Làm thế nào để nhận lỗi trong công việc?

Ai cũng có thể mắc sai lầm. Đó là lý do tại sao lời xin lỗi tốt là một trong những công cụ quan trọng nhất trong giao tiếp tại nơi làm việc. Nếu bạn mắc phải sai lầm lớn, điều quan trọng là phải xem xét cách tốt nhất để nhận lỗi về sai sót, cho dù đó là với sếp, nhân viên hay đồng nghiệp của bạn. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn một vài cách nhận lỗi trong công việc.

Nhận lỗi và xin lỗi trong công việc

Có một số quy tắc chung về lời xin lỗi mà mọi người nên vận dụng tại nơi làm việc, nhưng cũng có một số điểm khác biệt quan trọng trong cách nhận lỗi và xin lỗi giữa người quản lý và đồng nghiệp. 

Nói chung, xin lỗi về mọi điều nhỏ nhặt của bạn không phải là một cách khéo léo. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc thừa nhận vấn đề và thảo luận để đưa ra giải pháp. Đôi khi, sự nhận lỗi và lời xin lỗi tại nên được đưa ra khi có những sai lầm lớn hoặc khi cả nhóm của bạn hoặc một nhóm đồng nghiệp chứng kiến ​​một tình huống lộn xộn. Lạm dụng việc nhận lỗi và xin lỗi có thể hạ thấp tinh thần làm việc.

Mặc dù lời xin lỗi có thể khiến bạn khó xử, nhưng chúng cũng có thể đóng vai trò như một cánh cửa dẫn vào văn hóa của công ty bạn. Nếu bạn thấy mình đã đưa ra một lời xin lỗi thích hợp mà vẫn không được đón nhận, có lẽ đã đến lúc bạn nên phân tích nơi làm việc hiện tại của mình và bạn có phù hợp với văn hóa làm việc đó. 

4 bước nhận lỗi trong công việc khéo léo

1. Thừa nhận những gì đã xảy ra

Việc ghi nhận sự kiện phục vụ hai mục đích: Giúp bạn hiểu những người liên quan nhận định thế nào về những gì đã xảy ra và làm rõ về tình trạng của một sai lầm để mọi người biết bạn đang xin lỗi vì điều gì. 

Đây là bước đầu tiên rất đơn giản, nhưng là bước quan trọng cần thực hiện. Một phần của việc xin lỗi bao gồm việc truyền đạt sự đồng cảm và thuyết phục đối phương rằng bạn hiểu hành vi của mình ảnh hưởng đến vấn đề đó như thế nào. 

2. Thừa nhận sai lầm

Sau khi thừa nhận tình huống, bạn phải tự đưa ra lời xin lỗi của mình. Đây là phần quan trọng nhất của việc nhận lỗi. Thông thường, mọi người viện cớ, đổ lỗi cho người khác hoặc yếu tố khác. Xin lỗi có thể khiến bạn khó xử, nhưng nếu bạn chịu trách nhiệm, các đồng nghiệp và người quản lý của bạn có thể sẽ tôn trọng bạn hơn về lâu dài. Một lời xin lỗi tốt thể hiện tính cách của một người, sự tin cậy của những người đồng nghiệp và cấp trên với họ.

Tập trung vào những lời giải thích về sai lầm cũng có thể mang lại hiệu quả phòng thủ khi bạn đang rất lo lắng. Tuy nhiên, giải thích quá nhiều đôi khi sẽ khiến người mà bạn đang xin lỗi cảm thấy khó chịu và cho rằng bạn đang lẩn tránh hoặc bào chữa. Vì thế, dù có là gì hãy đưa ra lời xin lỗi trước, cho mọi người thấy rằng bạn cũng rất ray rứt khi xảy ra sai sót.

3. Tập trung vào những gì bạn đã học được

Điều tốt nhất bạn có thể làm trong buổi xin lỗi là nói về bài học mà tình huống đó đã dạy cho bạn hoặc team của bạn. Trên thực tế, xảy ra sai lầm được một số nền văn hóa lao động khuyến khích vì đó là cơ hội phát triển. Bằng cách ưu tiên những gì bạn đã học được từ sai lầm, bạn có thể chuyển cuộc thảo luận sang điều gì đó tích cực. Ai cũng mắc sai lầm; vấn đề thực sự đến từ việc đừng để một sai lầm xảy ra nhiều hơn một lần.

Bằng cách tập trung vào bài học trong lời xin lỗi, bạn có thể thông báo rằng bạn là một nhân viên thông minh, tự nhận thức về bản thân và có thể giải quyết nhiệm vụ và các vấn đề một cách khéo léo.

4. Đề xuất phương án hoặc giải pháp

Sau khi nói về bài học kinh nghiệm, hãy đề xuất một kế hoạch, thảo luận về một giải pháp hoặc đề cập đến một cách bạn có thể giúp khắc phục tình hình. Đây là giai đoạn thứ hai để chuyển cuộc thảo luận khỏi sai lầm và hướng tới một kết quả tích cực. Bằng cách thể hiện sự sẵn sàng bằng một hành động có ý nghĩa.

Nếu bạn làm theo các bước sau, bạn có thể đưa mình vào vị trí lạc quan nhất sau một sai lầm lớn ở nơi làm việc. Mỗi tình huống là khác nhau, nhưng nếu bạn làm theo kế hoạch này, đồng nghiệp, người quản lý hoặc nhân viên của bạn cuối cùng sẽ thông cảm cho bạn.

Ví dụ về một lời xin lỗi khéo léo

Dưới đây là một ví dụ cơ bản về một lời xin lỗi khi vận dụng bốn bước trên:

"Tôi muốn xin lỗi vì sai sót trong ngân sách của tháng này. Tôi đã không truyền đạt thông tin đúng cách với team, đó là lý do tại sao các con số không khớp. Giờ tôi biết phải bao gồm cả anh A và em B vào các cuộc họp về ngân sách sau này, bởi vì họ có ý kiến đóng góp quan trọng. Tôi đã điều chỉnh các con số và có thể gửi lại ngân sách của tháng này ngay bây giờ nếu bạn cảm thấy đó là cách phù hợp. Cảm ơn bạn đã trao đổi với tôi về vấn đề này. "

Lời khuyên khác để nhận lỗi khéo léo

Bốn bước trên là lý tưởng để nhận lỗi khi mắc một sai lầm trong công việc. Tuy nhiên, có một số mẹo khác cần ghi nhớ khi bạn xin lỗi. Đây là những điều quan trọng và liên quan đến bản chất của lời xin lỗi.

Ngắn gọn và đi vào trọng tâm

Nhiều chuyên gia khuyên bạn nên gửi lời xin lỗi một cách nhanh chóng và không gây khó chịu. Nói dài dòng có thể khiến lời xin lỗi không thoải mái và dẫn đến việc lời xin lỗi thực sự bị lạc vào giữa một cuộc thảo luận giông dài. Đừng chăm chú vào những gì đã xảy ra và đừng cố giải thích tình huống của bạn. Nói lời xin lỗi và chuyển sang các bài học và giải pháp. Sau đó, hãy tiếp tục. Không cần phải nán lại những gì đã xảy ra.

Càng sớm càng tốt

Đừng chờ đợi để xin lỗi. Điều quan trọng là phải khắc phục tình hình ngay lập tức để mọi người có thể tiếp tục.

Khó xử là điều hiển nhiên

Lời xin lỗi thật khó xử, đặc biệt là khi nói ra trực tiếp. Hãy chấp nhận sự khó xử và kỳ lạ của tình huống này. Bởi vì khi cảm thấy khó xử, bộ nhớ của bạn sẽ khi nhớ bài học kinh nghiệm từ sai lầm tốt hơn, nhắc nhở bản thân bạn về rủi ro đó trong lúc làm bất cứ việc gì sau này!. Nhận lỗi là thể hiện quyền làm chủ lỗi lầm của mình và chuyển hóa nó, nếu vì khó xử mà đỗ lỗi thì bạn có thể sẽ tiếp tục phạm phải sai lầm đó.

Cố gắng xin lỗi trực tiếp

Mặc dù lời xin lỗi qua email đôi khi là phù hợp, nhưng bạn nên cố gắng xin lỗi trực tiếp nếu bạn mắc phải sai lầm lớn. Mặc dù điều đó có thể gây khó khăn nhưng đồng nghiệp của bạn sẽ trân trọng bạn vì đã dành thời gian để trực tiếp xin lỗi. 

Khi xin lỗi trực tiếp bạn có thể quan sát được phản ứng của đối phương để có cách điều chỉnh tiếp theo, còn nếu gửi qua mail bạn sẽ thường nhận được lại một dòng chữ ngắn gọn như “Không có vấn đề gì” hoặc “Không sao” mà chưa thực cảm nhận được thái độ và tâm lý trong phản hồi đó của họ.

Xin lỗi với tư cách là một người quản lý

Các quy tắc trên cũng áp dụng cho các nhà quản lý. Những mẹo này có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về cách người quản lý nên xin lỗi team của họ nếu họ mắc lỗi. Khía cạnh quan trọng nhất của lời xin lỗi từ cấp quản lý là làm chủ sai lầm. 

Các nhà quản lý phải lãnh đạo bằng cách làm gương. Bằng cách thể hiện rằng bạn không sợ sai, bạn trao quyền cho nhóm của mình để làm điều tương tự.

Xin lỗi trước nhóm của bạn

Nguyên tắc chung là nếu bạn mắc lỗi "công khai" trong nội bộ công ty, bạn nên xin lỗi trước toàn đội. Điều này nên trực tiếp hoặc qua trò chuyện video (nếu bạn quản lý nhân viên từ xa) và nên thúc đẩy thảo luận về các bài học và giải pháp trong tương lai. Một lần nữa, xin lỗi có thể là một cơ hội để tăng giá trị của văn hóa công ty và đón nhận những lợi ích từ việc mắc lỗi.

Xin lỗi một cách riêng tư

Nếu một sự cố xảy ra với một nhân viên cụ thể và các thành viên khác trong nhóm chứng kiến ​​điều đó, điều quan trọng là phải xin lỗi người đó một cách riêng tư và một lần nữa trước toàn team. Một lời xin lỗi "công khai" có thể mang lại sự công bằng cho nhân viên của bạn và cho thấy rằng bạn nhận thức được những gì đã xảy ra. Lời xin lỗi riêng tư cũng góp phần bày tỏ sự chân thành.

Lời xin lỗi nói gì về văn hóa công ty

Bạn sẽ mắc sai lầm trong công việc và bạn sẽ phải xin lỗi vì chúng. Vì vậy bạn nên lưu ý cách tiếp nhận lời xin lỗi tại nơi làm việc. Người lao động nên biết cách xin lỗi đồng nghiệp và sếp khi họ mắc lỗi. Nếu mọi người thường xuyên bao biện, che đậy vấn đề hoặc cố chấp đổ lỗi cho người khác về các vấn đề, có thể đã đến lúc cân nhắc chuyển sang một công ty mới. 

Như với bất kỳ công việc, nhiệm vụ hay mối quan hệ nào, “màu sắc” thực sự của mọi người đều được bộc lộ khi mọi thứ trở nên khó khăn và thử thách. Sai lầm và xin lỗi cung cấp cơ hội cho mọi người thấy bạn thực sự là ai, giúp bạn có cơ hội đánh giá tình hình làm việc hiện tại và xác định xem văn hóa công ty đó có phù hợp với bạn hay không.

Kết luận

Nhận lỗi trong công việc là một việc quan trọng khi ứng phó với các sai lầm mà bạn mắc phải. Hi vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn một thái độ tích cực và bản lĩnh để đối mặt với sai lầm và bày tỏ một cách chân thành, khéo léo thông qua lời xin lỗi đến mọi người.