Cách viết cover letter hoàn chỉnh

Bạn có cần viết Cover letter (thư xin việc) khi đi xin việc không? Trong hầu hết các trường hợp, câu trả lời là có. Cover letter của bạn có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc nhận được một cuộc phỏng vấn xin việc hoặc hồ sơ xin việc của bạn bị bỏ qua, vì vậy sẽ rất hợp lý khi dành thời gian và nỗ lực cần thiết để viết cover letter cover letter hoàn chỉnh. Cùng xác định lại Cover letter là gì trước khi đọc hướng dẫn cách viết cover letter nhé!

Dưới đây là tất cả thông tin cần thiết để viết Cover letter sẽ khiến hồ sơ ứng tuyển của bạn được chú ý. Xem lại những lời khuyên này để biết những phần cần, cách định dạng và ví dụ về nhiều loại cover letter được viết chuyên nghiệp.

Cover letter là gì?

Trước khi bắt đầu viết, bạn nên tập thói quen xác định mục đích của văn bản bạn sẽ viết. Cover letter là một tài liệu được gửi cùng với CV của bạn để cung cấp thêm thông tin về các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn.

Bức thư cung cấp thông tin chi tiết về lý do tại sao bạn đủ điều kiện cho công việc bạn đang ứng tuyển. Đừng chỉ đơn giản lặp lại hoàn toàn những gì đã có trong CV của bạn - thay vào đó, bạn nên bao gồm các thông tin cụ thể về lý do bạn xứng đáng với các yêu cầu công việc của nhà tuyển dụng. Hãy nghĩ đây như là một lời chào quảng bá thông tin bản thân và giúp bạn có được cuộc phỏng vấn. Như vậy, Cover letter mới tạo ấn tượng tốt nhất cho người đang xem xét nó.

Một Cover letter thường đi kèm với mỗi CV bạn gửi. Nhà tuyển dụng sử dụng Cover letter như một cách sàng lọc ứng viên cho các công việc có sẵn và để xác định ứng viên nào họ muốn phỏng vấn. Nếu một nhà tuyển dụng yêu cầu một lá Cover letter, nó sẽ được liệt kê trong bài đăng công việc. Ngay cả khi công ty không yêu cầu, bạn vẫn có thể viết nó để gửi kèm theo cũng không có vấn đề gì. Nó sẽ cho thấy rằng bạn đã nỗ lực thêm và nhiệt huyết với công việc này.

3 loại khác nhau của Cover letter là gì?

Hãy chọn một loại thư phù hợp với lý do viết của bạn trong các loại dưới đây.

• Thư ứng tuyển một công việc bạn đã biết thông tin
• Thư khảo sát tìm hiểu về các vị trí (nếu mô tả công việc bạn ứng tuyển có nhiều vị trí khác nhau bạn có thể viết lá thư này để vừa ứng tuyển, vừa trình bày vị trí bạn mong muốn được nhận)
• Thư kết nối, hỗ trợ trao đổi thông tin cho công việc bạn đang tìm kiếm (với mục đích là xác nhận lại thông tin về công việc)

Nếu bạn đang xin việc mà thông tin công việc đó được đăng bởi một công ty môi giới, bạn sẽ sử dụng kiểu thứ nhất.
 

Cách viết cover letter hoàn chỉnh trong 6 bước

Bước 1: Phân tích mô tả công việc

Đọc cẩn thận mô tả công việc để xác định các lĩnh vực mà kinh nghiệm của bạn phù hợp nhất với nhu cầu của nhà tuyển dụng. Hãy tìm ra những yêu cầu nào của công ty bạn chọn để làm nổi bật với kỹ năng kinh nghiệm cá nhân bạn,  vì bạn sẽ sử dụng các lựa chọn này để tạo một bảng trong cover letter.

Hãy nhớ rằng, cover letter chỉ nên dài một trang. Những điểm bạn chọn để làm nổi bật phải là những điểm có ý nghĩa nhất đối với vị trí, nhưng cũng là những điểm cung cấp các ví dụ cụ thể và về trải nghiệm đáng nhớ của bạn.

Đặt mục tiêu phù hợp với một nửa yêu cầu của công ty, nhưng giữ nó dưới năm hoặc sáu trên tổng số. Hãy chắc chắn rằng bạn biết làm thế nào là phù hợp giữa trình độ của bạn với một bảng mô tả công việc.
 

Lưu ý:
Khi bạn sao chép và dán từ mô tả công việc vào trình xử lý văn bản của mình, hãy đọc lại các lỗi chính tả. Người duyệt hồ sơ chỉ đọc một lần họ sẽ không quan tâm rằng lỗi đó có phải do máy hay chính bạn gây ra nên hãy cẩn thận đọc lại.
 

Bước 2: Xác định chức danh, bộ phận mà bạn sẽ gửi đến

Nếu nó không được cung cấp trong thông báo tuyển dụng, hãy kiểm tra qua Facebook, LinkedIn, Twitter và thậm chí Instagram để tìm chức danh nếu có thể, thậm chí bạn nên để tên họ để gửi thư.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng tìm kiếm nâng cao của Twitter để tìm tên và nếu công ty có hồ sơ trên LinkedIn, bạn có thể lấy thông tin ở đó.

Tìm một cá nhân để gửi cũng phải rất cân nhắc. Để an toàn bạn nên tìm kiếm phòng Nhân sự - tốt nhất là giám đốc hoặc người quản lý - hoặc cấp cao hơn trong bộ phận bạn đang ứng tuyển.

Đây là một cách quan trọng để mở đầu cho hồ sơ xin việc của bạn và đảm bảo thông tin được trao đổi trong Cover Letter là đúng người.
 

Lưu ý:

• Hãy điều chỉnh cài đặt quyền riêng tư của bạn trên Linked để người khác không thể thấy rằng bạn đã xem hồ sơ của họ. Mặc dù kết nối với một công ty trên LinkedIn có thể là một cách tốt để tăng khả năng hiển thị của bạn, nhưng có lẽ bạn không cần họ thấy rằng bạn đã nhấp qua toàn bộ nhân viên của họ trên LinkedIn.
• Nếu bạn biết ai đó ở công ty có thể giới thiệu bạn cho công việc, hãy đề cập đến họ trong đoạn đầu tiên của thư.
• Nếu bạn không thể tìm thấy tên của một người, hãy biết cách giải quyết thích hợp ở đầu thư mà không cần tên.

Bước 3:Tạo bảng hoặc đoạn văn làm nổi bật trình độ của bạn

Trong cách viết Cover letter, ở bước này bạn hãy tạo một bảng hai cột với các yêu cầu của công ty ở bên trái và các kỹ năng tương ứng của bạn ở bên phải. Sau đó, lấy số lượng yêu cầu bạn chọn và thêm một yêu cầu cho tiêu đề. Vì vậy, với ví dụ này, tập trung vào năm điểm, bảng là hai cột đều nhau với sáu hàng.

Lưu ý:

• Nếu bạn gặp khó khăn về ý tưởng kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với công việc phải nhập ở bên phải của bảng, hãy tìm một bản mô tả công việc cho vị trí hiện tại hoặc xem lại trong quá khứ của bạn, điều này sẽ cung cấp cho diễn đạt được về trách nhiệm và kỹ năng chuyên nghiệp và cá nhân của bạn.
• Nếu bạn gặp khó khăn khi tạo bảng, bạn có thể viết thành đoạn văn.

Bước 4: Format của Cover Letter 

Sau khi đã tạo bảng của mình, sao chép và dán nó vào phần thân của cover letter. Format này thường được gọi là Format hình chữ “T”. Bảng phải đi ở giữa đoạn giới thiệu của bạn và trước khi kết thúc.

Trong bước này của cách viết Cover letter thì đó là cách trình bày dễ nhìn nhất, bạn nên để bảng với các đường viền vô hình, mặc dù nó không thực sự cần thiết. 

Lưu ý:
Lưu Cover letter của bạn dưới dạng tệp PDF để tài liệu giữ lại định dạng phù hợp khi mở và xem.

Bước 5: Kết thúc thư và theo dõi 

Kết thúc Cover letter với lời hứa sẽ đợi tin phản hồi. Theo cách đó, ngay cả khi hồ sơ của bạn bị lẫn trong một núi hồ sơ. Khi bạn liên hệ với nhà tuyển dụng, họ sẽ được nhắc bạn in lại và mang theo cover letter và tiếp tục xem xét lại.

Cuối cùng, hãy chắc chắn đọc lại thư xin việc của bạn để nó không bị lỗi.

Lưu ý:
Bạn phải chắc chắn rằng mình là người đúng giờ khi trình bày điều đó trong thư cũng như khả năng thực hiện lời hứa. Nếu bạn đã gửi nhiều hồ sơ khác nhau đến các nhà tuyển dụng khác nhau và gặp khó khăn trong việc theo dõi, hãy lập một bảng Excel hoặc đặt lời nhắc bằng điện thoại của bạn.

Bước 6: Gửi hoặc Upload cover letter của bạn

Cách bạn gửi Cover letter và CV cho nhà tuyển dụng tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức. Bạn có thể được yêu cầu tải tài liệu hồ sơ lên trang web của công ty hoặc lên bảng mô tả công việc. Hoặc, bạn có thể được yêu cầu gửi email, thậm chí gửi thư.

Bạn có thể yên tâm về Cover letter khi hoàn thành xong 6 bước trên. Hi vọng với hướng dẫn cách viết Cover letter này sẽ giúp bạn nhận được offer công việc mà bạn yêu thích. Chúc bạn thành công!