Tất tần tật quy trình tuyển dụng và phỏng vấn xin việc

Mặc dù quy trình phỏng vấn khác nhau đối với mỗi công ty, nhưng có một số bước tiêu chuẩn mà hầu hết các ứng viên đều có thể trải qua. Các bước trong giai đoạn này được gọi là quy trình tuyển dụng và phỏng vấn. Nếu bạn chưa quen các cách thức ứng tuyển, tham gia phỏng vấn, việc biết những gì sẽ xảy ra có thể giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn xin việc. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận tất tần tật quy trình tuyển dụng và phỏng vấn xin việc cũng như các gợi ý và hướng dẫn hỗ trợ bạn trên hành trình đến với công việc mơ ước.

1. Tìm việc hiệu quả và nhanh chóng

Sau khi bạn đã định hướng và xác định rõ về vị trí công việc tiếp theo mình mong muốn thì đã đến lúc bước vào quá trình tìm việc. Khi tìm việc bạn sẽ có thể ngập tràn trong rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, hoặc có thể sẽ rất khó khăn để nhà tuyển dụng chú ý đến bạn khi bạn giữa vô vàn các ứng viên khác nhau.

Để có thể tìm việc hiệu quả và thuận lợi được nhà tuyển dụng chú ý đến bạn cần phải có một chiến lược đồng bộ. Xem tiếp bài viết Chiến lược tìm kiếm việc làm hiệu quả để áp dụng cho hành trình tìm việc của bạn.

2. Tạo CV và ứng tuyển

CV chính là file quan trọng mà bất cứ người cần tìm việc nào cũng cần phải có, nhất là đối với các công việc chuyên nghiệp và có tính chuyên môn cao. Ngược lại với một file CV tốt sẽ là lợi thế cạnh tranh tuyệt vời để bạn tiến vào vòng tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên để có được một CV tốt đòi hỏi bạn phải đầu tư nhiều thời gian công sức. 

• Thứ nhất là bạn phải thực sự hiểu vị trí công việc và công ty mình nộp CV
• Thứ hai, bạn thu thập và lọc ra được các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và thành tích phù hợp với yêu cầu công việc mà bạn ứng tuyển.
• Thứ ba, tìm cách làm nổi bật những thông tin này và thêm vào các mục tiêu cũng như lời cam kết chắc chắn về con đường sự nghiệp bạn đang theo đuổi để thuyết phục người đọc.
• Thứ tư là sắp xếp và trình bày sao cho thật hợp lý và thu hút.
• Thứ năm là ngoài CV có cần viết thêm Cover Letter không và viết như thế nào?
• Thứ sáu là trước khi gửi CV đi bạn có cần lưu ý thêm gì không?

Tham khảo thêm các nội dung dưới đây để biết hướng dẫn chi tiết nhé!

1. Hướng dẫn tạo CV/Resume chung
2. Hướng dẫn tạo CV dành cho người chưa có kinh nghiệm
3. Hướng dẫn tạo CV ngành IT
4. Hướng dẫn tạo CV tiếng Nhật
5. Cách viết Cover Letter
6. Những điều cần lưu ý trước khi gửi CV
    

3. Nhà tuyển dụng liên hệ với bạn

Giai đoạn này, nhà tuyển dụng sẽ lần lượt liên hệ với các ứng viên tiềm năng.

Họ có thể sẽ gọi điện thoại báo trước để báo rằng họ rất quan tâm về hồ sơ / CV và mong muốn có một buổi phỏng vấn với bạn, và họ muốn biết bạn còn open (theo đuổi) vị trí công việc này không. Nếu bạn xác nhận là mình vẫn đang tìm việc và muốn ứng tuyển thì họ sẽ gửi email về lịch phỏng vấn, địa điểm và các thông tin cần lưu ý.

Bạn cần sắp xếp và phản hồi càng sớm càng tốt. Nếu mốc thời gian họ đưa ra trùng với lịch trình quan trọng của bạn thì bạn cũng có thể thảo luận với họ về mốc thời gian tiện cho cả hai và phải đảm bảo bạn tham gia được. 

4. Test năng lực

Bước này sẽ diễn ra trước phỏng vấn, có thể có hoặc không tùy vào các vị trí công việc và công ty. Bạn sẽ nhận được thông báo cụ thể về hình thức test này, cũng như hướng dẫn cụ thể thông qua email và điện thoại.

Những bài Test này thường liên quan đến các chuyên môn và vị trí công việc mà bạn ứng tuyển ở dạng câu hỏi và ứng viên trả lời (vừa trắc nghiệm vừa tự luận). 

Ví dụ nếu bạn ứng tuyển cho vị trí lập trình viên thì bài test năng lực sẽ liên quan đến các ngôn ngữ lập trình, kỹ thuật lập trình và các giải pháp cho các tình huống khi lập trình.

Đối với nhiều ứng viên vòng này có thể quá rườm rà và không cần thiết, nhưng thực tế đây là cơ hội để bạn hiểu rõ nhà tuyển dụng yêu cầu ở bạn những năng lực gì và với mức độ kinh nghiệm như thế nào. Chính vì thế nếu bạn hoàn thành bài test này thuận lợi thì bạn có thể nắm được 50% thành công cho buổi phỏng vấn.

Ngoài ra ở một số công ty khác, đây cũng có thể là bài test kỹ năng mềm, tính cách và IQ mang mục đích thăm dò là chủ yếu.

5. Phỏng vấn xin việc

Đến được với bước này thì xin chúc mừng bạn đã thành công vượt qua vòng duyệt hồ sơ và vòng test năng lực (nếu có).

Bước vào giai đoạn phỏng vấn bạn có rất nhiều điều cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Bởi vì đây không chỉ là một cuộc đối thoại thông thường mà là một cơ hội gặp mặt trực tiếp để thuyết phục nhà tuyển dụng chọn bạn cho vị trí công việc của họ. 

Trước tiên hãy nói về hình thức phỏng vấn, điều này cũng rất ảnh hưởng đến sự quá trình chuẩn bị của bạn.

Bước 1: Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

Có 2 hình thức phỏng vấn phổ biến hiện nay:

Phỏng vấn trực tiếp:

Trong hình thức này bạn sẽ có cuộc gặp mặt với nhà tuyển dụng tại công ty hoặc có thể là nơi khác tùy vào sự sắp xếp trong quy trình tuyển dụng của họ. Bạn có thể được phỏng vấn cùng một lúc bởi một hoặc nhiều người và cùng một lúc với các ứng viên khác hay lần lượt từng ứng viên. Bạn phải nắm được tất cả các khả năng này để chuẩn bị tinh thần tốt nhất để tự tin khi ngồi vào bàn phỏng vấn. Xem những điều bạn cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn trực tiếp ở link này:

https://growupwork.com/blog/ky-nang-phong-van/chuan-bi-cho-mot-buoi-phong-van-truc-tiep-467

Phỏng vấn online:

Bạn vẫn sẽ gặp mặt nhà tuyển dụng nhưng không đến tận nơi. Với trường hợp này bạn cũng cần chuẩn bị và set up khá khác biệt so với phỏng vấn trực tiếp. Cùng xem qua hướng dẫn trong link này để biết thêm chi tiết.

https://growupwork.com/blog/ky-nang-phong-van/phong-van-online-275

Bước 2: Trình tự buổi phỏng vấn

Giới thiệu và khái quát về thứ tự của buổi phỏng vấn

Lúc này, sau khi chào nhau, cả hai bên sẽ tự giới thiệu tên, riêng người phỏng vấn sẽ giới thiệu cả chức danh của họ tại công ty.

Sau đó họ sẽ nói qua về những nội dung mà cả hai sẽ thảo luận trong buổi phỏng vấn này. Ở lần đầu tiên này bạn cần chú ý lắng nghe để hiểu và chuẩn bị tinh thần đến với phần tiếp theo.

Ứng viên giới thiệu bản thân trong buổi phỏng vấn

Đây mới chính xác là lúc bạn giới thiệu chính thức trước nhà tuyển dụng. Không chỉ đơn giản là tên tuổi, nơi bạn sinh sống mà còn nên một số thông tin quan trọng, như nghề nghiệp, mục tiêu, kinh nghiệm. Vì đây là phần đầu tiên để bạn trình bày trong buổi phỏng vấn này nên tạo ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng cũng rất quan trọng.

Nếu bạn là người mới ra trường hay người đã có kinh nghiệm làm việc thì cách giới thiệu cũng sẽ rất khác nhau.

• Đối tượng sinh viên 

Bạn đang là sinh viên, dù có một chút ít kinh nghiệm đi nữa thì trong mắt nhà tuyển dụng bạn vẫn là người mới, cần được đào tạo. Vì vậy, khi giới thiệu bản thân quan trọng nhất vẫn là thái độ và một tinh thần học hỏi, đừng cố thổi phồng hay quá chứng minh điều gì đó vượt khả năng của bạn. Nếu có kinh nghiệm thì bạn hãy nói về kinh nghiệm một cách chân thật để nhà tuyển dụng biết bạn vừa học nhưng đã có kinh nghiệm.

• Đối tượng mới tốt nghiệp tìm việc thực tập

Đối tượng này không khác sinh viên là mấy nhưng hơn một chút là bạn đã tốt nghiệp, bạn có toàn thời gian cho công việc. Mặc dù có thể bạn đã có hơn 1 năm kinh nghiệm làm việc nhưng vẫn bị gắn mác sinh viên mới tốt nghiệp và nhà tuyển dụng sẽ không đánh giá quá cao năng lực của bạn. Tuy nhiên, nếu làm tốt trong buổi phỏng vấn thì bạn vẫn có cơ hội trúng tuyển. 

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đặt câu hỏi "Giới thiệu đôi nét về bản thân?" thì bạn có thể giới thiệu là bạn vừa mới nghiệp trường gì, điểm số ra sao, học được kiến thức gì áp dụng vào công việc và đưa ra hi vọng muốn làm việc ở công ty, học hỏi các nhân viên và nhà lãnh đạo trong công ty. Nếu bạn đã đi làm thêm, bạn có thể nêu ra kỹ năng làm việc, lời khen từ sếp cũ.

• Đối tượng đã đi làm và muốn đổi môi trường làm việc

Với những ứng viên đã có kinh nghiệm thì nhà tuyển dụng sẽ quan tâm đến kinh nghiệm làm việc để thấy được năng lực của họ và xem xét có phù hợp với công ty hay không. Vì vậy, khi giới thiệu bạn nên chú ý trình bày nổi bật hơn về kinh nghiệm, thành tích đạt được chứ không phải là các thông tin khác. 

• Đối tượng đã đi làm và muốn chuyển đổi sang lĩnh vực mới

Đây là một trường hợp khó, khi bạn nhảy sang một lĩnh vực hoàn toàn mới thì bạn phải thật trau chuốt phần giới thiệu của mình, nếu đi sai quỹ đạo thì khả năng trượt là rất cao. Trong trường hợp này, bạn có thể trả lời sơ qua về bản thân và tập trung chủ yếu vào kinh nghiệm, kỹ năng của bản thân có thể hỗ trợ được công việc mới sắp tới. 

Bạn có thể nói thêm: “Với các kinh nghiệm, kỹ năng trong quá trình làm việc, tôi muốn thử sức mình ở một vị trí mới và đến công ty để trao đổi với quý công ty xem chúng ta có thể hợp tác không. Tôi nghĩ dù ở vị trí nào thì chỉ cần có kỹ năng làm việc thì công việc nào tôi cũng có thể đáp ứng được.”

Đặt các câu hỏi phỏng vấn

Đây là mục chính quan trọng của buổi phỏng vấn. Tùy vào mỗi ngành nghề và công ty sẽ có các câu hỏi rất khác nhau nhưng nhà tuyển dụng vẫn có một khung sườn và bố cục chính cho các câu hỏi phỏng vấn để thu thập thông tin gồm 4 dạng câu hỏi như sau:

• Câu hỏi kinh điển

Những câu hỏi thường gặp này đề cập đến những yếu tố cần thiết mà các nhà tuyển dụng muốn biết về các ứng viên như: bạn là ai, tại sao bạn phù hợp với công việc và bạn giỏi điều gì. 

Bạn có thể không được hỏi chính xác những câu hỏi này bằng chính xác những từ này, nhưng nếu bạn có sẵn câu trả lời cho họ, bạn sẽ chuẩn bị sẵn sàng cho bất cứ điều gì mà người phỏng vấn đưa ra theo cách của bạn.

• Câu hỏi về bạn và mục tiêu của bạn

Đây là cơ hội để bạn thể hiện mức độ phù hợp của bạn với vị trí công việc của công ty này. 
Những câu hỏi về bạn nhằm tìm hiểu về phong cách làm việc của bạn, những tố chất hiện tại có ăn khớp với vị trí công việc bạn đang theo đuổi không. Các giá trị quan trọng với bạn có phù hợp với điều mà công ty muốn hướng đến qua các câu hỏi về mục tiêu cũng như khả năng bạn có thể gắn bó với công ty lâu dài không.

• Câu hỏi về chuyên môn công việc

Điều kiện tiên quyết và cũng là yếu tố quyết định là kỹ năng chuyên môn và năng lực làm việc của bạn có thể đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong phạm của vị trí công việc này không. 

Điều đó có nghĩa là họ có thể hỏi bạn các câu hỏi khá chi tiết về quá trình làm việc trước đây của bạn, bạn giải quyết các vấn đề cụ thể của công việc thế nào, mức độ thành thạo của bạn trong chuyên môn có đáp ứng được đáp ứng được cho công việc này không. 

Đồng thời nhà tuyển dụng cũng sẽ chia sẻ một số thông tin về môi trường làm việc và khái quát các nhiệm vụ của bạn nếu được nhận.

• Những câu hỏi kỳ lạ

Tùy thuộc vào phong cách của người phỏng vấn và công ty, bạn có thể nhận được một số câu hỏi khá kỳ lạ. Họ thường muốn tìm hiểu cách bạn suy nghĩ thông qua điều gì đó ngay tại thời điểm phỏng vấn, nên chắc chắn bạn sẽ phải gặp bất ngờ. Đừng lo lắng. Đối với những câu hỏi này thì thái độ và tâm lý bình tĩnh là còn có yếu tố quan trọng hơn nội dung câu trả lời của bạn là gì và thường không có tính “đúng” hay “sai” cho các câu hỏi như vậy.

Xem Top 10 các câu hỏi phỏng vấn thường gặp để có thể soạn câu trả lời chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn 

Ứng viên đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng

Trong buổi phỏng vấn, bạn cũng sẽ được nhà tuyển dụng hỏi rằng liệu bạn có thắc mắc gì cần được họ giải đáp không!

Nếu bạn chỉ trả lời “không” mà không có bất cứ câu hỏi nào thì đang vô tình khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn chưa thực sự muốn làm việc ở công ty họ. Nhưng nếu cứ thấy gì hỏi ngay cái đó thì cũng không phải ý hay.

Vì vậy bạn cũng cần chuẩn bị trước cho mình một vài câu hỏi để khi đến lúc cần dùng đến.

Dưới đây là một vài câu hỏi mà bạn có thể tham khảo:

• Một ngày làm việc ở vị trí công việc này sẽ như thế nào?
• Các chương trình training cho nhân viên tại công ty như thế nào?
• Bước tiếp theo sau buổi phỏng vấn này là gì nếu tôi được nhận?
• Điều gì đã khiến anh / chị muốn phỏng vấn tôi sau khi xem CV ứng tuyển?

Phỏng vấn kết thúc

Cách bạn kết thúc cuộc phỏng vấn cũng quan trọng như cách bạn bắt đầu. Trên thực tế, cả hai đều rất quan trọng, vì đây là hai khoảnh khắc mà người phỏng vấn luôn ghi nhớ. 

Vì vậy, để kết thúc cuộc phỏng vấn xin việc của bạn, hãy đảm bảo bạn đã bắt tay một cách chắc chắn nhìn vào mắt họ và nói 

“Cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian cho tôi. Rất vui khi được gặp bạn và tìm hiểu về công việc này, và tôi rất mong được biết thêm về các giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng”

Bạn cũng có thể hỏi xin namecard để có thể gọi điện hoặc gửi email cho người phỏng vấn nếu họ không cung cấp phản hồi trong khung thời gian hợp lý. Ngoài ra, hãy cân nhắc hỏi khung thời gian dự kiến phản hồi kết quả phỏng vấn.

Bước 3: Sau phỏng vấn

Phía ứng viên

Sau phỏng vấn các bạn cần gửi mail cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho mình. Bày tỏ mong muốn được tham gia vào công ty. Điều này sẽ nhắc nhà tuyển dụng nhớ đến bạn một lần nữa và tạo ấn tượng tốt đẹp.

Xem hướng dẫn viết và mẫu thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn.

Phía nhà tuyển dụng

Sau khi đã thu thập thông tin của các nhà tuyển dụng cần thời gian để lựa chọn ứng viên rồi bàn bạc với trưởng bộ phận mà bạn sẽ được nhận vào làm cũng như ban lãnh đạo. 

Ngoài ra họ còn cần đối chiếu các thông tin về bạn bằng cách liên hệ với người quản lý của bạn ở các công ty, tổ chức mà bạn từng tham gia hoặc người bạn đại diện giới thiệu bạn ở trường đại học.

Thường thì thời gian này sẽ mất khoảng 1 tuần và lâu nhất là 2 tuần, thì ứng viên có thể nhận được kết quả phỏng vấn.

Bước 4: Vòng phỏng vấn phụ

Vòng phỏng vấn này sẽ có hoặc không tùy vào từng công ty, doanh nghiệp. Điều này cũng có nghĩa là bạn đã vượt qua thành công vòng phỏng vấn trước, và nắm 90% khả năng nhận được lời mời làm việc tại công ty đó.
Nếu trong quy trình tuyển dụng của họ có vòng này thì có khả năng là với 2 mục đích sau:

Mục đích thứ nhất: Gặp gỡ thêm quản lý bộ phận và phỏng vấn với họ. Trong trường hợp này rất có thể vòng phỏng vấn trước bạn chỉ mới gặp người phỏng vấn từ bộ phận nhân sự của công ty. Bạn sẽ được công ty liên hệ để thông báo về vòng này và thông tin về người sẽ phỏng vấn bạn. 

Hãy chuẩn bị sẵn sàng cho các câu hỏi mang tính chuyên môn, liên quan đến công việc sâu hơn cả vòng trước. Người phỏng vấn bạn ở vòng này cũng sẽ trình bày công việc bạn sẽ làm nếu được nhận offer một cách khá cụ thể.

Mục đích thứ hai: Đi đến các thảo luận để thống nhất về chế độ làm việc, quyền lợi của nhân viên. Nhất là về vấn đề lương thưởng và các khoản phụ cấp khác nếu bạn và nhà tuyển dụng vẫn chưa đề cập đến ở vòng phỏng vấn trước. Mục đích này sẽ rất có thể là mục đích chính nếu bạn đang ứng tuyển để làm việc ở nước ngoài.

6. Lời mời nhận việc

Thông thường thì bạn sẽ nhận được một cuộc điện thoại và email chúc mừng bạn đã vượt qua vòng phỏng vấn kèm theo một văn bản chính thức quyết định mời bạn làm việc tại công ty từ bộ phận tuyển dụng. 

Bạn cho rằng bước này khá đơn giản, chỉ cần reply mail trả lời “ok”, rồi có thể bước đến công ty làm việc ngay. Nhưng thực tế thì có nhiều hơn 1 điều mà bạn cần lưu ý và thực hiện khi nhận được lời mời nhận việc. Xem cách Phản hồi đồng ý nhận lời mời làm việc để biết chi tiết.

Mặt khác, không phải lúc nào bạn cũng muốn nhận lời mời làm việc, vậy thì phải làm thế nào để phản hồi, nhưng chắc chắn im lặng là một giải pháp tồi! Hãy xem hướng dẫn Phản hồi từ chối nhận lời mời làm việc một cách khéo léo và lịch sự với nhà tuyển dụng đã mang đến cho bạn cơ hội làm việc nhé!

Kết luận

Hi vọng rằng với 20 phút dạo quanh nội dung này bạn cũng đã hình dung được Tất tần tật quy trình tuyển dụng và phỏng vấn xin việc. Từ đó, các bạn có thể đỡ bở ngỡ và bước qua hành trình tìm việc thuận lợi để đến được với công việc mơ ước! Chúc bạn thành công!