Tìm ra ứng viên phù hợp trong buổi phỏng vấn

Bạn là nhà tuyển dụng đang trong quá trình tổ chức phỏng vấn để tìm ra ứng viên phù hợp cho nhân công ty mình. Điều này cũng có nghĩa là bạn đang trong quá trình đưa ra nhiều lựa chọn quan trọng cho công ty của mình. Để giúp bạn có được quyết định ưng ý, dưới đây là một số cách bạn có thể tham khảo để tìm ra ứng viên phù hợp trong buổi phỏng vấn!

5 Giai đoạn của phỏng vấn

Khi thực hiện một cuộc phỏng vấn bạn có thể muốn phân loại quá trình này thành 5 giai đoạn:

1. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn. Tìm hiểu rõ ràng về quy trình và những gì bạn đang tìm kiếm khi tuyển dụng.
2. Bắt đầu cuộc trò chuyện. Chào mừng ứng viên vào buổi phỏng vấn và bắt đầu cuộc thảo luận.
3. Khám phá ứng viên là ai. Tìm hiểu thêm về năng lực của người ứng viên.
4. Tìm hiểu cách làm việc của ứng viên. Hiểu tư duy và phong cách hợp tác của ứng viên.
5. Thả lỏng. Giải thích các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

Lướt qua tất cả 5 giai đoạn này sẽ giúp bạn tập trung và tự tin, đồng thời có được cái nhìn sâu sắc về các ứng viên mà bạn đang phỏng vấn. Bên dưới là hướng dẫn chi tiết cho từng giai đoạn.

Tìm ra ứng viên phù hợp trong buổi phỏng vấn

Giai đoạn I: Chuẩn bị cho Phỏng vấn

1. Thiết kế kế hoạch phỏng vấn

Bạn và những người còn lại trong nhóm tuyển dụng có thể đã rõ nhân viên tiềm năng cần phải có những kỹ năng kỹ thuật nào. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định các kỹ năng mềm để làm việc khác, chẳng hạn như khả năng giao tiếp trực tiếp, phân tích hay xây dựng mối quan hệ,... phù hợp nhất cho vai trò công việc bạn đang tuyển dụng 

Khi trả lời những câu hỏi này, hãy tạo một bản thiết kế cho buổi phỏng vấn, với các câu hỏi phỏng vấn để hỏi ở mỗi giai đoạn sẽ giúp đưa ra thông tin cụ thể mà bạn đang tìm kiếm. Bạn cũng cần chuẩn bị câu trả lời cho những câu hỏi mà ứng viên có thể hỏi bạn, bao gồm cả những câu hỏi về lương thưởng.

Có một kế hoạch là hữu ích, nhưng hãy nghĩ về nó giống như một tập hợp các hướng đi hơn là một bản đồ với đường đi nghiêm ngặt, cố định. Nếu quá cứng nhắc với kế hoạch phỏng vấn bạn có thể bỏ lỡ cơ hội tạo ra những chủ đề tự phát khác, mà sẽ giúp bạn hiểu thêm về con người ứng viên.

2. Đọc CV của ứng viên

Mặc dù CV có thể là một cách hơi phiến diện để tìm hiểu về một con người đa chiều, nhưng nó vẫn có thể cho bạn biết một số điều chính về kỹ năng của ứng viên và môi trường làm việc mà họ đã từng làm việc. 

Làm quen với CV của ứng viên tiềm năng để tìm hiểu về lịch sử làm việc của họ, năng lực và học vấn, cũng như những điểm tiềm năng mà bạn và ứng viên có thể có mối liên hệ cá nhân, chẳng hạn như những người quen chung hoặc nơi làm việc cũ.

Đọc CV sẽ giúp bạn cá nhân hóa các câu hỏi phỏng vấn mà bạn đã lập ra trước đó. Và việc tham khảo CV của ứng viên trong buổi phỏng vấn họ cho thấy rằng bạn đã dành thời gian tìm hiểu về họ, điều này sẽ khiến ứng viên cảm thấy được trân trọng. Đừng quên: Các ứng viên cũng đang phỏng vấn bạn, vì vậy điều quan trọng là phải tạo ấn tượng tốt.

Giai đoạn II: Bắt đầu cuộc trò chuyện

3. Thiết lập sự kết nối

Tìm ra sự kết nối để bắt đầu buổi phỏng vấn rất quan trọng. Điều này sẽ tạo cảm giác thoải mái cho cả bạn và người được phỏng vấn. Một khi đã thoải mái cuộc trò chuyện sẽ trở nên chân thành hơn và có thể cung cấp cho bạn những điều đáng tin về ứng viên hơn.

Hãy bắt đầu bằng lời chào với nụ cười thân thiện, đừng nhảy ngay vào những câu hỏi phỏng vấn hoặc buộc họ giới thiệu bản thân trước. Đây là "sân nhà" của bạn, nên bạn cần giới thiệu mình trước và mời ứng viên giới thiệu. 

Sau đó, mượn một vài câu hỏi thăm đơn giản, chẳng hạn như mật độ xe cộ, từ chỗ ứng viên đến nơi phỏng vấn có xa không,... thế là bạn có thể tạo được không khí thoải mái đầu tiên để tạo dựng sự kết nối!

4. Thảo luận dựa trên bản mô tả công việc 

Thay vì nói với ứng viên về vai trò và nhấn mạnh lại những gì được liệt kê trên vị trí công việc mà họ đã ứng tuyển, hãy hỏi họ xem “Bản mô tả công việc có rõ ràng không?”, “Ứng viên có câu hỏi gì về nó không?” Điều này sẽ khơi dậy một cuộc trò chuyện hơn là một cuộc hỏi đáp một chiều. Nó cũng cho bạn thấy ứng viên có phải là người thực sự nghiêm túc với vị trí công việc này hay không!

Dựa trên các câu hỏi của ứng viên, bạn có thể dành vài phút để giải tỏa mọi nhầm lẫn và tìm hiểu các khía cạnh của công việc mà họ quan tâm nhất. Ngoài ra, cuộc trò chuyện này sẽ giúp bạn chuẩn bị tinh thần để bước vào giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn III: Khám phá ứng viên là ai

5. Động cơ của ứng viên

Nhiều người phỏng vấn cố gắng đánh giá mức độ tự phân tích bản thân của ứng viên và khi làm như vậy ứng viên có thể đoán được và phòng bị câu trả lời những câu hỏi như "Điểm mạnh của bạn là gì?" "Điểm yếu của bạn là gì?” quá phổ biến.

Thay vì vậy, bạn nên hỏi, "Tại sao bạn nghĩ mình phù hợp với công việc?" Câu hỏi này mời một ứng viên chia sẻ lý do ứng tuyển của họ và giúp bạn khai thác sự tự phân tích bản thân và động lực thực sự của họ. 

Trong khi bạn lắng nghe, hãy để ý nhận thức của họ về công ty của bạn, mức độ tự tin và kỹ năng của họ. Ngoài ra, bạn cũng cần phải xem xét việc ứng viên có thể giải thích dễ dàng hay không cho một câu hỏi như vậy và suy nghĩ các câu hỏi nối tiếp.

6. Thiết lập năng lực

Tôi khuyên bạn nên hỏi, "Điều gì khiến bạn làm tốt công việc trước đây của mình?" như một cách để dẫn dắt ứng viên nói về các kỹ năng của họ. Bạn đang tìm cách đảm bảo rằng họ có các kỹ năng quan trọng để thực hiện các nhiệm vụ của công việc nhưng đừng dừng cuộc điều tra sau khi họ liệt kê những kiến ​​thức của mình.

Khi những ứng viên nói về công việc trước đây, họ sẽ nêu tên những gì họ đã làm và cuộc thảo luận sẽ vẫn ở mức độ chung chung. 
Thay vào đó, bạn cần tìm hiểu chi tiết cụ thể về câu trả lời của ứng viên để có hình dung rõ hơn về con người của họ.

Ví dụ: nếu họ “điều hành một dự án lớn” hoặc “dẫn đầu một nhóm Marketing”, hãy hỏi họ: Họ thực sự đã làm gì? Đã sử dụng những loại phần mềm nào? Có các cuộc họp không? Có thời hạn không?.

Khi các tiêu chuẩn của ứng viên trở nên rõ ràng hơn, bạn sẽ tự nhiên bắt đầu so sánh họ với các yêu cầu của mình.

7. Thiết lập nét đặc trưng

Đến thời điểm này trong cuộc phỏng vấn, bạn đã nghe những gì ứng viên của mình làm và hiểu được bộ kỹ năng của họ. Tuy nhiên, bạn cũng cần tìm hiểu những khía cạnh khiến họ khác biệt, bởi vì mỗi người chúng ta đều không ai giống ai cả. 

Sự khác biệt này cũng sẽ ảnh hưởng đến cách họ làm việc thực tế và cách họ phản ứng với một vấn đề! Những điều này có thể là các kỹ năng mềm và tính cách của họ. Ví dụ: họ dễ tính, lắng nghe một cách thấu cảm hoặc hướng nội, làm việc cá nhân sẽ phát huy năng lực tốt hơn,...)

Khi một ứng viên chia sẻ sự độc đáo của họ, điều đó sẽ giúp bạn thấy họ có thể bổ sung thêm những gì cho công ty ngoài các kỹ năng. Nó có thể giúp bạn hình dung cách họ sẽ hòa nhập với con người và văn hóa tại công ty và cách họ có thể giao tiếp với khách hàng.

Giai đoạn IV: Tìm hiểu cách thức làm việc của ứng viên

8. Từ công việc hiện tại hoặc công việc cũ của họ

Yêu cầu ứng viên cho bạn biết về một ngày bình thường trong công việc trước đây (hiện tại hoặc gần đây nhất), mời họ đi vào các chi tiết liên quan. 

Bạn cần nghe để nắm bắt: Họ sắp xếp thời gian của mình như thế nào? Họ có đang quản lý khủng hoảng không? Họ có tương tác thường xuyên với các nhân viên hoặc khách hàng khác không? Đừng ngại hỏi thêm chi tiết cụ thể và trò chuyện sâu hơn về cách họ làm việc.

Tìm nhịp điệu và nhịp độ mà ứng viên mô tả để xem nó có phù hợp với vai trò và văn hóa tại nơi làm việc của bạn nói chung hay không. 
 
Đề cập đến sự khác biệt về nhịp độ và phong cách giữa công ty của bạn với mô tả của ứng viên và xem cách họ phản ứng để biết khả năng thích ứng và hòa nhập của họ dù có sự khác biệt.

9. Ứng viên tự đánh giá năng lực giải quyết

Hỏi người được phỏng vấn của bạn cách họ giải quyết một vấn đề xảy ra trong công việc của họ. Những gì bạn đang tìm kiếm không chỉ là quá trình suy nghĩ của họ mà còn là kỹ năng và phong cách hợp tác của họ.

Chẳng hạn như: Trong quá trình giải quyết vấn đề, ứng viên đã tự mình nghiên cứu và làm việc hay có những người khác mà họ đã hướng dẫn hoặc hợp tác? Họ cảm thấy cuộc giao tiếp diễn ra như thế nào? Họ đã cần đến sự trợ giúp của ai để làm tốt công việc của mình?

Câu trả lời của họ có thể hiện sự khéo léo mà bạn đang tìm kiếm không? Họ là một con sói đơn độc hay một người thích hợp tác? Và cách họ hợp tác ra sao? 

10. Nói về Communication và công cụ làm việc

Communication - Giao tiếp là một chủ đề rộng lớn. Có giao tiếp giữa các cá nhân: cách một người cung cấp và nhận thông tin từ người khác cho đến giao tiếp thông qua các công cụ. Sử dụng thời gian này để hỏi ứng viên về cả hai. Ứng viên sử dụng nền tảng nào (Skype, Zoom, phần mềm quản lý dự án, văn bản, email,...) ở công việc trước đây?

Hỏi ứng viên kể về trải nghiệm khi nhận phản hồi không tốt: Phản hồi đó được gửi như thế nào? Cách họ phản ứng và đáp lại phản hồi đó? Kết quả là họ đã phát triển như thế nào? Câu trả lời này có thể cung cấp cho bạn nhiều thông tin về tính khí, phong cách làm việc và lãnh đạo cũng như khả năng cộng tác của họ.

Giai đoạn V: Thả lỏng

11. Mở rộng các mục tiêu nghề nghiệp của họ

Với tất cả các cuộc phỏng vấn, bạn đang muốn thuê một vai trò cụ thể ngay bây giờ để lấp đầy khoảng trống của tổ chức. Nhưng đối với cuộc phỏng vấn này, bạn có đang tìm kiếm một người muốn phát triển cùng công ty của bạn và chuyển sang vị trí cấp cao hơn trong tổ chức của bạn trong tương lai? Biết được điều này sẽ giúp bạn biết liệu bạn có nên thuê với lưu ý đến việc giữ chân nhân viên này hay không. 

Một câu hỏi hữu ích để bắt đầu cuộc trò chuyện này là: "Nếu bạn thành công trong công việc này, bạn muốn điều gì iếp theo?" Ứng viên có thể đã không nghĩ đến điều này trước, nên hãy cho họ một chút thời gian để trả lời.

12. Cho ứng viên đặt câu hỏi

Chuyển ứng viên sang giai đoạn này của cuộc phỏng vấn bằng cách nói, “Được rồi, tôi nghĩ rằng tôi đã nắm được mọi thứ tôi cần biết ở giai đoạn này, cảm ơn bạn! Bạn có muốn tôi biết thêm điều gì không? Hoặc có điều gì cần tôi giải đáp không?"

13. Phác thảo các bước tiếp theo

Hãy cho ứng viên biết khi nào họ có thể nhận được phản hồi từ bạn. “Bạn sẽ nhận được phản hồi của chúng tôi trong vòng 10 ngày làm việc về các bước tiếp theo” là một ví dụ điển hình về những điều cần nói và đảm bảo khung thời gian bạn đề xuất thực sự khả thi.

14. Tiễn ứng viên

Ngay cả khi bạn bận rộn và bạn không có cảm thấy khả năng tuyển dụng ở ứng viên nào đó, bạn có thể ghi nhận nỗ lực của họ bằng cách dẫn họ đến cửa và đảm bảo rằng họ biết WC ở đâu và lối ra. Một chút chu đáo sẽ giúp bạn thiết lập mối quan hệ một cách lâu dài.

Ngay cả khi ứng viên đó sẽ không làm việc tại công ty, bạn vẫn muốn xây dựng thương hiệu tuyển dụng bằng cách giúp công ty của bạn được nhớ đến như một nơi tốt để làm việc.

15. Note các thông tin

Càng sớm càng tốt sau cuộc phỏng vấn, đừng quên dành vài phút ghi lại mọi thứ quan trọng mà bạn có thể nhớ trong một trình quản lý ứng viên. Ngay cả khi viết về một ứng cử viên mạnh, hãy nhớ chia sẻ những điểm chưa tốt và những điều bạn còn nghi ngờ. Luôn chuẩn bị sẵn sàng cho những người còn lại trong nhóm tuyển dụng nếu họ muốn theo dõi bất kỳ ứng viên nào từ ghi chép của bạn.

Kết luận

Phỏng vấn là một quá trình thử thách với ứng viên mà còn là một hành trình vất vả của nhà tuyển dụng để chọn đúng người cho vị trí công việc của tổ chức mình. Hi vọng rằng nội dung chi tiết phía trên đã giúp bạn thiết lập cách tìm ra ứng viên phù hợp trong buổi phỏng vấn.