Viết email từ chối lời mời phỏng vấn xin việc

Nếu bạn được liên hệ về việc sắp xếp buổi phỏng vấn cho một công việc mà bạn không còn hứng thú nữa, việc mà bạn cần làm là hãy từ chối lời mời phỏng vấn một cách lịch sự. Dưới đây là hướng dẫn viết mail từ chối lời mời phỏng vấn xin việc và các mẫu để bạn tham khảo.

Sau khi nộp CV ứng tuyển xin việc, bạn có thể nhận ra vị trí đó không còn phù hợp nữa hoặc bạn đã có ý định khác. Thật không đáng để bạn hoặc nhà tuyển dụng mất thời gian tiến đến vòng phỏng vấn cho một cơ hội công việc mà bạn không thực sự mong muốn.

Nội dung dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những lời khuyên và hướng dẫn viết mail từ chối lời mời phỏng vấn xin việc đến nhà tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và vẫn giữ được thiện cảm!

Những lý do từ chối lời mời phỏng vấn xin việc

Có nhiều lý do cá nhân khiến bạn quyết định không tiếp tục theo đuổi một cơ hội công việc  sau khi nộp CV để ứng tuyển, dưới đây là một vài lý do ví dụ:

• Bạn có thể đã nghiên cứu thêm về vị trí hoặc công ty và phát hiện ra rằng mục tiêu  và định hướng phát triển của bạn không tương thích với sứ mệnh hoặc văn hóa của công ty.
• Công ty hiện tại của bạn đã chuyển công tác cho bạn đến nơi hoặc vị trí bạn mong muốn.
• Vị trí bạn ứng tuyển có thể có ít hơn những tiêu chuẩn bạn mong muốn và trong thời gian kể từ lần đầu tiên bạn ứng tuyển, bạn đã tìm được một công việc thích hợp hơn.
• Có thể bạn đã nhận được một lời mời làm việc khác và đã đồng ý nhận lời mời đó.
• Lịch trình làm việc bạn mong muốn có thể đã thay đổi, khác với lịch trình của công ty gửi lời mời phỏng vấn cho bạn.
• Bạn có thể đã quyết định giữ nguyên công việc hiện tại, ít nhất là trong tương lai gần.

Cách viết mail từ chối lời mời phỏng vấn xin việc

Bãn hãy chắc chắn trước khi quyết định gửi mail 

Một khi bạn đã từ chối một buổi phỏng vấn xin việc, bạn không thể thay đổi quyết định của mình. Vì vậy, trước khi bạn gửi thư từ chối, hãy chắc chắn về quyết định của bạn. Bạn sẽ không thể nói rút lại lời từ chối của mình sau này khi đã gửi thư đi.

Nếu cứ thay đổi ý định thì trong mắt nhà tuyển dụng bạn sẽ trở thành người không đáng tin cậy, dễ thay đổi, thiếu quyết đoán và việc được họ lên lịch cho phỏng vấn lại sẽ không có khả năng.

Hãy trả lời mail mời phỏng vấn nhanh chóng 

Trong khi bạn cần chắc chắn về quyết định không tiếp tục tham gia buổi phỏng vấn, bạn cũng nên trả lời lời mời của nhà tuyển dụng càng nhanh càng tốt. 

Hãy tôn trọng thời gian và sự ưu tiên của người quản lý tuyển dụng đã dành cho bạn.

Nếu bạn không tiếp tục quá trình phỏng vấn, điều quan trọng là phải để nhà tuyển dụng biết càng sớm càng tốt để một ứng viên quan tâm phù hợp khác có thể nhanh chóng vào thay thế cơ hội của bạn, tránh làm chậm kế hoạch của nhà tuyển dụng.

Thể hiện thái độ biết ơn và lịch sự

Hãy lịch sự và nhã nhặn trong email của bạn để tránh làm hỏng bất kỳ ấn tượng tốt nào về bạn mà nhà tuyển dụng có trước đó. 

Sau cùng thì bạn vẫn mong muốn giữ được nhiều cơ hội cho tương lai phía trước. Đồng thời, hầu hết các ngành nghề lĩnh vực đều là những “thế giới nhỏ” nên các nhà tuyển dụng có mạng lưới quan hệ kết nối với nhau rất nhiều để giúp họ tìm và xác định các ứng viên có năng lực. 

Nếu bạn tỏ ra thô lỗ trong giao tiếp với người quản lý tuyển dụng thì bạn có thể bị loại khỏi các cơ hội công việc khác mà biết đâu là phù hợp với mục tiêu của bạn hơn. Bạn rất có thể sẽ mất cơ hội được tuyển dụng với tổ chức của họ trong tương lai. Chính vì thế cần chú trọng việc viết một email từ chối lịch sự và khéo léo, để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn!

Bên cạnh đó thể hiện thái độ trân trọng đối với cơ hội mà họ đã dành cho bạn!

Đảm bảo tính khái quát: 

Mục đích của email này là cho nhà tuyển dụng biết rằng kế hoạch của bạn đã thay đổi để họ có thể tiến tới với một ứng viên khác. Bạn không cần phải cung cấp lý do cụ thể khiến bạn không còn hứng thú. Tuy nhiên, hãy đảm bảo thông báo rõ ràng rằng bạn đang từ chối cơ hội phỏng vấn của họ!

Các mẫu thư từ chối lời mời phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh

Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn cơ bản:

Subject: Interview Invitation - [Tên của bạn]

Dear Mr/Ms. [Tên người quản lý tuyển dụng]:

Thank you very much for considering me for the position of [Tên vị trí công việc bạn ứng tuyển] and for inviting me to interview with [Tên công ty]. However, I would like to withdraw my application for this position.

I sincerely appreciate your taking the time to review my application.

Again, thank you for your consideration.

Best regards,

[Tên của bạn]

[Chữ ký mail]

Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn xin việc: do đã nhận một lời mời làm việc khác.

Nếu bạn đã chấp nhận một lời mời làm việc khác trước thời gian mà công ty gửi mail mời phỏng vấn cho bạn chưa có phản hồi về CV, bạn cũng có thể nói qua lí do này trong email theo mẫu dưới đây:

Subject: Thank you for the interview opportunity

Dear Mr/Ms. [Tên người quản lý tuyển dụng] :

I'm grateful for the opportunity to interview at [Tên công ty] for [Tên vị trí công việc bạn ứng tuyển]. Since I initially put in my application for this position, I was offered—and accepted—a job at another company, so I'm respectfully declining this offer.

I wish you all the best in your search for a candidate.

Thank you again for considering me for this position. Please do not hesitate to get in touch if you have any questions.

Sincerely,

[Tên của bạn]

[Chữ ký mail]

Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn xin việc: do thay đổi trong điều kiện làm việc của bạn.

Đây là một mẫu khác nữa mà các bạn cũng có thể tham khảo:

Subject: Interview for [Tên vị trí công việc] – [Tên của bạn]

Dear Mr/Ms. [Tên người quản lý tuyển dụng]:

Thank you so much for the invitation to interview at [Tên công ty]. I appreciate being considered as a candidate.

However, due to changes in my circumstances, I must decline this opportunity.

Thank you again, and best of luck in your search.

Best Regards,

[Tên của bạn]

[Chữ ký mail]

Kết luận

Một mail từ chối lời mời phỏng vấn tốt cần đáp ứng ba yếu tố như sự chắc chắn về quyết định từ chối của bạn, sự khái quát ngắn gọn, thể hiện được sự biết ơn đối với lời mời của nhà tuyển dụng và văn phong khéo léo, lịch sự. Hi vọng rằng với hướng dẫn trên bạn sẽ viết được email từ chối lời mời phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp!