Chi phí tuyển dụng có những loại nào và bí quyết tối ưu hóa cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu tuyển dụng nhân viên. Nguồn nhân lực là những người làm cho một doanh nghiệp phát triển mạnh và quyết định mức độ thành công trong tương lai.
Nhưng để mang lại những tài năng tốt nhất và sáng giá nhất cho thì luôn cần phải có chi phí. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn các loại chi phí tuyển dụng kể cả các chi phí ẩn mà bạn có thể chưa biết và thảo luận về các bí quyết tối ưu hóa chi phí tuyển dụng cho công ty bạn.

Chi phí tuyển dụng là gì?

Chi phí tuyển dụng là các khoản phí liên quan đến việc tìm kiếm nhân sự, tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới. Quá trình này sẽ bao gồm các chi phí:

1. Chi phí đăng tin tuyển dụng: Đăng tin trên các cổng tuyển dụng, trang web công ty, mạng xã hội, v.v.
2. Chi phí dịch vụ Headhunter: Nếu cần tuyển dụng ứng viên cấp cao theo yêu cầu riêng và thời gian gấp có thể bạn sẽ cần sử dụng đến dịch vụ Headhunter chuyên nghiệp.
3. Chi phí phỏng vấn ứng viên: Bao gồm chi phí tiếp đón, đánh giá, kiểm tra kỹ năng ứng viên.
4. Chi phí kiểm tra, sàng lọc ứng viên: Các khoản phí liên quan đến việc kiểm tra bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, và các bài test chuyên môn.
5. Chi phí thương lượng và ký kết hợp đồng: Các khoản phí liên quan đến quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng với ứng viên được tuyển.
6. Chi phí onboarding và đào tạo nhân viên mới: Bao gồm chi phí tổ chức chương trình đào tạo, trang bị công cụ, trang thiết bị cho nhân viên mới.
7. Chi phí quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng: Các khoản phí liên quan đến xây dựng và duy trì hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường lao động.
8. Chi phí duy trì và quản lý hệ thống tuyển dụng: Bao gồm các chi phí liên quan đến phần mềm, công nghệ, nhân sự quản lý tuyển dụng.
9. Chi phí khác: Các khoản phí phát sinh như chi phí di chuyển, ăn uống của ứng viên, v.v.

Tóm lại, chi phí tuyển dụng bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, từ các chi phí trực tiếp đến những chi phí "ẩn" nhưng không kém phần quan trọng. Hiểu rõ toàn bộ bức tranh sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí tuyển dụng một cách hiệu quả.

Chi tiết các loại chi phí tuyển dụng

Chi phí tuyển dụng cơ bản

Chi phí tuyển dụng cơ bản có thể bao gồm:

- Đăng tin quảng cáo tuyển dụng

• Đăng tin tuyển dụng trên các trang web việc làm (VietnamWorks, TopCV...)
• Quảng cáo trên mạng xã hội (Facebook Ads, LinkedIn...)
• In ấn poster, banner tuyển dụng
• Tham gia hội chợ việc làm

- Chi phí hành chính và nhân sự nội bộ

• Lương của nhân viên HR phụ trách tuyển dụng
• Thời gian của quản lý tham gia phỏng vấn
• Chi phí đào tạo nhân viên HR
• Nước uống, in ấn, văn phòng phẩm
• Chi phí liên lạc, gọi điện
• Chi phí kiểm tra lý lịch, xác minh thông tin
• Chi phí khám sức khỏe đầu vào

- Chi phí công cụ và hệ thống

• Phần mềm quản lý ứng viên
• Các công cụ phỏng vấn video có phí
• Công cụ đánh giá năng lực
• Phần mềm kiểm tra trình độ

- Chi phí onboarding

• Tài liệu, sổ tay nhân viên
• Đồng phục, thẻ nhân viên
• Thiết bị, dụng cụ làm việc
• Chi phí đào tạo ban đầu

Bài viết liên quan

Khám phá danh sách các công ty headhunter tại Việt Nam

Thông thường, công ty headhunter được tìm đến khi các công ty có vị trí công việc quan trọng cần lấp đầy và họ muốn vượt ra ngoài nguồn lực hiện có của mình để tìm ra ứng viên tốt nhất cho vị trí đó. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn các công ty headhunter tại Việt Nam và những gợi ý lựa chọn làm việc với headhunter hiệu quả.

Chi phí tuyển dụng nâng cao

Trong trường hợp công ty không có bộ phân nhân sự hoặc nhu cầu tuyển dụng cao đột xuất, các dịch vụ tuyển dụng bổ sung có thể được thêm vào.

• Phí dịch vụ headhunter
• Tiền thưởng giới thiệu ứng viên (nêu có)
• Phí thuê công ty tuyển dụng
• Chi phí đăng ký với các website tuyển dụng cao cấp
• Thuê địa điểm phỏng vấn (nếu có)
• Chi phí đi lại cho ứng viên (nếu có)
• Phí test đầu vào của công ty thứ 3 (nếu có)

Các nhà tuyển dụng bên ngoài thường tính khoảng 20% ​​lương cơ bản trên cơ sở dự phòng. Lên kế hoạch sử dụng tìm kiếm được giữ lại cho những người tuyển giám đốc điều hành, có thể tốn tới 40% mức lương cơ bản.

Chi phí ẩn

• Thiệt hại do thời gian chờ đợi tuyển được người phù hợp
• Chi phí cơ hội do vị trí bị bỏ trống
• Năng suất giảm trong giai đoạn nhân viên mới làm quen
• Chi phí nếu tuyển dụng sai người (phải tuyển lại)
• Chi phí phỏng vấn nhiều vòng

Chi phí phát sinh khác

Nhiều trường hợp sẽ phát sinh thêm các chi phí riêng liên quan tuyển dụng như:

• Phí di chuyển nếu tuyển từ xa
• Chi phí visa/giấy phép lao động (với lao động nước ngoài)
• Phí môi giới (nếu có)
• Chi phí đãi ngộ đặc biệt để thu hút nhân tài

Tốt nhất nên thảo luận và lập kế hoạch cho vấn đề này sớm với nhóm của bạn để bạn có thể lập ngân sách hợp lý.

Chi phí của việc tuyển dụng sai

Hãy cùng nhìn lại một số yếu tố liên quan đến chi phí tuyển dụng nhân viên mới trong giây lát.

Hãy hình dung bạn phải làm lại tất cả điều này trong trường hợp bạn đã có một chiến lược tuyển dụng sai lầm. Bạn cũng sẽ phải xem xét những ảnh hưởng đến năng suất và mối quan hệ với khách hàng, những tác động này có thể khác nhau tùy thuộc vào thời gian nhân viên mới ở vị trí đó đã làm việc cho bạn.

Thuê đúng người, thực hiện các chiến lược duy trì và phát triển văn hóa làm việc rõ ràng là chìa khóa để giữ cho chi phí tuyển dụng ở mức thấp.

Hãy cùng nhìn lại một số yếu tố liên quan đến chi phí tuyển dụng nhân viên mới trong giây lát.

Hãy hình dung bạn phải làm lại tất cả điều này trong trường hợp bạn đã có một chiến lược tuyển dụng sai lầm. Bạn cũng sẽ phải xem xét những ảnh hưởng đến năng suất và mối quan hệ với khách hàng, những tác động này có thể khác nhau tùy thuộc vào thời gian nhân viên mới ở vị trí đó đã làm việc cho bạn.

Thuê đúng người, thực hiện các chiến lược duy trì và phát triển văn hóa làm việc rõ ràng là chìa khóa để giữ cho chi phí tuyển dụng ở mức thấp.

Làm sao để giảm thiểu chi phí tuyển dụng ẩn

Tôi sẽ đưa ra các ví dụ cụ thể về chi phí ẩn trong tuyển dụng:

Ví dụ 1: Một vị trí Sales Manager bị trống trong 3 tháng

• Doanh số giảm 20% do không có người quản lý
• Team sales thiếu định hướng, hiệu suất giảm
• Mất cơ hội ký kết với 2-3 khách hàng lớn
• Đối thủ thừa cơ tiếp cận khách hàng

Ví dụ 2: Tuyển quản lý không phù hợp văn hóa

• Team 10 người giảm động lực làm việc
• 2-3 nhân viên giỏi xin nghỉ việc
• Mất 6 tháng để xây dựng lại tinh thần team
• Năng suất chung giảm 30%

Ví dụ 3: Chi phí training lặp lại, Nhân viên nghỉ sau 2 tháng

• Lãng phí 40h đào tạo của mentor
• Tài liệu, thiết bị đã cấp phát
• Chi phí admin xử lý thủ tục 2 lần
• Team phải điều chỉnh lại workflow

Do vậy, để giảm thiểu chi phí tuyển dụng ẩn, có thể áp dụng các giải pháp sau:

1. Xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn

• Thiết lập các tiêu chí tuyển dụng rõ ràng
• Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết và timeline cụ thể
• Chuẩn hóa quy trình đánh giá ứng viên
• Tối ưu thời gian xử lý hồ sơ và phỏng vấn

2. Cải thiện chất lượng tuyển dụng từ đầu

• Mô tả công việc chi tiết và thực tế
• Sàng lọc kỹ ứng viên ngay từ vòng hồ sơ
• Đánh giá kỹ năng và văn hóa fit thông qua các bài test
• Kiểm tra kỹ references của ứng viên

3. Tối ưu hóa quy trình onboarding

• Xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết
• Phân công mentor kèm cặp nhân viên mới
• Theo dõi và đánh giá thường xuyên trong thời gian thử việc
• Tạo môi trường làm việc thân thiện giúp nhân viên hòa nhập nhanh

4. Duy trì nguồn ứng viên dự phòng

• Xây dựng talent pool sẵn sàng
• Giữ liên hệ với các ứng viên tiềm năng
• Phát triển mối quan hệ với các trường đại học
• Tận dụng mạng lưới giới thiệu nội bộ

5. Phân tích dữ liệu tuyển dụng

• Theo dõi tỷ lệ thành công của các kênh tuyển dụng
• Đánh giá chi phí/hiệu quả của từng phương pháp
• Phân tích nguyên nhân nghỉ việc sớm
• Rút kinh nghiệm để cải thiện quy trình

6. Tăng cường employer branding

• Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tốt
• Tạo văn hóa công ty hấp dẫn
• Cải thiện chế độ đãi ngộ và môi trường làm việc
• Thu hút ứng viên chủ động ứng tuyển

7. Áp dụng công nghệ trong tuyển dụng

• Sử dụng phần mềm quản lý ứng viên
• Ứng dụng AI trong sàng lọc hồ sơ
• Tổ chức phỏng vấn online khi phù hợp
• Tự động hóa các quy trình hành chính

8. Đào tạo đội ngũ tuyển dụng

• Nâng cao kỹ năng đánh giá ứng viên
• Cập nhật xu hướng thị trường
• Đào tạo kỹ năng phỏng vấn
• Chia sẻ kinh nghiệm trong team

9. Cải thiện retention

• Tạo lộ trình phát triển rõ ràng
• Xây dựng chính sách đãi ngộ cạnh tranh
• Tạo môi trường làm việc tích cực
• Lắng nghe và giải quyết vấn đề của nhân viên kịp thời

Tuyển dụng nội bộ hay dịch vụ tuyển dụng

Tùy thuộc vào việc bạn sử dụng dịch vụ từ các công ty tuyển dụng hay phương pháp nội bộ. Tuy nhiên, tổng chi tiêu có thể tăng giảm khi các loại chi phí tuyển dụng dưới đây thay đổi và được điều chỉnh.

Bài viết liên quan

Dịch vụ headhunter là gì? Tìm headhunter ở đâu?

Dịch vụ Headhunter, rất dễ bị nhầm lẫn với nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng. Bài viết này sẽ cùng bạn làm rõ về dịch vụ headhunter là gì? Và các thông tin liên quan khác để bạn có thể ra quyết định cộng tác với headhunter để tuyển nhân sự hoặc tìm việc không!

Về cơ bản, có hai con đường để tuyển dụng mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn:

1. Sử dụng dịch vụ của các công ty tuyển dụng

Đối với bất kỳ quyết định nào được đưa ra khi điều hành một doanh nghiệp, có những ưu và nhược điểm cần được giải mã để đưa ra lựa chọn tốt nhất cho tổ chức của bạn. 

Các công ty tuyển dụng được biết đến với việc tạo ra kết quả nhanh chóng và có thể là điều tuyệt vời cho các nhà tuyển dụng đang tìm cách tuyển người cho một vị trí đang gặp khó khăn, thế nên bạn cần cân nhắc ngân sách của mình một cách cẩn thận với lựa chọn này.

Bạn muốn được biết thêm về dịch vụ Headhunt của chúng tôi,  CLICK VÀO ĐÂY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN miễn phí ngay bây giờ!

2. Tuyển dụng nội bộ

Mặc dù một số người quản lý coi việc sử dụng tài nguyên tuyển dụng nội bộ là giải pháp rẻ hơn để tuyển dụng và có nhiều lợi ích khi sử dụng tài nguyên của chính bạn, nhưng điều này không có nghĩa là bạn sẽ không mất tiền.

Để quảng bá của bạn được nhìn thấy thường xuyên đồng nghĩa với việc đầu tư vào quảng cáo trên mạng xã hội trả tiền hoặc các tính năng được tài trợ trên các website tuyển dụng để cạnh tranh với số lượng lớn các vị trí đăng tuyển ngoài kia.

Chi phí của việc tuyển dụng sai

Hãy cùng nhìn lại một số yếu tố liên quan đến chi phí tuyển dụng nhân viên mới trong giây lát.

Hãy hình dung bạn phải làm lại tất cả điều này trong trường hợp bạn đã có một chiến lược tuyển dụng sai lầm. Bạn cũng sẽ phải xem xét những ảnh hưởng đến năng suất và mối quan hệ với khách hàng, những tác động này có thể khác nhau tùy thuộc vào thời gian nhân viên mới ở vị trí đó đã làm việc cho bạn.

Thuê đúng người, thực hiện các chiến lược duy trì và phát triển văn hóa làm việc rõ ràng là chìa khóa để giữ cho chi phí tuyển dụng ở mức thấp.

Tối ưu hóa chi phí tuyển dụng

1. Giới thiệu nội bộ

Một chiến lược tuyển dụng hiệu quả về chi phí là tận dụng lực lượng lao động hiện tại của bạn để giới thiệu những ứng viên hấp dẫn. Điều này có thể thông qua bạn bè, gia đình, đồng nghiệp cũ hoặc các network đang phát triển của họ.

Lợi ích của việc có một nhà tuyển dụng nội bộ là nhân viên của bạn sẽ thực hiện được một nửa việc kiểm tra lý lịch! Và chi phí sẽ thấp hơn nhiều so với một công ty tuyển dụng hoặc chiến lược thuê ngoài.

Để thực sự thu hút nhân viên của bạn tham gia chương trình giới thiệu, bạn nên thiết lập một số hình thức khuyến khích. Điều đó có nghĩa là họ sẽ nhận được “bonus” nếu lượt giới thiệu thành công. Điều này có thể là tiền tệ, phụ thuộc vào thời gian hoặc bất cứ điều gì phù hợp với doanh nghiệp và ngân sách của bạn.

2. Đại sứ thương hiệu

Một mẹo khác đi đôi với việc giới thiệu tuyển dụng là biến nhân viên hiện tại của bạn thành đại sứ thương hiệu. Họ sẽ nghiên cứu về doanh nghiệp trước khi ứng tuyển. Họ có thể hỏi đồng nghiệp, cấp trên và bạn bè về doanh nghiệp, tham khảo tài khoản LinkedIn hoặc đọc các Review công ty.

Do đó, vận động nhân viên có thể là một công cụ tuyển dụng rất mạnh mẽ nhưng không tốn kém cho doanh nghiệp của bạn.

3. Tận dụng sức mạnh Social Media

Social Media là một chiến lược tuyển dụng hiệu quả về chi phí vì một lý do rõ ràng; nó là miễn phí để chia sẻ. Bạn có thể tạo ra một hình ảnh thú vị, hấp dẫn để khiến mọi người ngừng tìm kiếm trên newsfeed của họ và đọc tất cả về vai trò mới thú vị của bạn.

Hơn nữa bạn có thể kêu gọi nội bộ hiện có tương tác, bình luận và chia sẻ bài đăng lên tài khoản của họ. Bằng cách này, bạn sẽ tiếp cận được nhiều người hơn nữa một cách miễn phí!

4. Hội chợ việc làm & Hội nghị chuyên ngành

Hội chợ việc làm là một cách chi phí thấp để tìm kiếm nhân viên. Cho dù bạn quyết định tham gia hội chợ việc làm trực tiếp hay online, bạn không nhất thiết phải đầu tư vào một gian hàng lớn và đắt tiền. Bạn chỉ có thể tham dự và chỉ cần kết nối với những khách truy cập khác trong ngày. Mang theo một số namecar ấn tượng và kiến ​​thức chuyên môn về network của bạn và đó là tất cả những gì bạn cần.

Tương tự, tham dự các hội nghị ngành và triển lãm thương mại không tập trung vào việc tuyển dụng là một chiến lược tuyển dụng chi phí thấp tuyệt vời. Bạn có thể nói chuyện với các nhân viên tiềm năng thông qua mạng lưới tại các sự kiện này. Cũng như gặp gỡ những người khác làm việc trong một ngành liên quan có thể cho phép bạn tiếp cận các ứng viên tiềm năng.

5. Công cụ tuyển dụng

Mặc dù nó có vẻ là một khoản chi phí trả trước lớn, nhưng nếu bạn đầu tư vào một hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) mạnh mẽ, bạn sẽ có thể hợp lý hóa quy trình của mình, giảm trùng lặp công việc và nhập dữ liệu, bảo vệ dữ liệu ứng viên!

6. Tạo quảng cáo việc làm thu hút

Quảng cáo tuyển dụng mà các ứng viên tiềm năng nhìn thấy, cho dù đó là trên website tìm việc hay trên phương tiện truyền thông xã hội, sẽ là một trong những trải nghiệm đầu tiên mà họ có về doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải tạo một tin tuyển dụng có thương hiệu, hấp dẫn và lôi cuốn. Một cái nổi bật giữa đám đông.

Tin tuyển dụng của bạn không chỉ phải được viết đúng mà còn phải hấp dẫn, được tối ưu hóa cho tìm kiếm và phác thảo rõ ràng các yêu cầu và trách nhiệm chính của công việc. Với quảng cáo việc làm phù hợp, bạn có thể đầu tư tối thiểu thời gian và tiền bạc vào việc quảng cáo.

7. Giảm nhu cầu tuyển dụng

Chiến lược tuyển dụng chi phí thấp cuối cùng mà chúng tôi muốn làm nổi bật nghe có vẻ hơi lạ. Nhưng một cách để cắt giảm phí tuyển dụng đơn giản là giảm nhu cầu tuyển dụng trước!

Điều này có thể được thực hiện bằng cách cải thiện cách bạn hỗ trợ và thu hút nhân viên hiện tại của mình. Hỗ trợ họ bằng các khóa đào tạo nội bộ, các cơ hội nâng cao kỹ năng và các ưu đãi sẽ cải thiện văn hóa công ty và sự gắn bó của nhân viên. Do đó, điều này sẽ làm giảm sự luân chuyển nhân viên của bạn và do đó giảm nhu cầu tuyển dụng ngay trước khi nó bắt đầu.

Bạn có vị trí cần tuyển dụng? Hãy thử ngay   ĐĂNG TIN TUYỂN DỤNG MIỄN PHÍ    của chúng tôi!

Tạm kết!

Và đó là tất cả những loại chi phí tuyển dụng nhân viên của một công ty. Hi vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn đề ra một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả với các bí quyết tối ưu ngân sách dành cho việc tuyển dụng! Chúc bạn may mắn!