Những chính sách quan trọng dành cho nhân viên

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, sổ tay hướng dẫn nhân viên là cẩm nang cho những gì nhân viên có thể mong đợi từ công ty bạn và những gì công ty bạn mong đợi ở họ. Vì vậy, trừ khi bạn là nhân viên duy nhất hoặc bạn đang điều hành một doanh nghiệp gia đình thì bạn cần một thiết lập về các chính sách quan trọng dành cho nhân viên trong sổ tay hướng dẫn.

Tầm quan trọng của chính sách nhân viên

Các chính sách cho nhân viên là điều hoàn toàn cần thiết đối với một tổ chức và cả cho người lao động.

Không có chính sách nhân viên rõ ràng có thể đồng nghĩa với những vấn đề lớn. Nhân viên không rõ mình sẽ cần phải tuân theo sự tổ chức như thế nào. Thực hiện nhiệm vụ của họ với quá nhiều rủi ro tiềm ẩn cho công ty.

Bản thân nhân viên cũng sẽ cảm thấy hoang mang khi không biết và nắm được những chính sách dành cho mình. Từ đó khiến cả tổ chức hoạt động rời rạc và mất rất nhiều công sức để quản lý từng cá nhân cũng như giải quyết quá nhiều vấn đề lặt vặt do không có chính sách nhân viên chung.

Vì vật, khi bắt đầu lập ra các chính sách nhân viên cần thiết hãy chú ý đến sự đơn giản, dễ hiểu và phù hợp với tính chất công ty bạn. Vạch ra các chính sách ảnh hưởng đến nhân viên của bạn.

Dưới đây là sáu chính sách cơ bản cần được phổ biến và đảm bảo nắm rõ bởi tất cả các nhân viên của công ty bạn.

Các chính sách nhân viên cơ bản

1. Các chính sách về quy tắc ứng xử

Quy tắc ứng xử của công ty bạn là nơi đầu tiên mà nhân viên nên xem xét khi họ có thắc mắc về quy chế và sự tuân thủ. Đó là lộ trình về cách họ nên hành động và nó nói lên văn hóa công ty của bạn.

Một số thông tin cơ bản mà bạn muốn đưa vào quy tắc ứng xử bao gồm:

• Bộ quy tắc đạo đức
• Quy định về trang phục và tiêu chuẩn diện mạo
• An toàn nơi làm việc
• Yêu cầu chuyên cần

Phổ biến cụ thể tất cả cho nhân viên của bạn. Đặt ra những kỳ vọng và thiết lập hậu quả của việc không đáp ứng những kỳ vọng đó.

Ví dụ: nếu một nhân viên thường xuyên đi làm muộn, bạn có thể nhắc lại chính sách này để biết chi tiết cụ thể về giờ làm việc, cũng như quy trình bạn xác định nếu nhân viên đi muộn quá mức. 

Nếu các nhân viên nam được yêu cầu mặc vest và đeo cà vạt nhưng quy tắc này có thể gây gò bó và khó chịu cho phần lớn nhân viên thì bạn có nên cân nhắc nới lỏng một số quy tắc như thế nào?

Gợi ý chọn một ngày làm việc như thứ Sáu hàng tuần nhân viên có thể bận áo sơ mi quần tây mà không cần vest và cà vạt. Dù quyết định như thế nào, bạn sẽ giúp công ty và nhân viên đạt được thành công bằng cách phổ biến chính sách này, đưa nó vào sổ tay hướng dẫn nhân viên.

2. Chính sách truyền thông

Trước đây, một chính sách truyền thông và giao tiếp rõ ràng có thể không cần thiết nhưng nó quan trọng hơn bao giờ hết trong thời buổi công nghệ hiện tại.

Bạn có cung cấp cho nhân viên của mình máy tính xách tay, điện thoại di động và các thiết bị khác không? Bạn có thực sự biết những thiết bị đó đang được sử dụng như thế nào không? Tần suất nhân viên của bạn sử dụng thiết bị của công ty để lướt web, gọi điện cá nhân, lưu trữ ảnh, nhắn tin cho bạn bè hoặc đăng lên mạng xã hội?

Chính sách truyền thông của bạn phải nêu rõ mong đợi của bạn về việc sử dụng thiết bị và hành vi phù hợp trên các thiết bị đó. Nhân viên phải hiểu rõ rằng khi họ sử dụng thiết bị của công ty, họ đang đóng vai trò là người đại diện cho công ty của bạn. Chẳng hạn, hãy nói với họ rằng việc gửi tin nhắn tấn công ai đó trên thiết bị của công ty có thể khiến họ bị sa thải.

Đảm bảo họ hiểu rằng các chính sách khác của công ty, chẳng hạn như chính sách chống phân biệt đối xử, chống quấy rối và đạo đức áp dụng cho tất cả các hình thức liên lạc và tất cả các thiết bị.

3. Chính sách không phân biệt đối xử

Đây là điều bắt buộc đối với bất kỳ quy trình hướng dẫn nhân viên hiệu quả nào. Bạn muốn nhân viên biết rằng tổ chức của bạn sẽ không bỏ qua cho sự phân biệt đối xử hoặc quấy rối dưới bất kỳ hình thức nào.

Những phân biệt đối xử cần ngăn chặn là:

• Tuổi tác
• Dân tộc / chủng tộc
• Tôn giáo
• Giới tính/ tính hướng
• Khuyết tật

Hãy nhớ rằng phân biệt đối xử không phải lúc nào cũng công khai hoặc có chủ ý. Ngay cả những nhà quản lý giỏi cũng có thể trượt và vô tình phân biệt đối xử hay thiên vị giữa các nhân viên.

Ví dụ, người quản lý chỉ đang cố gắng giúp bạn của mình được tăng lương hàng năm và không nhận ra rằng anh ta có thể đang phân biệt đối xử với những người còn lại. Có thể rất khó nhận ra và vạch trần những hành vi này, nhưng có một chính sách của thể có thể làm cơ sở để nhân viên lên tiếng nếu bị phân biệt quá nghiêm trọng để được bảo vệ.

4. Chính sách đãi ngộ và phúc lợi

Không phải lúc nào nhân viên cũng nhớ tất cả các đặc quyền mà bạn đã nói trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Bạn có thể làm chúng thành một chính sách và đưa vào sổ tay hướng dẫn nhân viên của mình để nhắc họ về các phúc lợi, bao gồm thông tin chung và thời gian nghỉ phép.

Bạn cũng muốn bao quát các cơ sở pháp lý của mình bằng cách giải thích những điều như khấu trừ lương, làm thêm giờ và chính sách bồi thường cho người lao động.

Tuy nhiên, hãy giữ mọi thứ đơn giản và chọn lọc. Chẳng hạn như bạn cũng có thể phác thảo tần suất nhân viên sẽ được Performance Review (Đánh giá năng lực) mà không cần đề cập đến việc tăng lương cụ thể do nhận thấy rằng bạn không thể cung cấp thông tin. Hãy cẩn thận về các chi tiết bạn đưa vào.

5. Chính sách nhận việc và thôi việc

Cung cấp các điều khoản lao động cơ bản và những gì nhân viên có thể mong đợi nếu và khi họ là nhân viên mới hoặc cần thôi việc, bao gồm:

• Những điều kiện cần đạt để nhận trợ cấp và khi nào nhận?
• Thời điểm của các kỳ trả lương - hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng?
• Nếu nhân viên thôi việc hoặc chuyển đổi bộ phận, bạn cần thông báo trước bao lâu? Công ty có hỗ trợ gì không?
• Bạn có bonus bằng tiền cho những nhân viên giới thiệu ứng viên được tuyển dụng thành công mà công ty bạn yêu thích không?

6. Đảm bảo thực thi

Đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu mọi chính sách trong sổ tay hướng dẫn nhân viên và yêu cầu họ ký xác nhận về sự hiểu biết đó. Tạo hai bản sa, đưa một bản cho nhân viên và giữ bản kia trong hồ sơ tuyển dụng của họ.

Tổng hợp các chính sách

Sổ tay hướng dẫn nhân viên là một tài liệu quan trọng và mang lại nhiều lợi ích trong việc truyền đạt và đảm bảo các chính sách được thực hiện. Vì thế bạn có thể tổng hợp và lưu giữ các chính sách trong tất cả các sổ tay hướng dẫn nhân viên.

Tiêu chí của một Sổ tay hướng dẫn nhân viên tốt

• Đại diện cho công ty của bạn
• Tóm tắt các quy tắc và chính sách ảnh hưởng đến văn hóa công ty của bạn
• Cung cấp thông điệp nhất quán cho nhân viên
• Tăng cường vị thế của bạn khi bạn cần thôi việc một nhân viên

Đảm bảo bao gồm các điểm thích hợp có liên quan và có thể áp dụng cho công ty bạn.

Ví dụ, một công ty sản xuất có thể không có nhu cầu quan trọng đối với chính sách truyền thông. Tương tự như vậy, nếu bạn có nhân viên đi công tác, hãy giải quyết các vấn đề xung quanh vấn đề đó, ví dụ: công tác phí, hoàn trả chi phí, v.v.

Ngoài các chính sách, bạn nên bao gồm thông tin về người cần liên hệ nếu nhân viên cần báo cáo vi phạm chính sách.

Nên xem lại và cập nhật chính sách 2 năm một lần vì rất có thể những quy định chung của luật lao động sẽ ảnh hưởng đến các chính sách hiện có, cập nhật để có những chỉnh sửa hoặc bổ sung cần thiết.

Kết luận

Chính sách nhân viên có thể không được dùng để tra cứu và đụng đến thường xuyên trong lúc làm việc nhưng nó là một tài liệu quan trọng để định hướng tổ chức của công ty bạn, giúp nhân viên lẫn cả công ty hài lòng và yên tâm để hoạt động. Hi vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu về chính sách nhân viên và có các thiết lập phù hợp cho công ty bạn.