Quản lý nhóm khi làm việc từ xa hiệu quả
Làm việc từ xa là hình thức đã được thực hiện trong thời gian dịch bệnh Covid - 19. Xu hướng này thậm chí có thể sẽ phổ biến hơn trong tương lai. Điều này đặt ra cho doanh nghiệp thách thức về việc quản lý từ xa và đảm bảo chất lượng công việc. Nếu không làm tốt, doanh nghiệp sẽ phải chịu những thiệt hại trực tiếp về sản phẩm và sự phát triển. Do đó bạn hãy tìm hiểu và áp dụng các mẹo quản lý làm việc nhóm từ xa sau đây để đảm bảo công việc luôn được hoàn thiện.
Lý do doanh nghiệp cần quản lý từ xa
Để bắt đầu, các nhà quản lý cần hiểu các yếu tố có thể khiến công việc từ xa trở nên đặc biệt khó khăn. Nếu không, các nhân viên có thể bị giảm hiệu suất công việc và mức độ gắn kết khi họ bắt đầu làm việc từ xa. Điều này dễ xảy ra là khi không có sự chuẩn bị và đào tạo kỹ càng.
Ngược lại, việc quản lý nhân sự từ xa giúp doanh nghiệp kịp thời theo dõi, phân bổ công việc đúng người, đúng năng lực. Nhờ vào việc quản lý này mà doanh nghiệp sẽ đảm bảo phân bổ công việc hợp lý và có thời gian hoàn thành phù hợp.
- Kịp thời quan tâm, hỗ trợ nhân viên trong việc định hướng, xử lý vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ.
- Đảm bảo tính trách nhiệm và kỷ luật khi làm việc từ xa.
- Thúc đẩy thói quen tự làm việc và tối ưu năng suất của nhân viên.
- Kịp thời có các phương án dự phòng nếu gặp vấn đề, đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Có sự phân bổ chi phí và nhân lực một cách hợp lý.
4 Cách quản lý từ xa phổ biến
Làm việc từ xa thực sự có thể trở thành xu hướng trong tương lai gần. Hiện nay việc này cũng đã được thực hiện ở phạm vi tương đối rộng. Và những nhà quản lý hàng đầu cũng đã biết cách kiểm soát nhân viên cũng như hiệu suất công việc dựa theo 4 cách sau:
1 - Thiết lập mục tiêu làm việc rõ ràng
Điều quan trọng nhất mà nhà quản lý cần ghi nhớ khi làm việc từ xa không phải là thời gian mà là mục tiêu, kết quả công việc. Bạn hoàn toàn có thể để nhân viên tự do làm việc nhưng những kết quả công việc cần phải được đảm bảo.
Ngay từ ban đầu bạn nên đặt ra những mốc thời gian cho khối lượng công việc, đó sẽ là căn cứ để nhân viên hoàn thành. Nếu có thể, hãy chia chúng ra nhiều công đoạn để dễ kiểm soát. Sau khi kết thúc công đoạn thì gặp gỡ để kiểm tra tiến trình và chất lượng để có phương án hỗ trợ phù hợp.
2 - Lên lịch điểm danh hàng ngày
Điều này đôi khi có vẻ là quá mức cần thiết, nhưng đối với các nhà quản lý và nhóm mới làm việc từ xa thì đây chính là bước đầu quan trọng để kiểm soát và tự kiểm soát.
Bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào từ Email, điện thoại hay các phần mềm Meeting. Tuy nhiên hãy chắc chắn rằng nhân viên luôn có mặt và bắt đầu công việc vào mỗi ngày. Đó sẽ là một cách hay để giúp nhân viên chú tâm hơn vào công việc dù không ở văn phòng.
3 - Tăng cường giao tiếp
Ngoài việc điểm danh hàng ngày đơn giản, việc giao tiếp thường xuyên cũng là điều bắt buộc. Mọi người cần nói đến nhiệm vụ, công việc, trách nhiệm và kết quả mong muốn của nhóm
Thiếu giao tiếp vốn dĩ đã là một thách thức nghiêm trọng khi làm việc trong văn phòng. Khi làm việc từ xa mỗi người sẽ bận rộn trong không gian riêng của bản thân sẽ khiến tình trạng này có thể trầm trọng hơn! Do đó, là nhà lãnh đạo quản lý từ xa bạn nên tiên phong giao tiếp nhóm với các thành viên khác!
Hướng dẫn các thành viên của nhóm cách giao tiếp hiệu quả khi qua tin nhắn và email vì điều này cũng tạo nên hiệu quả khác biệt và khó khăn hơn với giao tiếp trực tiếp!
4 - Tận dụng công nghệ
Hiện tại, hầu hết chúng ta đã bị buộc phải đi theo con đường chuyển đổi kỹ thuật số mà hầu hết các tổ chức có thể mất vài tháng, nếu không phải là nhiều năm để áp dụng. Các công cụ như Zoom, Google Hangouts và Microsoft Teams - mà hầu hết các bạn đang sử dụng hàng ngày - cung cấp các nền tảng đơn giản để giải quyết việc liên lạc, điểm danh và giao tiếp.
Phải thừa nhận rằng lúc bắt đầu sử dụng sẽ hơi khó chịu. Tuy nhiên sau khi được áp dụng đầy đủ một thời gian thì đây là một cách tuyệt vời để hỗ trợ các chiến lược tương tác. Bên cạnh đó, việc hỗ trợ và thúc đẩy hoàn thành công việc cũng trở nên dễ dàng hơn!
Các phần mềm này giúp mọi người vừa có thể giao tiếp, trao đổi vừa được phép chia sẻ các thông tin văn bản, hình ảnh. Đây đều là những công cụ tuyệt vời để thu ngắn khoảng cách giữa mọi người. Nhờ vậy, tiến trình công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Tổng hợp các mẹo quản lý nhóm khi làm việc từ xa
Tất nhiên mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách quản lý từ xa đối với nhân viên khác nhau. Theo đó tính hiệu quả cũng có sự khác biệt. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tăng tối đa độ hiệu quả đối với việc quản lý nhóm từ xa thì các mẹo sau là cực kỳ phù hợp:
Tổ chức các hoạt động online
Bạn có thể đã biết về Teambuilding vậy online Teambuilding thì sao! Không có gì là không thể, hơn nữa đây là mẹo hữu hiệu để tăng cường sự gắn bó các thành viên trong nhóm! Giải quyết được phần nào chướng ngại cảm thấy cô lập khi làm việc từ xa!
Vận dụng tính linh hoạt
Làm việc từ xa là một thách thức khi mỗi thành viên đều có một môi trường gia đình khác nhau. Một số sẽ có vợ/chồng và con cái, một số sẽ không. Một số sẽ có văn phòng riêng tại nhà trong khi một số sẽ tổ chức các cuộc họp online trong phòng ngủ hoặc nhà bếp,...
Vấn đề là một nhà quản lý cần phải hiểu hoàn cảnh riêng của từng nhân viên. Đối với từng hoàn cảnh thì nên có sự sắp xếp công việc, thời gian riêng. Từ đó việc đánh giá chất lượng công việc cũng có sự khác biệt.
Đánh giá và kiểm tra nhân viên theo định kỳ hoặc linh hoạt
Điều sai lầm nhất của đa số quản lý từ xa đó là để nhân viên làm việc tự do. Nhiều người quản lý cho rằng chỉ cần nhân viên thực hiện được theo deadline hoặc sản phẩm cuối cùng là được.
Thực tế điều này vẫn có sự thành công nhưng chỉ với số ít nhân viên có khả năng tự làm việc kỷ luật. Với đại đa số nhân viên hiện tại thì mẹo tốt nhất chính là kiểm tra, đánh giá định kỳ.
Theo đó, bạn hãy gọi và hỏi nhân viên về tiến trình dự án, công việc sau một khoảng thời gian nhất định nào đó. Việc này có thể linh hoạt tùy theo hoàn cảnh gia đình hoặc khối lượng công việc của nhân viên. Từ đó việc hoàn thành theo từng giai đoạn dự án sẽ trở nên tốt hơn hẳn.
Thể hiện sự đồng cảm
Trong bối cảnh đột ngột chuyển sang làm việc từ xa, điều quan trọng là các nhà quản lý phải lắng nghe những lo lắng và mối quan tâm của nhân viên.
Nghiên cứu về EQ (trí tuệ cảm xúc) và hiệu ứng lây lan tâm lý cho chúng ta biết rằng các nhân viên tìm đến người quản lý của họ để tìm kiếm một tấm gương về sự bình tĩnh và từ tốn! Khi thấy người lãnh đạo vững vàng và còn có thể quan tâm cho nhân viên thì chắc hẳn họ cũng sẽ bình tĩnh hơn và truyền cảm xúc tích cực cho những người khác!
React Native Engineer (iOS, Android), HCMC, NAB in collaboration with PTC
Positive Thinking Company
Thành phố Hồ Chí Minh
Android Engineer (All levels), HCMC, NAB in collaboration with PTC
Positive Thinking Company
Thành phố Hồ Chí Minh
Cố vấn nhiều hơn quản lý
Ngay cả nhưng người quản lý giỏi cũng đã từng hoặc đang được một cố vấn hướng dẫn, nên hãy luôn nhắc nhở bản thân và cả nhóm về việc rèn luyện nâng cao kỹ năng hoặc học thêm điều gì đó mới!
Dù trong hoàn cảnh rối ren của dịch bệnh cũng đừng lãng quên quyết tâm trau dồi học hỏi, bởi vì thành tựu từ việc học tập sẽ mang đến nhiều hiệu ứng tích cực và hướng đến một tương lai lạc quan!
Kết luận
Mỗi mẹo quản lý từ xa ở trên đều thuộc loại đơn giản nhưng không hề dễ dàng để áp dụng vào thời điểm ban đầu. Cái chính là bạn, một người quản lý biết rằng mình và cả nhóm đang đi đúng hướng.
Mỗi thứ đều đòi hỏi thời gian, sự chú ý và nhất quán. Nhưng chắc chắn rằng các thành viên sẽ cảm thấy được sự nỗ lực của bạn. Tất nhiên, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi. Và bạn sẽ được trang bị nhiều hơn các năng lực quản lý tuyệt vời, tự tin vượt qua mọi tình huống thách thức!
Tin tức liên quan
Những kỹ năng bạn cần học hỏi trong Blockchain Developer Roadmap
Thực trạng nghề Tester tại Việt Nam ở hiện tại và tương lai
Quản trị hệ thống là gì? Những kỹ năng quan trọng nhất của một System Admin
Hướng dẫn chọn nghề theo tính cách của bạn
Top 20 Kỹ năng mềm trong ngành IT - cần thiết nhất
Hard skills và soft skills là gì? Tầm quan trọng trong ngành IT
