Skill matrix là gì? Cách thiết lập Skill Matrix cho doanh nghiệp

Bài viết giải thích về Skill matrix này có thể giúp bạn hiểu giá trị của nó đối với một công ty, về việc biết được nhân viên có những kỹ năng và năng lực nào và điều đó có thể ảnh hưởng đến sự bền vững của công ty như thế nào. Qua đó, bạn sẽ có những ý tưởng về cách sử dụng Skill matrix để xác định các kỹ năng có sẵn và tìm ra những khoảng trống kỹ năng tiềm ẩn. Điều này có thể giúp bạn cải thiện khả năng đào tạo và phát triển của nhân viên, đồng thời cho phép bạn lập team tốt hơn.

Skill matrix là gì?

Skill matrix là một framework được sử dụng để lập bản đồ các kỹ năng của nhân viên và cấp độ của họ. Đó là một bảng dạng lưới chứa thông tin về kỹ năng có sẵn và đánh giá.
Nó được sử dụng để quản lý, lập kế hoạch và giám sát các kỹ năng hiện có và mong muốn cho một vai trò, team, bộ phận, dự án hoặc toàn bộ công ty.

Đôi khi Skill matrix còn được gọi là ma trận năng lực (competency matrix). Chúng tôi sẽ đề cập đến sự khác biệt dưới đây nhưng nhìn chung, chúng giống nhau.

Một bảng đơn giản với tên của nhân viên và kỹ năng của họ có thể được gọi là Skill matrix.

Ví dụ về Skill matrix

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, ma trận kỹ năng đơn giản nhất là một bảng có tên nhân viên và các kỹ năng hoặc năng lực của họ cùng với đánh giá của họ.

Ngay cả một matrix đơn giản cũng có thể cho phép bạn phát hiện ra bất kỳ kỹ năng nào còn thiếu cần thiết hoặc xác định nhân viên nào cần được đào tạo thêm về kỹ năng nào!

Tại sao Skill matrix lại quan trọng?

Skill matrix là công cụ cần thiết cho bất kỳ công ty nào được thúc đẩy bởi dữ liệu, đặc biệt là đối với bộ phận nhân sự và trưởng nhóm quản lý dự án.

Skill matrix là lý tưởng để theo dõi các kỹ năng, bằng cấp, chứng chỉ và năng lực của nhân viên trong toàn bộ tổ chức. Khi được sử dụng đúng cách, chúng hoạt động thực sự hiệu quả trong thực tế và cải thiện hiệu quả trong nhóm.

Skill matrix rất quan trọng vì khi nó được thiết lập tốt, nó có thể giúp bạn tổ chức các nhóm của mình một cách dễ dàng, xác định bất kỳ bộ kỹ năng nào bạn cần dựa trên các yêu cầu của dự án. Với một Skill matrix tốt, dự án của bạn sẽ được hoàn thành một cách hiệu quả và bởi các thành viên trong nhóm có trình độ và kỹ năng thích hợp nhất.

Nó cũng hữu ích cho bộ phận nhân sự, ở chỗ nếu họ cần thuê thêm nhân viên, họ sẽ biết những kỹ năng cần được tuyển dụng ở nhân viên mới. Đồng thời, nó có thể được sử dụng để sắp xếp thời gian nghỉ cho nhân viên, đảm bảo luôn có đủ người có kỹ năng cần thiết có mặt tại nơi làm việc!

Sự khác biệt giữa Skill matrix và competency matrix là gì?

Khái niệm đằng sau chúng là hoàn toàn giống nhau. Sự khác biệt duy nhất là về cách sử dụng và mức độ.

• Skill matrix (Ma trận kỹ năng), như đã đề cập, chủ yếu chứa đánh giá kỹ năng của nhân viên, nhưng đây là một phần nhỏ kiến thức mà họ có.
• Competency matrix (Ma trận năng lực) bao gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ, vì vậy nó thậm chí sẽ có thể bao gồm một Skill matrix bên trong.

Competency matrix chủ yếu được ban quản lý tạo ra và sử dụng để hiểu kiến thức sẵn có trong công ty, xác định các lỗ hổng và lập kế hoạch phù hợp.

Lợi ích của việc tạo Skill matrix

1. Xác định đúng người

Skill matrix cho phép bạn chọn đúng người cho công việc, nhiệm vụ hoặc dự án.

Nó sẽ giúp các nhà quản lý thành lập các team tốt hơn và năng suất hơn và lấp đầy các vị trí với những nhân viên phù hợp nhất với vai trò đó.

2. Xác định các năng lực còn thiếu

Skill matrix giúp xác định bạn đang thiếu bộ kỹ năng nào, cho dù trong nhóm, phòng ban hay toàn công ty.

Nếu nhân viên của bạn thiếu kiến ​​thức hoặc năng lực nhất định cần thiết cho doanh nghiệp và đối thủ cạnh tranh sở hữu những người có kỹ năng đó, thì công ty của bạn đang gặp bất lợi rất lớn.

Ngoài ra, khi bạn biết mình cần bộ kỹ năng nào để bắt đầu một dự án, chiến dịch hoặc công việc kinh doanh mới, thì việc lập kế hoạch cho nó, đáp ứng thời hạn và đạt được kết quả thành công sẽ dễ dàng hơn.

Đối với các thành viên trong team, competency matrix có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về điểm mạnh của cả team và cũng chỉ ra những lĩnh vực mà họ đang thiếu kỹ năng và chuyên môn.

3. Xác định khoảng cách giữa nhân viên, nhóm và phòng ban

Biết nơi bạn đang thiếu các kỹ năng có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn.

Skill matrix có thể giúp bạn xác định những nhân viên có khoảng trống về kiến ​​thức hoặc kỹ năng và cung cấp khóa đào tạo cần thiết khi bạn luân chuyển nhân viên giữa các dự án hoặc nhóm quan trọng.

4. Theo dõi sự phát triển của nhân viên

Skill matrix cung cấp cho bộ phận L&D thông tin mà họ có thể sử dụng để xác định những gì cần đào tạo cho nhân viên. Bằng cách sử dụng Skill matrix, họ có thể xác định các cơ hội đào tạo.

Nó cũng giúp nhân viên hiểu được những kỹ năng còn thiếu của họ là gì, do đó họ có thể hành động để đạt được bộ kỹ năng cần thiết để trở nên xuất sắc ở vị trí của mình.

Ngoài ra, Skill matrix có thể được sử dụng làm mẫu trong việc lập kế hoạch và phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Biết những kỹ năng nào bạn cần cho cấp độ tiếp theo hoặc sự thăng tiến sẽ giúp tạo ra một lộ trình học tập thích hợp!

5. Giúp bộ phận tuyển dụng tìm được ứng viên phù hợp

Nếu ai đó rời khỏi tổ chức của bạn, sẽ dễ hiểu hơn bạn đã mất bộ kỹ năng nào và bạn cần thuê ai khi bạn đang sử dụng ma trận kỹ năng.

Nó đẩy nhanh quá trình tuyển dụng và giúp bộ phận nhân sự thuê nhân viên có các kỹ năng cần thiết, làm cho công việc hiệu quả hơn và mang lại kết quả cuối cùng tốt hơn.

Ngoài ra, nó có thể được sử dụng cho việc lập kế hoạch tuyển dụng mới trong tương lai.

6. Theo dõi các nhân viên chủ chốt

Với competency matrix, thật dễ dàng tìm thấy những nhân viên có bộ kỹ năng giá trị cao nhất trong tổ chức của bạn, cũng như theo dõi sự phát triển của những người chủ chốt. Đây là những nhân viên có giá trị và thật tốt khi biết chính xác họ là ai và họ có cảm thấy hài lòng không.

Ngoài ra, nó có thể được sử dụng để Xác định nhân viên được thăng tiến và khen thưởng.

Cách lập Skill Matrix

1. Tạo cơ sở dữ liệu các kỹ năng

Cơ sở dữ liệu kỹ năng là danh sách các kỹ năng cần thiết cho vai trò, bộ phận hoặc dự án.

Ở giai đoạn này, bạn cần xác định các kỹ năng cần thiết bằng cách tập hợp và nhóm chúng thành các danh mục khác nhau và thậm chí cả các danh mục con, ví dụ:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng quản lý
• Kỹ năng kỹ thuật
• Công nghệ
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Phân tích dữ liệu
• Thiết kế đồ họa
• Marketing, v.v.

Hãy càng cụ thể càng tốt khi xác định những kỹ năng nào là cần thiết và hãy nhớ rằng các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm và độ tin cậy cũng quan trọng như các bộ kỹ năng cứng như hiểu biết về công nghệ hoặc kỹ thuật.

Bạn nên bắt đầu với những kỹ năng cần thiết nhất trong thời gian đầu. Chúng phải liên quan đến vai trò hoặc công việc kinh doanh nói chung. Mặc dù vậy, hãy nhớ rằng bạn càng có nhiều dữ liệu, bạn càng có thể đưa ra quyết định tốt hơn.

Một cách tốt để tạo ra một bộ kỹ năng cụ thể cho một vai trò là hỏi những nhân viên có kinh nghiệm hơn về nó. Ví dụ: bạn có thể tham khảo ý kiến ​​của các nhân viên có tay nghề cao hoặc trưởng bộ phận và yêu cầu họ viết danh sách các kỹ năng cần thiết cho các cấp độ khác nhau: fresher, junior, senior. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và sẽ làm nổi bật các kỹ năng cụ thể mà bạn có thể chưa xem xét.

2. Tạo hệ thống chấm điểm

Hệ thống chấm điểm được sử dụng để xếp hạng năng lực hoặc trình độ kỹ năng của từng nhân viên.

Khi bạn có một danh sách các kỹ năng, bạn cần xác định cách bạn sẽ cho điểm chúng. Ví dụ, đối với ngành IT, Junior, Middle hoặc Senior có thể là các cấp độ năng lực.

Hãy xem xét rằng đối với các doanh nghiệp và ngành khác nhau, hệ thống phân loại có thể khác nhau, cũng như đối với các vai trò và phòng ban khác nhau. Bạn cần xác định những gì phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.

Tùy thuộc vào quy mô công ty và sự đa dạng của doanh nghiệp, bạn có thể cân nhắc việc có một số hệ thống chấm điểm cho từng khu vực hoặc phòng ban khác nhau.

3. Đánh giá kỹ năng của nhân viên

Để làm như vậy, bạn có thể sử dụng một số kỹ thuật; mỗi cái đều có ưu và nhược điểm riêng.

Để có kết quả nhanh, bạn nên bắt đầu với việc tự đánh giá và yêu cầu chứng chỉ. Cung cấp cho nhân viên của bạn cơ hội để đánh giá kỹ năng của chính họ dựa trên hệ thống chấm điểm và khuyến khích họ học tập để đạt được các chứng chỉ.

Nếu bạn cần đánh giá chính xác hơn, hãy sử dụng các bài test kỹ năng hoặc nhiều phương pháp cùng một lúc.

4. Trực quan hóa dữ liệu và tiết lộ thông tin chi tiết

Mặc dù phần này không bắt buộc nhưng bạn nên cân nhắc việc trực quan hóa dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn khám phá những thông tin khá sâu sắc ngay lập tức.

Đây là một số ý tưởng:

Tính tổng Trọng số kỹ năng

Trọng số kỹ năng là giá trị số cho mỗi cấp độ kỹ năng (ví dụ: người mới - 1, chuyên nghiệp - 2, chuyên gia - 3, chuyên gia hàng đầu - 4).

Khi bạn tính toán thông số này cho từng nhân viên, bạn có thể xác định những người có kỹ năng nhất trong bộ phận hoặc cho vai trò, xác định những người có thể cần đào tạo hoặc có thể được thăng chức và có được nhiều thông tin chi tiết khác.

Bạn có thể làm điều tương tự đối với một kỹ năng hoặc bộ kỹ năng cụ thể, để tìm ra ứng viên hoàn hảo cho một vai trò và thành lập một team.

Xác định rủi ro mất kỹ năng tiềm ẩn

Hình dung như vậy thực sự có giá trị để xác định các kỹ năng có thể bị khuyết nếu nhân viên rời công ty. Thông thường, trường hợp như vậy xảy ra khi bạn có 1 hoặc chỉ một vài nhân viên có kỹ năng này. Điều này đặc biệt nghiêm trọng nếu kỹ năng này quan trọng đối với hoạt động của bộ phận đó!

Ví dụ, bạn có thể thấy rằng các kỹ năng sản xuất video và âm thanh, cũng như các kỹ năng quản lý social media, đang ở trong tình trạng hạn chế. 

Những kỹ năng đó khá quan trọng đối với hoạt động marketing, vì vậy những người mất đi kiến thức này sẽ cần một thời gian để phục hồi. Do đó, sẽ rất tốt nếu đào tạo thêm nhân viên trong những lĩnh vực này để xử lý nó và chuẩn bị cho bất kỳ sự ra đi tiềm ẩn nào.

Tạm kết

Skill Matrix là một phương pháp giúp ban quản lý cũng như bộ phận nhân sự quản lý nhân lực với góc độ kỹ năng cần thiết để vận hành và phát triển doanh nghiệp! Hi vọng rằng nội dung trên đã giúp bạn có thể bắt tay vào tạo một Skill Matrix phù hợp với doanh nghiệp mình! Chúc bạn thành công!