7 thách thức khi quản lý nhân viên từ xa & giải pháp

Khi các nhóm làm việc remote ngày càng phổ biến, các quản lý đang nắm bắt những lợi ích mà chúng cung cấp. Nhưng nếu việc chuyển đổi sang một lực lượng lao động từ xa có thể mang lại những lợi thế thì nó cũng đặt ra những thách thức quản lý nhân viên từ xa mới. Rất may, những thách thức này có thể được khắc phục bằng các chiến lược quản lý đơn giản nhưng hiệu quả.

Lợi thế của hình thức làm việc remote

Theo báo cáo từ UpWork về nguồn nhân lực trong tương lai cho thấy rằng các nhà tuyển dụng đã thấy năng suất của nhân viên tăng lên nhờ làm việc remote. Do tính hiệu quả của việc làm từ xa và những lợi ích mà nó mang lại, khoảng 36,2 triệu người lao động dự kiến sẽ làm việc từ xa hoàn toàn vào năm 2025.

Bài viết này sẽ trình bày chi tiết bảy trong số những thách thức phổ biến nhất phải đối mặt khi quản lý một nhóm từ xa — và giải thích cách vượt qua chúng thành công.

Bài viết liên quan

Top Remote Jobs phổ biến với thu nhập hấp dẫn!

Với sự phát triển của công nghệ và Internet, các nhà tuyển dụng ngày càng mở rộng tìm kiếm những nhân viên làm việc từ xa có thể mang đến các kỹ năng đáp ứng được với yêu cầu công việc. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội việc làm từ xa như một sự lựa chọn mới mẻ cho sự nghiệp của mình. Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn nhiều lựa chọn Remote Jobs phổ biến với thu nhập hấp dẫn.

Quản lý nhân viên từ xa

Làm việc từ xa mang lại rất nhiều lợi thế cho cả người lao động lẫn công ty nhưng luôn có những thách thức đi kèm! Những thách thức đó sẽ đè nặng trọng trách lên vai những người quản lý! Đòi hỏi phải có một chiến lược quản lý chuyên biệt dành cho các nhân viên làm việc remote, thậm chí là toàn bộ một team làm việc từ xa!

Còn cách nào hay hơn việc đề ra một chiến lược trên cơ sở tổng hợp các thách thức phổ biến trong việc quản lý nhân viên từ xa mà bất cứ công ty nào cũng có khả năng gặp phải! Tham khảo 7 thử thách dưới đây cùng các giải pháp đi kèm để thiết kế cho doanh nghiệp bạn phương án quản lý nhân viên từ xa hiệu quả nhất!

7 thách thức quản lý nhân viên từ xa

1. Điều chỉnh về lịch trình

Xây dựng lực lượng lao động remote có thể mở rộng đáng kể khả năng tiếp cận nhân tài của bạn, cho phép bạn tương tác với các chuyên gia trong cả nước và trên toàn thế giới. Nhưng rất có thể họ sẽ sống ở các múi giờ khác nhau.

Đôi khi, đây có thể là một điều tốt. Khi người lao động ở các múi giờ khác nhau, họ có thể luân phiên phối hợp để làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ: team dịch vụ khách hàng có thể cung cấp hỗ trợ 24/24. 

Tuy nhiên, việc tiến hành các cuộc họp, đào tạo và các hoạt động tập thể khác có thể là một thách thức đối với quản lý các nhân viên remote. Bạn không thể trông đợi họ tham gia các cuộc họp thường xuyên vào 1h sáng chỉ vì khoảng thời gian đó phù hợp với bạn.

2. Thiết lập gắn kết

Mặc dù việc làm remote mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng đôi khi bạn có thể cảm thấy bị cô lập. Bởi vì các nhân viên từ xa không có tương tác trực tiếp và cùng nhau làm việc chung một không gian, bạn sẽ cần cố ý trau dồi cảm giác hòa nhập và cộng tác.

Điều này đặt ra một thách thức dù không to lớn nhưng cũng không dễ thực hiện cho ra kết quả như mong muốn! May mắn thay, với sự hỗ trợ của quản lý phù hợp, các nhóm remote có thể thúc đẩy các mối quan hệ làm việc bền chặt.

3. Giao tiếp nhất quán

Giao tiếp có thể tạo ra hoặc phá vỡ bất kỳ team nào. Tuy nhiên, đối với lực lượng lao động remote, cách thức, tần suất và phong cách giao tiếp của bạn có thể đặc biệt quan trọng.

Nhiều thách thức liên quan đến các công cụ ảo mà các team từ xa sử dụng. Email có thể bị bỏ sót hoặc đọc sai. Nhắn tin trò chuyện có thể đến vào những thời điểm bận rộn, bị lãng quên. Thông tin sai lệch cũng phát sinh trong các các nhóm làm việc remote.

Ngoài ra, khi các tương tác xảy ra trên các nền tảng kỹ thuật số này, các dấu hiệu ngữ cảnh quan trọng có thể bị mất hoặc bị thiếu hoàn toàn. Trong bối cảnh của một team toàn cầu, sự khác biệt về văn hóa và rào cản ngôn ngữ cũng có thể tạo ra sự nhầm lẫn.

Vì vậy, bạn cần phải nỗ lực hơn nữa để đảm bảo họ hiểu công việc mỗi người ảnh hưởng thế nào đến mục tiêu công ty hoặc phòng ban và cách họ đóng góp.

4. Cân bằng giữa lòng tin và trách nhiệm

Đối với một số nhà quản lý, việc làm remote làm dấy lên nỗi sợ hãi liên quan đến trách nhiệm giải trình và năng suất. Nếu các nhân viên ở nhà thay vì ở văn phòng, liệu họ có chống lại được sự mất tập trung và chểnh mảng không?

Trên thực tế, trong Báo cáo xung quanh lực lượng lao động trong tương lai của Upwork, các nhà tuyển dụng đã nhận thấy sự gia tăng năng suất, do giảm các cuộc họp không cần thiết, lịch làm việc linh hoạt.

Song để có được kết quả trên cũng cần một nỗ lực quản lý sao cho hiệu quả thay vì quản lý chẽ!

5. Điều phối các nhiệm vụ và dự án

Quản lý các lịch trình, múi giờ và khối lượng công việc khác nhau tạo thêm một lớp khó khăn khác trong việc điều phối các nhiệm vụ và dự án. Việc đảm bảo đáp ứng tất cả các nhu cầu của khách hàng có thể là một thách thức nếu bạn chưa phát triển một hệ thống để điều phối các dự án.

Bằng cách điều phối ai phụ trách khía cạnh nào của dự án, mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu chung. Và các nhà quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc này. Nếu không có sự phối hợp, các nguồn lực sẽ bị lãng phí và đôi khi kết quả bị trì hoãn. 

6. Tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả

Việc tập hợp toàn bộ nhóm từ xa tham gia một cuộc họp có thể là một thách thức khi mọi người có lịch trình khác nhau. Vì vậy, bạn sẽ muốn đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả nhất có thể khi bạn có thể tập hợp đầy đủ nhóm.

Khi nhóm của bạn có các cuộc họp, hãy đảm bảo tuân theo một chương trình làm việc. Giữ cho các cuộc họp tập trung vào những gì quan trọng nhất. Kêu gọi các thành viên chuẩn bị trước các câu hỏi vì họ sẽ biết mục tiêu của cuộc họp trước khi bắt đầu.

7. Quản lý năng suất

Khi nhiều đội buộc phải làm việc từ xa, nhiều nhà quản lý lo lắng về năng suất. Tuy nhiên, trong một báo cáo gần đây, 68% nhà tuyển dụng nhận thấy việc làm remote diễn ra suôn sẻ hơn so với nhóm của họ ban đầu chuyển sang làm việc remote.

Là một người quản lý nhân viên từ xa, việc theo dõi thời hạn của dự án và nhân viên xử lý công việc có thể là một thách thức. Bạn không muốn trở thành người quản lý vi mô nhưng bạn cũng muốn trở thành người dễ dãi. Hãy lên lịch check-in thường xuyên. Bằng cách này, nhân viên từ xa có thể cung cấp thông tin cập nhật về tiến trình của họ hoặc giải thích nơi họ đang gặp khó khăn.

Tạm kết!

Thế giới lao động đang có sự chuyển dịch đáng kể khi vận dụng nhiều mô hình làm việc mới! Trên thực tế các mô hình này đều mang lại lợi ích đáng hoan nghênh cho cả công ty lẫn nhân viên! Song để có thể phát huy được hết các lợi thế đó cho công việc thì cần các giải pháp quản lý nhân viên từ xa hiệu quả và cả sự phối hợp một cách thấu hiểu của nhân viên! Hi vọng rằng thông tin về 7 thách thức khi quản lý nhân viên từ xa này sẽ hỗ trợ cả hai bên làm việc hiệu quả!