Chiến lược và và quy trình đào tạo nhân viên mới

Hiện nay, các doanh nghiệp đều chú trọng vào quy trình đào tạo nhân viên. Điều này quyết định rất nhiều đến sự thành công của doanh nghiệp đó. Bởi nếu thực hiện việc đào tạo tốt sẽ giúp xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao. Trong bài viết dưới đây, GrowUpWork sẽ cung cấp cho bạn mẫu chiến lược và quy trình đào tạo nhân viên mới trong một số lĩnh vực phổ biến.

Trước tiên, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới.

Tại sao quy trình đào tạo nhân viên mới lại cần thiết?

Một số công ty tin rằng nhân viên mới sẽ học hỏi khi họ tiếp tục công việc, bỏ qua một chương trình đào tạo tuyển dụng mới. Mặc dù có nhiều không gian để đào tạo tại chỗ, nhưng biết cách đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả thì không phải nơi đâu cũng làm được.

Theo cục Thống kê Lao động Mỹ, có 20% ​​công nhân ở Mỹ rời bỏ công việc của họ trong vòng 45 ngày kể từ ngày thuê. Theo một số ước tính, chi phí thay thế nhân viên chiếm 30.000 USD một năm hoặc ít hơn là 16% lương hàng năm của công ty. Nhưng đối với những nhân viên cấp cao hơn, những người kiếm được trên 75.000 đô la, con số đó có thể là 20% lương hàng năm.

Vì vậy, một khi bạn tìm thấy những nhân viên tốt nhất cho nhóm của mình, chắc chắn bạn muốn giữ họ. Và làm theo một số phương pháp hay nhất để đào tạo nhân viên là một trong những cách hiệu quả nhất để làm điều đó.

Theo một báo cáo cho rằng: các tổ chức có quy trình đào tạo hiệu quả có 91% nhân viên gắn bó ít nhất một năm. Các công ty có các chương trình đào tạo có cấu trúc tốt có 69% trong số họ gắn bó ít nhất ba năm.

Sau khi đã nắm rõ về tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những chiến lược đào tạo nhân viên mới hiệu quả.

Những chiến lược đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Trước tiên, chuẩn bị một SOP rõ ràng là vô cùng cần thiết.

Có SOP rõ ràng cho công việc 

SOP là viết tắt của Standard operating procedure - Quy trình thao tác chuẩn.

Hãy đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn có các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) cập nhật cho công việc của họ. Vì vậy, khi ai đó vắng mặt trong một thời gian dài và bạn phải thuê người thay thế, trách nhiệm của vị trí phải được nắm bắt chính xác và khả dụng. Điều này sẽ hỗ trợ cho sự thành công của người tiếp theo. 

Điều chỉnh quy trình đào tạo phù hợp

Việc đào tạo phải luôn được điều chỉnh cho phù hợp với nhân viên. Có một cuộc đối thoại cởi mở về cách tiếp thu thông tin hiệu quả vì cách tiếp thu thông tin của mỗi người là khác nhau. 

Có phải thông qua các tài liệu đào tạo nhân viên với hướng dẫn từng bước không? Hay họ tự học bằng cách thực hiện khi người quản lý cung cấp hướng dẫn? Một khi người quản lý có thông tin này và có thể điều chỉnh chương trình đào tạo, việc học tập cho nhân viên mới sẽ hiệu quả hơn nhiều.

Đưa ra cấu trúc & thời gian cho quy trình

Cung cấp cho họ cấu trúc và thời gian để tự khám phá. Tạo một bản đồ giới thiệu cho phép họ đi sâu vào nơi họ cần. Sau đó, tạo một vòng lặp để báo cáo lại để họ có thể tóm tắt kết quả học tập của mình và đảm bảo kiến ​​thức đang được chuyển giao. Tư duy này cung cấp sự minh bạch về mục tiêu làm và tạo cơ hội cho sự kết nối 1-1.

Công cụ công nghệ, tự động hóa

Tận dụng các công cụ công nghệ và tự động hóa để hợp lý hóa các nhiệm vụ quản trị tốn nhiều thời gian đi kèm với việc thu hút nhân viên mới. 

Khi những người mới được tuyển dụng không phải mất thời gian cho những thủ tục giấy tờ rườm rà. Cả nhân viên và người quản lý của họ có thể tập trung vào đào tạo nhân viên, cố vấn và hòa mình vào văn hóa của công ty ngay từ ngày đầu tiên.

Đáp ứng với kỳ vọng

Sự phù hợp với các kỳ vọng là cực kỳ quan trọng đối với nhân viên mới. Điều này có thể đạt được nhờ sự định hướng đúng đắn từ người quản lý. Có một kế hoạch 30-60-90 ngày làm rõ "những gì" cần phải làm và "làm thế nào" nó có thể được thực hiện. Kế hoạch này giúp nhân viên mới dễ dàng hòa nhập vào văn hóa mới của công ty.

Lưu trữ tài liệu tham khảo

Có một địa điểm đáng tin cậy nơi nhân viên có thể tìm thấy các khóa đào tạo nhân viên và câu trả lời cho các câu hỏi của họ ở cùng một nơi là rất quan trọng. Đầu tư vào trang thông tin nội bộ của công ty, đảm bảo rằng nó được cập nhật để nhân viên mới có thể tìm kiếm thông tin. 

Điều này sẽ giúp mọi người tiết kiệm thời gian và cho phép nhân viên mới ưu tiên việc học của họ để họ có thể làm việc hiệu quả nhanh hơn nhiều.

Tạo bảng Trello 

Tạo một bảng Trello chứa tất cả thông tin mà một nhân viên mới cần, cùng với thời điểm họ cần thông tin đó. Có các phần dành riêng cho ngày đầu tiên, tuần đầu tiên, 30, 60 và 90 ngày đầu tiên. Chúng ta cung cấp thông tin quá nhiều đến nỗi khó có thể nhớ hết mọi thứ. Bảng Trello giúp họ tham khảo lại bất kỳ thông tin nào mà họ có thể đã quên.

Nhận lời khuyên từ chuyên gia

Những lời khuyên của các chuyên gia luôn luôn là cần thiết. Hỏi họ những câu hỏi chẳng hạn như, "Nhìn lại, bạn ước gì mình được đào tạo sớm hơn?" hoặc "Phần nào trong quá trình đào tạo nhân viên của bạn là quan trọng nhất?" Họ thường biết những gì nhân viên mới của chúng ta đang mong đợi.

Ngoài việc có những chiến lược đào tạo nhân viên mới hiệu quả, chúng ta cũng cần đưa ra những quy trình đào tạo cụ thể.

Quy trình các bước đào tạo nhân viên mới

Trước tiên, hãy chuẩn bị môi trường làm việc thật chuyên nghiệp và thoải mái.

1. Chuẩn bị môi trường làm việc

Sau khi lựa chọn được những ứng viên tiềm năng, người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp cần gửi mail cho các bộ phận để có sự chuẩn bị chu đáo nhất. Điều này bắt đầu với những điều cơ bản như bàn, văn phòng phẩm, máy tính, điện thoại, liên lạc qua email,… và phổ biến kế hoạch đào tạo cụ thể cho nhân viên mới.

2. Onboarding

Chào đón nhân viên mới cũng cần chuẩn bị môi trường làm việc để họ thoải mái, dễ dàng hòa nhập. Quá trình này được thực hiện dưới các hình thức khác nhau như:

• Tổ chức một buổi chào mừng chung cho tất cả nhân viên mới để họ có cơ hội làm quen với nhân viên cũ và mới.
• Sắp xếp nhân viên chào hỏi và hướng dẫn bạn ngay từ đầu để những người mới đến không cảm thấy choáng ngợp.
• Hướng dẫn địa điểm làm việc và các phòng ban chức năng để nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường.

3. Đào tạo kiến thức chuyên môn

Tùy từng vị trí làm việc khác nhau mà nhân viên mới sẽ được đào tạo các kỹ năng nghiệp vụ khác nhau. Điều này sẽ giúp họ xây dựng phong cách làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, tăng sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận khác, cùng đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc kinh doanh.

Dưới đây là một số kiến ​​thức cần cung cấp cho nhân viên mới trong quá trình đào tạo:

• Tổng quan về thị trường, ngành nghề, dịch vụ và sản phẩm trong lĩnh vực hoạt động của công ty.
• Nội dung công việc và đặc điểm cụ thể của từng vị trí.
• Kiến thức nâng cao phải được thu thập hoặc đào tạo tại doanh nghiệp.
• Một số kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng làm việc nhóm, v.v.

4. Đánh giá kế hoạch đào tạo nhân viên mới

Sau khi hoàn thành quá trình đào tạo, người quản lý cần có một cuộc trò chuyện thân thiện và cởi mở với nhân viên. Đồng thời, lắng nghe tâm tư của họ và tiếp thu những nhận xét để đánh giá mức độ tiếp thu của họ.

Ngoài ra, đánh giá này cũng sẽ giúp công ty có cái nhìn tổng quát nhất về năng lực của người mới. Từ đó sẽ xây dựng phương hướng, hướng phát triển nghề nghiệp dựa trên yêu cầu và nguyện vọng của người lao động. Hơn nữa, việc làm này còn giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình đào tạo nhân viên mới.

Tạm kết

Như vậy, vừa rồi chúng tôi đã giới thiệu đến bạn mẫu và quy trình đào tạo nhân viên mới trong một số lĩnh vực phổ biến. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình đào tạo nhân sự mới. Cảm ơn bạn đã lắng đọc!