Lựa chọn công cụ tính lương phù hợp với doanh nghiệp

Một chuyên gia nhân sự có rất nhiều nhiệm vụ. Trong đó, tính lương là một nhiệm vụ tẻ nhạt, nhất là công ty khi có nhiều nhân viên thì tính lương trở thành một vấn đề căng thẳng. Đến một mức nào đó, căng thẳng sẽ cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, ngày nay chúng ta có rất nhiều công cụ tính lương giúp bộ phận HR đơn giản hóa nhiệm vụ này! Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Điều cần quan tâm khi chọn công cụ tính lương

Công cụ tính lương có xứng với chi phí

Tìm hiểu xem các công cụ tính lương mà bạn đang lựa chọn có những gì: Chỉ xử lý các nhiệm vụ trả lương hay có bao gồm việc nộp thuế cho nhân viên?

Ví dụ: Các công ty cung cấp công cụ tính lương sẽ có thể theo dõi số giờ mà nhân viên công ty đã làm việc, tính toán tiền lương và các khoản thanh toán, xử lý các khoản khấu trừ và chuyển khoản thanh toán cho nhân viên.

Nếu bạn đang cân nhắc nghiêm túc về một nhà cung cấp, bạn nên hỏi họ cách họ theo dõi số giờ làm việc, bao gồm cả thời gian làm thêm giờ, cả nghỉ phép có lương và không lương. 

Sau khi bạn tìm ra những gì họ có thể làm, hãy hỏi về giá cả. Bạn sẽ tiết kiệm tiền, thời gian hay cả hai bằng cách chọn công cụ tính lương của họ?

Nhà cung cấp có phù hợp với công ty

Nhà cung cấp dịch vụ tính lương phải phù hợp với tổ chức của bạn chứ không phải ngược lại. Một phần của việc “phù hợp” có nghĩa là các chuyên gia trong bộ phận nhân sự của bạn sẽ có thể sử dụng phần mềm của nhà cung cấp và trao đổi với họ một cách dễ dàng. 

Một số mặt hàng nên có sẵn để bạn sử dụng ngay lập tức, chẳng hạn như cuống phiếu lương của nhân viên và nhật ký giờ. Tóm lại, một nhà cung cấp phù hợp với tổ chức của bạn sẽ không gây ra các vấn đề mới.

Mức độ bảo mật

Việc bảo vệ dữ liệu tài chính của công ty bạn và nhân viên là rất quan trọng. Nhà cung cấp mà bạn chọn cho các công cụ tính lương phải coi trọng những rủi ro này như bạn. Hỏi về mức độ bảo mật mà các nhà cung cấp công cụ tính lương sử dụng trên trang web của họ và trong phần mềm của họ.

Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ gì cho bộ phận nhân sự

Thậm chí nếu bạn không cần phải làm bất cứ thứ gì khi đã có công cụ tính lương nhưng khi có thắc mắc hoặc một trường hợp khẩn cấp lớn có thể phát sinh thì luôn cần cả phòng nhân sự và nhà cung cấp cùng nhau làm việc.

Thế nên hay hỏi thêm về các hỗ trợ phòng nhân sự nhận được khi dùng công cụ tính lương từ nhà cung cấp đó!

Các thông tin cần biết sẽ có:

• Họ làm việc vào mấy giờ và đại diện nhân sự của bạn có thể nói chuyện với một người hỗ trợ trực tiếp không? 
• Nếu họ có helpdesk, bạn có thể liên hệ qua điện thoại, email hoặc cả hai không?

Không có gì tệ hơn là chờ đợi một email trả lời khi bạn cần một giải pháp nhanh chóng. Hãy hỏi nhà cung cấp  xem họ có cung cấp IT Helpdesk cho phần mềm của họ mọi lúc hay chỉ trong quá trình cài đặt ban đầu.

Mức độ hướng dẫn sử dụng công cụ tính lương

Hướng dẫn và áp dụng một công cụ giải quyết một nhiệm vụ chưa bao giờ là dễ dàng với bất kỳ công ty nào

Vậy thì nhà cung cấp công cụ tính lương có chịu trách nhiệm đảm bảo nhân sự và các bên liên quan (kế toán) được hướng dẫn! Phần mềm mới và các quy trình mới có thể khiến bạn khó thích nghi. 

Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của mình đã được hướng dẫn để tận dụng mọi khía cạnh của công cụ. Trong giai đoạn thương lượng, hãy đảm bảo hỏi các nhà cung cấp tiềm năng xem việc hướng dẫn và hỗ trợ có xuyên suốt hay trong quá trình triển khai ban đầu.

Trải nghiệm sử dụng thử công cụ tính lương

Nhiều nhà cung cấp hứa hẹn rất nhiều, nhưng chỉ một số cung cấp mọi thứ mà khách hàng của họ mong đợi và hơn thế nữa. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn có cơ hội dùng thử các dịch vụ của nhà cung cấp công cụ tính lương trước khi bạn ký hợp đồng. 

Làm như vậy sẽ cho phép bộ phận nhân sự và kế toán của bạn kiểm tra tính tương thích, tính dễ sử dụng và tất nhiên là tính toàn diện của các chức năng.

Công ty bạn có nên sử dụng công cụ tính lương?

Điều này tùy thuộc vào hoàn cảnh riêng của từng công ty, bao gồm số lượng nhân viên, quy mô và khả năng của bộ phận nhân sự và kế toán. 

Song cũng có điều phải công nhận rằng các chức năng từ các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự (một số hoặc hầu hết) luôn có xu hướng tăng trưởng nhanh hơn 7-9%. Họ cũng trải qua tỷ lệ doanh thu thấp hơn 10-14%. Tuy nhiên, điều ấn tượng nhất là khả năng phá sản của họ thấp hơn 50%. 

Một nghiên cứu năm 2014 của McBassi & Company cho thấy rằng các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê ngoài nhân sự có ít hơn khoảng 50% khả năng thất bại hoặc đóng cửa vĩnh viễn từ năm này sang năm khác khi so sánh với các công ty tương tự.

Tạm kết

Nhiệm vụ tính lương là một công việc có quy luật và đồng thời cũng khô khan khi phải lặp đi lặp lại nhiều lần! Với một công ty có khối lượng nhân lực lớn thì nhiệm vụ này sẽ trở thành gánh nặng đối với cả bộ phận HR từ đó ảnh hưởng không tích cực đến tinh thần nhân lực toàn tổ chức! Thế nên việc sử dụng công cụ tính lương từ các nhà cung cấp bên ngoài là một lựa chọn đáng cân nhắc!