10 Bước tổ chức cuộc họp hiệu quả

Để tổ chức cuộc họp hiệu quả, bạn sẽ cần lên kế hoạch trước, biết những gì bạn muốn đạt được sau cuộc họp và tạo một sắp xếp các nội dung phù hợp. GrowUpWork gợi ý 10 bước cho toàn bộ: trước, trong và sau cuộc họp của bạn để đảm bảo chúng thực sự hiệu quả

Dưới đây là các bước cần thực hiện để tổ chức cuộc họp hiệu quả. Chúng được chia nhỏ và xếp theo các nhóm công việc bạn nên làm trước, trong và sau các cuộc họp.

Có thể bạn quan tâm: Lao động Việt Nam thường thiếu kỹ năng gì khi làm việc tại Nhật?

Chuẩn bị trước cuộc họp

Trước khi bạn lên lịch một cuộc họp, hãy quyết định xem bạn muốn cuộc họp hoàn thành, giải quyết vấn đề gì và nhiệm vụ sẽ do ai đảm nhận. Cuộc họp là một cách truyền đạt mà một người cung cấp thông tin cho cuộc đối thoại hai chiều. Mục đích của cuộc họp là để thu thập thông tin quan trọng trên các quyết định hoặc đảm bảo sự liên kết tại nơi làm việc. Đảm bảo được khâu đầu tiên này bạn sẽ cảm thấy rõ ràng cho một kế hoạch nhằm tổ chức cuộc họp hiệu quả.

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn cung cấp thông tin và không cần phản hồi từ nhiều phía thì một cuộc họp có thể không phải là phương thức giao tiếp hiệu quả. Thay vì thế, có lẻ bạn nên gửi email, hoặc ghi lại tin nhắn âm thanh hoặc video nhanh chóng? Hãy xác định về mục đích bạn muốn đạt được trước khi tổ chức một cuộc họp.

1. Xác định những gì bạn muốn hoàn thành

Một cuộc họp nên có mục đích, chẳng hạn như cập nhật dự án, rút kinh nghiệm hoặc phản hồi của khách hàng. Nếu bạn không thể nghĩ về một mục đích, thì cuộc họp chắc chắn sẽ không hiệu quả. Ví dụ, các cuộc họp diễn ra hàng tuần hoặc hàng tháng, không sẽ thật vô nghĩa trừ khi bạn biết trước những gì bạn muốn đạt được thì khi đó mới có thể tổ chức cuộc họp hiểu quả.
Trước khi bạn lên lịch một cuộc họp, hãy tự hỏi: tại sao bạn cần phải họp? Các câu hỏi có thể giúp bạn xác định xem cuộc họp có sử dụng tốt nhất thời gian hiệu quả không vì đó không chỉ là thời gian của bạn mà còn của những người khác!

• Có thông tin nào tôi cần chia sẻ với những người tham dự phức tạp đến mức họ có thể cần đặt câu hỏi về nó không?
• Có quyết định nào mà tôi cần người tham dự để cung cấp phản hồi không?
• Có những lo ngại mà tôi cần chắc chắn rằng mọi người đều nghe và hiểu để họ có thể giúp khắc phục chúng?
• Có lời khen ngợi nào mà tôi muốn chia sẻ trước đội để thúc đẩy nhân viên ở cấp độ cao hơn không?
• Có những thông tin mới về dự án mà các thành viên trong nhóm cần biết, để biết phải làm gì tiếp theo?
• Nhóm có thông tin nào mà tôi hoặc mọi người cần biết không?
• Có các quy trình đào tạo hoặc an toàn cần được xem xét, cập nhật hoặc giải thích không?

2. Soạn và Lập trình tự nội dung của cuộc họp (Agenda)

Để giúp chuẩn bị cho cuộc họp của bạn và xác nhận rằng cuộc họp là cách tiếp cận tốt nhất, hãy lập nội dung trình tự cho nó. Bước này sẽ phác thảo những gì bạn muốn thực hiện, định lượng thời gian và người phù hợp nhất để trình bày từng chủ đề và / hoặc tạo điều kiện cho phản hồi về nó.

Chúng tôi đã cung cấp một mẫu chương trình họp đơn giản ở trên và một ví dụ dưới đây để giúp bạn suy nghĩ về các chủ đề của mình. Mẫu này có thể được sử dụng để hướng dẫn bạn lên kế hoạch cho cuộc họp và suy nghĩ thông qua những người cần tham dự.

3. Quyết định những ai phải tham gia cuộc họp

Nhiều nhân viên không thích tham dự các cuộc họp, bởi vì, thẳng thắn, họ sẽ cảm thấy nhàm chán nếu nội dung không liên quan đến bộ phận của họ. Do đó, chỉ mời đến cuộc họp của bạn những người nắm khái quát thông tin mà bạn cần. Nếu cuộc họp của bạn có nghĩa là để có kế hoạch một dự án, hãy mời những người có nhiệm vụ trong dự án đó. Nếu cuộc họp là để có được một quyết định, chỉ mời những người có ý kiến này sẽ được xem xét. Như vậy, yếu tố người tham dự quyết định rất lớn trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả.

Điều đó đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều cuộc họp hơn, nhưng nhỏ hơn. Thay vì yêu cầu một đội ngũ nhân viên đông đảo tham dự một cuộc họp nhóm lớn, hãy xem xét liệu chỉ một phần nhỏ liên quan đến vấn đề mà mục đích của cuộc họp này hướng đến. Vì vậy, hãy tiến hành một cuộc họp ngắn hơn về chủ đề đó, chỉ với các cá nhân thực sự liên quan.

4. Quyết định hình thức, thời gian và địa điểm cụ thể cho cuộc họp

Ngoài việc tìm ra ai sẽ tham dự, và những gì bạn đang cố gắng thực hiện với cuộc họp của mình, bạn sẽ muốn chọn một format cho cuộc họp. Ví dụ: nếu bạn cần một quyết định nhanh chóng liên quan đến nhiều người, một cuộc họp qua điện thoại ngắn (cuộc gọi hội nghị) có thể đủ. Các câu hỏi về format cuộc họp của bạn có thể bao gồm:

• Chúng ta có cần gặp mặt trực tiếp không?
• Cuộc họp có cần phải ở chế độ riêng tư (ngoài tầm nghe của người khác) không?
• Chúng ta có thể làm cuộc họp thông qua điện thoại?
• (Hoặc các hình thức tương tự để người tham gia từ xa?)
• Nếu bạn đang thảo luận về thông tin nhạy cảm hoặc một vấn đề có thể gây dễ hiểu lầm, thì các cuộc gặp mặt trực tiếp là tốt nhất vì người tham dự có thể  đặt câu hỏi và đọc ngôn ngữ cơ thể, cũng như nghe phản hồi để thông tin truyền đạt được chính xác nhất.

Một số cuộc họp, chẳng hạn như những cuộc họp bao gồm thông tin tài chính hoặc thay đổi nhân viên như sa thải, có thể cần phải được tổ chức ở một khu vực riêng tư hoặc ngoài cơ quan.

Nếu nhóm của bạn ở xa thì phương án tốt nhất là một cuộc họp video. Điều đó làm giảm việc đi lại và có thể khiến tất cả mọi người trong cùng một phòng tập hợp nhanh hơn. Hình thức cuộc họp của bạn có thể được thêm vào mẫu agenda của bạn để mọi người trong danh sách mời biết về cách bạn dự định gặp mặt.

Chọn thời gian phù hợp với tất cả những người tham dự

Lên lịch cho cuộc họp là phần dễ dàng. Nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cho những nhân viên ở xa, những người làm việc ở múi giờ khác. Một số thành viên cũng sẽ muốn họp ngoài giờ làm việc cao điểm của họ.

Ví dụ: Nếu bạn điều hành một nhà hàng, bạn có thể muốn nhân viên đến sớm trong cuộc họp 30 phút để bàn về thực đơn và thay đổi giá. Tuy nhiên, một số nhân viên có thể có vấn đề vì ca phục vụ của họ vào ban ngày hoặc vấn đề về giao thông buổi sáng.

Hoặc nếu bạn có nhân viên làm việc ở các múi giờ hoặc ca khác nhau, bạn có thể cần lên lịch cho cùng một cuộc họp nhiều lần để kết nối với tất cả nhân viên. Nếu bạn có nhân viên làm việc hàng giờ, yêu cầu họ ở lại trễ một giờ cho cuộc họp có thể khiến bạn phải trả tiền cho họ ngoài giờ.

Thời lượng

Hầu hết các cuộc họp kinh doanh được lên kế hoạch cho một khung thời gian 01 giờ. Tuy nhiên, năng lực tập trung cao độ của 1 người trưởng thành trung bình chỉ từ 5 - 10 phút. Tốt  hơn hết là bạn nên tiến hành các cuộc họp ngắn hơn, thường xuyên hơn và bổ sung cho cuộc họp bằng tài liệu, trước khi bắt đầu làm việc hoặc chọn hình thức họp khác.

Ví dụ: Nếu cuộc họp của bạn về mục tiêu sales, hãy gửi nội dung và tài liệu qua email trước cho họ. Sau đó, hỏi nhân viên bán hàng nếu họ có câu hỏi về việc đạt được những mục tiêu đó. Nếu bạn chỉ đơn giản là đọc các mục tiêu tuần này qua tuần khác, thì người tham gia sẽ khó mà tập trung được.

Thử thách bản thân để tập trung hơn, nhưng các cuộc họp ngắn hơn bằng cách lên kế hoạch trước những thông tin nào sẽ được cung cấp và giữ cho cuộc họp tập trung vào những khía cạnh cần thảo luận hoặc giải thích. Chúng ta có thể tiết kiệm thời gian đối với những trình bày mang yếu tố lặp đi lặp lại mà chỉ tập trung vào những vấn đề mới, quan trọng.

5. Mời người tham dự

Khi bạn chọn thời gian, để tổ chức cuộc họp hiệu quả và dễ dàng, bạn nên sử dụng lịch trực tuyến. Hoặc nếu bạn đã sử dụng một ứng dụng liên lạc như các công cụ nhắn tin và liên lạc miễn phí, bạn có thể thông báo cho mọi người rằng bạn sẽ có một cuộc họp.

Trong khi diễn ra cuộc họp: Điều hành cuộc họp

Cách bạn bắt đầu và kết thúc cuộc họp là hai yếu tố sẽ cải thiện việc tổ chức cuộc họp hiệu quả. Là con người, chúng ta rất thích không khí thoải mái và quan tâm với những gì xảy ra với các đồng nghiệp xung quanh. Các cuộc họp cũng tạo điều kiện cho điều đó. Tuy nhiên, quá thoải mái có thể làm chúng ta sao nhãng mục đích chính.

6. Chào mừng & giới thiệu

Một số nhà chủ trì cuộc họp muốn bắt đầu các cuộc họp của họ với một hoạt động văn hóa hoặc xây dựng đội nhóm để tận dụng thời gian. Họ coi việc xây dựng đội ngũ hoặc xây dựng văn hóa là một phần trong mục đích gặp gỡ.

Nhưng ngay cả khi bạn không quá chú trọng điều này, thì việc dành thời gian chào đón những người tham dự vẫn rất cần thiết (không khác gì bạn sẽ chào đón khách hàng bước vào cửa của bạn). Ở bước này, người chủ trì nên phổ biến cho người tham dự biết những gì họ muốn đạt được. Ví dụ, bạn có thể nói: “Tôi rất vui vì bạn đã ở đây. Chúng ta sẽ bắt đầu trong năm phút nữa. Tôi mong chờ tất cả chúng ta sẽ nắm bắt được những thông tin mà tôi truyền đạt!”
Điều này giúp tập trung những người tham dự của bạn Sự chú ý về lý do tại sao họ ở đó.

7. Đánh giá Agenda và nhận phản hồi

Một cuộc họp trang trọng, việc đánh giá agenda (nội dung trình tự) đặt ra giai đoạn rất cần thiết cho việc theo dõi tiến độ cuộc họp. Ví dụ: nếu cuộc họp của bạn là về cải tiến đảm bảo an toàn trong sản xuất, bạn có thể bao gồm các kết quả của cuộc kiểm tra an toàn gần đây và muốn thực hiện ba thay đổi mà sẽ được mọi người đề xuất trong cuộc họp. Sau đó, có lẽ bạn sẽ đưa ra câu hỏi ở cuối. Điều này mang lại cho người tham dự một trọng tâm. Để hiệu quả hơn nữa bạn nên xác định cho họ thời gian mà bạn muốn vấn đề này được chốt lạ.

Trước khi bạn khởi động vào các chủ đề, hãy hỏi những người tham dự xem liêu có bất cứ điều gì liên quan đến chủ đề mà họ muốn đảm bảo bạn biết không. Ví dụ, có lẽ một người tham dự có một câu hỏi về cách họ nên chia sẻ mối quan tâm về an toàn.
Nếu bạn thích sự đề xuất từ mọi người, thì có thể cho mọi người cơ hội chia sẻ. Nếu không, bạn có thể viết nó ra và gợi ý một cuộc hội thoại mà bạn sẽ hẹn lại. Trong cả hai trường hợp, bạn đã làm cho những người tham dự cảm thấy như họ là một phần của cuộc họp, chứ không phải là những người ngoài cuộc, thụ động.

8. Làm việc thông qua các mục trong Agenda

Làm việc thông qua agenda, bạn có thể tập trung từng cái, vừa có thể bao quát chủ đề, yêu cầu phản hồi và chuyển sang mục tiếp theo. Hoặc bạn có thể yêu cầu tất cả các câu hỏi được giữ cho đến khi kết thúc. Một phương pháp hữu hiệu để tránh cuộc họp trở thành cuộc đối thoại.

Để làm điều đó, có những người tham dự khác nhau lần lượt trình bày thông tin, chủ đề thảo luận hoặc tiêu chí quyết định. Bằng cách đó, bạn có thể tạo điều kiện cho cuộc họp và những người tham dự cuộc họp giải quyết được vấn đề trong công việc của họ.

Các vấn đề trong công việc mà không nằm trong Agenda cuộc họp

Điều này chắc chắn sẽ xảy ra, ai đó sẽ đưa ra một chủ đề hoặc mối quan tâm ít liên quan hoặc hoàn toàn không liên quan đến chủ đề cuộc họp. Nếu bạn vẫn muốn người đó tiếp tục tham gia, cách tốt nhất là bạn nên đề nghị theo dõi vấn đề đó sau và trong những cuộc họp liên quan hơn. Trên thực tế đây là vấn đề khó kiểm soát và gây cản trở nhất để bạn tổ chức cuộc họp hiệu quả.

Nếu bạn xao nhãng vào một bình luận hoặc câu hỏi ngoài chủ đề, cuộc họp có thể bị lạc hướng.
Hãy sẵn sàng bút giấy hoặc một tấm bảng trong cuộc để note lại các thông tin cần thiết và ý kiến của mọi người để không bỏ sót và người đóng góp ý kiến cảm thấy được lắng nghe và trân trọng.

9. Ghi lại các bước tiếp theo

Một sai lầm lớn mà chủ doanh nghiệp và người quản lý mắc phải khi tiến hành các cuộc họp là không nắm bắt được các bước tiếp theo. Nếu bạn đã đưa ra quyết định tại một cuộc họp, chẳng hạn như thay đổi một thủ tục hoặc hoàn thành một dự án, quyết định đó cần phải được ghi lại và theo dõi. Nếu không, những lời nói sẽ bay vào không khí cho đến cuộc họp tiếp theo, khi cuối cùng sẽ có người nói: “Chuyện gì đã xảy ra với điều đó?”

Nói cách khác, ta cần phân công rõ ràng người theo dõi cho từng mục hành động, quyết định hoặc bước tiếp theo.

Với ba câu hỏi Việc gì, ai chịu trách nhiệm, và thời hạn

Sau cuộc họp: Tổng kết và theo dõi

Tầm quan trọng để có một cuộc họp về một chủ đề cao bao nhiêu thì tầm quan trọng để theo dõi nó cũng cao bấy nhiêu. Bạn có thể làm điều này bằng cách gửi email nhanh chóng để nhắc nhở người tham dự về những gì họ đã đồng ý. Hoặc bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ dự án để chắc chắn rằng các bước tiếp theo được thực hiện và hoàn thành.

10. Theo dõi các mục hành động

Bạn nên ghi lại các nhiệm vụ tiếp theo:

• Nhắc nhở về ngày đáo hạn cho những người đã chấp nhận nhiệm vụ cụ thể
• Theo dõi các mục hành động, như thông tin mà bạn đã hứa sẽ cung cấp
• Thay đổi thủ tục hoặc tài liệu cần được thực hiện
• Phản hồi về cách cải thiện các cuộc họp trong tương lai
• Nếu bạn muốn xác định xem cuộc họp của bạn có giá trị hay không, bạn có thể xem xét gửi khảo sát phản hồi, đặt câu hỏi như: Bạn thấy điều gì có giá trị nhất? Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện cuộc họp tiếp theo của chúng ta?

Các công cụ khảo sát miễn phí như Survey Monkey là một trong một số ứng dụng kinh doanh miễn phí mà bạn có thể thấy hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ của mình.

Hi vọng với 10 bước cụ thể trên bạn sẽ tổ chức cuộc họp hiệu quả, góp phần đưa đến thành công cuối cùng của cả tập thể!