Kế hoạch nhân sự là gì? Khái quát cách lập kế hoạch nhân sự

Những người làm việc cho bạn là trụ cột của doanh nghiệp bạn, tuy nhiên việc quản lý nguồn nhân lực có thể rất khó khăn. Làm thế nào để bạn biết bạn có những nhân viên phù hợp để giúp công ty cạnh tranh hiệu quả? Bạn cần có một kế hoạch nhân sự để đảm bảo rằng công ty của bạn sẽ có thể hoạt động hiệu quả và năng suất. Bài viết này giải thích mọi thứ bạn cần biết về việc lập kế hoạch nhân sự cho công ty của bạn.

Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một tài liệu về nguồn nhân lực (HR) thực tế mà một công ty lập và sử dụng để hiểu và giải quyết các nhu cầu về nhân sự của một doanh nghiệp, bộ phận trong doanh nghiệp hoặc một dự án cụ thể. Kế hoạch vạch ra cách thức công ty sẽ đáp ứng những nhu cầu nhân sự đó.

Nói cách khác, một kế hoạch nhân sự giúp các doanh nghiệp xác định sự phù hợp lý tưởng của họ về nhu cầu và sự sẵn có của đội ngũ nhân viên, kỹ năng và đào tạo.

Các yếu tố cần lưu ý khi tạo kế hoạch nhân sự

• Số lượng và loại công việc liên quan và các kỹ năng cần thiết để theo đuổi mục tiêu kinh doanh của công ty
• Nhân công hiện tại của công ty bạn và những kỹ năng mà họ có
• Bạn đã bổ sung những kỹ năng nào và những kỹ năng nào vẫn cần bổ sung
• Số lượng nhân công bạn sẽ cần trong tương lai
• Những kỹ năng nào bạn đang có quá nhiều

Lợi ích của kế hoạch nhân sự

Kế hoạch nhân sự giúp bạn lấp đầy khoảng trống kỹ năng và giữ cho công ty của bạn hoạt động hiệu quả và có lợi nhuận. 

Kế hoạch nhân sự cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền bằng cách giảm tác động chi phí của việc luân chuyển nhân công và tình trạng kiệt sức.

Có kế hoạch nhân sự có thể định vị doanh nghiệp của bạn để giải quyết các lựa chọn khó khăn về tài chính. Các kế hoạch này giúp minh họa các bộ phận của doanh nghiệp mà bạn cần chi tiền và các bộ phận mà bạn đang tiêu quá nhiều tiền.

Kế hoạch tuyển dụng là một tập hợp con của kế hoạch nhân sự, với việc tuyển dụng liên quan đến việc đưa nhân viên mới vào.

Mặt khác, hoạch định lực lượng lao động là một cái nhìn chiến lược, dài hạn về việc lập kế hoạch nhân sự.

Khi nào bạn sử dụng kế hoạch nhân sự?

Các công ty lập kế hoạch nhân sự để đánh giá nguồn nhân lực của họ khi bắt đầu chu kỳ lập ngân sách, khi xác định kế hoạch cho các dự án cụ thể hoặc bất cứ khi nào có điều gì đó xảy ra tác động đáng kể đến nhu cầu của lực lượng lao động.

Bằng cách tạo ra một kế hoạch nhân sự, đội ngũ nhân sự và lãnh đạo thiết kế một biểu đồ về tất cả các kỹ năng và nhân công mà một công ty cần để hoàn thành các mục tiêu. Kế hoạch nhân sự có thể giúp một công ty quyết định cách lập ngân sách và lập kế hoạch cho giai đoạn sắp tới.

Một chức năng khác của kế hoạch nhân sự có thể là quản lý các chi phí liên quan đến lao động. Có một kế hoạch nhân sự có thể giúp giảm thiểu thời gian làm thêm giờ, giảm tổng chi phí và điều chỉnh chi phí lao động với các hoạt động thay đổi.

Cách lập kế hoạch nhân sự

Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các bước để lập kế hoạch nhân sự cho công ty!

1. Vạch ra các mục tiêu công ty của bạn

Để lập một kế hoạch nhân sự giúp công ty của bạn đạt được các mục tiêu của mình, bạn phải biết công ty đang hướng tới đâu. Kiểm tra các mục tiêu kinh doanh của bạn trước khi lập kế hoạch nhân sự.
Ví dụ: Nếu một trong những mục tiêu của bạn là tăng doanh số bán hàng lên 20%, kế hoạch nhân sự của bạn có thể sẽ xem xét số lượng nhân viên bán hàng bạn cần thuê và đào tạo để đạt được mục tiêu này.

2. Phân tích nhân sự hiện tại’

Bạn không thể biết mình cần thay đổi tình hình nhân sự như thế nào trừ khi bạn biết thông tin cụ thể của đội ngũ nhân viên mà bạn đã có. Tạo một tài khoản chính xác về tất cả những người lao động bạn có sẵn và kỹ năng của họ.

Xem xét dữ liệu hiệu suất của nhân viên sẽ giúp bạn chuẩn bị cho các sự kiện trong tương lai. Ví dụ, những người có thành tích thấp có nhiều khả năng bỏ việc hơn và khiến công ty của bạn mất tiền trong doanh thu. Mặt khác, những người có thành tích cao có thể được đề bạt vào các vị trí lãnh đạo khi các thành viên cấp cao nghỉ hưu.

Một số thành phần cần bao gồm trong phân tích:

• Bạn có bao nhiêu nhân công
• Các nhân viên của bạn làm gì
• Các thành viên trong nhóm có những kỹ năng gì
• Nhân viên nào có hiệu suất cao nhất và nhân viên nào có hiệu suất thấp
• Độ tuổi nhân công của bạn

Thu thập dữ liệu nhân viên có thể dễ dàng như in ra một báo cáo từ cơ sở dữ liệu nhân sự của công ty bạn. Nếu bạn không có cơ sở dữ liệu toàn công ty, bạn có thể phải liên hệ với các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp của mình để tìm thông tin tổng hợp thông tin này!

3. Xác định nhân sự tối ưu

Giờ bạn đã có tài khoản về đội ngũ nhân viên hiện tại của mình, bạn sẽ quyết định những thay đổi nào cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Cả chi tiết bên trong và bên ngoài đều có thể ảnh hưởng đến nhu cầu nhân sự của bạn. Một số điều cần lưu ý bao gồm:

• Tỷ lệ doanh thu dự kiến
• Dịch vụ hoặc sản phẩm mới
• Khả năng lôi kéo tài năng của đối thủ cạnh tranh
• Sáp nhập và mua lại
• Công nghệ sắp tới và các khoản đầu tư khác của công ty
• Chi phí lao động trong ngành của bạn
• Các sự kiện có thể tác động đến nền kinh tế
• Tỷ lệ thất nghiệp

Một số cách tiếp cận có thể giúp bạn đưa ra dự đoán sáng suốt về nhu cầu nhân sự trong tương lai của mình.

Phân tích xu hướng

Sử dụng dữ liệu lịch sử của công ty bạn để dự báo tương lai của công ty. Thu thập dữ liệu nhân công từ 5 đến 10 năm qua. Ví dụ:

• Tỷ lệ doanh thu
• Xu hướng nghỉ hưu và tuyển dụng
• Tình hình thăng chức
• Tình hình chuyển đổi bộ phận
• Kỹ năng nhân công 
• Lịch sử công việc của người lao động
• Đào tạo nhân viên
• Những nhân công đã ở công ty bao lâu rồi

Kiểm tra dữ liệu này sẽ giúp bạn tìm ra xu hướng để xác định nhu cầu của mình. Ví dụ: nếu bạn nhận thấy rằng công ty của mình đã có tỷ lệ doanh thu là 10% trong 5 năm qua, bạn có thể cần phải tạo ra một chiến lược giới thiệu để thu hút các thành viên mới trong nhóm thường xuyên, đủ để bù đắp sự hao mòn này.

Phân tích tỷ lệ

Để thực hiện phân tích tỷ lệ, bạn sẽ cần so sánh hai yếu tố kinh doanh để tìm tỷ lệ giữa chúng. Hãy xem xét một ví dụ đơn giản để minh họa quy trình.

Ví dụ, bạn sở hữu một cửa hàng thương mại điện tử bán giày nữ. Hiện tại, xưởng sản xuất của bạn có 100 công nhân làm trung bình 1.000 đôi giày mỗi ngày. Điều đó có nghĩa là tỷ lệ giữa đôi giày và công nhân là 10: 1 (1,000 / 100 = 10).

Một trong những mục tiêu kinh doanh của bạn là tăng số lượng giày trung bình mà nhà máy của bạn có thể sản xuất mỗi ngày từ 1.000 lên 1.500. Vì tỷ lệ giữa giày và công nhân là 10: 1, bạn sẽ cần thuê 50 công nhân mới để làm thêm 500 đôi giày (500/10 = 50) nếu mọi yếu tố khác vẫn giữ nguyên.

4. Tiến hành phân tích các thiếu hụt

Bây giờ bạn đã thực hiện phân tích sâu rộng về tình hình nhân sự hiện tại và đưa ra dự đoán về nhu cầu nhân sự trong tương lai của mình, bạn có thể sử dụng các báo cáo của mình để xác định các thiếu hụt (GAP) trong lực lượng lao động của mình. 

GAP là tình hình nhân sự tối ưu của bạn có điều gì mà tình hình nhân sự hiện tại của bạn không có?

Một số câu hỏi bạn có thể hỏi khi so sánh cả hai là:

• Nhân viên hiện tại của bạn còn thiếu những kỹ năng nào, nếu có?
• Liệu có đủ nhân công để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của bạn dựa trên chế độ hưu trí, doanh thu và các yếu tố khác không?
• Bạn sẽ cần thay thế những thành viên chủ chốt nào trong nhóm, như giám đốc điều hành và quản lý trong tương lai? 
• Những người lao động nào có bộ kỹ năng dư thừa hoặc không cần thiết?
• Khi nào bạn cần lấp đầy những khoảng trống?

Thực hiện phân tích Gap có thể giúp bạn xác định bạn sẽ cần bao nhiêu lao động mới và công ty của bạn đang thiếu những khả năng nào để bạn có thể tạo kế hoạch tuyển dụng hoặc biểu đồ kỹ năng để phỏng vấn ứng viên.

Các mẫu kế hoạch nhân sự

Hãy bắt đầu với mẫu kế hoạch nhân sự trên Excel hoặc Google Sheet. Dưới đây là bảng phân tích về cách bạn có thể thiết lập

• Vị trí công việc: Công việc hoặc vị trí nào cần thêm vào?
• Nguồn: Bạn sẽ lấp đầy vị trí như thế nào? Bạn sẽ sử dụng một website tuyển dụng, quảng cáo từ bên trong hay tuyển dụng từ bên ngoài công ty?
• Ngân sách: Bạn có thể chi bao nhiêu để tuyển dụng cho vị trí này?
• Số lượng tuyển dụng: Bạn cần tuyển bao nhiêu người cho vai trò này?
• Phê duyệt: Bạn có được những người ra quyết định trong công ty của bạn chấp thuận cho nhân viên vào vị trí này không?
• Khi nào cần: Khi nào bạn cần tuyển dụng cho vị trí này?
• Tình trạng: Bạn đang ở đâu trong quá trình tuyển dụng cho vị trí này?
• Gap kỹ năng: Vị trí bạn muốn tuyển lấp đầy khoảng trống kỹ năng nào?
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc: Nếu công việc chỉ là tạm thời, khi nào thì bắt đầu và khi nào thì kết thúc?
• Ghi chú: Thêm bất kỳ thông tin đặc biệt nào về vị trí này.

Tạm kết

Bạn cần có đội ngũ nhân viên phù hợp để cung cấp cho doanh nghiệp của bạn tiềm năng phát triển tốt nhất. Một kế hoạch nhân sự chất lượng có thể giúp bạn lập kế hoạch cho tương lai và đảm bảo công ty của bạn có các thành viên với tất cả các kỹ năng cần thiết để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của công ty. Hi vọng rằng bài viết này đã giúp bạn có thiết lập kế hoạch nhân sự hiệu quả! Chúc bạn may mắn!