Hybrid Work khác nhau. 

Cách mà Hybrid Work xuất hiện tại Việt Nam?

Dịch Covid tại Việt Nam có nhiều biến động và dự đoán sẽ mất rất lâu khoảng 5 năm hoặc hơn thế để quay lại trạng thái như trước khi có dịch bệnh!

Trước tình thế đó, các doanh nghiệp và tập đoàn tại Việt Nam khó mà trụ vững để chờ đến khi mọi thứ trở lại như cũ. Vì vậy họ đang tìm cách khôi phục hoạt động nhưng vẫn đảm bảo được an toàn cho người lao động khi mọi thứ dần ổn định hơn cũng như có thể linh hoạt thay đổi khi tình hình dịch bệnh lại có biến động!

Mô hình Hybrid Work vốn dĩ đã xuất hiện khá lâu từ trước, nhưng trước kia chỉ áp dụng để đáp ứng cho nhu cầu chính đáng của một số ít nhân viên không thể làm việc tại văn phòng thường xuyên. Tuy nhiên giờ đây nó đã trở thành giải pháp cho các công ty và người lao động tại Việt Nam tham khảo để áp dụng!

Lợi ích khi áp dụng mô hình Hybrid Work

Theo một cuộc khảo sát từ trang Envoy kết hợp với Wakefield Research cho thấy gần một nửa số nhân viên (47%) có khả năng sẽ chuyển việc nếu công ty của họ không áp dụng các hình thức làm việc linh hoạt. 

Vì vậy Mô hình Hybrid Work có giá trị rất lớn đối với nhân viên và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của một công ty! Cụ thể giá trị đó bao gồm các lợi ích nào?

1. Linh hoạt thời gian và không gian mang lại hiệu quả

Trong hình thức làm việc tại văn phòng truyền thống, toàn bộ nhân viên sẽ bắt đầu có mặt tại văn phòng từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều mỗi ngày làm việc. 

Trong khi mô hình Hybrid Work, nhân viên có thể linh hoạt điều chỉnh thời gian làm việc của họ hơn để mang lại hiệu quả tối đa!

Bởi vì, khả năng làm việc hiệu quả nhất vào từng khoảng thời gian trong ngày của mỗi người có thể khác nhau. Ví dụ, có một số người sẽ làm việc hiệu quả nhất vào sáng sớm trong khi những người khác làm tốt hơn vào buổi tối. Nhân viên cũng có thể chọn làm việc với team tại văn phòng hoặc thực hiện công việc từ xa.

2. Cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn

Một nghiên cứu gần đây cho thấy sự linh hoạt là lý do chính khiến nhân viên bị thu hút bởi mô hình Hybrid Work. 

Điều này cho phép nhân viên tìm kiếm được sự cân bằng dễ dàng hơn trong một sự sắp xếp công việc linh hoạt tùy thuộc vào nhịp độ sinh hoạt của mỗi người. 

Quan trọng là bản thân người nhân viên cảm thấy mình được làm chủ và có nhiều quyền kiểm soát hơn về lịch trình làm việc hằng ngày.

Điều này sẽ làm nhân viên thoải mái hơn và họ cảm thấy cuộc sống của bản thân được cân bằng hơn khi có thời gian để làm các hoạt động khác như gần gũi gia đình và chăm sóc con cái!

3. Giảm tiếp xúc với bệnh tật

Trong cuộc khảo sát của Envoy, phần lớn (66%) nhân viên nói rằng họ lo lắng về sức khỏe và sự an toàn của mình khi quay lại làm việc tại văn phòng sau khi hết giãn cách. 

Thế nên việc ít người hơn ở nơi làm việc làm giảm nguy cơ một nhân viên bị bệnh lây nhiễm cho người khác. Với mô hình Hybrid Work cho phép một lượng nhân viên nhất định trong công ty chọn làm việc từ xa, nên một nhân viên bị ốm có thể ở nhà làm việc hoàn toàn.

4. Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng

Trong thiết lập mô hình Hybrid Work, ít người có mặt tại văn phòng cùng lúc đối với một số công ty thì có nghĩa là họ có thể tiết kiệm chi phí thuê văn phòng lớn để đủ cho toàn bộ nhân viên ở công ty cùng các trang thiết bị, văn phòng phẩm và đây thường là một trong các khoản chi phí tốn kém nhất. 

Bằng cách suy nghĩ lại chiến lược nơi làm việc, công ty có thể giảm chi phí thuê văn phòng 30%. Từ đó, công ty có thể tái đầu tư tiết kiệm chi phí để cung cấp các lựa chọn làm việc cho nhân viên, như văn phòng vệ tinh và không gian làm việc chung gọn nhẹ hơn.

5. Tuyển dụng được nhân tài không giới hạn quốc gia

Trong mô hình Hybrid Work, các công ty có thể tuyển dụng nhân tài từ khắp nơi trên thế giới. Có nghĩa là công ty có thể tuyển dụng những người có kỹ năng chuyên môn phù hợp với bất kỳ vị trí nào mà không lo lắng về giới hạn của nhân lực trong nước. 

Điều này có thể mang lại cho các công ty một lợi thế cạnh tranh tuyệt vời, giúp họ tiến vào các thị trường mới và đảm bảo năng suất hoạt động suốt ngày đêm.

Cách thực hiện mô hình Hybrid Work

Để áp dụng mô hình Hybrid Work, bạn cần đúng đối tượng áp dụng, có quy trình và công nghệ đủ khả năng áp dụng. Dưới đây là những điều công ty bạn cần thực hiện trước khi muốn chuyển sang mô hình Hybrid Work.

1. Khảo sát nhân viên để tìm ra những gì họ cần

Để xây dựng một mô hình Hybrid Work phù hợp với công ty của bạn, hãy nói chuyện với lực lượng lao động để tìm hiểu nhu cầu của họ. 

Để làm điều này, hãy gửi một cuộc khảo sát để lấy ý kiến đánh giá về mong muốn của nhân viên đối với mô hình Hybrid Work. 

Vì mỗi công ty là khác nhau nên bạn cần lưu ý các câu hỏi trong khảo sát phải dựa trên tình hình thực tế của nhân viên ở công ty bạn! Dưới đây là một vài câu hỏi chung bạn có thể tham khảo:

• Bạn có từng làm việc từ xa trước đây không?
• Nếu được chọn làm việc từ xa (tại nhà) bạn muốn chọn mấy ngày trong tuần ?
• Nếu bạn có thể không gian làm việc khác gần nhà hơn, bạn có muốn chuyển sang đó thay vì đến văn phòng không?

Sau khi phân tích kết quả của cuộc khảo sát, bạn sẽ hiểu nhu cầu về mô hình Hybrid Work tại công ty của mình. Bạn cũng nên xem cách sắp xếp làm việc linh hoạt như thế nào sẽ hấp dẫn nhân viên nhất và bắt đầu custome mô hình Hybrid Work riêng cho công ty bạn.

2. Phân nhóm các nhân viên

Khảo sát nhân viên là một cách tuyệt vời để nắm bắt thông tin về cảm giác của lực lượng lao động hỗn hợp của bạn trong thời gian thực. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian để khảo sát chi tiết toàn bộ nhân viên.

Giải pháp là hãy chia toàn bộ nhân viên của bạn thành các nhóm có chung các đặc điểm nhất định dựa trên nhu cầu làm việc, chuyên môn làm việc (bộ phận, phòng ban). Khi đó mô hình Hybrid Work của công ty bạn sẽ càng phát huy được tác dụng hiệu quả với từng nhóm nhân viên cụ thể!

3. Điều chỉnh cơ sở hạ tầng để hỗ trợ công việc linh hoạt

Ở mức tốt nhất, Hybrid Work sẽ là cầu nối giữa môi trường làm việc từ xa và tại văn phòng để các nhân viên có thể làm việc cùng nhau một cách dễ dàng. 

Bạn sẽ cần đầu tư vào các công nghệ để đáp ứng điều này, chẳng hạn như các công cụ giao tiếp và thiết bị để tổ chức cuộc họp hiệu quả. 

Sau đó, quyết định xem bạn có cần các công cụ, thiết bị mới hay có thể tận dụng những công cụ hiện có theo những cách mới.

Thiết lập các phương pháp giao tiếp tốt nhất trong toàn công ty và khuyến khích các trưởng nhóm đặt ra những hướng dẫn rõ ràng với nhân viên của họ. 

Tạo lịch trình văn phòng để quản lý số lượng nhân viên cần có tại nơi làm việc và cung cấp cho nhân viên sự linh hoạt. Ví dụ, bạn có thể quyết định nhân viên sẽ làm việc tại văn phòng vào những ngày hoặc tuần nhất định. Hoặc, bạn có thể cho phép người quản lý sắp lịch cho nhân viên trong bộ phận của họ!

4. Đầu tư vào văn hóa công ty

Củng cố văn hóa công ty của bạn. Điều này rất quan trọng đến hiệu quả thành công của mô hình Hybrid Work khi mọi người không cùng làm việc trong cùng một không gian cố định, và thật không dễ để biết được mọi người đang làm gì!

Bên cạnh lắng nghe nhân viên hãy thực hiện thêm một số hoạt động giao tiếp online với nhau định kỳ, tìm một khoảng thời gian trong tuần nhất định để mọi người trong công ty có thể có mặt cùng lúc thông qua online

Hoặc nếu công ty của bạn coi trọng tinh thần đồng đội, bạn có thể sắp xếp một hoạt động teambuilding ảo. 

5. Thu thập phản hồi liên tục

Khi bạn nỗ lực xây dựng một mô hình Hybrid Work lý tưởng cho công ty của mình, hãy nhớ thu thập phản hồi của nhân viên. 

Đảm bảo cung cấp nhiều cách để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ. Ví dụ: bạn có thể gửi khảo sát phản hồi hàng quý cho toàn bộ nhân viên, hoặc một nhóm chat để nhận các phản hồi tức thời liên quan đến lịch trình của từng nhân viên như một cách giám sát.

Việc thu thập thông tin phản hồi này sẽ giúp xây dựng một nơi làm việc Hybrid Work phát triển mạnh mẽ. 

Kết luận

Mô hình Hybrid Work từng được coi là một phong cách làm việc thay thế. Nhưng khi ngày càng có nhiều nhân viên yêu cầu sự linh hoạt và tác động của giãn cách xã hội kéo dài do dịch bệnh thì điều này sẽ trở nên phổ biến hơn. Các công ty phải đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động hoặc có nguy cơ mất nhân tài vào tay những tổ chức khác. Hi vọng rằng nội dung trên đã cho bạn biết giá trị Hybrid Work là gì cũng như cách thực hiện mô hình này cho công ty bạn!