Bí quyết nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên

Nhân viên và năng suất của họ chính là điều quan trọng để làm nên một tổ chức một công ty. Thành bại của một tổ chức cũng phụ thuộc vô cùng lớn vào điều này. Đồng thời cũng không phải là điều mà có thể dễ dàng quản lý và gia tăng hiệu quả. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một vài bí quyết giúp nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên.

Năng suất làm việc của nhân viên là gì?

Năng suất làm việc của nhân viên có thể được định nghĩa đơn giản là số lượng công việc (sản lượng) có giá trị mà họ tạo ra trong một khung thời gian nhất định. Vì nó thường được tính toán bằng cách so sánh hiệu suất của một cá nhân với các đồng nghiệp của họ, nó còn được gọi là năng suất của lực lượng lao động.

Năng suất cao hơn thường cho thấy mức độ tham gia của nhân viên cao, giúp công ty đó duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, các nhà quản lý cần lưu ý rằng giữa các nhân viên sẽ luôn tồn tại những khác biệt cá nhân.

Tại sao Năng suất làm việc quan trọng?

Khi nhân viên làm việc hiệu quả, điều này sẽ chuyển trực tiếp thành:

• Lợi nhuận cao hơn.
• Tăng sự hài lòng và giữ chân nhân viên.
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn.
• Môi trường làm việc tích cực.

Hiểu cách tối đa hóa năng suất của nhân viên cũng đòi hỏi công ty bạn phải xem xét các quy trình làm việc hiện có. Nó sẽ giúp bạn hiểu liệu có tồn tại bất kỳ rào cản nào không và cách loại bỏ chúng.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét các thước đo năng suất bạn có thể sử dụng để tính toán năng suất làm việc của nhân viên ở mọi cấp độ trong tổ chức của bạn.

Cách đo lường chính xác năng suất làm việc

Hiện tại, không có công thức tiêu chuẩn nào bạn có thể áp dụng để tính toán năng suất của nhân viên trong các ngành. Ngoài ra, còn có tác động của một số yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của một cá nhân.

Ví dụ: trong sản xuất, bạn có thể sử dụng phương trình sau để đánh giá năng suất của nhóm:

Năng suất lao động = Tổng sản lượng (khối lượng tạo ra) / tổng đầu vào (giờ lao động và nguồn lực). Nếu công ty của bạn có doanh thu $ 100.000 trong số 50 thành viên trong nhóm trong một tuần thì:

100.000 / 50 = 2000. Điều này có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm tạo ra khoảng $2.000 cho công ty của bạn mỗi tuần.

Mặc dù công thức đo lường năng suất này khá đơn giản nhưng bạn không thể sử dụng nó trong một số ngành khác, chẳng hạn như trung tâm chăm sóc khách hàng, bạn sẽ phải xem xét các chỉ số năng suất khác nhau của trung tâm này.

Vì vậy, đây là một số yếu tố có thể giúp bạn có được bức tranh toàn cảnh về năng suất làm việc của nhân viên:

1. Tốc độ và kết quả

Tốc độ luôn là thước đo quan trọng để đánh giá năng suất. Tuy nhiên, nó luôn cân bằng với chất lượng.

Vì vậy, nếu một nhân viên có thể tạo ra một khối lượng lớn công việc trong thời gian ngắn mà vẫn duy trì các tiêu chuẩn chất lượng thì đó là một nhân viên làm việc hiệu quả.

2. Trình độ năng lực

Một cá nhân nhân viên có công việc yêu cầu thay đổi và sửa đổi liên tục làm giảm mức năng suất của nhóm.

Tuy nhiên, điều này cũng nên tính đến kinh nghiệm của nhân viên. Ví dụ, một nhân viên mới có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ. Ở đây, điều quan trọng là phải xem hiệu suất của họ theo thời gian.

3. Độ tin cậy và tính ổn định

Một khía cạnh quan trọng khác của hiệu suất làm việc của nhân viên là mức độ đáng tin cậy của họ. Họ có thể liên tục tạo ra công việc chất lượng cao trong khung thời gian nhất định không? Nếu vậy, thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến năng suất chung của họ.

Bây giờ, hãy xem điều gì có thể tác động tiêu cực đến năng suất.

3 yếu tố chính ảnh hưởng đến năng suất làm việc

Ba yếu tố được nêu chi tiết dưới đây có thể cản trở năng suất nhưng cũng cung cấp một kế hoạch chi tiết để cải thiện nó. Mức độ hài lòng của nhân viên thường được nhắc đến trong chủ đề này. Vậy hãy cùng khám phá khi mức độ hài lòng của nhân viên thấp tác động tiêu cực đến năng suất như thế nào.

1. Môi trường làm việc

Môi trường làm việc của nhân viên đóng một vai trò to lớn không chỉ đối với năng suất mà còn đối với sự hài lòng trong công việc của họ.

Một môi trường tiêu cực nơi phe cánh, quan điểm ủng hộ và tin đồn chiếm ưu thế tối cao có thể làm xói mòn sự tự tin của nhân viên. Tương tự, nếu nhân viên cảm thấy họ không thể tiếp cận bộ phận Nhân sự với vấn đề họ muốn được cải thiện, điều đó có thể làm tăng sự lo lắng và phẫn nộ.

Bên cạnh đó, không gian làm việc của nhân viên, bao gồm ánh sáng, thông gió, trang trí, v.v. - cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất.

Ví dụ, môi trường thiếu ánh sáng có thể gây mỏi mắt, trong khi những chiếc ghế không thoải mái có thể dẫn đến căng cơ và các vấn đề sức khỏe lâu dài.

Những yếu tố này cũng có thể ảnh hưởng đến những nhân viên làm việc từ xa. Nếu họ không có không gian làm việc yên tĩnh, chuyên dụng, điều đó có thể dẫn đến việc thường xuyên bị phân tâm và gián đoạn.

2. Phúc lợi của nhân viên

Nếu nhân viên không có sức khỏe tốt thì cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Trong trường hợp mắc các bệnh truyền nhiễm, sự hiện diện của họ trong văn phòng có thể khiến người khác gặp nguy hiểm.

Mặc dù đây không phải là mối quan tâm đối với nhân viên làm việc từ xa nhưng họ vẫn có thể đối mặt với sự cô lập trong tương tác xã hội và ranh giới giữa công việc và cuộc sống bị xóa nhòa. Tất cả những điều này có thể góp phần vào các vấn đề sức khỏe tinh thần như trầm cảm và lo âu.

Dù cho bản thân nhân viên có thể khỏe mạnh nhưng có thể họ cũng sẽ có mối lo về sức khỏe của người phụ thuộc tại nhà như trẻ em, người lớn tuổi, v.v. Việc dồn tất cả những trách nhiệm này có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức của nhân viên, thường dẫn đến năng suất thấp.

3. Văn hóa công ty và thông lệ quản lý

Bạn có biết rằng 86% người thành đạt tin rằng văn hóa công ty giúp tăng năng suất của nhân viên?

Văn hóa công ty là cách nhân viên của bạn cảm thấy được kết nối và đầu tư vào thành công của công ty. Nếu các giá trị của bạn phù hợp với giá trị của họ, họ có thể sẽ nỗ lực nhiều hơn.

Tuy nhiên, văn hóa này không chỉ nằm trong tuyên bố sứ mệnh của bạn. Nhân viên sẽ có thể hình dung được hành trình và cơ hội phát triển của họ trong công ty. Người quản lý trực tiếp và cấp cao hơn cũng nên cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và thể hiện sự đánh giá cao thường xuyên. Nếu nhân viên không nhận được những thứ này hoặc không thường xuyên đúng lúc, họ sẽ cảm thấy bị tách rời khỏi công ty của bạn và có thể sẽ rời đi.

Hãy cùng khám phá một số cách bạn có thể loại bỏ những trở ngại này để tạo ra một lực lượng lao động hiệu quả với việc nâng cao năng suất làm việc.

13 cách để tăng năng suất làm việc đơn giản

Tăng năng suất làm việc của nhân viên đòi hỏi một cách tiếp cận đa hướng giải quyết các khía cạnh tổ chức, môi trường và tâm lý khác nhau.

Dưới đây là 13 cách bạn có thể bắt đầu cuộc hành trình này:

1. Tối ưu hóa điều kiện nơi làm việc

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng năng suất tại nơi làm việc liên quan trực tiếp đến sự hài lòng của nhân viên đối với môi trường vật chất của họ.

Những điều đơn giản như cải thiện hệ thống thông gió và cung cấp ánh sáng thoải mái có thể tác động tích cực đến sự hài lòng của nhân viên và kết quả là năng suất của họ.

Trong khi văn phòng thiết kế mở được biết đến là nơi thúc đẩy sự sáng tạo và làm việc theo nhóm, chúng cũng có thể tạo ra nhiều tiếng ồn và gây mất tập trung. Điều này có thể làm mất năng suất làm việc, dẫn đến không hài lòng và bực bội. Thay vào đó, bạn có thể chỉ định một không gian sáng tạo riêng biệt, nơi các nhân viên có thể cộng tác và một khu vực yên tĩnh để tập trung làm việc.

2. Phù hợp kỹ năng của nhân viên với nhiệm vụ

Một cách tuyệt vời để tối đa hóa hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên là giao cho họ những nhiệm vụ phù hợp.

Ví dụ, một nhân viên hướng nội có thể không thích thuyết trình nhóm quá nhiều. Họ có thể phát triển mạnh trong công việc định hướng chi tiết, điều mà những đồng nghiệp hướng ngoại hơn có thể cảm thấy khó khăn.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không nên khuyến khích họ đương đầu với giới hạn của mình để khắc phục các hạn chế.

Tóm lại, nếu một nhân viên có một bộ kỹ năng cụ thể và bạn giao cho họ một nhiệm vụ để sử dụng nó, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn và tạo ra kết quả tốt hơn.

3. Đầu tư vào các công cụ phù hợp

Với sự tiến bộ không ngừng công nghệ, nhân viên của bạn cần các công cụ mới để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả.

Ví dụ: nếu chuyển tất cả việc liên lạc sang Slack- ứng dụng miễn phí, sẽ thúc đẩy năng suất của nhân viên làm việc từ xa, thì điều đó có thể đáng xem xét.Tương tự, bạn có thể nhận các công cụ quản lý dự án dựa trên đám mây như Asana hoặc Basecamp để nhân viên có thể theo dõi các nhiệm vụ và dự án của họ.

Một số công cụ có thể mang đến tốn kém cho công ty bạn lúc đầu nhưng về sau không nó là một sự đầu tư lâu dài và sẽ cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên, dẫn đến tăng năng suất.

4. Cung cấp cơ hội đào tạo

Đào tạo nhân viên cần được duy trì trong suốt quá trình làm việc của họ tại công ty chứ không phải chỉ được triển khai khi họ mới gia nhập.

Không ngừng học hỏi các kỹ năng mới sẽ tạo ra các thử thách thôi thúc nhân viên của bạn chinh phục và phát triển từ đó tăng sự gắn bó của họ tại nơi làm việc. 

Quan trọng nhất là từ những điều nhân viên học được sẽ được cống hiến vào cách họ mang lại giá trị cho công ty nhiều hơn, trong đó có việc tăng năng suất làm việc.

5. Cải thiện cách thức giao tiếp truyền thông

Giao tiếp là một con đường hai chiều. Nếu nhân viên không nhận được phản hồi và được lắng nghe từ sếp, họ cũng sẽ ngừng giao tiếp với ban quản lý.

Giao tiếp không chỉ là lời nói, cho dù đó là việc xem xét mối quan tâm của nhân viên một cách nghiêm túc hay chủ động giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ, nếu một nhân viên đang gặp khó khăn với khối lượng công việc của họ, họ có thể tiếp cận ai? Các bước sẽ được thực hiện và bao lâu sẽ có giải pháp cho họ?

Trong trường hợp này, ngay cả một mốc thời gian ngắn gọn và rõ ràng về quy trình giao tiếp cũng sẽ làm giảm bớt sự lo lắng của nhân viên và giúp họ cảm thấy tự tin hơn khi cần được giúp đỡ.

6. Thể hiện sự tin cậy bằng cách ủy quyền nhiệm vụ

Bạn không thể mong đợi các thành viên trong nhóm của mình thực hiện hết khả năng của họ nếu bạn đang quản lý vi mô từng bước của họ!

Thay vào đó, bạn có thể ủy thác một số nhiệm vụ cho những nhân viên đã chứng minh được năng lực của họ. Nó sẽ giúp họ có được kinh nghiệm lãnh đạo quý giá và mang lại cho họ cảm giác hoàn thành công việc.

Giao phó trách nhiệm cũng là một cách tuyệt vời để thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với sự chăm chỉ của nhân viên.

7. Áp dụng hình thức làm việc linh hoạt

Bằng cách thực hiện hình thức làm việc linh hoạt và đưa ra các tùy chọn làm việc từ xa, bạn có thể trao quyền cho nhân viên chọn giờ làm việc của riêng họ trong khi duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.

Một nơi làm việc kết hợp cũng giúp bạn cắt giảm chi phí duy trì văn phòng và có thể tuyển dụng nhân tài từ khắp nơi trên thế giới.

Bạn có thể đặt các tiêu chuẩn hay quy định cụ thể cho những người làm việc từ xa, ví dụ: số giờ làm việc tối thiểu mỗi tuần hoặc tháng. Hoặc bạn có thể áp dụng cách tiếp cận chất lượng như KPI hơn số lượng để khuyến khích nhân viên tạo ra thành quả chất lượng cao dù không làm việc toàn thời gian tại văn phòng.

8. Thiết lập mục tiêu theo phương pháp SMART

Nhân viên của bạn không thể đáp ứng kỳ vọng về năng suất của bạn nếu họ không biết họ là gì.

Bạn có thể sử dụng các phương pháp mục tiêu SMART cho việc thiết lập mục tiêu này - “cụ thể”, “có thể đo lường được”, “có thể đạt được”, “thực tế” và “kịp thời”.

Bạn cũng nên đảm bảo rằng mỗi nhân viên biết những điều sau:

• Cách bạn đo lường sản lượng của nhân viên.
• Các bước họ cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Khoảng thời gian lý tưởng để hoàn thành một nhiệm vụ.

Khi nhân viên tiến bộ, mục tiêu của họ sẽ thay đổi và phát triển. Truyền đạt những thay đổi này sẽ giảm bớt sự thất vọng và phỏng đoán. Đồng thời, hãy thảo luận với nhân viên để xem họ có cần bất kỳ sự hỗ trợ hoặc động cơ nào để thúc đẩy họ theo đuổi hay không.

Vì mọi người đều làm việc khác nhau, nên việc đáp ứng nhu cầu cá nhân của họ sẽ dẫn đến tăng năng suất đáng kể.

9. Hạn chế các yếu tố làm xao nhãng

Do các thông báo liên tục trên mạng xã hội, nhân viên của bạn có thể cảm thấy khó tập trung vào một nhiệm vụ trong thời gian làm việc.

Tương tự với các nhân viên làm việc từ xa, bạn có thể sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để đảm bảo nhân viên không dành quá nhiều thời gian trên mạng xã hội trừ khi cần dành cho công việc.

Ngoài ra, những tương tác trong môi trường làm việc không cần thiết quá nhiều cũng sẽ gây xao nhãng. Để chống lại điều này, bạn có thể tạo một căn phòng yên tĩnh trong văn phòng, nơi nhân viên có thể làm việc mà không cần các thành viên trong nhóm ghé vào bàn của họ nếu không thực sự cần thiết. Họ cũng có thể sử dụng tai nghe chống ồn để hoàn toàn hòa vào các nhiệm vụ.

10. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian

Nếu bạn muốn thấy sự cải thiện năng suất giữa các phòng ban khác nhau, bạn cần có hồ sơ chi tiết về cách nhân viên của bạn sử dụng thời gian làm việc của họ.

Báo cáo hằng ngày về tiến độ công việc là một công cụ cơ bản để hỗ trợ bạn cùng nhân viên quản lý thời gian của họ một cách hiệu quả, từ đó nâng cao năng làm việc.

11. Tổ chức các cuộc họp hiệu quả

Làm việc từ xa đã tạo ra nhiều sự thay đổi lớn trong phong cách làm việc của chúng ta, bao gồm cả cách tổ chức các cuộc họp. Nhân viên tham gia nhiều cuộc họp hơn, dẫn đến việc Zoom mệt mỏi.

Thay vào đó, hãy lên lịch các cuộc họp cho những khoảng thời gian nhỏ hơn và chỉ bao gồm những nhân sự cần thiết trong mỗi cuộc họp.

Ngoài ra, hãy phân tích xem một vấn đề có yêu cầu một cuộc họp hay không. Thay vào đó, nếu bạn có thể gửi email hoặc tin nhắn Slack, điều đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên, cho phép họ làm việc hiệu quả hơn.

Tham khảo chi tiết cách tổ chức cuộc họp hiệu quả để áp dụng cho công ty bạn

12. Chú trọng sức khỏe của nhân viên

Bằng cách cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc. Chẳng hạn, nếu một nhân viên cảm thấy lo lắng, họ có thể được giải lao vài phút trong giờ làm việc. Hoặc trang bị một vài dụng cụ tập thể dục gọn nhẹ trong nơi làm việc cho nhân viên của bạn. Tương tự, bạn có thể khuyến khích nhân viên nghỉ phép để nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng. 

Làm điều này sẽ giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc thiết lập ranh giới cân bằng và cung cấp cho họ công cụ để tham gia vào việc tự chăm sóc bản thân hiệu quả. Nó cũng sẽ mở ra giao tiếp giữa nhân viên và bộ phận nhân sự để tạo ra một tổ chức gắn kết hơn.

13. Khuyến khích sự tham gia của nhân viên

Khuyến khích sự tham gia của nhân viên là một cách đơn giản nhưng có thể đạt được năng suất cao. Ví dụ, bạn có thể chủ động bằng cách thể hiện sự đánh giá cao của mình khi nhân viên thực hiện tốt một cách nhất quán. Điều này có thể ở dạng phần thưởng, sự công nhận hoặc thậm chí là thăng chức.

Ngoài ra, bạn có thể khuyến khích năng suất cao thông qua các thử thách đồng đội trong đó đội chiến thắng sẽ giành được giải thưởng tiền mặt hoặc thời gian nghỉ được trả lương. Tạo ra một chính sách cởi mở nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi tiếp cận những người quản lý với những đề xuất và cải tiến cũng sẽ góp phần vào sự phát triển chung của bạn. 

Kết luận

Nâng cao năng suất làm việc nhân viên một cách ổn định là chìa khóa cho sự thành công của tổ chức, nhưng để đạt được công ty bạn cần chú ý đến các yếu tố khác nhau tác động đến điều này cả tích cực và tiêu cực. Hi vọng rằng bài viết đã tổng hợp cho bạn kha khá những cách có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình!