9 Kỹ năng Quản lý dành cho người mới bắt đầu

Chúc mừng bạn đã được nâng lên vai trò quản lý lần đầu tiên. Vị trí này có thể bạn đã thấy sẽ đến trong một thời gian hoặc có thể xuất hiện vì công ty khởi nghiệp của bạn mở rộng quy mô hoặc studio sáng tạo mà bạn làm việc đột nhiên cần một lớp quản lý. Dù thế nào đi nữa, bạn cảm thấy như mình đang trên con đường dẫn đến sự vĩ đại và mọi thứ sắp tới là hoa hồng và hóa mức thu nhập hậu hĩnh. Song song với đó chắc chắn bạn sẽ phải đứng trước thử thách mới là làm thế nào để quản lý hiệu quả. Dưới đây là 9 kỹ năng quản lý dành cho người mới bắt đầu. Đây cũng được xem là kim chỉ nam của bất cứ ai làm quản lý.

Julie Zhuo, Phó chủ tịch thiết kế của Facebook, mới 26 tuổi khi cô trở thành tân giám đốc của gã khổng lồ công nghệ đang phát triển nhanh chóng. Cô nói: “Tất cả những gì tôi biết về quản lý có thể được tóm tắt thành hai từ: hội họp và thăng chức.

Bây giờ, nhiều năm sau — sau vô số lần phản hồi, các cuộc họp lãng phí (kẻ cả hữu ích), những kinh nghiệm sáng tạo trong việc tuyển dụng (và sa thải) nhân viên — Zhuo đã trình bày kinh nghiệm của cô với tư cách là người quản lý lần đầu trong một cuốn sách mới có tên “The Making of a Manager”

Bài viết này là tóm tắt một số thông tin chi tiết hữu ích nhất của cuốn sách, bao gồm cả cách tận dụng tối đa nhóm làm việc và tầm quan trọng của việc trực tiếp đưa ra phản hồi. 

1. NẾU ‘MỌI THỨ ĐỀU ỔN’, THÌ CÓ THỂ KHÔNG HẲN NHƯ VẬY!

Khi một nhân viên nói với bạn rằng "mọi thứ đều ổn" cho quá nhiều người một đối một liên tiếp, đó là lúc bạn nên thăm dò sâu hơn. Điều đó có thể có nghĩa là một nhân viên thực sự quá nhút nhát hoặc sợ hãi khi nói với bạn rằng họ đang gặp khó khăn. 
Bạn sẽ không thể giúp gì nếu bạn không biết, vì vậy, việc giành được sự tin tưởng của nhóm là ưu tiên hàng đầu của bạn. Với tư cách là người quản lý, bạn phải xây dựng mô hình củng cố tích cực hướng tới sự minh bạch, phê bình, lòng trắc ẩn và chân thành bộc bạch những nhược điểm. 
Sau đó, khi ai đó chia sẻ rằng mọi thứ không “ổn”, họ đang chứng tỏ rằng bạn có sự tin tưởng tốt giữa hai người. Chắc chắn, tình hình có thể không ổn, nhưng mối quan hệ giữa những thành viên trong nhóm với quản lý thì tuyệt vời và đó là điều quan trọng hơn. Đây cũng là mục đích chính để bạn trang bị kỹ năng quản lý.

2. NGUỒN LỰC TỪ NHỮNG ƯU ĐIỂM

Những người có tham vọng thường muốn biết mình thiếu sót ở đâu để có thể sửa chữa. Mặc dù chỉ ra những sai sót là có giá trị, cũng không nên hờ hững với những ưu điểm vì vốn đó là những lý do khiến chúng ta được tuyển dụng.
 
Khi nhân viên của bạn chuyển đến phần “cần cải thiện” trong bài đánh giá bản thân nhưng lại bỏ qua phần “điểm mạnh”, là người quản lý bạn cần hướng họ đến những điểm mạnh và làm nổi bật giá trị cụ thể mà chúng mang lại. Lập chiến lược xung quanh điểm mạnh và điểm yếu sẽ hiệu quả hơn. 
Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết rằng giá trị họ mang lại là những gì bạn thấy ở họ và những gì bạn mong đợi họ phát triển. Người quản lý ở cấp trung có thể làm điều này, không chỉ với từng nhân viên mà còn với toàn bộ nhóm.

3. XÁC ĐỊNH QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ

Hãy chắc chắn rằng mọi người biết ai chịu trách nhiệm về những gì. Khi trách nhiệm không rõ ràng, mọi thứ sẽ bị gián đoạn. Các thành viên riêng lẻ trong đội, không chắc họ có bỏ lỡ điều gì hay không, hãy lập ra rõ ràng các nhiệm vụ từ ưu tiên đến không khẩn cấp, tránh các thành viên làm việc chồng chéo lên nhau. 

Để thực hiện kỹ năng quản lý này tốt, trong cuộc họp bạn cần có list các công việc, nhiệm vụ và thành viên đảm nhiệm chi tiết và cả cập nhật tiến độ, chốt thời gian hoàn thành. Bạn có quyền yêu cầu được báo cáo định kỳ về các công việc các thành viên trong nhóm đang làm để theo dõi xem các thành viên có đi lệch khỏi nhiệm vụ chính không. Đảm bảo nhiệm vụ rạch ròi cũng tránh được những mâu thuẫn không đáng trong lúc làm việc.

4. ĐỪNG QUÊN NHỮNG LỜI ĐÁNH GIÁ ĐỘNG VIÊN CÓ GIÁ TRỊ

Tử tế là một điều tốt, nhưng việc đưa ra những phản hồi chỉ trích trước toàn thể hoặc so sánh với một thành viên khác tốt hơn là điều thiếu tinh tế. Zhuo cho rằng: “Buông ra một vài lời khen ngợi hời hợt để tạo ra một thông điệp cứng nhắc là thiếu chân thành. 

Cách tốt nhất nên làm là trực tiếp và không thiên vị. Hãy cùng nhìn nhận và xem xét nếu bạn là người được nhận những lời khen ngợi và phê bình mà bạn đình dành cho đối phương sẽ cảm thấy thế nào, cả những hệ quả theo sau đó. Cuối cùng, bạn dành lời khen hay nhận xét vì bạn tin rằng cá thành viên cấp dưới có thể làm tốt hơn. Và đó là mục đích cốt lõi cho một lời khen tốt nhất.

5. GỬI VÀ NHẬN FEEDBACK

Zhuo ủng hộ việc tạo ra một chu kỳ Feedback trong nhóm  liên tục và cô ấy cẩn thận để đảm bảo nó đạt được kết quả mong muốn. Luôn chắc chắn rằng các feedback đều được đọc. 

Tuy nhiên, trên thực tế mọi người thường có xu hướng cảm thấy dễ bị tổn thương và tự bảo vệ mình trong quá trình feedback, điều này có thể khiến cho việc Feedback chỉ mang tính hình thức và mất đi ý nghĩa lợi ích thực sự, Zhuo đã đề xuất cũng như yêu cầu nhân viên lặp lại những gì họ đã nghe ở cuối vòng feedback. Sau đó, cô ấy luôn theo dõi nó bằng một bản tóm tắt qua email.

Kỹ năng quản lý này đòi hỏi bạn cần sự tinh tế và đồng cảm, hãy vận dụng những cảm nhận của bạn khi còn là một nhân viên cấp dưới để suy xét các phản hồi một cách công tâm nhất.

6. ĐA DẠNG HÓA NHÓM CỦA BẠN NHƯ MỘT DANH MỤC ĐẦU TƯ CHỨNG KHOÁN.

Là một nhà quản lý, bạn phải thích ứng trong nhiều giai đoạn thực tế khác nhau. Công việc của bạn là giữ cho mọi thứ diễn biến trong ngắn hạn, trong khi vẫn lập kế hoạch cho dài hạn. 

Zhuo khuyến khích việc quản lý nhóm của bạn giống như một danh mục đầu tư chứng khoán, nghĩa là: Dành một phần ba nhân lực nhóm với các dự án sẽ diễn ra trong vài tuần, một phần nhân lực khác làm việc cho các dự án trung hạn và phần thứ ba thực hiện các bước ban đầu của ý tưởng sẽ có tác động sau nhiều năm.

7. ĐỪNG KÉO DÀI MỘT VẤN ĐỀ RẮC RỐI.

Nhiều nhà quản lý mới nghĩ rằng công việc của họ là hỗ trợ các thành viên trong nhóm thành công, nhưng không hẳn vậy. Công việc của bạn là giúp cả nhóm của bạn đạt được kết quả tuyệt vời. 
Nếu bạn nhận thấy mình dành một phần đáng kể trong tuần (30% đến 50%) để giải quyết những vấn đề của các thành viên trong phạm vi nhiệm vụ của họ, thì bạn đang bỏ lỡ một vấn đề lớn hơn. Zhuo nhận định: “Nếu bạn không tin rằng ai đó được giao phó để hoàn thành trong nhiệm vụ hiện tại của anh/cô ấy, thì điều tốt nhất bạn có thể làm là thành thật gợi ý với họ và tư vấn hướng giải quyết để họ tiến lên”.
Cũng sẽ đến “Khi bạn quyết định để ai đó ra đi, hãy làm điều đó một cách tôn trọng và trực tiếp. Đừng khiến nó trở thành một cuộc tranh luận và đừng coi nó là một thất bại trong phần báo cáo của bạn."

8. BIẾT MỤC TIÊU CỦA MỌI CUỘC HỌP HOẶC ĐỪNG HỌP

Bạn có nhớ những cuộc họp mà bạn và mọi người xung quanh từng khiếp sợ không? Bây giờ bạn là người quản lý, là người chủ trì cho các cuộc họp trong nhóm. 

Vậy chìa khóa để tránh những cảm xúc khiếp sợ khi vào mỗi cuộc họp, bạn hãy đảm bảo cuộc họp của bạn có mục đích — cho dù đó là đưa ra quyết định, chia sẻ thông tin (đặc biệt khi thông tin này nếu gửi qua email sẽ không thể truyền đạt được hết ý muốn của quản lý và cần cho ý kiến thảo luận), cung cấp phản hồi, tạo ý tưởng hoặc tăng cường mối quan hệ. 

Khi bạn đã rõ cuộc họp diễn ra nhằm mục đích gì, bạn sẽ có thể chuẩn bị một cách chính xác, đảm bảo có mặt đúng người và — nếu cuộc họp diễn ra nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ — hãy tổ chức như buổi liên hoan nhỏ với các món ăn vặt.

9. ỦY THÁC ĐỂ THỂ HIỆN SỰ TIN TƯỞNG.

Giao cho mọi người những vấn đề lớn để giải quyết là một dấu hiệu của sự tin tưởng. Các nhà quản lý ban đầu khao khát quyền kiểm soát, họ muốn chứng minh mình có thể làm được công việc mới. Họ thường trở thành người quản lý vi mô, khủng bố các báo cáo của họ khi họ cố gắng dự đoán, giải quyết và ra lệnh cho mọi tình huống xảy ra.

Đừng chỉ cho nhân viên của bạn không gian; hãy trao niềm tin và sự tín nhiệm. Mục tiêu của bạn là ủy quyền cho đến khi bạn ra khỏi công việc. Bạn nên xây dựng một băng ghế dự bị sâu cho thế hệ quản lý tiếp theo để khi đến lúc bạn chuyển lên, sẽ có người sẵn sàng thay thế vị trí của bạn.

Trên đây là toàn bộ 9 kỹ năng quản lý dành cho người mới bắt đầu, cũng là kim chỉ nam, nền tảng cơ sở để bạn trở thành nhà lãnh đạo giỏi và khéo léo trên con đường sự nghiệp của mình. Trên thực tế khi làm quản lý cũng còn rất nhiều các kỹ năng mềm kèm theo để bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ dẫn dắt của mình.