Cách từ chối các ứng viên xin việc không trúng tuyển

Là một nhà tuyển dụng, bạn có từ chối ứng viên một cách chuyên nghiệp khi họ không phải là người phù hợp không? Từ những cảm nhận của nhiều ứng viên, có vẻ như rất ít nhà tuyển dụng thông phản hồi một cách chuyên nghiệp và đúng cách khiến ứng viên hoang mang, không còn giữ được ấn tượng tốt nữa. Dưới đây là các gợi ý khi bạn cần từ chối ứng viên xin việc theo từng bước trong số 4 bước trong quy trình tuyển dụng của mình.

Vì sao nên thông báo từ chối ứng viên?

Các ứng viên khi đến với bất kỳ công việc nào đều dành thời gian đáng kể để cập nhật CV và viết Cover Letter khi tiếp cận bạn về công việc đã đăng tuyển. Cho dù họ nộp đơn online hay gửi thông tin ứng tuyển, họ vẫn luôn xứng đáng nhận được phản hồi từ bạn. Bạn cần xác nhận rằng bạn đã nhận được hồ sơ, CV của họ. Quá trình này được tự động hóa dễ dàng trong thế giới online lên ngôi này.

Họ cũng cần hiểu các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng của bạn. Vì vậy, họ cần thông báo của bạn về việc liệu họ có được chọn để phỏng vấn hay không. Bạn có thể thông báo cho các ứng viên rằng họ không được chọn cho một cuộc phỏng vấn trong cùng một email, trong đó bạn xác nhận đã nhận CV của họ nếu quá trình lựa chọn của bạn diễn ra nhanh chóng.

Các ứng viên xứng đáng được biết họ đứng ở đâu trong quy trình của bạn ngay cả khi cuối cùng bạn từ chối họ.

Khi nhà tuyển dụng đưa ra phản hồi, các ứng viên sẽ cảm thấy ít lo lắng hơn và tích cực hơn về quá trình tuyển dụng của bạn. Trong cuộc trò chuyện này, bạn cũng nên cho họ biết những điểm mà bạn sẽ trao đổi một cách sơ lược.

Khi nào nên gọi để từ chối ứng viên xin việc

Nhà tuyển dụng hoặc nhân viên nhân sự nên gọi cho những ứng viên mà bạn đang từ chối cũng giống như bạn gọi cho ứng viên mà bạn muốn đưa ra lời mời nhận việc.

Bạn cần để lại cho từng ứng viên một cái nhìn tích cực về tổ chức của bạn mà việc giao tiếp đơn giản, kịp thời sẽ thể hiện điều đó. Ấn tượng tích cực này có thể ảnh hưởng đến việc ứng viên ứng tuyển vào tổ chức của bạn trong tương lai (nếu có).

Hoặc ấn tượng mà họ mất đi có thể ảnh hưởng đến các ứng viên tiềm năng khác cho các đợt tuyển dụng sau này. Các ứng viên chắc chắn là có khả năng trao đổi thông tin cùng nhau khi theo đuổi các nhà tuyển dụng trên thị trường việc làm, chẳng hạn như qua forum, fanpage, review công ty.

Thời điểm từ chối ứng viên thích hợp

Nhiều nhà tuyển dụng chờ đợi cho đến khi kết thúc, thậm chí là đến khi một nhân viên mới bắt đầu công việc thì họ mới thông báo cho những ứng viên không trúng tuyển.

Điều này là thiếu tôn trọng các ứng viên và không phù hợp với các hình ảnh thương hiệu của nhà tuyển dụng chuyên nghiệp. Hãy cho ứng viên biết ngay khi bạn có kết quả quyết định. Đây là cách tiếp cận công bằng duy nhất để từ chối một ứng viên xin việc.

Nếu không, các ứng viên chờ đợi, băn khoăn và cảm thấy như thể hồ sơ và CV của họ bị thất lạc. Hãy tin tưởng rằng cảm nhận của họ về bạn với tư cách là một nhà tuyển dụng tiềm năng cũng quan trọng. 

Theo một báo cáo từ Human Capital Institute, các số liệu thống kê dưới đây về những gì sẽ xảy ra khi một ứng viên bị đối xử không tốt.

• 60% người tìm việc sẽ biết được ứng viên có trải nghiệm tiêu cực với nhà tuyển dụng nào mà họ đang quan tâm.
• 72% người tìm việc cho biết họ đã chia sẻ những trải nghiệm tiêu cực của họ với ứng viên khác thông qua online.
• 55% người tìm việc cho biết đã tránh một số công ty nhất định sau khi đọc các review online tiêu cực.

Quyết đoán & nhất quán trong tiêu chí tuyển chọn

Ngoài ra, với tư cách là một nhà tuyển dụng, nếu bạn đã quyết định rằng ứng viên không phải là người phù hợp cho công việc, việc giữ chân ứng viên đó để dự bị sẽ khiến bạn thuê phải nhân viên có năng lực kém hoặc ít hơn bạn mong đợi. Đây không phải là nền tảng của một quá trình tuyển dụng thành công.

Điều không nên làm khi từ chối ứng viên

Không dùng tư cách cá nhân

Cân nhắc đầu tiên khi bạn từ chối một ứng viên là bạn không từ chối ứng viên đó với tư cách là một cá nhân. Vì vậy, bạn muốn giải thích từ chối theo một khía cạnh tích cực hơn. Đừng sử dụng từ “bị từ chối”.

Thay vào đó, hãy nói "Bộ phận nhân sự đã quyết định rằng họ sẽ không tiếp tục tiếp nhận ứng tuyển của bạn nữa. Chúng tôi sẽ giữ lại đơn ứng tuyển của bạn và xem xét nó khi có thêm cơ hội liên quan khác" (Nếu điều này là cần thiết, nếu không hãy bỏ qua vế thứ hai). Các cảnh báo bổ sung bao gồm những điều này.

Cuộc gọi luôn cần thiết

Bạn có thể từ chối ứng viên bằng email, cho đến khi họ đến công ty của bạn để phỏng vấn xin việc. Sau khi phỏng vấn, bạn phải gọi điện cho người ứng tuyển. Không bao giờ từ chối ứng viên qua email, tin nhắn văn bản, thư thoại.

Đảm bảo ứng viên không thể hiểu sai những từ bạn sử dụng hoặc tìm thấy dấu hiệu về sự thiên vị. Ví dụ, bạn có thể dễ để nói với ứng viên rằng bạn đã quyết định có những ứng viên đủ tiêu chuẩn hơn cho công việc và ứng viên có thể yêu cầu bạn nêu chi tiết về sự khác biệt.

Hãy chú ý rằng bạn luôn cẩn thận trước bất kỳ lời chỉ trích hoặc lời khuyên nào mà bạn đưa ra ngay cả khi ứng viên hỏi về kết quả ứng tuyển. Điều này có thể khiến bạn khó chịu dưới hình thức tranh luận hoặc khiến bạn dễ bị kiện cáo.

Mẫu mail từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Bạn có thể từ chối ứng viên một cách tử tế, hòa nhã, tôn trọng và chuyên nghiệp. Những mẫu mail chối này sẽ gợi ý cho bạn cách soạn.

Mẫu 1:

Subject: Tên ứng viên - Vị trí ứng tuyển

Dear Van,

We appreciate your interest in (Tên công ty bạn) and the position of (Tên vị trí ứng tuyển) for which you applied. After reviewing the applications received by the deadline, yours was not selected for further consideration.

The selection committee appreciates the time you invested in your application. We encourage you to apply for posted and advertised positions in our company, for which you qualify, in the future.

Regards,

Mẫu 2:

Subject: Tên ứng viên - Vị trí ứng tuyển

Dear Nam:

We have reviewed your application for the position of (Tên ứng viên) at (Tên công ty bạn). Unfortunately, we received applications from many more experienced candidates, some with extensive experience in our industry – which you do not have.

So, we will not schedule an interview for you with our company at this time. We do encourage you to apply for open positions that you qualify for in the future with our company.

Thank you again for your application and best wishes for your job search.

Regards,

Mẫu 3: 

Subject: Tên ứng viên - Vị trí ứng tuyển

Dear Minh,

We appreciate that you took the time to apply for the position of (tên vị trí công việc) with our company. We received applications from many people. After reviewing your submitted application materials, we have decided that we will not offer you an interview.

We appreciate that you are interested in our company. Please do apply again in the future should you see a job posting for which you qualify. Again, thank you for applying. We wish you all the best.

Regards,

Mẫu 4:

Subject: Tên ứng viên - Vị trí ứng tuyển

Dear Ms. Nghi,

The HANAH Company wanted to let you know that we received your application for our position as Director of Marketing. Thank you for taking the time to send your resume and cover letter as we know how time-consuming this effort is.

After reviewing all of our applications, you were not selected to come in for an interview. Please don't take this as notice that we are not interested in your qualifications. We reacted favorably to your application materials and encourage you to apply for another role within our company when an appropriate role becomes available.

We wish you all of the best in your current job search and trust that you will find a position that will suit your needs.

Sincerely,

Mẫu 5:

Subject: Tên ứng viên - Vị trí ứng tuyển

Dear Ms. Dung:

Thank you for your application for the position of shipping coordinator at DLT Industries. As you can imagine, we received a large number of applications. I am sorry to inform you that you have not been selected for an interview for this position.

The DLT selection committee thanks you for the time you invested in applying for the shipping coordinator position. We encourage you to apply for future openings for which you qualify.

Best wishes for a successful job search. Thank you, again, for your interest in our company.

Best,

Tạm kết

Ứng viên xin việc ứng tuyển vào một vị trí công việc dù đông hay vắng thì với tư cách là một nhà tuyển dụng bạn cũng cần thể hiện sự tôn trọng đếnt tất cả. Việc từ chối ứng viên không trúng tuyển cũng là một cách thể hiện nên thương hiệu tuyển dụng công ty bạn một cách chuyên nghiệp đến mọi người. Vai trò của nó thậm chí còn có thể mang đến và mở rộng cơ hội tuyển dụng dễ dàng thành công cho công ty bạn sau này! Hi vọng rằng những chia sẻ trên đã hỗ trợ bạn cải tiến tốt hơn quy trình tuyển chọn nhân tài! Chúc bạn may mắn!