Giới thiệu các công cụ hỗ trợ làm việc online phổ biến

Bạn biết đấy, kể từ khi dịch bệnh bùng phát, con người không thể không nghỉ làm hay nghỉ học tại nhà để đảm bảo an toàn cho cộng đồng. Và làm việc từ xa đang là giải pháp hữu hiệu nhất với các trường học hay các công ty. Cũng chính vì thế mà công cụ làm việc online đang ngày càng được phổ biến. Vậy nên chọn phần mềm hỗ trợ làm việc online nào? Hãy đón xem bài viết này nhé!

1. Lợi ích sử dụng công cụ làm việc online

Trước khi đi sâu vào mục tiêu bài viết, ta cần hiểu rõ được lợi ích sử dụng công cụ làm việc online. Ở đây GroupUpWork sẽ đưa ra 5 lợi ích chính: chi phí thấp, kết nối toàn cầu, nhân viên tham gia tăng lên, nâng cao năng suất làm việc, có thể ghi hình lại.

Chi phí thấp

Có thể bạn nghĩ rằng một cuộc họp của doanh nghiệp không cần mất chi phí nào, nếu có thì nó cũng không nhiều. Nhưng thật ra, chi phí dành cho nó có thể lên đến con số mà bạn không thể tưởng tượng được. 

Đầu tiên là chọn địa điểm. Nhất là đối với các cuộc họp lớn, bạn phải chọn địa điểm sang trọng, có tầm vóc để doanh nghiệp bạn tạo uy tín với khách hàng. Tiếp đến là phải xem chuẩn bị cuộc họp bài trí như thế nào cho ổn tạo sự tôn trọng nhất với đối tác. Tất cả những điều này đều gây tác động đến chi phí.

Ngoài ra, khi bạn tham gia cuộc họp kết nối toàn cầu thì việc ra nước ngoài ra không thể tránh khỏi. Và tất nhiên ra nước ngoài là phải tính đến những chi phí di chuyển, ăn ở cho các thành viên trong đoàn chắc chắn sẽ là điều mà doanh nghiệp của bạn phải suy nghĩ. Và những chi phí ấy chắc chắn là không hề rẻ chút nào.

Thế nên, khi sử dụng phần mềm hỗ trợ làm việc online, những chi phí dành cho việc di chuyển, ăn ở, thuê địa điểm,… sẽ không còn nữa. Một gánh nặng về tài chính của doanh nghiệp được rũ bỏ.

Kết nối toàn cầu

Kết nối toàn cầu luôn là nền tảng quan trọng của các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp start-up. Họ cần kêu gọi các nguồn vốn từ các quốc gia xa xôi như Mỹ, Anh, Pháp,… Và chính công cụ làm việc online sẽ giúp bạn hoàn thành việc đấy.

Nhân viên tham gia tăng lên

Một phòng họp không thể đủ sức chứa lớn cho toàn bộ nhân viên công ty. Nếu một cuộc họp thông thường nho nhỏ thì không sao nhưng những cuộc họp mang quyết định quan trọng của cả một tập thể dường như chỉ có sự góp mặt của những thành viên cấp cao. 

Giờ đây, với những nền tảng hội nghị làm việc từ xa, số lượng nhân viên tham gia sẽ tăng lên. Những người nhân viên cấp dưới nói lên tiếng nói của mình tới ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Ngoài ra, khi sử dụng công cụ làm việc online thông tin về những quyết định của công ty sẽ truyền tải tới nhân viên chính xác nhất, nhanh nhất.

Có thể bạn quan tâm: Quản lý nhóm khi làm việc từ xa hiệu quả

Nâng cao năng suất làm việc

Rất nhiều nhân viên thậm chí các ban lãnh đạo cấp cao thường cảm thấy các cuộc họp triền miên sẽ làm giảm năng suất làm việc. Điều này đúng, nhất là trong các cuộc họp kết nối toàn cầu thường phải di chuyển ra nước ngoài nhiều lần và phải sắp xếp thời gian, công việc dành cho nó.

Thế nhưng sẽ không còn diễn ra với việc ứng dụng các nền tảng hỗ trợ làm việc online nữa. Người nhân viên, những người lãnh đạo sẽ không còn phải sắp xếp thời gian vào việc ấy mà thay vào đó làm những công việc khác tốt hơn nhiều.

Dễ dàng lưu trữ

Trong một cuộc họp trực tiếp nếu không có thư ký ghi lại hoặc bố trí máy quay phức tạp thì nhiều khi những người tham gia không thể nắm bắt đầy đủ những thông tin hoặc nhanh chóng quên đi sau cuộc họp gây đến sự sai lệch khi làm việc.

Nhưng với các công cụ làm việc online luôn thường tích hợp các tính năng record và lưu trữ lại giúp bạn có thể xem lại cuộc họp để nắm bắt lại thông tin chính xác nhất. Ngoài ra, đối với những người không thể tham gia cuộc họp vào lúc đó cũng có thể nắm bắt được những diễn biến đã diễn ra.

2. Những công cụ làm việc online phổ biến

Zoom

Nhắc đến những công cụ làm việc online phổ biến không thể không nhắc tới zoom. Trong tình trang dịch diễn biến hiện nay, số lượng người sử dụng zoom đã tăng đột biến dẫn đến doanh thu của nó tăng tới 369%.

Tại sao vậy? Phần mềm này sở hữu khá nhiều tính năng hay ho với nhiều mức giá khác nhau dựa trên quy mô và nhu cầu kinh doanh của từng doanh nghiệp. Chỉ cần có ID và Mật khẩu là bạn đã có thể tham gia cuộc họp kết nối toàn cầu  hay học tập một cách dễ dàng. Và chính phần mềm hỗ trợ làm việc online này hiện đang được thông dụng nhất trong các trường học hiện nay.  

Hàng triệu người dùng Zoom trên toàn thế giới đều sử dụng gói miễn phí. Nhưng nếu bạn muốn làm việc từ xa bao quát hơn cho việc kết nối toàn cầu doanh nghiệp thì gói doanh nghiệp (có trả phí) sẽ là lựa chọn phù hợp hơn.

Tuy nhiên, vẫn có nhiều người dùng lo ngại khi phần mềm này có liên kết chặt chẽ với mạng xã hội Facebook – một nền tảng không tôn trọng quyền riêng tư cá nhân cho lắm.

Skype

Nói đến công cụ hỗ trợ làm việc từ xa không thể không nhắc tới Skype của Microsoft. Nó được thiết kế như một công cụ hội nghị truyền hình chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Có thể nói đến những tính năng chuyên nghiệp của Skype như sau:

• Cho phép tối đa 250 người tham dự trong một cuộc họp.
• Có thể kết nối với những người dùng Skype khác và tạo bảng trắng ảo để thuyết trình.

Bên cạnh đó, Skype vẫn có những hạn chế như: 

• Khả năng xử lý âm thanh hạn chế.
• Tính năng bảo mật thấp.
• Ngốn nhiều băng thông và thiếu ổn định.
• Thiếu tính năng hội nghị âm thanh cho từng cá nhân riêng lẻ.
• Khả năng tương thích phần cứng yếu và chỉ hỗ trợ webcam thông qua usb. 

Discord

Discord là hệ thống trò chuyện bằng giọng nói và văn bản thông minh. Với Discord bất cứ ai cũng có thể tạo ra một máy chủ lưu trữ nội dung giao tiếp, thảo luận theo ý muốn. Trong 1 cuộc gọi, có thể thực hiện video call cùng lúc với 8 người và share màn hình nếu muốn.

Discord cho phép chúng ta thiết lập các tùy biến vai trò với quyền hạn trong chanel hoặc set màu tương ứng với mỗi role. Những user trong hệ thống còn sở hữu level, exp. Những chỉ số này sẽ tăng lên tùy theo tương tác, hoạt động và đóng góp nhất định. Tuy ứng dụng hướng tới các game thủ, clan và cộng đồng giải trí nhưng nhiều công ty có thể áp dụng tính năng này vào trong doanh nghiệp phân chia cấp bậc, phòng ban để làm việc từ xa rất tiện lợi.

Điểm đặc biệt của Discord là có thể cùng lúc cho phép nhiều người cùng share màn hình, tạo ra một môi trường làm việc online hoàn hảo mà trong đó mọi nhân viên đều thấy những người khác cùng đang làm việc.

Nếu bạn là một game thủ hay người thường sử dụng công cụ làm việc từ xa thì không thể không nhắc đến Discord. Đặc biệt công cụ hỗ trợ làm việc online này có kèm theo khả năng chat nhiều nhóm một cách dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời đưa tất cả vào một giao diện hiện đại, đẹp mắt. 

Chatwork

Cũng như các công cụ khác, chatwork có đầy đủ các tính năng ưu việt trong các cuộc họp đặc biệt làm việc từ xa vô cùng hiệu quả. Nói đến ưu điểm của nó ta không thể không kể đến:

• Truyền tải công việc: dễ dàng chỉ định người thực hiện, quy định thời hạn công việc, tránh việc bỏ sót tin nhắn.
• Tin nhắn tự động: Mỗi khi một thành viên hoàn thanh nhiệm vụ thì tin nhắn sẽ tự động gửi đến tất cả thành viên trong nhóm. 
• Thực hiện gọi số lượng không nhỏ: Video tối đa 14 thành viên trong nhóm và gọi thoại với tối đa 100 thành viên trong nhóm.

Zalo

Zalo chính là phần mềm hỗ trợ làm việc online “Made in Vietnam”. Điểm mạnh của Zalo chính là toàn bộ server đều được đặt tại Việt Nam. Thế nên mọi hành động truy xuất của người Việt đều được đáp ứng nhanh chóng hơn so với các phần mềm khác. Nó giúp hỗ trợ trong cuộc họp lên đến 100 người cùng một lúc. Mà trong khi đó chất lượng những cuộc đàm thoại video của phần mềm này rất đáng nể khi gần như không có độ trễ và quan trọng hơn cả là nó miễn phí 100%.

Một lợi thế khác là Zalo ngoài tính năng đàm thoại, chat, video call, meeting thì còn là một siêu ứng dụng và là mạng xã hội phổ biến lớn thứ hai tại Việt Nam. Độ phổ biến này giúp nâng cao độ thuần thục sử dụng và rất nhiều tính năng hỗ trợ hữu ích được tích hợp sẵn trong siêu ứng dụng này.

Google Meet

Các công cụ làm việc online không thể không nhắc đến ông hoàng Google được và tiêu biểu chính là Google meet. Google Meet chính là phiên bản nâng cấp của Google Hangouts.

Phần mềm này được thiết kế xoay quanh các cuộc họp video đã lên lịch giữa các thành viên trong nhóm. Nói đến tính năng thì nó cũng tương tự với Zoom. Điểm khác biệt của nó là giao diện người dùng bóng bẩy hơn nhiều.

Thế nhưng người dùng nếu muốn trải nghiệm hết các tính năng này thì sẽ phải trả phí theo những gói được đặt sẵn trong G Suite.

Webex

Webex là sản phẩm tuyệt vời hỗ trợ làm việc từ xa, là sản phẩm của Nhà sản xuất hạ tầng viễn thông nổi tiếng thế giới Cisco. Cũng như các phần mềm hỗ trợ làm việc online khác, webex cũng cung cấp đầy đủ các tính năng cho người dùng.

Đặc biệt hơn, công cụ làm việc online này được đánh giá là có khả năng dịch online hoạt động rất mượt mà. 
Tuy vậy nhưng bạn vẫn nên cân nhắc trước khi sử dụng Webex bởi nó ngốn khá nhiều tài nguyên CPU trên PC của bạn. 

3. Kết luận

Qua bài viết, chắc hẳn bạn đã nắm rõ được các công cụ làm việc từ xa phổ biến, uy tín nhất rồi nhỉ! Tin rằng bạn đã có được lựa chọn công cụ nào cho doanh nghiệp rồi đúng không! Bên cạnh đó, dù có chọn gì bạn vẫn nên lưu tâm đến vấn đề bảo mật nhé!