Tự động hóa quản lý nhân sự là gì? Một vài ý tưởng áp dụng

Những tiến bộ nhanh chóng trong tự động hóa HR đã cho phép các bộ phận HR hợp lý hóa và tăng tốc cách thức làm việc của họ, tự động hóa nhiều nhiệm vụ và dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ lấy con người làm trung tâm, bao gồm cả việc trao quyền cho nhân viên của họ. Làm thế nào để bộ phận của bạn có thể áp dụng tự động hóa quản lý nhân sự và làm việc theo cách hiệu quả và hiệu suất hơn?

Tự động hóa quản lý nhân sự là gì?

Tự động hóa quản lý nhân sự (HR Automation) sử dụng phần mềm để số hóa và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian, bao gồm quản trị nhân viên, tính lương, chấm công và quản lý phúc lợi. Điều này giải phóng nhân viên HR tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn có giá trị hơn cho công ty. Nó cũng cải thiện hiệu quả và bảo mật trong khi giảm khả năng xảy ra lỗi của con người.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ cách tiếp cận thủ công sang tự động hóa nhân sự đòi hỏi một mức độ kỹ năng nhất định và được đào tạo trong việc sử dụng công nghệ để có hiệu quả. Nhưng lợi ích của tự động hóa nhân sự cho tất cả nhân viên của bạn vượt xa thời gian, năng lượng và tiền bạc mà bạn sẽ đầu tư để đạt được điều đó.

Vì sao cần tự động hóa quản lý nhân sự

Không có nghi ngờ gì rằng quản lý nhân sự và quy trình là một phần quan trọng của mọi doanh nghiệp. Bộ phận HR chịu trách nhiệm tuyển dụng, tiếp nhận, đào tạo và phát triển nhân viên; tính lương và chấm công, theo dõi kỳ nghỉ và ngày ốm cũng như tình trạng sức khỏe chung của nhân viên trong tổ chức. Nếu không có HR, sẽ không có công ty nào có thể hoạt động trơn tru.

Tuy nhiên, nhiều bộ phận nhân sự đang chìm đắm trong việc quản trị và các thủ tục giấy tờ cần thiết để xử lý thủ công. Sự xuất hiện của tự động hóa như một sự giải thoát thời gian và nỗ lực của bộ phận nhân sự khỏi các tác vụ đó.

Sẽ không lâu nữa trước khi mọi thứ có thể được tự động hóa trong bộ phận HR. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải thực hiện chuyển đổi càng sớm càng tốt để đảm bảo bộ phận HR được trang bị kỹ năng và không bị tụt hậu.

Lợi ích của tự động hóa quản lý nhân sự

Tại sao bạn nên đầu tư vào tự động hóa quản lý nhân sự? Để trả lời câu hỏi đó, hãy cùng xem xét một số lợi ích chính của tự động hóa quản lý nhân sự.

Cải thiện hiệu quả

Nhân sự phần lớn phụ thuộc vào các quy trình dựa trên tài liệu. Khi thực hiện thủ công, việc này có thể tốn thời gian, lặp đi lặp lại và cực kỳ kém hiệu quả.

Tự động hóa quản lý nhân sự số hóa tất cả những điều trên và hơn thế nữa, giúp tăng năng suất và hiệu quả trong toàn doanh nghiệp. Sau đó, tổ chức có thể tập trung nhiều năng lượng hơn vào việc đảm bảo tất cả các nhân viên nhân sự của họ đều có thể tập trung vào các phương pháp hướng đến con người.

Chẳng hạn như xây dựng văn hóa, phát triển con người, thiết kế nơi làm việc tuyệt vời và chuyên gia về truyền thông. Tất cả bốn năng lực này đều cần thiết cho hiệu suất của bất kỳ chuyên gia nhân sự nào.

Thông tin chi tiết hữu ích

Tự động hóa quản lý nhân sự cho phép bạn theo dõi, thu thập và phân tích các loại dữ liệu. Điều này cho phép bạn truy cập các mẫu và tạo báo cáo về những phát hiện của mình. Sau đó, bạn có thể sử dụng những thông tin chi tiết này để cải thiện quy trình, sửa chữa mọi lỗi và thực hiện nhiều hơn những gì đang vận hành trong doanh nghiệp.

Giảm thiểu sai sót

Hoàn thành thủ công bảng lương, bảng chấm công và kiểm tra giấy phép nghỉ phép tạo ra nhiều rủi ro mắc các sai sót của con người. Thêm vào đó, máy có thể dễ dàng thực hiện các tác vụ này nhanh chóng hơn và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.

Giao tiếp và cộng tác được cải thiện

Tự động hóa quản lý nhân sự cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các quy trình và giai đoạn liên quan. Điều này giúp mọi người hiểu trách nhiệm của nhau, giúp cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc theo nhóm.

Giảm chi phí xử lý trên giấy

Quá trình xử lý trên giấy đòi hỏi phải in tài liệu, sau đó nộp và lưu trữ chúng ở đâu đó dưới dạng hồ sơ. Tự động hóa nhân sự làm giảm chi phí liên quan đến việc này. Nó giảm thiểu nhu cầu của bạn về không gian lưu trữ và đảm bảo các bản ghi có thể dễ dàng được định vị chỉ bằng một nút bấm.

Nâng cao trải nghiệm ứng viên và nhân viên

Khi nhân viên nhân sự đang chìm đắm trong các nhiệm vụ quản trị, họ thường không có thời gian hoặc quên kiểm tra các nhân viên mới và ứng viên. Điều này tạo ra trải nghiệm tuyển dụng tiêu cực, bất kể cuối cùng ứng viên tiềm năng có được thuê hay không. Tự động hóa quản lý nhân sự có nghĩa là nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để liên hệ lại với các ứng viên và cải thiện trải nghiệm và cảm nhận của ứng viên.

Hơn nữa, nhân viên được hưởng lợi từ việc tự phục vụ. Ví dụ, họ nhận được yêu cầu nghỉ phép và báo cáo chi phí được phê duyệt nhanh hơn và họ có thể theo dõi các phúc lợi của nhân viên. Điều này góp phần mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên hiện đang làm việc cho công ty bạn

Gợi ý về tự động hóa quản lý nhân sự

Điều gì có thể được tự động hóa trong quản lý nhân sự?

Dưới đây là một số gợi ý về tự động hóa quản lý nhân sự với các nghiên cứu điển hình về cách các công ty hiện đang áp dụng và nó mang lại lợi ích như thế nào cho họ và nhân viên.

Quá trình tuyển dụng

Khi bạn không tự động hóa các nhiệm vụ quản trị không hiệu quả từ các quy trình này, nhân viên nhân sự của bạn sẽ dành thời gian không cần thiết cho chúng.

Bài viết liên quan

Lập Checklist quy trình tuyển dụng hiệu quả dành cho HR

Việc áp dụng một Checklist quy trình tuyển dụng được tiêu chuẩn hóa là chìa khóa cho bất kỳ nhà tuyển dụng nhân tài nào. Có một tập hợp những việc cần làm đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều nắm và thực hiện nhất quán, giữ cho quá trình tuyển dụng luôn diễn ra và giúp những người ra quyết định tìm thấy sự thiếu hiệu quả trong mỗi bước tuyển dụng.

Tiếp nhận nhân viên mới

Việc tiếp nhận nhân viên yêu cầu thu thập tài liệu để xác minh, ký vào biểu mẫu, cấp cho công cụ quyền truy cập, nâng cao yêu cầu thiết bị, v.v.

Tự động hóa nhân sự có thể cung cấp một checklist dễ theo dõi trong quá trình tiếp nhận. Điều này bao gồm khả năng tạo quy trình công việc thông báo và phê duyệt tự động, thu thập biểu mẫu đã ký điện tử và tự động tạo tài liệu PDF chính thức, cung cấp thiết bị cho nhân viên một cách nhanh chóng mà không cần chờ hỗ trợ của bộ phận IT, v.v.

Bàn giao và thôi việc

Quá trình thôi việc thường có thể bị bỏ qua, nhưng nó cũng quan trọng như quá trình tiếp nhận nhân viên. Khi được thực hiện đúng cách, việc “chia tay” sẽ giúp bảo vệ công ty và để lại ấn tượng tốt cho nhân viên cũ của bạn.

Tuy nhiên, các thủ tục giấy tờ có thể khiến mọi thứ phức tạp và mất thời gian, có nguy cơ mất biểu mẫu hoặc điền không chính xác. Ngoài ra, có nguy cơ không bảo vệ được công ty từ khía cạnh tuân thủ và bảo mật.

Quyền truy cập vào các ứng dụng và công cụ

Tự động hóa quản lý nhân sự có thể cho phép bạn cấp quyền truy cập tự động cho nhân viên mới dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Nhân viên cũng có thể cần quyền truy cập vào các ứng dụng và công cụ bổ sung theo thời gian. 

Tự động hóa quản lý nhân sự cho phép bất kỳ nhân viên nào yêu cầu quyền truy cập vào một ứng dụng và được người quản lý của họ phê duyệt hoặc từ chối.

Quản lý nghỉ phép có lương

Việc tính toán và phê duyệt ngày nghỉ phép theo cách thủ công có thể gây khó khăn vì nó liên quan đến nhiều nhiệm vụ:

• Kiểm tra số dư nghỉ phép của nhân viên
• Nhận được sự chấp thuận của người quản lý cho các yêu cầu nghỉ làm
• Cập nhật để tính lương theo tháng

Ngoài ra, nếu điều này để cho con người tổng hợp và quản lý thì rất dễ gặp phải sai sót, Chẳng hạn như, Email bị lãng quên và có nguy cơ bị gián đoạn khi người này đi nghỉ hoặc nghỉ ốm.

Phần mềm tự động hóa quản lý nhân sự cung cấp một quy trình quản lý nghỉ phép tự động, tự động tính toán tất cả những điều trên.

Báo cáo chi phí

Các công việc thủ công không cần thiết như nộp bảng chi phí đang có tác động tiêu cực đến sự hài lòng của nhân viên trong công việc. Điều này đã được chứng minh là làm giảm năng suất và hiệu suất của họ. Tỷ lệ hài lòng của nhân viên cao hơn dẫn đến mức năng suất cao hơn, dẫn đến hiệu quả hoạt động của công ty cao hơn.

Tự động hóa quản lý nhân sự giúp bạn số hóa quy trình chi phí. Nhân viên có thể tải lên ảnh biên lai từ điện thoại của họ, trong khi phần mềm quản lý chi phí tự động trích xuất dữ liệu cần thiết (số tiền, người bán, VAT, v.v.). Sau khi một nhân viên đệ trình điều này, người quản lý sẽ được thông báo ngay lập tức và phê duyệt hoặc từ chối nó. 

Sau đó, một bộ điều khiển sẽ kiểm tra các chi tiết có chính xác không và xử lý chúng bằng một cú nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm trung bình cho nhân viên đến 70% thời gian xử lý, loại bỏ lỗi do con người gây ra và cung cấp cho các công ty cái nhìn tổng quan về chi tiêu theo thời gian thực.

Lương bổng

Việc tính toán thủ công thời gian hoặc số ngày làm việc, cùng với ngày nghỉ ốm hoặc nghỉ phép, để lại nhiều sai sót. Điều này dẫn đến việc nhân viên bị trả lương nhầm hoặc chậm trễ.

Tự động hóa quản lý nhân sự có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách theo dõi và tính toán mọi thứ tự động, đơn giản hóa các khoản thanh toán và làm cho dữ liệu dễ tìm hơn nếu cần cho kiểm toán hoặc điều gì đó khác.

Nộp thuế

Có các luật thuế khác nhau ở các cấp độ khác nhau (địa phương, tiểu bang, quốc gia, quốc tế). Những điều này phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và nơi nó hoạt động. Điều này có nghĩa là việc khai thuế có thể phức tạp đối với bộ phận nhân sự, đặc biệt là khi luật thường xuyên được cập nhật và thay đổi.

Tự động hóa thuế bảng lương dựa trên các luật liên quan đảm bảo rằng nhân viên và nhà thầu nhận và hoàn thành các biểu mẫu chính xác. Nó cũng cung cấp một file kỹ thuật số dễ định vị trong trường hợp kiểm tra. Phần mềm thuế nhân sự giúp quá trình khai thuế nhanh hơn và loại bỏ căng thẳng.

Quản lý thời gian

Có một bảng chấm công thủ công để theo dõi thời gian và chỉ định một người hoặc một nhóm theo dõi nó là cực kỳ kém hiệu quả. Chúng thường có thể được điền vào vài ngày sau đó và cũng có thể bị đặt sai vị trí.

Ứng dụng bảng chấm công tự động cho phép bạn lưu trữ kỹ thuật số hồ sơ của nhân viên, hồ sơ chấm công và các thông tin khác. Điều này làm cho toàn bộ quá trình nhanh hơn và chính xác hơn.

Phúc lợi nhân viên

Dịch vụ quản lý phúc lợi hoặc tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO) thường xử lý các phúc lợi bao gồm chăm sóc sức khỏe, kế hoạch hưu trí, phụ cấp cho người lao động và các phúc lợi khác cho nhiều tổ chức.

Vấn đề của điều này là nhân viên thường có rất ít hoặc không có cái nhìn sâu sắc về các loại phúc lợi có sẵn cho họ trong quá trình làm việc của họ.

Phần mềm tự động hóa có thể theo dõi tất cả các tình huống của nhân viên và hiển thị phúc lợi cho họ, kể cả khi họ gặp phải sự thay đổi trong hoàn cảnh. Đó là một ví dụ về sự self-service của nhân viên.

Bài viết liên quan

Cách chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp

Hệ thống nhân sự là một trong những hoạt động đầu tư quan trọng mà một tổ chức cần thực hiện. Lĩnh vực phần mềm quản lý nhân sự đã bùng nổ và quản lý con người đã trở thành một ưu tiên cấp thiết trong và sau đại dịch covid. Để có thể chọn cho doanh nghiệp bạn phần mềm quản lý nhân sự hoạt động hiệu quả nhất thì bạn cần xác định và cân nhắc một số yếu tố sẽ được trình bày trong bài viết này!

Theo dõi hiệu suất của nhân viên

Tự động hóa hồ sơ hiệu suất của nhân viên có nghĩa là công ty có dữ liệu có thể truy cập được để xác định mức tăng lương, tiền thưởng, hình thức kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Nhân sự có thể theo dõi các hồ sơ hiệu suất này và cấp cho người quản lý quyền truy cập để thêm ghi chú, chuẩn bị cho đánh giá hiệu suất và đảm bảo đạt được các mục tiêu.

Tự động hóa theo dõi hiệu suất hợp lý hóa quy trình, đảm bảo quy trình không bị sai lệch, cho phép đưa ra quyết định chính xác và cung cấp điểm tham chiếu tuyệt vời cho cả người quản lý và nhân viên.

Một vài công cụ tự động hóa quản lý nhân sự

Tìm kiếm gì ở công cụ tự động hóa nhân sự?

Điều này phần lớn phụ thuộc vào các vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Nó cũng phải tích hợp hoàn toàn với các giải pháp bạn đã có sẵn và khá đơn giản để sử dụng với khả năng đào tạo không phức tạp!

Bạn cũng cần xem xét ngân sách, đặt cho mình một tiến trình triển khai và xem xét các bên liên quan khi sử dụng công cụ này!

Hầu hết các công ty có thể có tới 10-12 hệ thống tham gia vào quá trình tự động hóa quản lý nhân sự, có nghĩa là dễ dàng tích hợp là yếu tố quan trọng để thành công.

Các công cụ tự động hóa

Build for Teams

https://www.builtforteams.com/

Build for Teams là một phần mềm quản lý nghỉ phép sử dụng lịch có thể chia sẻ để theo dõi việc chấm công, thông báo nghỉ làm, nghỉ ốm và các kỳ nghỉ có lương và không được trả lương khác.

Bamboo HR

https://www.bamboohr.com/

Bamboo HR là một nền tảng được xây dựng để nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và nhu cầu thông tin dữ liệu, bảng lương, quản lý và chức năng kế toán của bộ phận nhân sự. Nó cho phép người dùng lưu trữ mọi thứ dễ dàng ở một nơi, cũng như tạo báo cáo để có được những thông tin chi tiết có giá trị.

WorkBright

https://workbright.com/

WorkBright cung cấp tích hợp hoàn toàn từ xa cho bất kỳ tổ chức nào. Bạn có thể quản lý hồ sơ nhân viên và giấy tờ tuyển dụng mới từ mọi nơi, đồng thời gửi lời nhắc tự động trong suốt quá trình tiếp nhận nhân viên sau khi ứng viên chấp nhận offer của bạn.

Fuse Workforce Management

https://www.fuseworkforce.com/

Fuse Workforce Management kết hợp quản lý thời gian và chấm công, quản lý nhân sự và tính lương vào một giải pháp phần mềm. Đây là một công cụ độc lập mạnh mẽ sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chính xác về lực lượng lao động của mình, cũng như cải thiện việc ra quyết định, lập kế hoạch và hiệu quả trong toàn tổ chức.

WebHR

https://webhr.co/

WebHR đóng vai trò là cầu nối giữa Nhân sự và IT. Các tính năng bao gồm eTrack, Shift Scheduler, báo cáo chi phí và thảo luận. Nó cũng giúp tổ chức tuyển dụng, tham dự, nghỉ phép và nghỉ lễ, đi kèm với một ứng dụng di động và sự hỗ trợ.

Tạm kết

Việc triển khai và sử dụng tự động hóa quản lý nhân sự một cách hiệu quả sẽ giảm nhu cầu của các nhóm nhân sự phải hoàn thành các công việc thường xuyên, lặp đi lặp lại và tạo ra cách thức làm việc hiệu quả và chính xác hơn trong toàn tổ chức. Sau đó, bộ phận nhân sự của bạn có thể dành nhiều thời gian và năng lượng hơn để tập trung vào con người và văn hóa làm việc tích cực hơn, đồng thời trau dồi các kỹ năng giá trị của họ hàng ngày.