Kỹ năng công nghệ dành cho HR để quản lý nhân sự hiệu quả

Với sự phát triển và trải rộng khắp các ngành nghề, Công nghệ đang ngày một yêu cầu những nhân lực hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau cần có kỹ năng công nghệ để bắt kịp thời đại! Không thể chối cãi những tiện ích và hiệu suất khi có công nghệ hiện diện. Thế nên các HR cũng nhanh chóng trang bị các kiến thức Công nghệ quan trọng! Dưới đây là top các kỹ năng công nghệ dành cho HR để quản lý nhân sự hiệu quả!

Vì sao HR cần trang bị kỹ năng công nghệ!

Để thành công trên hành trình công nghệ của mình, HR cần phát triển cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Thực hiện đào tạo có mục tiêu về một ứng dụng sẽ hữu ích, nhưng để đạt được mức độ thành công cao, bạn phải có tư duy đúng đắn.

Lợi ích của việc mở rộng các kỹ năng công nghệ là chúng sẽ giúp HR xây dựng uy tín với những người khác trong nội bộ, bao gồm cả bộ phận IT, điều này có thể giúp bạn tạo ra nhiều sự hợp tác hơn và đạt được nhiều thành công hơn đối với các sáng kiến từ trải nghiệm của nhân viên, tìm kiếm tài năng đến sự an toàn tại văn phòng và hơn thế nữa.

Mặc dù không dành riêng cho các hoạt động nhân sự, nhưng danh sách các kỹ năng công nghệ dưới đây có thể giúp bạn trở nên thành công hơn với tư cách là một HR hiện đại.

2 yếu tố cần thiết khi HR làm việc với công nghệ

Để thực sự hiểu biết về công nghệ nhân sự, bạn cần có tư duy đúng đắn. Đây là hai khía cạnh quan trọng của điều đó.

Chủ động tò mò

Cố gắng tìm ra một cách tốt hơn để làm điều gì đó mà không phải lúc nào cũng có câu trả lời thường sẽ dẫn bạn đến một giải pháp tốt hơn so với việc bạn chỉ chọn cách dễ dàng và tạo ra một quy trình thủ công mới. Tìm kiếm trên web, nói chuyện với những người trong nhóm nhân sự của bạn và trong các bộ phận khác, đồng thời chuyển sang các liên hệ bên ngoài của bạn. Thông qua quá trình này, bạn có khả năng học được điều gì đó mới có thể giải quyết thách thức hiện tại của bạn hoặc có thể là thách thức tiếp theo.

Ưu tiên các ý tưởng có thể tự động hóa

Kỹ năng mềm này sẽ đảm bảo nhóm nhân sự của bạn tránh thêm các quy trình thủ công vào thói quen hàng ngày trừ khi không có lựa chọn nào khác. Khi cần một quy trình mới, hãy suy nghĩ về các cơ hội để sử dụng các hệ thống nhân sự hiện tại của bạn. Với một số kế hoạch trả trước, bạn có thể đảm bảo các quy trình nhân sự của mình vẫn hiệu quả nhất có thể. Ngoài ra, hãy nhớ rằng các chuyên gia nhân sự không nhất thiết phải có tất cả các câu trả lời. Đừng ngại chuyển sang các tài nguyên bên trong và bên ngoài khác để tìm phần mềm hoặc tự động hóa phù hợp.

Các kỹ năng công nghệ mà HR nên có

Xử lý bảng tính và văn bản

Bất kể những tiến bộ công nghệ trong hệ thống nhân sự, công cụ bảng tính và xử lý văn bản vẫn tiếp tục là công cụ được sử dụng hàng ngày trong nhiều tổ chức. Khả năng sử dụng chức năng nâng cao trong các ứng dụng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. 

Trong các ứng dụng xử lý văn bản, điều này có thể bao gồm việc chọn Theme, mail merge và tables. Trong bảng tính, khả năng sử dụng các chức năng nâng cao sẽ tiết kiệm vô số thời gian và cải thiện đáng kể các bảng tính mà bạn phát triển và chia sẻ với người khác.

Macros

Macros có thể là một công cụ mạnh mẽ trong bộ công cụ của bạn, mặc dù chúng có thể không cần thiết cho tất cả mọi người. Hiểu cách hoạt động của Macros trong các ứng dụng Microsoft Office và Google và có thể phát triển chúng mang lại cơ hội tự động hóa nhiều tác vụ thủ công. 

Ví dụ: bạn có thể sử dụng Macros để định dạng báo cáo mà bạn tạo thường xuyên, hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn hoặc phát triển các mẫu thư riêng cho từng nhân viên.

Làm quen với thuật ngữ công nghệ phổ biến

Là một chuyên gia HR, bạn có thể sẽ bắt gặp nhiều từ viết tắt và thuật ngữ sau: SFTP (Giao thức truyền tệp an toàn), Cloud, SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ), giao diện, SQL (Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc), database, AD (Active Directory). Điều quan trọng là phải hiểu ý nghĩa của mọi người khi họ sử dụng các thuật ngữ này để bạn có thể đặt câu hỏi có liên quan và trao đổi các thông tin giá trị trong cuộc thảo luận và các hướng dẫn sử dụng.

Mạng xã hội

Hiểu cách thức hoạt động của các nền tảng mạng xã hội khác nhau là điều quan trọng đối với nhân viên trong bộ phận HR, đặc biệt là nhóm tuyển dụng. 

Điều này bao gồm kiến thức cụ thể cho từng nền tảng, bao gồm thời điểm bạn nên đăng bài để tiếp cận đối tượng mục tiêu, hiểu biết cơ bản về tối ưu hóa công cụ tìm kiếm - SEO làm cho bài đăng của bạn được chú ý và cách định dạng hình ảnh sao cho giữ được định dạng mong muốn khi được xem trên bất kỳ thiết bị nào.

Phần mềm hội nghị trực tuyến

Phần mềm hội nghị trực tuyến đã trở nên quan trọng hơn vào năm 2020 do xu hướng làm việc từ xa tăng theo cấp số nhân. Tuy nhiên, ngay cả trước COVID-19, nhiều chuyên gia HR đã sử dụng các nền tảng này để phỏng vấn các ứng viên từ xa và kết nối với các đồng nghiệp ở các tỉnh thành khác.

Khả năng sử dụng và kết  hợp thành thạo các phần mềm này cùng với các phần mềm khác cùng lúc một cách trơn tru là rất quan trọng!

Báo cáo

Bất kể ứng dụng bạn sử dụng để báo cáo là gì, khả năng chỉnh sửa báo cáo hiện có và tạo báo cáo mới khi cần thiết đều hữu ích. Nếu bạn đang sử dụng tính năng báo cáo hoặc ứng dụng báo cáo của hệ thống nhân sự, hãy cân nhắc tham gia một khóa đào tạo để tìm hiểu cách thức hoạt động của các tính năng nâng cao để sử dụng thành thạo

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel, hãy sử dụng thông tin trên internet và các khóa học để cải thiện kỹ năng dùng Excel của bạn.

Hệ thống nhân sự

Khả năng sử dụng các tính năng của hệ thống nhân sự và các mô-đun liên quan ở mức tối đa là một kỹ năng đáng để phát triển. Điều này bao gồm các tính năng liên quan đến tuyển dụng, quản lý tài năng và tiếp nhận nhân viên mới. 

Sử dụng hệ thống để thu thập dữ liệu là một chuyện, nhưng khả năng thực hiện thay đổi cấu hình để thu thập dữ liệu mới, tạo quy trình công việc, sửa đổi biểu mẫu và thực hiện các tác vụ "công nghệ" khác sẽ cho phép bạn nhận được ROI tốt nhất từ phần mềm nhân sự!

Thử nghiệm

Khả năng phát triển các trường hợp thử nghiệm và xác minh đầy đủ rằng một tính năng đang hoạt động chính xác là một kỹ năng quan trọng. Điều này bao gồm khả năng xác định các khu vực bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi thay đổi, xác định cách bạn sẽ xác thực rằng thay đổi đã thành công và đảm bảo rằng chức năng hiện có không bị ảnh hưởng tiêu cực bởi thay đổi.

Tích hợp hệ thống nhân sự và bảng lương

Tìm hiểu xem các hệ thống HR của công ty bạn có được tích hợp hay không và thông tin nào chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác là điều quan trọng cần biết. 

Với kiến thức này, bạn có thể xem xét tác động của những thay đổi sẽ có đối với các hệ thống khác, đưa nó vào kế hoạch thử nghiệm của bạn và tạo cơ hội sử dụng tất cả các hệ thống nhân sự một cách nhất quán!

Tạm kết

Bạn có biết để trở thành một HR hiện đại thì cần phải trang bị cho mình những kỹ năng công nghệ cần thiết! Hơn nữa bạn phải thực sự thành thạo và có khả năng đề ra các giải pháp kết hợp và nghĩ ra cách sử dụng các phần mềm hiệu quả nhất! Hi vọng rằng bài viết này đã cho bạn nhiều ý tưởng hay ho để trau dồi kỹ năng công nghệ của mình với vai trò là HR!