OKR là gì? Chi tiết Quy trình quản lý mục tiêu và kết quả!

OKR là một công cụ lãnh đạo và thiết lập mục tiêu hiệu quả để truyền đạt những gì bạn muốn hoàn thành và những cột mốc bạn cần đáp ứng để hoàn thành. OKR được một số tổ chức hàng đầu thế giới sử dụng để thiết lập và ban hành các chiến lược của họ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu OKRs là gì, và được áp dụng như thế nào!

OKR là gì?

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results, nghĩa là một kỹ thuật thiết lập kế hoạch hàng quý gồm 2 phần cơ bản:

• Mục tiêu (Objectives) là định tính và cho bạn biết bạn muốn cải thiện điều gì
• Các kết quả chính (Key Results) mang tính định lượng và xác định cách bạn sẽ biết liệu mình có đạt được Mục tiêu hay không.

Hai thành phần quan trọng khác của quy trình OKRs là Sáng kiến và Kiểm tra hàng tuần, cũng là những cách thực sự thúc đẩy OKRs đó và phân tích tiến trình:

• Các Sáng kiến bao gồm tất cả các dự án và kế hoạch sẽ giúp bạn đạt được Mục tiêu của mình,
• Kiểm tra hàng tuần giúp bạn theo dõi thành tích và điều chỉnh các kế hoạch sắp tới.

Sự ra đời của OKR

OKR ra đời muộn nhất trong các công cụ và phương pháp quản lý mục tiêu khác đã được như MBO, SMART và KPI.

Mọi thứ chỉ thay đổi vào những năm 1970 khi Andy Grove, CEO tại Intel, lấy ý tưởng về Mục tiêu và hợp nhất chúng với Kết quả chính để tạo ra cái mà chúng ta ngày nay gọi là OKR. Trong vòng vài năm sau đó, John Doerr đã học được phương pháp luận từ Grove và giới thiệu OKRs cho Google.

Là một khuôn khổ định hướng kết quả, OKR nổi tiếng hơn nữa vì đã giúp Larry Page và Sergey Brin đưa Google lên một tầm cao mới và hàng nghìn công ty đã học cách tận dụng các nguyên tắc của phương pháp OKR kể từ đó. 

Ngày nay, các nhà lãnh đạo của LinkedIn, Twitter, Slack, Spotify, Uber và Microsoft sử dụng OKRs để truyền đạt các ưu tiên cải tiến trong toàn công ty và sắp xếp các bộ phận đi đúng hướng.

Lợi ích của OKR là gì?

Tập trung vào những gì quan trọng

Yếu tố quan trọng của OKRs là sử dụng kết nối giữa Mục tiêu của Công ty với Bộ phận và kết nối chúng với công việc hàng ngày của từng nhân viên. Điều chỉnh các hoạt động hàng ngày của bạn cho phù hợp với nhóm Mục tiêu giúp bạn hiểu được trọng tâm hàng quý của Bộ phận và công ty, cũng như cho những người khác biết ưu tiên của bạn là gì.

Tất cả các thành viên trong nhóm sẽ hiểu chính xác Kết quả chính của họ đóng góp như thế nào vào Mục tiêu cấp cao nhất của công ty và điều đó giúp Kết quả chính đó dễ dàng được quan tâm hơn. 

Giúp các nhóm của bạn liên kết và kết nối

Điều chỉnh mục tiêu là giao tiếp. Viết ra các mục tiêu của công ty và OKR của Bộ phận trong một không gian làm việc kỹ thuật số được chia sẻ sự liên kết thích hợp đòi hỏi giao tiếp hai chiều: từ trên xuống và từ dưới lên.

Đầu tiên, ban lãnh đạo nên giải thích và làm rõ định hướng cấp công ty để các Bộ phận có đủ thông tin đầu vào để viết OKR của họ trong một quý. Khi các bản thảo OKR đã sẵn sàng, mỗi bộ phận nên trình bày với các thành viên còn lại của công ty và trả lời các câu hỏi có thể đưa ra.

Trước khi tổng kết OKR cho một quý, các đội cũng nên tìm ra những mối liên hệ, phụ thuộc lẫn nhau. Nếu Bộ phận A cần sự trợ giúp hoặc nguồn lực từ Bộ phận B, thì B nên biết về điều đó và cân nhắc thời gian cần thiết để cung cấp sự trợ giúp đó, đồng thời đánh giá thực tế những gì có thể đạt được trong vòng một quý. Khi mọi người đều rõ các ưu tiên là gì, các bộ phận có thể bắt đầu thực hiện.

Ưu tiên các kế hoạch hàng tuần

Kiểm tra hàng tuần nên là điểm khởi đầu để đưa ra kế hoạch cho mỗi tuần và tiến xa hơn đến tiến độ khi hoàn thành hoặc giải quyết các vấn đề. Khi các nhóm có được Mục tiêu rõ ràng và các Kết quả chính được tìm ra, các thành viên trong nhóm có thể tự do lựa chọn cách đạt được OKR của họ.

Các kế hoạch hàng tuần cũng có thể được liên kết với Mục tiêu của Bộ phận, cho phép thấy rõ ràng các kế hoạch này sẽ thúc đẩy Mục tiêu như thế nào và nếu cần thiết phải giữ hoặc bỏ qua các kế hoạch này để tiến tới Mục tiêu.

Theo dõi trách nhiệm giải trình và tính minh bạch

OKR của công ty là các mục tiêu cải tiến và rõ ràng, để đạt được một số mục tiêu trong số đó sẽ yêu cầu sự hợp tác từ các bộ phận trong các lĩnh vực chức năng khác nhau. Mỗi bộ phận sẽ làm việc hướng tới OKR của riêng họ như một nhóm và tập hợp lại hàng tuần cho một cuộc họp kiểm tra OKR Bộ phận nhanh để đảm bảo OKR của họ luôn đi đúng hướng.

Các cuộc kiểm tra OKR này là các cuộc họp thường xuyên có sự tham gia của các thành viên trong nhóm đang làm việc trên cùng một OKR. Ngoài việc cập nhật tiến độ thường xuyên và duy trì sự đồng bộ, các cuộc họp này còn đảm bảo trao đổi thông tin thường xuyên để cải thiện sự hiểu biết lẫn nhau và xây dựng lòng tin.

Đặt mục tiêu để thúc đẩy cải tiến

OKR là tất cả về sự cải tiến và tăng trưởng liên tục.

Bạn có thể chọn mức độ táo bạo của mục tiêu: mục tiêu cam kết hoặc mục tiêu đầy khát vọng. Các mục tiêu cam kết là những mục tiêu mà bộ phận của bạn biết cách đạt được vì vậy họ hoàn toàn cam kết đạt được 100% trên thanh tiến trình. Trong khi các mục tiêu đầy khát vọng có thể không đạt được 100% nhưng chúng rất quan trọng đối với sự phát triển và cải tiến liên tục.

3 tháng là thời gian đủ để một nhóm mang lại những kết quả có giá trị. Trong thời gian này, họ sẽ tìm hiểu những gì hoạt động tốt nhất và điều chỉnh các lĩnh vực trọng tâm của họ cho chu kỳ hàng quý tiếp theo. Bằng cách xem xét Mục tiêu và Kết quả chính của họ 3 tháng một lần, các nhóm có 4 cơ hội mỗi năm để phản ứng với những thay đổi trong thị trường thực tế. Trái ngược với việc có đánh giá hàng năm và nhận ra rằng họ đã đi sai đường trong suốt một năm.

Sự khác biệt giữa OKRs và KPIs là gì?

KPI là viết tắt của các Key Performance Indicators và được sử dụng để theo dõi các chỉ số kinh doanh phản ánh hiệu suất. Mặt khác, OKR là một phương pháp luận để xác định các lĩnh vực cải tiến và thúc đẩy thay đổi.

KPI không cho bạn biết những gì cần thay đổi hoặc cải thiện để thúc đẩy sự phát triển của các chỉ số kinh doanh của bạn, trong khi OKR giúp bạn thấy rõ các chỉ số kinh doanh của mình liên quan như thế nào đến công việc hàng ngày của bạn.

Điều đó không có nghĩa là công ty của bạn không thể sử dụng KPI. Trên thực tế, một số KPI hoạt động rất tốt trong việc hiển thị mức hiệu suất bạn muốn đạt được dẫn lối đến những OKR cần đặt để đạt được điều đó.

Làm thế nào để thiết lập OKRs hiệu quả?

Cách viết Mục tiêu của Công ty

Mục tiêu Công ty nên là một lĩnh vực cần được cải tiến cấp cao mà một số bộ phận /team sẽ làm việc. Nó phải đủ rộng để khiến các bộ phận suy nghĩ về các Mục tiêu Nhóm sẽ là gì để mang lại tính ảnh hưởng nhất, nhưng cũng đủ cụ thể để định hướng.

Trước khi hoàn thành các Mục tiêu cấp cao, lãnh đạo công ty nên hỏi ý kiến ​​phản hồi từ các bộ phận và làm rõ các kỳ vọng trong trường hợp có điều gì đó không đủ rõ ràng.

Cách viết Mục tiêu của Bộ phận

Mục tiêu của Bộ phận là những mục tiêu truyền cảm hứng phù hợp với định hướng tổng thể của công ty. Họ phải cung cấp cho các bộ phận động lực, cảm giác khẩn trương và sự tập trung. Mục tiêu của bộ phận không phải là dự án, mà là những vấn đề cần giải quyết hoặc những cơ hội cải tiến có tác động mạnh nhất để theo đuổi trong vòng một quý.

Một bộ phận với tư cách là một nhóm những người làm việc hướng tới cùng một kết quả phải chịu trách nhiệm viết các OKR cộng tác của họ. Để viết một Mục tiêu tốt, một bộ phận cần trả lời các câu hỏi:

• Vai trò của chúng ta trong việc thúc đẩy các Mục tiêu của Công ty về phía trước là gì?
• Điều gì chúng ta có thể tạo ra (đổi mới), sửa chữa (giải quyết) hoặc cải tiến (thay đổi) để thành công hơn?
• Điều gì đang là rào cản ngăn chúng ta?

Cách viết các Kết quả chính thành một Mục tiêu

Trong khi Mục tiêu là một vấn đề cần giải quyết hoặc một cơ hội cải tiến để khám phá, thì Kết quả chính cho biết vấn đề cụ thể đó có được giải quyết hay không hoặc liệu cơ hội cụ thể đó có thành công trong việc thực hiện hay không.

Theo mỗi Mục tiêu, một nhóm sẽ đặt ra 2-5 Kết quả Chính, những kết quả có thể đo lường được thể hiện sự thay đổi có giá trị trong công ty. Lưu ý rằng Kết quả chính không phải là hoạt động bạn hoàn thành mà là kết quả của những hoạt động đó. Ví dụ, nếu bạn phải hoàn thành 3 dự án trong quý này, bạn sẽ đạt được điều gì có thể đo lường được! Thì đây mới là Kết quả mong muốn.

Hãy xem một vài ví dụ về kết quả tập trung vào giá trị kinh doanh:

• Kết quả về chi phí có được khách hàng - khách hàng sử dụng hoạt động hàng ngày, đăng ký thành viên, số lượng giao dịch, khách hàng đã giới thiệu, cuộc gọi, phỏng vấn với đối tác.
• Kết quả về tương tác - lượt xem hoặc lượt đọc duy nhất, lượt tương tác chuyển hóa thành giao dịch thành công, số lượng khách hàng sử dụng tính năng mới, tỷ lệ click, tỷ lệ mở, tỷ lệ thành công, lượng truy cập mới.
• Kết quả về tài chính - ROI, chi phí hiệu quả, LTV, quy mô giao dịch, giá trị giao dịch trung bình.
• Kết quả về hiệu suất - tốc độ tải trang, số lượng phiếu hỗ trợ khách hàng liên quan đến lỗi, tốc độ phản hồi trung bình, điểm hài lòng của khách hàng đánh giá.

Ví dụ về OKR

Dưới đây là một vài ví dụ OKR với phạm vi Bộ phận mà bạn có thể tham khảo:

Bộ phận Marketing

Mục tiêu:

Cải thiện các kênh quảng cáo để tạo ra nhiều Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện trở thành khách hàng mua hàng hơn (Marketing Qualified Leads - MQL).

Kết quả chính:

KR1: Tăng MQL qua email từ 100 lên 150
KR2: Tăng MQL qua AdWords từ 70 lên 100
KR3: Tăng MQL qua tìm kiếm không phí từ 45 lên 50

Bộ phận Sales

Mục tiêu:

Cá nhân hóa cách tiếp cận bán hàng và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng mới tốt hơn

Kết quả chính:

KR1: Cải thiện% chuyển đổi từ “dùng thử” thành “ có trả phí” từ 20% lên 35%
KR2: Tăng tỷ lệ mở follow up email từ 14% lên 45%
KR3: Đạt 8/10 điểm trung bình trong khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng với ít nhất 100 phản hồi.

Tạm kết

OKR giúp các doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách giữa thiết lập và thực hiện mục tiêu cũng như chuyển đổi từ cách tiếp cận dựa trên kết quả đầu ra để làm việc. Công cụ OKR giúp các nhà lãnh đạo và bộ phận sắp xếp thứ tự ưu tiên, sắp xếp và đo lường kết quả của những nỗ lực của họ. Việc liên kết các Mục tiêu của Công ty và Bộ phận với các Kết quả Chính giúp các thành viên trong bộ phận hiểu cách công việc hàng ngày của họ đóng góp vào bức tranh toàn cảnh hơn và những gì cần tập trung để thúc đẩy cải tiến.