Checklist tiếp nhận nhân viên mới

Tiếp nhận nhân viên mới không chỉ là về thủ tục giấy tờ. Đó là về việc thiết lập các hoạt động hòa nhập để giúp nhân viên mới làm quen với môi trường mới và đạt được thành công lâu dài. Cụ thể bằng cách đưa họ vào văn hóa công ty, đảm bảo vai trò công việc rõ ràng và duy trì trải nghiệm nhất quán của nhân viên. Dưới đây là cách cải thiện tỷ lệ giữ chân thông quan việc thiết lập checklist tiếp nhận nhân viên mới mà bạn có thể tham khảo.

Những ngày tháng đầu tiên của một công việc mới là rất quan trọng với ứng viên. Các nghiên cứu chỉ ra rằng có tới 30% nhân viên mới được tuyển dụng sẽ nghỉ việc trong vòng 90 ngày đầu tiên kể từ khi đảm nhận vai trò mới và quy trình tiếp nhận kém thường là nguyên nhân.

Sự cần thiết của quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Một kế hoạch tiếp nhận nhân viên hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo duy trì và giảm thiểu rủi ro. Mục tiêu chính đối với hầu hết các tổ chức phải là dễ dàng chuyển đổi, cho nhân viên mới thấy họ phù hợp với vị trí nào hôm nay và nơi họ có thể đi vào ngày mai. 

Điều nhất định là mọi nhân viên phải nhận được sự chào đón nhiệt tình, thể hiện một thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh. Tuy nhiên việc thiết lập quy trình tiếp nhận nhân viên của bạn có thể có một số tác động tích cực ngoài việc làm cho các thành viên mới trong công ty cảm thấy hài lòng. Đây là lý do tại sao việc có checklist quy trình tiếp nhận nhân viên lại quan trọng như vậy:

Tối đa hóa ROI tuyển dụng

Bạn đã đầu tư vào việc tìm nguồn cung ứng và tuyển dụng một ứng viên nhưng công việc của bạn vẫn chưa hoàn thành. Trang bị cho nhân viên của bạn các công cụ và đào tạo họ cần để thành công có nghĩa là lực lượng lao động của công ty bạn được cung cấp thông tin tốt hơn, có tác động hơn và cuối cùng có thể thúc đẩy kết quả kinh doanh.

Tăng khả năng giữ chân

Một nghiên cứu từ Glassdoor cho thấy rằng các công ty có quy trình tiếp nhận nhân viên mạnh mẽ có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên 82%. Việc tiếp nhận nhân viên mới đúng cách sẽ giúp họ được đào tạo tại chỗ, hiểu các chính sách của công ty và tìm kiếm cơ hội cố vấn. Những sáng kiến ​​này không chỉ chuẩn bị cho các thành viên mới cho công việc phía trước mà còn mang lại cho họ cảm giác thân thuộc (và lý do để ở lại).

Bài viết liên quan

10 điểm quan trọng nhất khiến nhân viên gắn bó với công ty

Giữ chân những nhân viên rất quan trọng đối với sức mạnh và sự thành công lâu dài của doanh nghiệp bạn. Các nhà quản lý sẵn sàng đồng ý rằng việc khiến nhân viên gắn bó với công ty, nhất là các nhân viên giỏi đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, tăng doanh số bán sản phẩm, môi trường làm việc hài hòa, vui vẻ.

Đảm bảo tính nhất quán

Tạo quy trình tiếp nhận sẽ tạo sự thống nhất và công bằng cho mỗi thành viên trong nhóm tại tổ chức của bạn. 

Nhưng kinh nghiệm ứng viên của bạn có phù hợp với kinh nghiệm nhân viên của bạn không? Nếu bạn đang trải thảm đỏ cho người tìm việc, bạn cũng nên làm điều tương tự cho nhân viên mới của mình trong suốt quá trình làm việc của họ và điều đó bắt đầu với một chương trình tiếp nhận thành công.

Cung cấp trải nghiệm tích cực cho nhân viên

Ngày càng có nhiều công ty tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm tích cực cho ứng viên. Việc thiết lập quy trình tiếp nhận tốt giúp tất cả những người mới được tuyển dụng hiểu biết chung về các mục tiêu kinh doanh, văn hóa công ty, kỳ vọng của nhân viên và hơn thế nữa.

Checklist tiếp nhận hoạt động tốt nhất

Checklist tiếp nhận có thể cơ bản như một biểu mẫu hoặc một tài liệu online mà nhiều thành viên trong nhóm có thể truy cập, những người có thể kiểm tra các mục riêng lẻ của họ. 

Khi tạo Checklist này, hãy xem xét có bao nhiêu người sẽ tham gia vào quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Đối với các nhóm tham gia lớn, một tài liệu online có thể dễ dàng hơn để mọi người tìm thấy nhiệm vụ của họ và kiểm tra chúng khi đã hoàn thành.

Đối với các nhóm có nhu cầu tuyển dụng số lượng lớn, phần mềm tích hợp có thể là một khoản đầu tư đáng giá. Có một số tùy chọn có sẵn để giúp cả nhóm nhân sự và người quản lý tuyển dụng lập kế hoạch và thực hiện đào tạo nhân viên.

Ai chịu trách nhiệm về Checklist?

Ngay cả Checklist quy trình tiếp nhận nhân viên đầy đủ nhất cũng sẽ không hữu ích trừ khi nó được thực hiện đúng. Chỉ định một “người quản lý” trong nhóm nhân sự để quản lý tất cả mọi thứ về việc tiếp nhận nhân viên mới. 

Đối với các công ty lớn, đây có thể là Director of Learning & Development hoặc Recruitment Operations Coordinator. Đối với các công ty nhỏ hơn, đó có thể là nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng.

Bất kỳ ai bạn chọn phải có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho các bên liên quan, phối hợp các buổi đào tạo với người quản lý tuyển dụng, duy trì thời hạn và hoàn thành các thủ tục giấy tờ. Họ cũng nên đóng vai trò là cố vấn, trả lời các câu hỏi và cung cấp các công cụ quan trọng trong suốt quá trình. Theo dõi tiến độ của Checklist định kỳ để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng hạn.

Ngoài ra cần thêm một vài người hỗ trợ, chẳng hạn như Quản lý trực tiếp của nhân viên mới, đội hậu cần, kỹ thuật. Những người này cũng cần được đưa vào checklist và cho nhân viên mới biết.

Các yếu tố quan trọng trong Checklist

Việc tiếp nhận nhân viên mới bao gồm rất nhiều thủ tục giấy tờ. Nhưng nó không chỉ là việc thiết lập sự hòa nhập và làm quen giữa các ứng viên với các lợi ích phù hợp và thiết bị công nghệ. Một kế hoạch tiếp nhận thực sự hiệu quả sẽ bao gồm:

1. Chào mừng nhân viên

• Thông báo qua email cho các thành viên trong nhóm và trưởng bộ phận
• Email chào mừng nhân viên mới từ người quản lý tuyển dụng. Kèm với một tài liệu hướng dẫn ngày đầu tiên (đi đến đâu, thời gian, chi tiết an ninh, những gì cần mang theo, quy định trang phục, v.v.)

2. Chuẩn bị không gian làm việc

• Chỉ định bàn làm việc và cung cấp các vật dụng làm việc cơ bản (bút, sổ ghi chép, v.v.)
• Thiết lập máy tính và công nghệ bởi bộ phận IT - kỹ thuật
• Gửi thiệp chào mừng trên bàn làm việc của nhân viên

3. Giới thiệu ngày đầu tiên

• Dùng bữa trưa cũng những thành viên trong nhóm và bộ phận của nhân viên làm việc
• Các cuộc họp nội bộ với các thành viên chính trong nhóm

4. Thảo luận về lợi ích

• Xem lại những lợi ích nào có sẵn
• Giải thích cách đăng ký và các chi tiết chính khác

5. Tổng quan về văn hóa công ty

• Chia sẻ sổ tay nhân viên
• Xem xét các quy định tại nơi làm việc (giờ hành chính, giờ nghỉ trưa, quy tắc khu vực chung, v.v.)
• Cung cấp tổng quan về các hoạt động teambuilding và đội nhóm khác bên cạnh công việc và cách để tham gia.

6. Đào tạo công việc

• Chia làm 3 giai đoạn 30/60/90 ngày để đánh giá và trao đổi sau mỗi giai đoạn 30/60/90 ngày
• Thiết lập các cuộc họp với tất cả các bên liên quan
• Đảm bảo đào tạo cả kỹ năng cứng và mềm
• Các chương trình tài trợ nếu có

7. Check-in thường xuyên

• Lên lịch Check-in 30/60/90 ngày với nhóm nhân sự
• Đánh giá những gì đang diễn ra tốt đẹp và những gì có thể được cải thiện
• Đảm bảo những nhân viên mới có cuộc họp 1:1 hàng tuần hoặc hai tuần một lần với người quản lý của họ

8. Cơ hội cố vấn

• Chỉ định một “người bạn” cho tất cả những người mới được tuyển dụng để được giải đáp và có một nguồn hỗ trợ trong năm đầu tiên của họ
• Ghép những nhân viên mới với một người cố vấn có thể đưa ra hướng dẫn nghề nghiệp (không phải người quản lý trực tiếp của họ)

Kết luận

Checklist tiếp nhận nhân viên mới có thể giúp bạn biến các ứng viên hoàn hảo thành một nhân viên thành công và lâu dài. Xây dựng niềm hứng khởi với công việc mới bằng trải nghiệm tham gia tích cực, nhiệt tình có thể là chìa khóa để thu hút nhân tài hàng đầu và giữ chân họ lâu dài.