Làm thế nào để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề

Là một nhân viên và người sắp bước vào công việc, chắc hẳn bạn đã nghe qua và biết về kỹ năng giải quyết vấn đề. Nhưng như thế là chưa đủ, vì đã là kỹ năng thì cần phải được áp dụng thực tế và rèn luyện. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số cách hiệu quả để nâng cao kỹ năng Giải quyết vấn đề.

Tìm hiểu kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn xác định nguồn gốc của vấn đề và tìm ra giải pháp hiệu quả. Mặc dù giải quyết vấn đề thường được coi là kỹ năng riêng biệt của riêng nó, nhưng vẫn có những kỹ năng liên quan khác góp phần trong việc thực hiện kỹ năng này. Bao gồm

• Lắng nghe tích cực
• Phân tích
• Nghiên cứu
• Sáng tạo
• Communication
• Lòng tin cậy
• Ra quyết định
• Team-building

Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề rất quan trọng đối với bất kể ngành nghề nào, bạn sẽ luôn phải đối mặt với các vấn đề lớn và nhỏ. 

Kỹ năng giải quyết vấn đề là cho phép bạn xác định một tình huống cần sự thay đổi. Khi bạn xác định được những gì cần thay đổi, các kỹ năng giải quyết vấn đề cũng cho phép bạn xác định kết quả tốt nhất, xác định các quy trình tiềm năng để đạt được kết quả tốt nhất và đánh giá cách quá trình đạt được (hoặc không đạt được). Mọi công việc có thể hình dung đều liên quan đến việc giải quyết vấn đề.

Nói chung, kỹ năng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả rất quan trọng để giúp bạn thành công trong vị trí công việc của mình. Hơn thế nữa, thể hiện tốt kỹ năng giải quyết vấn đề với nhà tuyển dụng khi tìm việc sẽ góp phần giúp bạn có được công việc mong muốn.

Đối với góc độ doanh nghiệp, việc trang bị cho nhân viên kỹ năng Giải quyết vấn đề tốt và trao quyền cho nhân viên sẽ giúp họ chủ động hơn với vai trò công việc của mình và linh hoạt hơn, từ đó bộ máy quản lý sẽ được giảm thiểu gánh nặng và được tinh gọn!

6 bước của kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải giải quyết vấn đề khi được thực hiện sẽ được xem là một quá trình. Trong quá trình này, bạn cần thực hiện một số bước nhất định để đi đến đích:

Bước 1: Xác định và đánh giá vấn đề

Bạn không thể giải quyết vấn đề nếu không biết vấn đề là gì. Vì vậy, bước đầu tiên là nhận ra sự tồn tại của vấn đề, nhất là khi đó là vấn đề tiềm ẩn”. 

Để làm được điều đó, bạn sẽ cần một lượng kiến ​​thức hoặc nhận thức nhất định để nhận ra sự khác biệt giữa mục tiêu mong muốn với những gì đang thực sự diễn ra. Sự khác biệt đó có thể là vấn đề hoặc cơ sở cho vấn đề.

Sau khi nhận ra có vấn đề, bạn sẽ cần đánh giá tác động tiềm ẩn của nó. Đánh giá tác động cần sự toàn diện, vì thế bạn cần xem xét tất cả những yếu tố có thể bị tác động bởi vấn đề đó để đưa ra một kết luận về mức độ và phạm vi tác động một cách đầy đủ.

Các khả năng liên quan cần thiết trong bước này của quá trình giải quyết vấn đề bao gồm:

• Phân tích
• Tập trung vào chi tiết
• Thu thập dữ liệu
• Dự đoán

Bước 2: Tìm nguồn gốc của vấn đề

Sau khi bạn biết vấn đề là gì và tác động tiềm ẩn của nó có thể là gì, đã đến lúc tìm hiểu vấn đề xuất phát từ đâu hoặc tại sao nó lại xảy ra vì việc xác định nguồn gốc của vấn đề sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết chính về cách khắc phục nó.

Thông thường thì chúng ta sẽ nhận thấy một vấn đề bởi các biểu hiện của nó, hơn là nguyên nhân gốc rễ nên sẽ tập trung vào việc giải quyết các triệu chứng hơn. Tuy nhiên, cách giải quyết vấn đề này không triệt để. Do đó, bạn cần phải tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ thì mới xác định được giải pháp tốt hơn, lâu dài hơn.

Có nhiều kỹ thuật khác nhau để giúp bạn tìm hiểu sâu hơn và hiểu được điều gì đang gây ra sự cố / vấn đề.
Trong giai đoạn này của quá trình giải quyết vấn đề, sự tò mò là chìa khóa; bạn sẽ cần nó để khám phá tất cả các yếu tố khác nhau có thể góp phần gây ra vấn đề. Hãy thử sử dụng phương pháp “5 Why”, hãy đặt câu “Tại sao” với các biểu hiện của vấn đề mà bạn có được từ bước 1.

Các kỹ năng liên quan cần thiết trong bước này bao gồm:

• Phân tích (bao gồm cả phân tích nguyên nhân gốc rễ)
• Brainstorming
• Sáng tạo
• Tư duy phản biện
• Sự tò mò
• Phương pháp loại trừ
• Research

Bước 3: Suy nghĩ về các giải pháp tiềm năng

Khi bạn đã xác định được vấn đề và gốc rễ của vấn đề, bước tiếp theo là suy nghĩ về các lựa chọn tiềm năng sẽ giải quyết vấn đề đó.

Mức độ brainstorming bạn cần thực hiện sẽ phụ thuộc vào vấn đề bạn đang giải quyết. Nếu đó là một vấn đề khá nhỏ và đơn giản, thì việc xác định một vài lựa chọn có thể là đủ. Còn đối với một vấn đề lớn hơn, thì cần dành một chút thời gian để suy nghĩ xa hơn những điều hiển nhiên có thể dẫn đến một giải pháp tốt hơn và lâu dài hơn.

Quy mô và phạm vi của vấn đề cũng sẽ xác định ai cần tham gia vào bước này. Trong một số trường hợp, bạn có thể tự nghĩ ra các giải pháp. Nhưng nếu bạn đang giải quyết một vấn đề lớn hơn, phức tạp hơn, thì việc thu hút những người liên quan và hiểu về vấn đề tham gia vào là điều quan trọng. Bạn sẽ cần phải có khả năng phân loại vấn đề đó là gì và cần nhờ ai để trợ giúp và dẫn dắt một buổi Brainstorming hiệu quả.

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn sẽ học được ở giai đoạn này là sự sáng tạo. Bạn càng sáng tạo trong quá trình động não, bạn càng có thể nghĩ ra nhiều giải pháp tiềm năng tốt hơn tăng khả năng tìm thấy giải pháp phù hợp và hiệu quả.

Các kỹ năng bạn có thể cần trong bước bao gồm:

• Brainstorming
• Communication
• Sáng tạo
• Sự đánh giá
• Lắng nghe
• Điều hành cuộc họp
• Kiên nhẫn
• Teamwork

Bước 4: Đánh giá giải pháp 

Khi bạn đã có danh sách các giải pháp tiềm năng từ việc Brainstorming, bước tiếp theo là kiểm tra từng giải pháp một cách cẩn thận và thu hẹp danh sách các giải pháp để chỉ còn lại các giải pháp tốt nhất.

Để thành công trong giai đoạn này, bạn cần phải có khả năng đi sâu vào từng giải pháp tiềm năng và đánh giá mức độ khả thi của giải pháp đó. Bạn có thể lập danh sách ưu và nhược điểm cho từng giải pháp tiềm năng, thảo luận về những lợi ích và hạn chế với team của mình, sau đó thu hẹp các lựa chọn của bạn thành các giải pháp có những mặt tốt tiềm năng nhất.

Các kỹ năng cần thiết ở bước này của quá trình giải quyết vấn đề bao gồm:

• Phân tích
• Kiểm nghiệm thực tế
• Dự đoán
• Chọn lọc ưu tiên (Prioritization)
• Research
• Teamwork

Bước 5: Chọn giải pháp tốt nhất

Khi bạn đã thu hẹp danh sách các giải pháp tiềm năng và cân nhắc ưu và nhược điểm của từng giải pháp đã đến lúc bạn chọn một giải pháp.

Tùy thuộc vào loại và tác động của vấn đề cũng như vai trò và quyền hạn của bạn thì bạn có thể là người đưa ra quyết định hoặc bạn có thể trình bày vấn đề và các giải pháp tiềm năng với quản lý của mình.

Các kỹ năng cần thiết trong bước này của quá trình giải quyết vấn đề bao gồm:

• Phân tích
• Communication
• Ra quyết định
• Sự đánh giá
• Thuyết phục
• Dự đoán
• Nói trước đám đông
• Teamwork

Bước 6: Thực hiện quyết định & phản ánh kết quả

Chọn một giải pháp tự nó không có tác dụng gì. Bạn cần thực sự triển khai giải pháp đó và thực hiện nó thật tốt. Điều đó có nghĩa là phát triển một kế hoạch và phối hợp với những người khác trong công ty để đưa kế hoạch đó vào hành động.

Ngoài ra bạn cũng cần khả năng dự đoán những rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện giải pháp, dựa trên những nhược điểm của giải pháp đó khi phân tích đánh giá ở bước 4 và 5.

Các kỹ năng cần thiết bao gồm:

• Khả năng thích ứng
• Phân tích
• Communication
• Sự hợp tác
• Phân tích dữ liệu
• Ủy quyền
• Feedback
• Thiết lập mục tiêu
• Tổ chức
• Quản lý dự án
• Lập kế hoạch dự án
• Quản lý thời gian

Làm thế nào để nâng cao kỹ năng Giải quyết vấn đề?

Rõ ràng, giải quyết vấn đề là một quá trình phức tạp nhưng thực sự cần thiết trong sự nghiệp của bạn. Nhưng làm thế nào bạn có thể nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của bản thân để nó có thể giúp bạn phát triển trong sự nghiệp? Dưới đây là một vài cách để bạn tham khảo.

Học tập những điều có sẵn

Một trong những cách tốt nhất để cải thiện ở đây là nghiên cứu cách giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Bằng cách đọc các nghiên cứu điển hình về các vấn đề phức tạp để tham khảo. Ví dụ: Nếu bạn muốn có một công việc Marketing, bạn có thể tìm kiếm các nghiên cứu điển hình về cách các công ty ngoài thực tế khác làm thế nào để tăng khách hàng tiềm năng hoặc thúc đẩy nhiều lượng truy cập hơn vào website của họ. 

Ngoài ra bạn cũng có thể đầu tư vào một khóa học chung về tư duy phản biện và giải quyết vấn đề. Một khóa học tốt sẽ dạy bạn cách suy nghĩ và tư duy phản biện đóng một vai trò rất lớn trong việc giải quyết vấn đề, bên cạnh đó giao cho bạn những tình huống mô phỏng để bạn thực hành.

Hãy thử các kỹ thuật Brainstorming khác nhau. 

Nếu bạn muốn trở thành người giải quyết vấn đề tốt hơn, hãy cố gắng thúc đẩy bản thân suy nghĩ thấu đáo. Học một số kỹ thuật Brainstorming và mở rộng tư duy của bạn ngoài các giải pháp quy cũ cũng là một cách để làm cho kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn trở nên nổi bật. 

Các kỹ thuật Brainstorming như brainwriting (một kỹ thuật động não phi ngôn ngữ cho team) hoặc lập rapid ideation (ý tưởng nhanh chóng), giúp bạn nảy ra nhiều ý tưởng nhất có thể trong một khoảng thời gian ngắn. Điều này sẽ giúp bạn trở thành người giải quyết vấn đề sáng tạo hơn trong quá trình.

Hỏi chuyên gia cách họ giải quyết vấn đề 

Những người trong cuộc sống nghề nghiệp của bạn xuất sắc trong việc giải quyết vấn đề có thể là một nguồn lực tuyệt vời để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của chính bạn. Hãy nói chuyện với các cố vấn cấp cao về cách họ tiếp cận các vấn đề phức tạp, nhờ họ nói về những thất bại và sai lầm bên cạnh những lần họ thành công. 

Xem cách người khác giải quyết vấn đề và những gì họ học được từ kinh nghiệm của mình có thể giúp bạn tiếp cận vấn đề theo một cách khác và có thể khiến bạn trở thành người giải quyết vấn đề linh hoạt hơn.

Luyện tập thường xuyên 

Giống như tất cả những kỹ năng khác, nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của mình thì cần phải thực hành và luyện tập giải quyết vấn đề. 

Hầu hết mọi người chuyển sang câu trả lời dễ dàng, trực quan hơn là suy nghĩ cẩn thận cho vấn đề. Vì vậy, lần tới khi bạn đối mặt với một vấn đề, thay vì chuyển sang một giải pháp vội vàng, hãy dành thời gian để áp dụng toàn bộ quá trình giải quyết vấn đề phía trên. Nếu bạn không có bất kỳ vấn đề thực sự nào cần giải quyết? Cố gắng giải quyết các vấn đề mô phỏng cũng có thể hữu ích.

Kết luận

Khó ai có thể tự nhận mình là chuyên gia giải quyết vấn đề trong những năm đầu sự nghiệp, khi mà bản thân chưa có nhiều cơ hội “cọ xát”. Thế nên, bắt đầu quan tâm đến việc rèn luyện kỹ năng này là điều cấp thiết. Hi vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn một hướng đi rõ ràng để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề! Chúc bạn thành công!