Lập Checklist quy trình tuyển dụng hiệu quả dành cho HR

Việc áp dụng một Checklist quy trình tuyển dụng được tiêu chuẩn hóa là chìa khóa cho bất kỳ nhà tuyển dụng nhân tài nào. Có một tập hợp những việc cần làm đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều nắm và thực hiện nhất quán, giữ cho quá trình tuyển dụng luôn diễn ra và giúp những người ra quyết định tìm thấy sự thiếu hiệu quả trong mỗi bước tuyển dụng.

Thách thức trong tuyển dụng

Khác với vài chục năm về trước, việc tuyển dụng diễn ra rất đơn giản và thậm chí không cần có một bộ phận cụ thể đối với những doanh nghiệp nhỏ. Nhưng mọi chuyện giờ đây đã khác hơn rất nhiều, khi các nhà tuyển dụng đang phải đối mặt với tình trạng thiếu lao động và thiếu hụt kỹ năng, đồng thời chạy đua với các xu hướng của thị trường việc làm để nhanh chóng thích ứng. 

Để xác định, đánh giá và tuyển dụng nhân tài một cách hiệu quả, các công ty đang đầu tư vào các chiến lược hoạt động tuyển dụng nhằm hợp lý hóa các nỗ lực tuyển dụng, cải thiện quy trình tuyển dụng và đẩy nhanh tiến độ. 

Trong đó việc có một Checklist để tất cả những người có trách nhiệm tham gia là một phần quan trọng đảm bảo quy trình tuyển dụng được thực hiện hiệu quả và giúp công ty có được nguồn lực tốt nhất. Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về việc tạo danh sách kiểm tra tuyển dụng:

Tại sao nên có một Checklist quy trình tuyển dụng

Năng suất và hiệu quả hoạt động

Các vai trò trong vận hành tuyển dụng ngày càng phổ biến. Bộ phận cần phải trải qua các hoạt động tuyển dụng để có thể đạt được mục tiêu và không  ngừng cập nhật. Nên chuẩn bị một checklist sẽ giúp việc quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn.

Công nghệ 

Từ AI đến thiết bị di động, công nghệ tuyển dụng và phân tích đang phát triển nhanh chóng, giúp định hình và xác định lại tương lai của công việc tuyển dụng. Tích hợp công nghệ mới cần được xác định đưa vào quy trình tuyển dụng như thế nào cũng cần có Checklist để nội bộ nắm và bắt kịp.

Bài viết liên quan

Tiềm năng ứng dụng của metaverse trong tuyển dụng và việc làm

Bạn đã nghe qua Metaverse, chắc hẳn đã biết đến chiến lược mới của gã khổng lồ Facebook trong những năm sắp tới. Chiến lược này được dự đoán là sẽ tạo ra những thay đổi vô cùng to lớn, ảnh hưởng đến cách vận hành của nhiều lĩnh vực khác trong đời sống. Bài viết này sẽ đề cập đến tiềm năng ứng dụng của công nghệ Metaverse trong tuyển dụng và việc làm tương lai.

Kinh nghiệm của ứng viên

Trong một thị trường lao động cạnh tranh và vô cùng đa dạng, việc quản lý ứng viên với nhiều cấp bậc kinh nghiệm khác nhau là một thách thức lớn. Nếu không có checklist cụ thể nhà tuyển dụng sẽ khó đưa ra quyết định chọn lựa đúng đắn.

Thống nhất Policy của công ty

Từ việc thu thập dữ liệu để trả lương ngang bằng cho đến các phương pháp tuyển dụng và hơn thế nữa, Checklist quy trình tuyển dụng giúp đảm bảo bộ phận nhân sự của bạn tuân thủ luật nhân sự mới nhất.

Checklist quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh

Mọi thứ về tuyển dụng đang thay đổi nhanh chóng. Sau đây là Checklist giúp cập nhật các nỗ lực tuyển dụng và lựa chọn của bạn. Mặc dù Checklist này bao gồm các hoạt động tuyển dụng được lập ra hiện tại, nhưng bạn sẽ cần tính đến các xu hướng và công nghệ mới xuất hiện hàng ngày để có thể tích hợp trong tương lai. 

Mỗi công ty sẽ có hoạt động và nguồn lực khác nhau vì thế quy trình tuyển dụng cũng sẽ có sự khác nhau, nên bạn cũng cần cân nhắc điều chỉnh một vài bước trong Checklist này cho phù hợp với công ty mình.

Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng

Thậm chí nếu vận dụng được sự tự động hóa và AI, vẫn có một số hoạt động tuyển dụng cần thực hiện trực tiếp. Bắt đầu quá trình tuyển dụng là một trong số đó. Dành một chút thời gian để lên kế hoạch tuyển dụng một lần và những lần sau này sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian của bạn.

a. Thiết lập một cuộc họp

Mục đích của cuộc họp này là lập kế hoạch với người quản lý tuyển dụng và bất kỳ ai khác có thể tham gia vào việc tuyển dụng để xem xét việc tuyển dụng, quy trình tuyển dụng và lấy ý kiến và thỏa thuận trước khi tiếp tục.

b. Tạo một chương trình làm việc để tối đa hóa kết quả. Các chủ đề có thể bao gồm:

• Tổng quan về quy trình tuyển dụng, tiến trình, mục tiêu, giải thích cũng như phân bố vai trò, trách nhiệm, ngân sách và các tiêu chí để đo lường thành công
• Xác nhận các yêu cầu công việc là chính xác và đầy đủ
• Tạo và đánh giá Job Description mô tả công việc và đăng

c. Xem xét, thu thập thông tin đầu vào và hoàn thiện:

• Tìm nguồn ứng ứng viên: Những nguồn nào sẽ được sử dụng? Những nguồn nào có miễn phí và khuyến mãi?
• Sàng lọc: Ai làm việc đó và làm như thế nào? Có cần bất kỳ kiểm tra lý lịch (PES - Pre-Employment Screening) trước tuyển dụng không?
• Phỏng vấn: Ai sẽ tham gia? Bao nhiêu vòng? Hình thức phỏng vấn nào (trực tiếp hoặc video)?
• Đánh giá: Bạn sẽ tiếp cận các đánh giá ứng viên như thế nào?
• Quyết định offer: Ai sẽ ra quyết định cuối cùng và như thế nào?

Bước 3: Tạo và đăng bản tin tuyển dụng

Sau khi xác định nhóm tuyển dụng và tìm được các nguồn ứng viên chính có các kỹ năng và trình độ cần thiết cho vị trí công việc cần tuyển, đã đến lúc đăng công việc trên Tab tuyển dụng của Website công ty.

Một tin tuyển dụng hay Job Description hiệu quả là cả một nghệ thuật và logic. Job Description là cơ hội đầu tiên của bạn để truyền đạt thương hiệu của nhà tuyển dụng và cách viết mô tả công việc của bạn có thể có tác động lớn đến việc ai sẽ ứng tuyển (và không ứng tuyển) cho vị trí công việc bạn cần tuyển dụng.

Bước 4: Đơn giản hóa cách ứng tuyển

Nghiên cứu cho thấy rằng nếu quá trình ứng tuyển của bạn quá dài, lỗi thời hoặc rườm rà, nhiều người tìm việc sẽ chỉ dừng lại và chuyển hướng quan tâm của họ sang nơi khác.

Để nâng cao trải nghiệm của ứng viên, các nhà tuyển dụng đang thực hiện nhiều cách tiếp cận khác nhau, chẳng hạn như lược bỏ Cover Letter, thay thế các hình thức liên lạc rườm rà bằng một loạt câu hỏi tự động online nhanh, làm cho quy trình ứng tuyển của người tìm việc trở nên thân thiện với thiết bị di động và sử dụng chatbots.

Bước 5: Thúc đẩy tuyển dụng

"Đăng tuyển và cầu mong người tìm việc ứng tuyển" là không đủ. Cần có những nỗ lực marketing tuyển dụng chuyên nghiệp để thu hút nhân tài đến với công ty của bạn và các nhà tuyển dụng hàng đầu ngày nay đang ngày càng sáng tạo.

Dưới đây là một số ý tưởng để thúc đẩy hiệu quả tuyển dụng của công ty bạn:

• Đối với các vị trí có số lượng tuyển dụng lớn, hãy bao gồm một video về văn hóa công ty cùng với các tin tuyển dụng để cung cấp cho các ứng viên tiềm năng cái nhìn sâu sắc hơn về văn hóa và vai trò của công ty bạn.
• Đối với các vị trí bạn thường xuyên tuyển dụng, hãy tổ chức sự kiện tuyển dụng online theo khu vực để thu hút sự chú ý của ứng viên và lấp đầy nguồn cung ứng viên của bạn.
• Quảng cáo công việc thông qua các tools share tin tuyển dụng tự động.
• Nhờ sự hỗ trợ từ nhân viên nội bộ để giúp bạn lan tỏa tin tuyển dụng trong chương trình giới thiệu việc làm của công ty và thậm chí ngoài khuôn khổ chương trình.

Bước 6: Sàng lọc ứng viên và tạo danh sách chọn lọc

Hy vọng bạn có một nhóm ứng viên mạnh mẽ sau khi thực hiện các hoạt động tăng cường tuyển dụng để sàng lọc và đánh giá. Dưới đây là cách thu hẹp danh sách ứng viên ngắn gọn:

• Phân loại ứng viên: Lọc ra những ứng viên không phù hợp với yêu cầu công việc của bạn và xác định những người phù hợp (có thể sử dụng công nghệ để làm điều này giúp bạn).
• Phân tích: Sử dụng các kỹ thuật sàng lọc được chọn trong cuộc họp lập kế hoạch tuyển dụng để xác định ứng viên trong nhóm có kỹ năng khớp với yêu cầu nào sẽ tiến lên phía trước. Nếu bạn chọn phỏng vấn nhanh qua điện thoại thì có thể bắt đầu lên lịch để thực hiện.
• Nếu bạn đang tìm kiếm một quy trình sàng lọc hiệu quả hơn, hãy nghĩ đến việc sử dụng phỏng vấn bằng video được quay trước. Điều này sẽ dễ dàng hơn cho các ứng viên và hiệu quả hơn cho các nhà tuyển dụng.
• Nhờ người quản lý tuyển dụng xem xét và phê duyệt lại danh sách ứng viên sau khi đã rút gọn.
• Giữ kết nối. Hãy cho các ứng viên hàng đầu biết rằng tổ chức của bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về họ. Đừng quên những người tìm việc mà bạn đang từ chối! Hãy thông báo kết quả cho họ và hứa hẹn liên lạc khi có những cơ hội mới khác. Ngay cả khi họ không phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn, họ có thể đảm nhận một vai trò mở trong tương lai.

Bước 7: Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn

Đảm bảo rằng mỗi người trong nhóm phỏng vấn có các công cụ cần thiết để tham gia trong phỏng vấn. Chia sẻ các nguồn như:

• Job Description và danh sách các năng lực chính của vị trí công việc cần tuyển
• Đơn xin việc, CV, Cover Letter và kết quả của bất kỳ bài test nào trước khi tuyển dụng nếu có
• Một tập hợp các câu hỏi phỏng vấn để hướng dẫn cuộc trò chuyện của mỗi người phỏng vấn
• Đào tạo về cách phỏng vấn ứng viên, bao gồm cả mục tiêu về tính chuyên nghiệp
• Các biểu mẫu đánh giá tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất của từng ứng viên

Bước 8: Lên lịch & tiến hành phỏng vấn

Tổ chức phỏng vấn có thể là một trong những phần tốn thời gian nhất của quy trình tuyển dụng, trừ khi bạn tự động hóa nó.

Các bước tổ chức phỏng vấn:

• Lên lịch phỏng vấn với các ứng viên
• Chuẩn bị và set up nơi phỏng vấn hoặc thiết bị cần thiết nếu phỏng vấn online.
• Đảm nhận công tác hậu cần cho ngày phỏng vấn (tức là thêm ứng viên vào danh sách khách đến thăm của bộ phận an ninh tòa nhà, đặt phòng phỏng vấn, nước uống,..)

Chuẩn bị cho ứng viên:

Trong khi tổ chức của bạn chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, thì các ứng viên của bạn cũng vậy. Đảm bảo rằng người ứng tuyển biết những nội dung chính có thể diễn ra trong buổi phỏng vấn bằng cách chia sẻ một số nguồn hữu ích:

• Thông tin về quá trình phỏng vấn của bạn để ứng viên biết trong mỗi bước của quá trình tuyển dụng.
• Tạo một kế hoạch giao tiếp tự động để giới thiệu ứng viên về công ty của bạn. Chia sẻ sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của mình, video văn hóa công ty, thông cáo báo chí gần đây và hơn thế nữa.
• Cung cấp hướng dẫn đến văn phòng của bạn, hướng dẫn đỗ xe, nơi cần vào khi đến, thủ tục an ninh và quy định trang phục được đề xuất.
• Chia sẻ danh sách những người phỏng vấn mà mỗi ứng viên sẽ gặp gỡ và bao gồm một link Profile LinkedIn nếu có.

Nếu bạn có thể giúp ứng viên chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn thì cũng sẽ tạo ra lợi ích cho việc tuyển dụng của bạn. Thứ nhất đó là trải nghiệm của ứng viên sẽ giúp xây dựng thương hiệu tuyển dụng của công ty bạn tốt đẹp. Thứ hai là khi được hỗ trợ chuẩn bị tốt, ứng viên sẽ tự tin thể hiện các kinh nghiệm và năng lực thực sự của họ mà khi lo lắng do bỡ ngỡ họ không thể trình bày hết được.

Kết luận

Checklist quy trình tuyển dụng là một tài liệu quan trọng đối với sự thành bại của một quá trình tuyển dụng cũng như ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng của công ty bạn. Hi vọng rằng sau bài viết này bạn sẽ có thể lập một Checklist hoàn chỉnh và phù hợp cho công ty mình.