Cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn cho nhân viên

Nhu cầu xin nghỉ phép là một trong các nhu cầu thiết yếu của người lao động. Thông thường, trong quá trình làm việc thì mỗi chúng ta đều có những việc cá nhân phải xin nghỉ phép như nghỉ ốm, du lịch, việc riêng… Vì vậy, tùy vào từng trường hợp mà có cách viết đơn xin nghỉ phép khác nhau. Hôm nay, GrowUpWork sẽ hướng dẫn bạn viết đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn.

QUY TRÌNH XIN NGHỈ PHÉP

Đơn xin nghỉ phép được xem là chuẩn nếu nó đáp ứng đúng yêu cầu và quy trình xin nghỉ phép của doanh nghiệp. Đầu tiên, về mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn thì không phải doanh nghiệp nào cũng có mẫu sẵn cho nhân viên mà nhân viên phải tự viết. Thứ hai, về quy trình xin nghỉ phép thì nhìn chung khá giống nhau. Bao gồm các bước sau:

1. Viết đơn xin nghỉ phép

Như đã nói ở trên, nếu doanh nghiệp yêu cầu nghỉ phép cần có đơn xin nghỉ phép thì bạn bắt buộc phải sử dụng đến loại giấy tờ này. Bạn cần điền thông tin đầy đủ vào mẫu đơn xin nghỉ phép của công ty, có thể lấy mẫu từ phòng hành chính nhân sự hoặc tham khảo ở các trang web trên mạng với một kho khổng lồ cho bạn thoải mái lựa chọn. 

Khi xác định nghỉ phép thì bạn cũng phải lưu ý thêm đó là tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp, thông thường bạn sẽ phải báo trước 2 tuần so với thời gian bắt đầu nghỉ. Đối với nghỉ thời gian ngắn thì ít nhất là 2 ngày. Nhớ nắm rõ quy định của công ty về nghỉ phép để không xảy ra vấn đề gì ngoài ý muốn nhé.

2. Chuyển đơn cho quản lý duyệt

Sau khi đã hoàn thành mẫu đơn xin nghỉ phép thì bạn chuyển đơn lên cho người quản lý trực tiếp để duyệt. Thẩm quyền duyệt phép thông thường sẽ là: 

• Dưới 01 ngày: Trưởng/Phó phòng
• Từ 01 – 05 ngày: Trưởng phòng
• Từ 05 ngày trở lên: Tổng giám đốc

Khi nhận đơn, người có trách nhiệm duyệt sẽ xem xét lại lịch làm việc, khối lượng công việc mà bạn phụ trách, thời gian nghỉ và căn cứ vào quy định của công ty để xét duyệt. 

3. Chuyển phòng nhân sự

Đây là bước cuối cùng và bắt buộc của hầu hết doanh nghiệp, dù đã được người quản lý duyệt nhưng chưa được phòng nhân sự thông qua thì bạn sẽ không được nghỉ phép với các chế độ theo quy định của công ty. 

Với một số trường hợp đặc biệt và đột xuất như tai nạn, đám hiếu...thì bạn hoàn toàn có thể nghỉ phép trước rồi xin bổ sung đơn xin nghỉ phép sau nhưng bắt buộc phải thông báo trước khi nghỉ cho người quản lý để bộ phận nhân sự tính thời gian nghỉ của bạn. 

MẪU ĐƠN XIN PHÉP CHUẨN

1. Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh

Với những nhân viên làm trong môi trường doanh nghiệp nước ngoài thì mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh gần như là bắt buộc.

2. Đơn xin nghỉ phép thông thường

Mẫu đơn xin nghỉ phép thông thường áp dụng cho các trường hợp người lao động xin nghỉ phép ngắn ngày chẳng hạn như đám cưới, việc riêng đột xuất…

3. Đơn xin nghỉ phép năm

Khi người lao động làm đủ thời gian 1 năm thì được nghỉ 12 ngày phép, làm không đủ 1 năm thì được hưởng số ngày phép tương đương với số tháng làm việc. Khi nghỉ phép năm, nhân viên vẫn được hưởng đầy đủ mọi chế độ như lương cơ bản, nếu cuối năm mà nhân viên không sử dụng hết số ngày nghỉ phép năm thì có thể được cộng dồn vào ngày phép năm sau hoặc được thanh toán tiền lương cơ bản tương đương với số ngày phép chưa nghỉ. 

4. Đơn xin nghỉ phép không lương

Nghỉ phép không lương áp dụng cho trường hợp nhân viên đã sử dụng hết số ngày nghỉ phép năm nhưng có việc riêng cần nghỉ thì có thể viết đơn xin nghỉ phép không lương. Nhân viên chẳng may bị ốm, bệnh đột xuất thì phải có giấy xác nhận của bác sĩ và nộp phiếu cho phòng nhân sự. Nếu nghỉ đột xuất, không lý do, không có đơn thì sẽ không được hưởng lượng và có thể bị kỷ luật theo quy định của công ty.

5. Đơn xin nghỉ phép du lịch

Du lịch không được tính là một lý do xin nghỉ chính đáng và doanh nghiệp không cho phép nhân viên tự ý nghỉ việc để đi du lịch. Trong một số trường hợp bạn xin visa đi nước ngoài bắt buộc phải có đơn xin nghỉ phép có chữ ký và đóng dấu của bộ phận nhân sự, nếu không được xác nhận, tờ đơn này sẽ không có tác dụng. 

6. Email xin nghỉ phép

Một số công ty với thủ tục xin nghỉ phép đơn giản hơn thì nhân viên chỉ việc gửi email xin nghỉ phép. Sau khi đã nhận được sự đồng ý từ người quản lý trực tiếp thì bạn sẽ gửi email xin nghỉ gửi đến phòng nhân sự. Nội dung email cần có một số thông tin cơ bản sau:
Nêu rõ số ngày nghỉ phép.
Bàn giao công việc lại cho ai để không ảnh hưởng đến tiến độ.
Cam kết hết thời gian nghỉ phép sẽ đi làm lại.

Hi vọng với những mẫu đơn xin nghỉ phép mà GrowUpWork cung cấp, các bạn có thể dễ dàng viết được đơn xin nghỉ phép phù hợp cho mình. Chúc các bạn thành công!