Phương pháp làm việc tại nhà hiệu quả trong đại dịch COVID-19

Với ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 nhiều công ty đã nghiêm chỉnh thực hiện nghị định giản cách xã hội để phòng dịch. Song với một số ngành có tính chất có thể làm việc online tại nhà đã triển khai hình thức này. Tuy vậy đây cũng là hình thức khá mới mẻ nên cũng sẽ gặp khó khăn khi thực hiện, đặc biệt câu hỏi đặt ra là phải làm sao để đảm bảo được năng suất và chất lượng công việc. GrowUpWork sẽ gợi ý cho bạn các phương pháp làm việc tại nhà hiệu quả trong thời gian phòng dịch này.

Hình thức làm việc từ xa đã gia tăng trong nhiều năm tại nhiều công ty trên thế giới. Một số cung cấp công việc từ xa như một lợi ích cho nhân viên để cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn, đặc biệt hình thức này được áp dụng khá nhiều trong lĩnh vực IT.

Và ngày nay, hàng triệu người trên thế giới gần đây đã bắt đầu làm việc tại nhà - work from home (WFH) vì sự bùng phát của coronavirus COVID-19. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng ủng hộ WFH vì họ tin rằng mọi người không thể làm việc mà không có sự giám sát. Thay vào đó, họ chấp nhận văn hóa kiểm soát và quản lý vi mô. Đây cũng chính là dịp để chúng ta kiểm chứng thử xem môi trường làm việc nào năng suất hơn cho nhân viên? Tại nhà hay văn phòng! Cùng tìm hiểu nhé!

Về mặt lợi ích, đây là một cơ hội tuyệt vời để thay đổi lối sống. Chúng ta sẽ không phải vội vã rời khỏi nhà và bỏ bữa sáng. Một nghiên cứu chung của Buffer và Angellist đã khảo sát hơn 3.500 nhân viên IT làm việc từ xa đã cho thấy rằng những lợi ích hàng đầu của WFH là một lịch trình linh hoạt, khả năng làm việc từ bất cứ đâu và không phải đi lại.

Mặt khác những thách thức của sự hợp tác và giao tiếp nhóm trở nên rõ ràng khi các nhân viên làm việc tại nhà riêng lẻ. Họ cũng cảm thấy khó có liên tục tập trung với công việc trong khi bị phân tâm bởi những thứ ở nhà.

Xem thêm: Tổng hợp những bí quyết giúp bạn làm việc hiệu quả

WFH sẽ là một hình thức thật tuyệt vời. Đối với một số người, hình thức này tạo ra sự tự do mới lạ, khiến họ chủ động sắp xếp quỹ thời gian của mình, nhưng cùng với đó là trách nhiệm tự giác cao đối với công việc. Để giúp bạn chuyển đổi sang cách làm việc mới này, dưới đây là một số mẹo áp dụng phương pháp làm việc tại nhà hiệu quả nhất:

LỊCH TRÌNH HẰNG NGÀY

• Đề cao kỷ luật: Điều quan trọng là bạn vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt những mốc thời gian quan trọng để đảm bảo lượng thời gian làm việc được bảo toàn, nhưng cũng phải “tử tế” với chính mình. Thức dậy vào thời gian thông thường của bạn và trải qua thói quen thông thường của bạn. Mẹo là sử dụng thời gian vốn có lúc trước thay vì để đi từ nhà đến chỗ làm thì hãy đi lại duỗi chân, làm vài động tác khởi động nhẹ nhàng vào buổi sáng.
• Ăn mặc đúng cách. Mẹo nhỏ là bạn không nên mặc đồ ngủ. Cách bạn ăn mặc có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và thái độ của bạn, vì vậy hãy mặc trang phục chỉnh chu một chút, không quá xuề xòa nhưng cũng đủ tạo cảm giác nghiêm túc.
• Đặt giờ làm việc. WFH cho phép linh hoạt, nhưng bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của bạn nên được thiết lập rõ ràng để đảm bảo giờ làm việc không bị cắt xén mà bạn vận tận hưởng được cảm giác thoải mái ở tại nhà mình. Mẹo là bạn hãy tạo ra một điểm dừng chính xác vào cuối ngày, và lên kế hoạch cho những việc lặt vặt cá nhân sau đó. Đặt thời gian kết thúc mục tiêu sẽ quyết định kỳ vọng và tăng năng suất.
• Tạo một thói quen tốt và dành một ít thời gian giải lao cho các động tác thể dục nhẹ nhàng. Theo kinh nghiệm cho thấy rằng di chuyển và kéo dài cơ thể cung cấp nguồn năng lượng cho não, tạo cảm giác phấn chấn khi có cơ hội được hít thở đều và làm tỉnh táo với các bài tập thể dục. Trên cơ sở khoa học thì endorphin được sản xuất ra khi chúng ta tập thể dục, làm tăng mức độ phấn khởi và sự tập trung.

CÁCH THỨC TƯƠNG TÁC, VÀ GIAO TIẾP VỚI NHÓM KHI WFH

• Hãy dành thời gian cho những cuộc họp nhanh hàng ngày với nhóm làm việc của bạn. Điều này có thể được thực hiện từ xa. Các cuộc họp này phải nhanh, ngắn gọn, với mục đích là giữ cho các nhân viên trong nhóm có trách nhiệm với nhau trong các nhiệm vụ công việc tương ứng của họ.
• Hãy tương tác xã hội nhiều hơn. WFH có thể cô đơn, vì vậy bạn nên lên dành ra chút thời gian nghỉ giải lao để cà phê ảo với đồng nghiệp (với một tách cà phê thơm thực sự ngay tại nhà). Hãy giữ liên lạc thậm chí liên lạc tích cực hơn với mọi người trong nhóm để bạn không cảm thấy bị cô lập, mất cảm giác đội nhóm, phòng ban khi làm việc tại nhà.
• Lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp. Trước khi bạn muốn tương tác online với bất cứ ai trong công ty online cũng nên xem xét xem nội dung mình muốn truyền đạt đến họ có tính chất như thế nào, có khẩn cấp có quan trọng không để lựa chọn các công cụ phù hợp, như nội dung gì thì nên trao đổi qua mail, và nội dung nào nên nhắn tin trực tiếp và nhắn chung hay nhắn riêng. Điều này rất quan trọng để bạn có thể đạt được thông tin công việc cần thiết kịp thời mà không phiền đến những người khác.
• Sử dụng biểu tượng cảm xúc. Tin nhắn văn bản thường trông trang trọng và nghiêm túc hơn. Song đối với những tin nhắn trao đổi nhóm bạn cũng nên thi thoảng sử dụng các emoji phù hợp để buổi trao đổi trở nên thoải mái, đồng thời mọi người trong cuộc giao tiếp có thể nắm bắt được ý tứ chính xác trong câu chat của bạn.

CHẶN ĐỨNG CÁC NGUỒN GÂY NHIỄU VÀ CHI PHỐI TẬP TRUNG

• Luôn tắt TV khi bắt tay vào làm việc. TV là một sự phân tâm lớn. Radio nhạc không lời trên YouTube có thể là lựa chọn tốt hơn nếu bạn là mẫu người sẽ làm việc hiệu quả hơn khi có âm nhạc. Trong đó, nhạc jazz tạo ra một tâm trạng thoải mái, trong khi nhạc nền game tạo động lực cao cho bạn.
• Tránh xa phương tiện truyền thông xã hội. Phương tiện truyền thông xã hội có thể là một kẻ hủy diệt thời gian khổng lồ nếu bạn không cẩn thận.
• Tách biệt không gian để làm việc với không gian nghỉ ngơi. Nếu không muốn hối hận thì bạn đừng nên làm việc trong phòng ngủ và cũng không nên làm việc ở trong bếp (Bạn hoàn toàn có thể bị chi phối bởi vị giác và làm hủy hoại thói quen ăn uống chừng mực của bạn).

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Tạo một checklist hàng ngày. Cho dù bạn làm việc trong văn phòng hay ở nhà, điều cần thiết là thiết lập lịch trình trong ngày và theo dõi các công việc hàng ngày.

Tận dụng các công cụ trực tuyến. Có rất nhiều phần mềm miễn phí để cải thiện năng suất làm việc:

• Họp video: Skype, Zoom, Google Meet
• Quản lý dự án và tiến độ các công việc: Air Table, NovaTools, Trello
• Liên lạc nhóm: Whatsapp trực tuyến, Slack, Nhóm chat làm việc trên Facebook
• Chia sẻ tài liệu: Dropbox, Box, Google Docs

Từ ngày 16 tháng 3 năm 2020, Cisco Webex có sẵn MIỄN PHÍ để giúp mọi người vượt qua đại dịch coronavirus. Gói Cuộc họp Webex miễn phí cung cấp các cuộc họp với 100 người tham gia (không giới hạn thời gian), video HD, chia sẻ màn hình và phòng cá nhân.

Lên lịch trình giải lao ngắn thường xuyên. Mặc dù nghỉ giải lao có vẻ phản tác dụng, nghiên cứu đã chỉ ra rằng nghỉ giải lao ngắn thực sự có thể làm tăng năng suất và mức độ sáng tạo. Đi lấy không khí trong lành ngoài trời, lắng nghe tiếng chim, tận hưởng làn gió, dành thời gian để đi bộ hoặc đạp xe ngắn.

Tránh làm việc chồng chéo. WFH có thể xâm lấn đến cuộc sống cá nhân của bạn. Không có giờ làm việc theo lịch trình cụ thể thì công việc có thể sẽ len ​​lỏi vào cuộc sống gia đình của bạn và giống như việc lặt vặt cá nhân có thể len ​​lỏi vào giờ làm việc. Hãy nhớ, không trộn các công việc gia đình vào giờ làm việc.

KHÔNG GIAN LÀM VIỆC HỢP LÝ

Chuẩn bị một không gian làm việc thuận lợi. Ngoài việc có kết nối internet tốc độ cao và bộ định tuyến đáng tin cậy, hãy có một chiếc ghế thoải mái và dành một không gian yên tĩnh để có thể tập trung thực hiện công việc. Một số người đã chuyển đổi phòng khách thành văn phòng tại nhà với ghế làm việc, màn hình mở rộng, bộ văn phòng phẩm đầy đủ và máy in. Quan trọng nhất, nó được chiếu sáng tốt và thông thoáng.

Sử dụng tai nghe thoải mái cho các cuộc gọi. Hãy lưu ý đến chế độ micro của bạn trong các cuộc gọi họp để giảm thiểu lượng phản hồi âm thanh và âm thanh ngẫu nhiên làm gián đoạn cuộc trò chuyện.

Các mẹo khác bao gồm: hạ thấp độ phân giải video khi lưu lượng mạng lớn và sử dụng công cụ cộng tích hợp để chia sẻ màn hình của bạn đồng thời nhận âm thanh qua điện thoại.

MẸO DÀNH CHO CÁC ÔNG BỐ VÀ BÀ MẸ

Giữ trẻ trong kế hoạch của bạn. Do đóng cửa trường học, trẻ em cũng có thể ở quanh nhà. Lập kế hoạch và lên lịch hợp lý một số hoạt động từ cần thiết cho đến không cần thiết lắm để dành cho trẻ khi bạn làm việc tại nhà. Dành ra mỗi tiếng trong giờ làm việc buổi sáng và chiều cho bé. Chính vì thế, đây cũng là dịp để bạn nghiêm túc cân đối thời gian khoa học giữa làm việc với thời gian dành cho bé.

Những người hỗ trợ, nếu bạn vẫn đang sống chung với bố mẹ thì đây hẳn là điều rất may mắn trong khoảng thời gian này.

Kết luận 

WFH là tuyệt vời cho cân bằng cuộc sống - công việc. Nó làm tăng khả năng chủ động và hiệu suất. Nó đào tạo mọi người để được tập trung và kỷ luật. Chúng ta vẫn luôn mong muốn một nền lao động với những lợi ích được tạo ra từ sự tin tưởng và trao quyền. Mọi người đều có hoàn cảnh khác nhau về môi trường gia đình, tính cách và thói quen. Điều chỉnh cách làm việc hiệu quả nhất cho bạn và tiếp tục thực hành cho đến khi nó trở thành một phần của lối sống hoặc văn hóa.

Phải mất 21 ngày để hình thành thói quen! Một khi một cách làm việc mới đã được thiết lập trên toàn thế giới, có thể khó quay lại những cách cũ.
 GrowUpWork chúc bạn áp dụng được phương pháp làm việc tại nhà hiệu quả vượt qua đại dịch COVID-19 nhé!

Có thể bạn quan tâm:

• 10 Bước tổ chức cuộc họp hiệu quả