Brainstorm là gì? Brainstorming trong công việc

Cho dù bạn cần đưa ra một ý tưởng nội dung nhanh trên mạng xã hội hay phát triển toàn bộ quy trình PR cho một công ty, Brainstorm thường là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề hoặc nhắm đến mục tiêu đầu tiên. Vậy Brainstorm là gì? Dùng như thế nào trong công việc, cùng tìm hiểu thêm sau đây nhé!

Brainstorm là gì?

Brainstorm là quá trình cho phép thu thập bất kỳ và tất cả các ý tưởng về việc đạt được mục tiêu hoặc giải quyết một vấn đề được đưa ra mà không có sự đánh giá. Bằng cách này, tâm trí của bạn được phép sáng tạo hết mức có thể, điều này thường dẫn đến một ý tưởng tốt hơn nhiều so với những cách cũ và không gò bó suy nghĩ của bạn.

Phần thứ hai của quá trình này là xây dựng và chỉnh sửa những ý tưởng đó cho đến khi bạn tìm ra giải pháp thực sự khả thi. Hiếm khi bạn đưa ra kế hoạch hoàn hảo trong lần đầu tiên, nhưng nếu bạn tiếp tục tập trung phát khai thác ý tưởng đó, nó có thể phát triển thành giải pháp mà bạn đang tìm kiếm.

Bạn có thể hoàn thành toàn bộ quá trình brainstorming một mình, trong một nhóm hoặc cả hai. Dù là như thế nào bạn cũng có thể áp dụng brainstorming để giúp bạn đạt được hiệu quả trong công việc!

Làm thế nào để Brainstorming?

Nhiều tình huống có thể áp dụng brainstorming như: một mình hoặc trong một nhóm, trong một khoảng thời gian nhất định hoặc dài hơn, trực tiếp hoặc từ xa.

Bạn vẫn có một số bước điển hình để thực hiện brainstorming một cách hiệu quả và suôn sẻ nhất có thể:

1. Chọn người từ kiến thức chuyên môn

Nếu bạn đang dẫn dắt một quá trình brainstorming của nhóm, hãy chọn các thành viên cùng bạn brainstorm một cách khôn ngoan. Thay vì chỉ mời tất cả mọi người liên quan đến vấn đề hoặc mục tiêu, thì bạn hãy suy nghĩ trước về kiến thức chuyên môn mà bạn cần để tìm ra giải pháp hiệu quả nhất cho vấn đề bạn đang đặt ra.

Khi bạn đã xác định được lĩnh vực và kiến thức chuyên môn của vấn đề, hãy tìm những người làm việc trong các lĩnh vực chuyên môn đó. Thậm chí bạn cần phải cho tất cả mọi người trong nhóm, công ty biết bạn đang tìm người như thế nào, để có thể giúp bạn tìm ra nhanh hơn!

Kết quả là bạn sẽ có một nhóm người cùng bạn brainstorm dù những người này có thể chưa từng làm việc cùng bạn nhiều trước đây, nhưng chắc chắn là cơ sở để dẫn bạn đến mục tiêu sau khi kết thúc brainstorm tốt nhất!

2. Đảm bảo vấn đề rõ ràng. 

Cho dù bạn đang Brainstorm một mình hay trong một nhóm, hãy đảm bảo rằng mọi người đều hiểu vấn đề mà tất cả đang cố gắng giải quyết. Điều này bao gồm tất cả các khía cạnh khác nhau mà giải pháp.

Ví dụ: nếu bạn đang quyết định chủ đề cho một bữa tiệc, bạn nên bắt đầu bằng cách đặt ra các yêu cầu về ngân sách, thời gian và địa điểm trước khi bắt đầu cho các thành viên nêu ra các ý tưởng của họ.

3. Kiểm soát quá trình Brainstorm

Nếu bạn đang dẫn dắt một quá trình Brainstorm theo nhóm, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng bạn đang duy trì cuộc thảo luận hiệu quả. Đừng ngại chuyển hướng nó nếu các ý tưởng đang lạc đi khỏi mục tiêu ban đầu hoặc đang mắc kẹt trong một ý tưởng quá lâu.

Bạn cũng có thể giúp những người chưa lên tiếng tìm được cơ hội để chia sẻ ý kiến của họ, đồng thời đảm bảo rằng những người quá nổi bật không chiếm thời lượng cuộc thảo luận quá nhiều!

Bạn có thể tạo ra một kịch bản và ghim mục tiêu lên đầu cuộc trò chuyện (bằng cách điền lên bảng và thỉnh thoảng nhắc nhở) và chia lượt cho tất cả mọi người luân phiên nêu ý tưởng!

4. Ghi lại tất cả ý tưởng

Cho dù bạn đang Brainstorm với người khác hay một mình, điều quan trọng là phải viết ra mọi ý tưởng bạn và những người khác nêu không đánh giá hiệu quả cao hay thấp!

Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách ghi nhanh các ý tưởng trên một mảnh giấy nháp, hoặc dùng mỗi ý tưởng cho một tờ note dán sau đó các ý tưởng này sẽ được nhóm chỉnh sửa sau.

Phần này tuy đơn giản nhưng rất quan trọng để lưu giữ giá trị của toàn bộ quá trình Brainstorming.

5. Xây dựng ý tưởng cuối cùng

Thường thì những ý tưởng tốt nhất không đến từ quá trình Brainstorm, mà sẽ xuất hiện sau quá trình Brainstorm. Nên ta có thêm bước xây dựng ý tưởng cuối cùng.

• Sử dụng các ý tưởng đã thu thập:

Sau khi việc thu thập các ý tưởng kết thúc, thì tiếp theo bạn cần dành thời gian để hình thành đầy đủ cho ý tưởng tốt nhất. 

Trong rất nhiều ý tưởng trong danh sách, thì sẽ có những ý tưởng liên quan đến nhau hoặc những ý tưởng trùng lặp, nhiều ý tưởng không có giá trị và thậm chí không có ý tưởng nào đáng được chọn là tốt nhất trong danh sách thu thập!.
Tuy nhiên, chúng sẽ là những “hint” gợi ý đắc lực giúp bạn xây dựng ra một ý tưởng tốt nhất cuối cùng.

• Hình thành và tìm ra ý tưởng tốt nhất

Việc của bạn là cần dành thời gian phân tích các ý tưởng từ giá trị đến mối liên hệ giữa chúng. Có thể trong quá trình này bạn sẽ lại nảy ra được các ý tưởng mới từ các ý tưởng có liên quan nhưng nó sẽ hoàn thiện hơn và tốt hơn các ý tưởng trước. 
Cuối cùng bạn cần rút gọn danh sách để tìm ra một ý tưởng tốt nhất cuối cùng! 

Trong trường hợp, nếu bạn đang vẫn chưa thể có được ý tưởng tốt nhất ở bước này, hãy tiếp tục thảo luận với những người còn lại trong nhóm và thậm chí có thể lên lịch cho một cuộc họp khác để lặp lại Brainstorm lần nữa, đến khi tìm ra được ý tưởng tốt nhất cuối cùng!

5 Phương pháp Brainstorming

Dưới đây là một số cách phổ biến nhất mà bạn có thể thử nếu cần trợ giúp để Brainstorming hiệu quả:

1. Mind Mapping (Sơ đồ tư duy)

Đây là một trong những kỹ thuật Brainstorming phổ biến nhất, vì nó thêm một yếu tố trực quan vào quy trình và cho phép người suy nghĩ xem vấn đề này có liên quan hoặc đóng góp như thế nào với vấn đề khác. Có yếu tố hình ảnh cũng giúp giữ cho bạn và những người còn lại trong nhóm của bạn đi đúng hướng để bạn có thể tìm ra giải pháp hiệu quả.

• Cách sử dụng Mind Mapping

Để bắt đầu mindmap của bạn, hãy viết vấn đề hoặc mục tiêu của bạn vào giữa bảng trắng hoặc giấy, hoặc các phần mềm trên máy tính. 

Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng tăng mức độ hài lòng của khách hàng, hãy ghi lại điều đó. Sau đó, viết ra bất kỳ vấn đề hoặc ý tưởng nào liên quan đến mục tiêu chính đó và vẽ các đường kết nối chúng với mục tiêu đó.

Trong trường hợp này, bạn có thể viết “hệ thống điện thoại”, “Web kém” và “cần đào tạo thêm cho các đại lý phân phối dịch vụ khách hàng”.

Tiếp theo, bạn sẽ làm lại điều tương tự với những ý tưởng đó. 

Ví dụ: “web kém” có thể mở rộng thành “trang web lỗi thời”, “bộ phận thiết kế đồ họa làm việc quá sức” và “sự không nhất quán trên toàn bộ trang web”.

Sau đó, những điều này có thể dẫn bạn đến ý tưởng thuê một nhà phát triển web theo hợp đồng để cập nhật và cải thiện trang web của bạn.

Lặp lại quy trình này cho các vấn đề còn lại như “hệ thống điện thoại” và “đào tạo thêm cho các đại lý về dịch vụ khách hàng” cho đến khi bạn tìm thấy giải pháp cho tất cả các vấn đề đó.

3. Slip Writing. 

Còn được gọi là brainwriting, phương pháp này rất hữu ích nếu bạn muốn nghe ý kiến từ một nhóm lớn và tránh hiện tượng lây lan tâm lý gây trùng lặp ý tưởng và lối mòn suy nghĩ.

• Cách thực hiện Slip Writing

Với phương pháp slip writing, bạn sẽ yêu cầu mọi người trong nhóm viết ra ý tưởng của họ một cách ẩn danh trên giấy ghi chú.

Sau đó, bạn sẽ thu thập chúng và nhờ một người đọc to tất cả. Sau đó, các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về tất cả, phê bình và bổ sung khi cần thiết.

Bằng cách này, mọi người có thể chia sẻ ý kiến và ý tưởng một cách thoải mái và không ngại ngùng.

3. Phối hợp viếc lách

Đây là một giải pháp tuyệt vời để tạo ra các ý tưởng ẩn danh mà không cần phải tổ chức một cuộc họp dài với nhiều người. 

• Cách thực hiện viết lách hợp tác

Để làm điều này, hãy đặt một tờ giấy lớn hoặc bảng dọc ở khu vực làm việc trong văn phòng và viết câu hỏi, vấn đề hoặc mục tiêu của bạn lên đó.

Hãy cho mọi người biết rằng bạn muốn họ viết ra bất kỳ và tất cả ý tưởng của họ lên bảng đó trong suốt một tuần. Sau đó, vào cuối khoảng thời gian đã định, bạn sẽ có một bộ sưu tập các ý tưởng sáng tạo từ nhiều khía cạnh khác nhau.

Ví dụ: giả sử bạn đang cố gắng suy nghĩ về điều gì đó như cải thiện sự lượt view trên mạng xã hội của công ty. Mặc dù các nhân viên có thể không cung cấp cho bạn câu trả lời với góc độ kỹ thuật chuyên môn, nhưng họ có thể có một số ý tưởng tuyệt vời cho nội dung với góc độ của người sử dụng mạng xã hội. Câu hỏi bạn nên đặt là "Bạn muốn xem nội dung nào trên mạng xã hội?"

4. Phân tích yếu tố (Drivers Analysis)

Đằng sau mỗi vấn đề hoặc thách thức thường là một yếu tố cốt lõi tác động, và chìa khóa để giải quyết vấn đề hoặc thách thức đó là tìm ra yếu tố. Thực hiện phân tích yếu tố hoặc làm việc với một nhóm để tìm ra vấn đề đằng sau là gì, là cách tốt nhất để làm điều này.

• Cách thực hiện

Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có tỷ lệ nhân viên chuyển việc cao và bạn đang cố gắng tìm cách giảm tỷ lệ này xuống thì bạn có thể thảo luận về quy trình giới thiệu còn thiếu sót như thế nào, nhân viên mới không nhất thiết phải biết tìm ai để được giúp đỡ và một số khía cạnh của văn hóa công ty có thể gây ra tình trạng này.

Để đào sâu hơn vào yếu tố gây ra vấn đề cần giải quyết hãy đặt câu hỏi "Tại sao?" với những bên chịu trách nhiệm với yếu tố đó!

5. Brainstorming bậc thang

Đây là một phương pháp động não tương tác cho các nhóm lớn. Bắt đầu bằng cách gửi cho mọi người lời nhắc phát triển ý tưởng của riêng họ để giải quyết vấn đề bên ngoài phòng họp. Tuy nhiên, hãy giữ hai người ở trong phòng và để họ bắt tay vào giải pháp cùng nhau.

Sau một vài phút trôi qua, hãy gọi thêm một người để thêm ý tưởng của họ vào hỗn hợp và tiếp tục điều này cho đến khi các thành viên còn lại trong nhóm tham gia và chia sẻ ý tưởng của họ.

Đây là một cách hiệu quả để đảm bảo tiếng nói của mỗi cá nhân đều được lắng nghe và điều đó có nghĩa là bạn sẽ có nhiều ý tưởng để thực hiện.

Làm việc từ xa thì Brainstorm theo nhóm thế nào?

Việc một số lượng lớn nhân viên làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến hơn, nhất là trong thời điểm bệnh dịch cần giãn cách xã hội. 
Câu hỏi đặt ra là có thể áp dụng quá trình Brainstorm theo nhóm khi làm việc từ xa không?

Thật may là chúng ta vẫn có thể bằng cách lưu ý thêm một số mẹo dưới đây:

Tổ chức một không gian thảo luận online khả thi

Thứ nhất bạn cần chọn một phần mềm phổ biến, cái mà dễ sử dụng và có thể hoạt động trên nhiều thiết bị, chẳng hạn như Zoom, Google Meet, Skype.

Thứ hai, bạn cần truyền đạt được mục tiêu và tầm quan trọng của quá trình Brainstorm này đối với công ty để mọi người hiểu! 

Vì họp online khác một cuộc họp trực tiếp là người tham gia không trong cùng một không gian thực tế với nhau nên sẽ dễ bị chi phối nhiều hơn nên nếu họ không nhận thức được tầm quan trọng của quá trình brainstorm này thì có thể sẽ rất ít người liên quan tham gia và tập trung trong quá trình Brainstorm. 

Sắp xếp thời gian để tất cả thành viên suy nghĩ

Nhiều thành viên không thể để chế độ video khi tham gia Brainstorm từ xa nên rất khó để biết ai chuẩn bị cất lời nên thường xảy ra việc quá nhiều người nói cùng một lúc, hoặc không một ai nói gì cả!

Là người dẫn dắt thì bạn cần đề ra một khoảng thời gian nhất định để mọi người suy nghĩ. Sau đó sắp xếp luân phiên từng người nói. 
Tuy nhiên để mọi thứ tự do thoải mái nhất có thể, bạn nên thông báo bằng văn bản trước về mục tiêu và các khía cạnh của giải pháp cần đạt được và nhắc mọi người dành thời gian suy nghĩ trước khi vào thời gian họp online chính thức.

Tạo một bản ghi chú online

Với bản ghi chú này mọi người có thể phát triển và bổ sung cho ý tưởng của họ trong lúc những người còn lại tiếp tục thảo luận.

Vừa có thể lưu giữ vừa tận dụng được thời gian để nhanh chóng có được ý tưởng tốt nhất khi brainstorm khi làm việc từ xa.

Kết luận

Hi vọng răng bài viết này đã giúp bạn hiểu được phương pháp Brainstorm là gì? Cũng như cách thực hiện một quá trình Brainstorm hiệu quả trong công việc và tạo ra các giải pháp giá trị cho doanh nghiệp cũng như phát triển năng lực làm việc của bản thân!