7 thách thức khi quản lý nhân viên từ xa & giải pháp

Khi các nhóm làm việc remote ngày càng phổ biến, các quản lý đang nắm bắt những lợi ích mà chúng cung cấp. Nhưng nếu việc chuyển đổi sang một lực lượng lao động từ xa có thể mang lại những lợi thế thì nó cũng đặt ra những thách thức quản lý nhân viên từ xa mới. Rất may, những thách thức này có thể được khắc phục bằng các chiến lược quản lý đơn giản nhưng hiệu quả.

7 thách thức khi quản lý nhân viên từ xa và giải pháp
7 thách thức khi quản lý nhân viên từ xa và giải pháp

Lợi thế của hình thức làm việc remote

Theo báo cáo từ UpWork về nguồn nhân lực trong tương lai cho thấy rằng các nhà tuyển dụng đã thấy năng suất của nhân viên tăng lên nhờ làm việc remote. Do tính hiệu quả của việc làm từ xa và những lợi ích mà nó mang lại, khoảng 36,2 triệu người lao động dự kiến sẽ làm việc từ xa hoàn toàn vào năm 2025.

Bài viết này sẽ trình bày chi tiết bảy trong số những thách thức phổ biến nhất phải đối mặt khi quản lý một nhóm từ xa — và giải thích cách vượt qua chúng thành công.

Top Remote Jobs phổ biến với thu nhập hấp dẫn!
Bài viết liên quan
Top Remote Jobs phổ biến với thu nhập hấp dẫn!
Với sự phát triển của công nghệ và Internet, các nhà tuyển dụng ngày càng mở rộng tìm kiếm những nhân viên làm việc từ xa có thể mang đến các kỹ năng đáp ứng được với yêu cầu công việc. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội việc làm từ xa như một sự lựa chọn mới mẻ cho sự nghiệp của mình. Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn nhiều lựa chọn Remote Jobs phổ biến với thu nhập hấp dẫn.

Quản lý nhân viên từ xa

Làm việc từ xa mang lại rất nhiều lợi thế cho cả người lao động lẫn công ty nhưng luôn có những thách thức đi kèm! Những thách thức đó sẽ đè nặng trọng trách lên vai những người quản lý! Đòi hỏi phải có một chiến lược quản lý chuyên biệt dành cho các nhân viên làm việc remote, thậm chí là toàn bộ một team làm việc từ xa!

Còn cách nào hay hơn việc đề ra một chiến lược trên cơ sở tổng hợp các thách thức phổ biến trong việc quản lý nhân viên từ xa mà bất cứ công ty nào cũng có khả năng gặp phải! Tham khảo 7 thử thách dưới đây cùng các giải pháp đi kèm để thiết kế cho doanh nghiệp bạn phương án quản lý nhân viên từ xa hiệu quả nhất!

7 thách thức quản lý nhân viên từ xa

1. Điều chỉnh về lịch trình

Xây dựng lực lượng lao động remote có thể mở rộng đáng kể khả năng tiếp cận nhân tài của bạn, cho phép bạn tương tác với các chuyên gia trong cả nước và trên toàn thế giới. Nhưng rất có thể họ sẽ sống ở các múi giờ khác nhau.

Thử thách khác biệt về lịch trình khi quản lý nhân viên từ xa
Thử thách khác biệt về lịch trình khi quản lý nhân viên từ xa

Đôi khi, đây có thể là một điều tốt. Khi người lao động ở các múi giờ khác nhau, họ có thể luân phiên phối hợp để làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ: team dịch vụ khách hàng có thể cung cấp hỗ trợ 24/24. 

Tuy nhiên, việc tiến hành các cuộc họp, đào tạo và các hoạt động tập thể khác có thể là một thách thức đối với quản lý các nhân viên remote. Bạn không thể trông đợi họ tham gia các cuộc họp thường xuyên vào 1h sáng chỉ vì khoảng thời gian đó phù hợp với bạn.

Giải pháp: 
  • Tạo các nguồn hữu ích và cập nhật thường xuyên. Khi quản lý một team làm việc từ xa, bạn không muốn nhân viên phụ thuộc vào bạn để được hướng dẫn ngắn gọn, đơn giản. Tạo ra các nguồn tài nguyên phong phú và toàn diện, để tất cả thành viên có thể tìm ra hướng giải quyết các câu hỏi và thách thức phổ biến. Luôn chia sẻ và cập nhật liên tục để hướng dẫn không bao giờ bị sai sót hoặc lỗi thời.
  • Sử dụng các công cụ cộng tác. Các công cụ này có nhiều hình dạng và thực hiện nhiều chức năng, từ ứng dụng quản lý tác vụ đến các kênh giao tiếp.
  • Ghi lại và chia sẻ các cuộc họp nhất định. Nếu một số thành viên không thể dự cuộc họp, hãy ghi lại cuộc họp đó để họ xem sau. Nếu bạn thực hiện phương pháp này, hãy mời các thành viên không thể dự trực tiếp gửi câu hỏi và nhận xét trước thời hạn.

2. Thiết lập gắn kết

Mặc dù việc làm remote mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng đôi khi bạn có thể cảm thấy bị cô lập. Bởi vì các nhân viên từ xa không có tương tác trực tiếp và cùng nhau làm việc chung một không gian, bạn sẽ cần cố ý trau dồi cảm giác hòa nhập và cộng tác.

Điều này đặt ra một thách thức dù không to lớn nhưng cũng không dễ thực hiện cho ra kết quả như mong muốn! May mắn thay, với sự hỗ trợ của quản lý phù hợp, các nhóm remote có thể thúc đẩy các mối quan hệ làm việc bền chặt.

Giải pháp: 
  • Ăn mừng thành công. Cho dù bạn đưa ra lời cảm ơn trong cuộc gọi qua Zoom hàng tuần hay thực hiện các hoạt động ảo đỉnh cao suốt cả tuần trên Slack, thì việc làm nổi bật sự thành công trong sáng tạo thì cũng là cách có thể giúp kết nối các thành viên trong nhóm. Chia sẻ những điểm cao trong tuần làm việc của mọi người khiến người lao động cảm thấy được dõi theo và được công nhận, điều này dẫn đến mong muốn lớn hơn để thực hiện tốt công việc cho công ty.
  • Hãy dành thời gian để trao đổi cùng nhau. Các team ở xa có thể hướng tới các phương pháp giao tiếp phi cá nhân. Khi có câu hỏi hoặc vấn đề, thật dễ dàng gửi email hoặc tin nhắn trò chuyện. Phải xác định khi nào một cuộc họp có thể tốt hơn. Bằng cách sử dụng Video call, đặc biệt là trong các nhóm làm việc hướng tới mục tiêu chung, bạn có thể làm giàu thêm các mối quan hệ chuyên nghiệp theo những cách quan trọng
  • Luôn nhắc về mục tiêu và tiến độ. Không có gì làm xói mòn văn hóa bằng sự nhầm lẫn về hướng đi của công ty. Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ của mọi người, mục tiêu của công ty và các thông báo quan trọng khác của nhóm có thể thống nhất các thành viên trong nhóm thông qua ý thức chung về mục đích.

3. Giao tiếp nhất quán

Giao tiếp nhất quán với nhân viên làm việc từ xa
Giao tiếp nhất quán với nhân viên làm việc từ xa

Giao tiếp có thể tạo ra hoặc phá vỡ bất kỳ team nào. Tuy nhiên, đối với lực lượng lao động remote, cách thức, tần suất và phong cách giao tiếp của bạn có thể đặc biệt quan trọng.

Nhiều thách thức liên quan đến các công cụ ảo mà các team từ xa sử dụng. Email có thể bị bỏ sót hoặc đọc sai. Nhắn tin trò chuyện có thể đến vào những thời điểm bận rộn, bị lãng quên. Thông tin sai lệch cũng phát sinh trong các các nhóm làm việc remote.

Ngoài ra, khi các tương tác xảy ra trên các nền tảng kỹ thuật số này, các dấu hiệu ngữ cảnh quan trọng có thể bị mất hoặc bị thiếu hoàn toàn. Trong bối cảnh của một team toàn cầu, sự khác biệt về văn hóa và rào cản ngôn ngữ cũng có thể tạo ra sự nhầm lẫn.

Vì vậy, bạn cần phải nỗ lực hơn nữa để đảm bảo họ hiểu công việc mỗi người ảnh hưởng thế nào đến mục tiêu công ty hoặc phòng ban và cách họ đóng góp.

Giải pháp: 
  • Thận trọng với văn phong. Hãy cẩn thận với giọng điệu của bạn trong email và tin nhắn để chống lại nguy cơ truyền thông tin sai. Luôn thân thiện, dễ gần và tích cực. Dù ai cũng bận rộn nhưng vẫn luôn có thời gian để biến thông điệp trở nên nhân văn hơn chỉ bằng một lời chào hay lời cảm ơn đơn giản. 
  • Gặp gỡ riêng lẻ thường xuyên. Trái ngược với các nhóm lớn hơn, các cuộc họp video call mang lại cơ hội đặc biệt để trao đổi và phản hồi minh bạch. Không có cách nào tốt hơn để đảm bảo bạn đang ở trên cùng một trang hoặc giải quyết mối quan tâm của nhân viên. Và đừng chỉ lên lịch cho chúng khi có vấn đề.
  • Chọn một trung tâm giao tiếp. Quản lý nhân viên từ xa yêu cầu một điểm tập trung nơi các cập nhật và giao tiếp giữa các cá nhân có thể xảy ra. Mặc dù các công cụ giao tiếp khác là những bổ sung quan trọng (ví dụ: email và trò chuyện), việc duy trì một nền tảng chính giúp mọi người luôn cập nhật và có trách nhiệm. 
  • Đặt kỳ vọng rõ ràng khi giao tiếp. Đừng để team của bạn đoán xem họ nên giao tiếp với bạn và các đồng nghiệp khác như thế nào. Hãy chỉ định rõ ràng các kỳ vọng giao tiếp, bao gồm cách thức, thời điểm, ai cập nhật và sử dụng công cụ nào. Với những kỳ vọng chung về việc chia sẻ thông tin, mọi người có thể tự tin thể hiện vai trò của mình.

4. Cân bằng giữa lòng tin và trách nhiệm

Đối với một số nhà quản lý, việc làm remote làm dấy lên nỗi sợ hãi liên quan đến trách nhiệm giải trìnhnăng suất. Nếu các nhân viên ở nhà thay vì ở văn phòng, liệu họ có chống lại được sự mất tập trung và chểnh mảng không?

Trên thực tế, trong Báo cáo xung quanh lực lượng lao động trong tương lai của Upwork, các nhà tuyển dụng đã nhận thấy sự gia tăng năng suất, do giảm các cuộc họp không cần thiết, lịch làm việc linh hoạt.

Song để có được kết quả trên cũng cần một nỗ lực quản lý sao cho hiệu quả thay vì quản lý chẽ!

Giải pháp: 
  • Xác định thời hạn và việc phân phối rõ ràng. Hãy cực kỳ rõ ràng về những gì bạn mong đợi các nhân viên hoàn thành và thời hạn. Giai đoạn này rất quan trọng và một chút nỗ lực từ trước có thể giúp bạn tránh được rất nhiều thất vọng về sau. Điều đó đang được nói, sự chậm trễ và thất bại vẫn xảy ra và cần được giải quyết một cách minh bạch. 
  • Truyền đạt các mục tiêu tổng thể. Bởi vì các thành viên trong team làm việc từ xa thường chỉ chịu trách nhiệm cho một thành phần của nỗ lực lớn hơn. Hãy cân nhắc việc truyền đạt lại các mục tiêu lớn hơn cho toàn bộ nhóm và thực hiện như vậy một cách nhất quán. 
  • Bồi thường một cách chính xác. Không có gì làm hao mòn tinh thần, lòng trung thành và năng lượng của nhân viên từ xa như thanh toán trễ, thiếu hoặc không đầy đủ. 

5. Điều phối các nhiệm vụ và dự án

Quản lý các lịch trình, múi giờ và khối lượng công việc khác nhau tạo thêm một lớp khó khăn khác trong việc điều phối các nhiệm vụ và dự án. Việc đảm bảo đáp ứng tất cả các nhu cầu của khách hàng có thể là một thách thức nếu bạn chưa phát triển một hệ thống để điều phối các dự án.

Bằng cách điều phối ai phụ trách khía cạnh nào của dự án, mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu chung. Và các nhà quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc này. Nếu không có sự phối hợp, các nguồn lực sẽ bị lãng phí và đôi khi kết quả bị trì hoãn. 

Giải pháp: 
  • Đảm bảo các thành viên tham gia ngay từ đầu. Việc phải giải thích các mục tiêu và phạm vi giữa chừng của dự án sẽ giảm năng suất. Nên tất cả các thành viên trong nhóm phải có mặt trong dự án ngay từ đầu.
  • Bắt đầu dự án bằng một cuộc họp. Ngay cả khi nhóm được phân phối của bạn ở các múi giờ khác nhau, điều quan trọng là phải sắp xếp một cuộc họp mà mọi người đều có mặt để bắt đầu dự án. Trong cuộc họp này, nhóm nên xác định mục tiêu, phạm vi và tiến trình của dự án.
  • Giữ liên lạc. Giữ liên lạc với team của bạn để thảo luận về dự án và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết. Mặc dù nhắn tin tức thời rất hữu ích để giữ liên lạc về tiến độ dự án, nhưng việc sử dụng các công cụ video call như Google Meet hoặc Zoom có ​​thể giúp loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Ngoài ra, nhảy vào các cuộc gọi nhanh để làm rõ các nhiệm vụ cụ thể hoặc trả lời các câu hỏi thường có thể cắt giảm thời gian giao tiếp như nhắn tin hoặc ema

6. Tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả

Việc tập hợp toàn bộ nhóm từ xa tham gia một cuộc họp có thể là một thách thức khi mọi người có lịch trình khác nhau. Vì vậy, bạn sẽ muốn đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả nhất có thể khi bạn có thể tập hợp đầy đủ nhóm.

Khi nhóm của bạn có các cuộc họp, hãy đảm bảo tuân theo một chương trình làm việc. Giữ cho các cuộc họp tập trung vào những gì quan trọng nhất. Kêu gọi các thành viên chuẩn bị trước các câu hỏi vì họ sẽ biết mục tiêu của cuộc họp trước khi bắt đầu.

Giải pháp 
  • Lập kế hoạch họp. Điều phối một cuộc họp remote cần nỗ lực, vì vậy hãy đảm bảo bạn bao gồm tất cả các mục cần thiết. Tạo một chương trình làm việc đảm bảo bạn không lãng phí thời gian và những người tham dự biết điều gì sẽ xảy ra. 
  • Sử dụng các công cụ phù hợp. Các cuộc họp năng suất có thể là điều cần thiết để hoàn thành một dự án và phù hợp với mong đợi của khách hàng. Tuy nhiên, không phải tất cả các team sẽ cần các công cụ giống nhau.
  • Đảm bảo có thiết bị chất lượng. Nếu bạn mong đợi kết quả công việc tuyệt vời, điều quan trọng là đảm bảo nhân viên từ xa có thiết bị phù hợp để làm việc hiệu quả, họ sẽ cần thiết bị đáng tin cậy để không làm họ chậm trễ. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn bao gồm các freelance thì chỉ cần đảm bảo rằng các thiết bị của họ tương thích với cái mà team bạn sử dụng!

7. Quản lý năng suất

Khi nhiều đội buộc phải làm việc từ xa, nhiều nhà quản lý lo lắng về năng suất. Tuy nhiên, trong một báo cáo gần đây, 68% nhà tuyển dụng nhận thấy việc làm remote diễn ra suôn sẻ hơn so với nhóm của họ ban đầu chuyển sang làm việc remote.

Là một người quản lý nhân viên từ xa, việc theo dõi thời hạn của dự án và nhân viên xử lý công việc có thể là một thách thức. Bạn không muốn trở thành người quản lý vi mô nhưng bạn cũng muốn trở thành người dễ dãi. Hãy lên lịch check-in thường xuyên. Bằng cách này, nhân viên từ xa có thể cung cấp thông tin cập nhật về tiến trình của họ hoặc giải thích nơi họ đang gặp khó khăn.

Giải pháp
  • Đảm bảo nhân viên biết họ được đánh giá cao. Khi các thành viên biết rằng họ quan trọng đối với những người khác, họ có nhiều khả năng sẽ tương tác và có động lực hơn. Công nhận, trao phần thưởng khi họ làm việc chăm chỉ và tổ chức sinh nhật cũng như các sự kiện đặc biệt có thể giúp nhân viên cảm thấy được đồng hành và quan trọng.
  • Tạo ra một môi trường tích cực. Trong khi nhiều công ty đã đầu tư vào việc tạo ra một văn phòng chào đón, môi trường remote có thể thiếu sự hào hứng này. Thay vào đó hãy khuyến khích nhân viên setup một không gian làm việc đầy đủ..
  • Chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu để theo dõi hiệu suất. KPI cho phép các nhóm đo lường sự tiến bộ của họ đối với một mục tiêu. Luôn cập nhật tiến độ của mọi người đảm bảo bạn có thể hành động nhanh chóng để đi đúng hướng.

Tạm kết!

Thế giới lao động đang có sự chuyển dịch đáng kể khi vận dụng nhiều mô hình làm việc mới! Trên thực tế các mô hình này đều mang lại lợi ích đáng hoan nghênh cho cả công ty lẫn nhân viên! Song để có thể phát huy được hết các lợi thế đó cho công việc thì cần các giải pháp quản lý nhân viên từ xa hiệu quả và cả sự phối hợp một cách thấu hiểu của nhân viên! Hi vọng rằng thông tin về 7 thách thức khi quản lý nhân viên từ xa này sẽ hỗ trợ cả hai bên làm việc hiệu quả!


Tin tức liên quan

Những kỹ năng bạn cần học hỏi trong Blockchain Developer Roadmap

News|2024-08-13
Blockchain đang thực sự vươn mình trở thành lĩnh vực trọng điểm của công nghệ hiện đại. Đương nhiên, với vị thế ngày càng cao của ngành thì Blockchain Developer cũng là một ngành nghề cực hot. Nếu bạn có đủ kỹ năng thì mức lương thưởng khi lập trình Blockchain sẽ là rất cao.

Thực trạng nghề Tester tại Việt Nam ở hiện tại và tương lai

News|2024-07-13
Tester là một công việc được đánh giá có tiềm năng cực lớn trong tương lai. Vậy, thực tế nghề Tester đang có vị thế như thế nào ở hiện tại? Trong tương lai, liệu ngành này có thể bứt phá nhiều hơn? Thông tin sau đây sẽ giúp bạn có định hướng rõ ràng nhất khi làm Tester.

Quản trị hệ thống là gì? Những kỹ năng quan trọng nhất của một System Admin

News|2024-07-13
Quản trị hệ thống là gì? Làm sao để phát triển tốt trong lĩnh vực system admin? Ngành quản trị hệ thống cần những kỹ năng gì? Hãy tham khảo thông tin chia sẻ sau đây và bạn sẽ tìm được hướng đi phù hợp nhất cho bản thân.

Hướng dẫn chọn nghề theo tính cách của bạn

News|2023-11-03
Lựa chọn nghề nghiệp là một việc cực kỳ quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tương lai chúng ta. Có rất nhiều yếu tố nên cân nhắc khi chọn nghề. Trong đó tính cách là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Nếu biết cách chọn nghề phù hợp với tính cách thì khả năng thành công sẽ là rất cao.

Top 20 Kỹ năng mềm trong ngành IT - cần thiết nhất

News|2023-10-28
Kỹ năng mềm trong ngành IT là rất quan trọng. Chúng sẽ giúp lập trình viên phát triển bản thân và tạo mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng tốt hơn. 20 kỹ năng mềm sau đây sẽ là cần thiết nhất dành cho bạn.

Hard skills và soft skills là gì? Tầm quan trọng trong ngành IT

News|2023-10-27
Hard Skills và Soft Skills đều là 2 yếu tố cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực IT. Nhiều nhà tuyển dụng cho rằng ứng viên sở hữu cả 2 kỹ năng này chính là nhân tài mà mọi doanh nghiệp đều muốn có.