Cách viết mô tả công việc chuẩn và thu hút ứng viên

Mô tả công việc là cần thiết cho quá trình tuyển dụng. Một bản mô tả công việc được viết tốt sẽ thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn, thông báo cho họ về công ty và vai trò họ đang ứng tuyển.
Viết một bản mô tả công việc chính xác và hiệu quả có thể tốn thời gian, nhưng học cách viết mô tả công việc đúng cách rất đáng để nỗ lực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về cách viết mô tả công việc thuyết phục giúp ứng viên hiểu rõ những gì bạn đang tìm kiếm ở một nhân viên.

Mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc là một phác thảo rõ ràng và ngắn gọn về trách nhiệm, trình độ và kỹ năng cần thiết của vị trí công việc. Về cơ bản, mô tả công việc là một quảng cáo chi tiết cho một vị trí đang cần tuyển dụng.

Mục đích của bản mô tả công việc là thu hút các ứng viên đủ điều kiện trở thành thành viên  của công ty hoặc tổ chức bạn. Bản mô tả công việc nhằm đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, hướng dẫn các cuộc phỏng vấn và trả lời câu hỏi “người đảm nhận công việc này sẽ làm gì?”

Bản mô tả công việc có gì?

Độ dài tiêu chuẩn

Mô tả công việc phải đủ ngắn gọn để thu hút sự chú ý của ứng viên nhưng đủ dài để đưa ra một bức tranh rõ ràng về vai trò và những kỳ vọng đi kèm với nó. Nói chung, các mô tả công việc nằm trong khoảng từ 300 đến 660 từ là vừa đủ hiệu quả!

Các nội dung cần đề cập

Mô tả công việc của bạn phải đủ mô tả để ứng viên hiểu liệu họ có đủ điều kiện cho vị trí tuyển dụng của bạn hay không. Mô tả công việc đó nên bao gồm loại công việc cụ thể, cách thức hoàn thành công việc đó, các kỹ năng cần thiết cho công việc và mục đích của công việc vì nó liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức.

Cấu trúc mô tả công việc

Hầu hết các nhà tuyển dụng sử dụng một mẫu mô tả công việc tiêu chuẩn. Viết theo cấu trúc này sẽ giúp nhà tuyển dụng thao tác dễ hơn và được tìm thấy hiệu quả hơn trên các nền tảng tìm việc làm. Qua đó, ứng viên cũng nhanh chóng tìm ra và đối chiếu được các thông tin nhanh hơn để biết mình có hợp để ứng tuyển công việc này!

Tiêu đề công việc (Job Title)

Tiêu đề là một mô tả ngắn gọn, từ một đến bốn từ về công việc phản ánh nội dung, mục đích và phạm vi của nó. Nó phải tuân thủ các chức danh công việc tiêu chuẩn của ngành có vai trò tương tự.

Thông tin công ty (About us)

Cung cấp một đoạn văn về mục tiêu, văn hóa và các phúc lợi của công ty bạn và điều gì làm cho công ty của bạn trở nên độc đáo. Đoạn này cũng nên bao gồm chức danh của người mà vị trí đó được quản lý.

Khái quát công việc (Summary)

Phần này là một đoạn văn dài từ ba đến bốn câu cung cấp cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao về vai trò và phạm vi trách nhiệm. Bạn cũng có thể bao gồm vị trí tuyển dụng và mục đích công việc trong bản tóm tắt.

Nhiệm vụ và trách nhiệm (Responsibilities)

Đừng nhầm lẫn với trình độ chuyên môn, đây là danh sách gạch đầu dòng chi tiết nhưng ngắn gọn về tất cả các nhiệm vụ của vai trò bạn đang tuyển người. Bất kỳ khả năng quản lý hay và tài chính nào cũng có thể được liệt kê ở đây.

Trình độ và năng lực (Qualification)

Yêu cầu kỹ năng và mức độ thành thạo dự kiến cần thiết cho vị trí tạo nên phần trình độ. Các yêu cầu về kỹ năng cứng, kỹ năng mềm, trình độ học vấn, chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc trước đây có thể được liệt kê dưới dạng các gạch đầu dòng.

Phục cấp và phúc lợi (Compensation and benefits)

Phần này ngày càng có ý nghĩa quan trọng trong một bản mô tả công việc thực sự thu hút! Về cơ bản, nhà tuyển dụng càng rõ ràng về các đãi ngộ dành cho người sẽ cống hiến giá trị cho công ty họ sẽ càng nhận được sự quan tâm! Thế nên, để quá trình tuyển dụng được suôn sẻ hơn bạn nên đầu tư thêm cho mục này nhé!.

Cách viết mô tả công việc trong 8 bước

Viết \mô tả công việc dường như là một công việc khó khăn và phức tạp. Tuy nhiên, nếu bạn có một quy trình đơn rõ ràng để làm theo từ trước, thì mọi thứ sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều. Dưới đây là 8 bước điển hình để có một mô tả công việc tiêu chuẩn

Bước 1: Chức danh công việc

Đây là phần cũng khá nhiều thách thức để suy nghĩ một cái tên mà người đọc có thể hình dung đúng về vị trí tuyển dụng để bắt đầu đọc tiếp vào nội dung! Vì thế, hãy chọn lọc các từ ngữ thông dụng và đơn giản thay vì sử dụng một thuật ngữ không phổ biến, có thể chỉ đang dùng cho nội bộ công ty bạn>

Ví dụ: “Software Developer level 4” thì cần chỉnh lại là: “Senior Software Developer”. Thay vì “Thiên tài”, hãy sử dụng “Chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật”. Thay vì "Cast Members", hãy dùng "Sales Associates.".

Bước 2: Giới thiệu công ty

Các ứng viên muốn biết nhiều về nơi họ sẽ làm việc cũng như cách họ sẽ làm việc. Mô tả sứ mệnh và văn hóa của công ty bạn, quy mô tổ chức của bạn và điều gì làm cho công ty của bạn trở nên độc đáo. Đối với phần này sự trực quan cũng rất quan trọng, bạn nên tìm các hình ảnh làm việc và các hoạt động tập thế liên quan để quảng bá khi đăng lên các nền tảng tuyển dụng.

Bước 3: Tổng quan công việc

Đoạn này chỉ đơn giản là một cái nhìn tổng quan về công việc. Bao gồm một đoạn ngắn về trách nhiệm hàng ngày, cách công việc này phù hợp và kết hợp với tổ chức của bạn, cơ hội phát triển và ai trong công ty sẽ cùng hợp tác với người đảm nhận công việc này.

Bước 4: List các nhiệm vụ và trách nhiệm

Trước tiên, hãy viết ra mọi trách nhiệm mà bạn có thể nghĩ ra cho vị trí công việc này. Sau đó cắt toàn bộ danh sách xuống còn 7 đến 10 nhiệm vụ chính và thêm chúng vào bản mô tả công việc của bạn theo thứ tự quan trọng. Đối với mỗi trách nhiệm, hãy viết ra lý do và cách thức các nhiệm vụ sẽ được thực hiện.

Nội dung các nhiệm vụ cần đáp ứng:

• Nhiệm vụ chuyên môn cho công ty bạn
• Các hoạt động hàng ngày của vị trí
• Trách nhiệm tài chính nếu có
• Trách nhiệm quản lý và giám sát
• Hỗ trợ tuyển chọn khi tuyển dụng
• Kỷ luật
• Ủy thác
• Training
• Đưa ra đánh giá hiệu suất

Bước 5: Danh sách các yêu cầu năng lực

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các bằng cấp mà ứng viên lý tưởng của bạn nên có.

• Trình độ chuyên môn có thể bao gồm:
• Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm
• Trình độ học vấn
• Kinh nghiệm làm việc trước đây
• Các chứng chỉ
• Số năm kinh nghiệm
• Kỹ năng công nghệ
• Kỳ vọng về năng lực giao tiếp và giải quyết vấn đề
• Những đặc điểm tính cách mà bạn hy vọng ở một ứng viên

Sau đó thêm mức độ am hiểu thành thạo dự kiến vào bất kỳ kỹ năng kỹ thuật nào.

Các mức độ kiến thức là:

• Kiến thức làm việc có nghĩa là ứng viên hiểu các nguyên tắc và thuật ngữ cơ bản và có thể giải quyết các vấn đề đơn giản.
• Kiến thức chung có nghĩa là họ có thể thực hiện hầu hết công việc trong các tình huống điển hình và có hiểu biết toàn diện về các tình huống tiêu chuẩn.
• Kiến thức thấu đáo liên quan đến việc có đủ hiểu biết về kỹ năng với khả năng giải quyết các vấn đề bất thường và điển hình cũng như tư vấn về các vấn đề kỹ thuật.
• Kiến thức toàn diện là sở hữu hoàn toàn thành thạo kỹ năng.

Cuối cùng, chia các kỹ năng thành 2 loại: bắt buộc có và lợi thế nếu có! 

Các kỹ năng phải có là cần thiết cho vị trí này. Những kỹ năng là lợi thế nếu có sẽ tạo thêm các đại ngộ cho nhân viên đó nhưng có thể được dạy trong công việc hoặc không quá quan trọng.

Bước 6: Lương thưởng và phúc lợi

Bao gồm lương thưởng và phúc lợi là một phần tùy chọn của mô tả công việc. Tuy nhiên, hơn một nửa số ứng viên trong một cuộc khảo sát cho biết họ hiếm khi thấy mô tả công việc có thông tin về lương. Thế nên, thêm vào phạm vi lương sẽ giúp mô tả công việc nổi bật. Theo cuộc khảo sát tương tự, những người tìm việc nói rằng họ rất quan tâm đến thông tin tiền lương trong mô tả công việc!

Mức lương có thể được viết trong một phạm vi, hoặc mức cao nhất có thể đạt được. Một số vai trò hoặc tùy thuộc vào công ty có thể thêm thông tin tuyển dụng. Đặc quyền và lợi ích nên được viết dưới dạng danh sách gạch đầu dòng.

Đặc quyền và phúc lợi hàng đầu:

• Thời gian nghỉ có lương
• Chăm sóc trẻ em
• Chế độ hưu trí, thâm niên
• Chương trình chăm sóc sức khỏe
• Bảo hiểm y tế, nha khoa, nhân thọ và thị lực
• Thời gian làm việc linh hoạt
• Làm tại văn phòng, từ xa hoặc kết hợp
• Trợ cấp thiết lập văn phòng tại nhà
• Đồ ăn nhẹ tại văn phòng, bữa sáng, bữa trưa hoặc cà phê
• Hoàn trả học phí hoặc chương trình hỗ trợ cho vay sinh viên
• Đào tạo và định hướng thăng tiến

Bước 7: Thông tin bổ sung

Bạn có thể muốn bao gồm thông tin bổ sung ở trên và ngoài cấu trúc tiêu chuẩn. Bạn có thể bao gồm các mục này ở cuối mô tả công việc của mình, nhưng hãy ngắn gọn.

Các mục tùy chọn bạn có thể là:

• Môi trường làm việc, chẳng hạn như văn phòng hoặc ngoài trời
• Tiếp xúc với nguy cơ tiềm ẩn như vật liệu nguy hiểm, tiếng ồn lớn hoặc quá nóng hoặc quá lạnh
• Các yêu cầu thể chất cần thiết, chẳng hạn như leo trèo, đứng, khom lưng hoặc đánh máy
• Các yêu cầu về nỗ lực thể chất như nâng và trọng lượng tối đa được chỉ định mà nhân viên dự kiến ​​sẽ nâng
• Làm việc theo ca hoặc kỳ vọng về lịch trình không điển hình như làm việc vào cuối tuần, ban đêm hoặc theo ca trực
• Yêu cầu về di chuyển khi làm việc
• Chi tiết liên quan đến bộ phận

Bước 8: Chỉnh sửa mô tả công việc

Hãy chắc chắn dành thời gian để chỉnh sửa và đọc lại mô tả công việc của bạn trước khi bạn đăng nó. Kiểm tra lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả, đơn giản hóa câu văn càng nhiều càng tốt và kiểm tra kỹ xem bạn đã bao gồm tất cả các thông tin cần thiết chưa.

Những điều cần tránh khi viết mô tả công việc

Nếu bạn muốn các ứng viên đủ tiêu chuẩn sẽ ứng tuyển khi xem bản mô tả công việc của mình, bạn nên tránh những lỗi phổ biến này. Hãy thử các mẹo này để cải thiện khả năng viết rõ ràng và cụ thể.

Mô tả công việc chi tiết quá mức

Một bản mô tả công việc dày đặc rất khó đọc và có thể khiến các ứng viên tiềm năng chuyển sang các cơ hội khác thay vì ứng tuyển. 

• Chỉ bao gồm các hoạt động thiết yếu và tránh đề cập đến các nhiệm vụ đôi khi mới diễn ra. 
• Không bao gồm các nhiệm vụ có thể được thêm vào trong tương lai. 
• Sự ngắn gọn còn lại sẽ nâng cao sự hiểu biết của ứng viên.

Nhiệm vụ công việc mơ hồ

Tránh mơ hồ trong mô tả công việc đặc biệt là phần trách nhiệm và nhiệm vụ. Nếu bạn sử dụng các động từ hành động, hãy mô tả phạm vi và ngữ cảnh thực hiện nhiệm vụ đó.

Ví dụ: thay vì viết “Hỗ trợ Marketing Manager”, hãy viết “Hỗ trợ Marketing manager lập kế hoạch Content bằng cách nghiên cứu từ khóa, theo dõi hiệu suất blog và lên lịch cho các chủ đề”.

Rườm rà

Tiết kiệm thời gian cho bản thân và ứng viên của bạn bằng cách hạn chế dư thừa trong từ ngữ. Đọc lướt qua mô tả công việc của bạn sau khi lần viết đầu tiên và tìm kiếm bất kỳ từ ngữ hoặc trách nhiệm nào bị lặp lại. Nếu có thể, hãy thử gộp các nhiệm vụ liên quan lại với nhau trong phần trách nhiệm hoặc trình độ.

Sử dụng từ kém phổ biến

Hãy luôn sử dụng cách diễn đạt đơn giản và dễ hiểu. Ngoài ra, hãy làm cho ngôn ngữ trong mô tả công việc của bạn càng bao hàm càng tốt. Để làm cho bản mô tả công việc của bạn trở nên toàn diện, hãy tránh sử dụng các đại từ chỉ giới tính và không sử dụng các thuật ngữ nội bộ của công ty.

Yêu cần năng lực không chính xác

Tốt nhất là chỉ bao gồm các kỹ năng cần thiết tối thiểu cho vị trí. Liệt kê những kỳ vọng vô lý có thể cung cấp cho bạn một ứng viên vượt quá tiêu chuẩn, những người không phù hợp cho vị trí tuyển dụng dù có được chọn lựa thì khả năng gắn bó lâu dài cũng thấp!

Sự phân biệt và kỳ thị

Chắc chắn không có bất cứ nhà tuyển dụng nào muốn thể hiện rằng họ phân biệt đối xử hay kì thị một nhóm đối tượng nhất định! Nhưng trong một số tình huống vô thức bạn đã vô tình để lộ điều này trong mô tả công việc! Đó có thể là phân biệt sắc tộc, định kiến vùng miền, giới tính,...

Tạm kết

Mô tả công việc là một tài liệu truyền đạt khái quát nhưng cũng vừa đủ cụ thể để giúp những người tìm việc thích hợp quan tâm và ứng tuyển! Tuy nhiên, việc viết mô tả công việc hiệu quả như thế này cũng là một công việc khá thử thách! Hi vọng rằng với các hướng dẫn và gợi ý trên đã giúp bạn thực hiện các mô tả công việc chuẩn chỉ một cách đơn giản và nhanh chóng hơn! Chúc bạn thành công!