Làm thế nào để thuyết phục cấp trên ủng hộ ý tưởng của bạn?

Quyền hạn và chính sách là góc nhìn thực tế khi đi vào hoạt động của một tổ chức. Điều này cũng tạo ra những thách thức đối với một người nhân viên là tìm cách giành được sự ủng hộ cho các ý tưởng và dự án từ cấp trên. Nội dung dưới đây sẽ hé lộ một vài cách hiệu quả giúp bạn thuyết phục cấp trên ủng hộ ý tưởng của bạn thành công.

Vì sao cần phải có cách thuyết phục?

Trong nhiều trường hợp, sếp của bạn có khuynh hướng nhanh chóng trả lời "Không" hoặc "Không có ngân sách" mỗi khi bạn đề xuất một ý tưởng mới.

Tuy nhiên nguyên nhân thực sự đằng sau một lời từ chối ý tưởng mới có nhiều khả năng là bạn đã không có cách thuyết phục hiệu quả. Bài viết này đưa ra các ý tưởng để cải thiện tỷ lệ thành công của bạn khi cần sự hỗ trợ từ sếp cho các sáng kiến của bạn.

Cách các sếp nghĩ khi bạn đề xuất ý tưởng

Người quản lý cố ý từ chối vì nguồn lực và thời gian mỗi khi bạn đề xuất một sáng kiến ​​mới. Việc đề xuất này sẽ giống như việc bạn đang chiến đấu với một trận chiến khó khăn để giành được sự quan tâm và chú ý. 

Sau đây là một vài suy nghĩ luôn hiện hữu trong tâm trí sếp khi bạn tiếp cận với ý tưởng mới của mình:

• Chúng ta đã có quá nhiều dự án để đầu tư nguồn lực. Chúng ta không thể thêm bất kỳ công việc nào nữa nếu không team sẽ hỗn loạn.
• Ưu tiên của tôi là cắt giảm chi phí và ý tưởng của bạn sẽ tốn kém tiền bạc và không có gì đảm bảo rằng chúng ta sẽ tiết kiệm tiền trong dài hạn.
• Bạn là người thứ ba trong tuần này đề xuất một sáng kiến ​​lớn mới.
• Ý tưởng của bạn nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng nó không phù hợp với chiến lược. Nếu bất kỳ hoạt động nào không bám sát vào mục tiêu chiến lược của chúng ta trong năm nay, thì tôi không thể nào triển khai được.
• Tôi đang rất bận vì sếp của tôi đang báo động một số vấn đề mà tôi thậm chí không biết chúng ta đã gặp phải, nên tôi đang tập trung để cả team giải quyết những vấn đề này trước.

Mặc dù đó có thể là những suy nghĩ không thành lời của sếp, nhưng chúng lại là đại diện cho những thách thức rất thực tế và đau đầu của hầu hết các nhà quản lý. 

Đánh giá tình hình thực tế

Bây giờ bạn đã biết ít nhất một số vấn đề khiến người quản lý của bạn cũng cảm thấy khó khăn khi không ủng hộ các ý tưởng mới, tiếp theo hãy xem xét tình hình thực tế của công ty cản trợ sự ủng hộ với ý tưởng của bạn.

• Nhiều tổ chức có quy trình phê duyệt dự án chi tiết, yêu cầu bạn chuẩn bị một Business case (đề án kinh doanh) như một phần của việc chứng minh ý tưởng đó.

• Mặc dù không phải mọi ý tưởng ​​đều có thể chứng minh ở dạng Business Case, nhưng nếu việc thực hiện ý tưởng này bao gồm các nguồn lực và cả tiền, thì bạn cần đấu tranh để có được phần ngân sách đã được phân bổ trước đó. Đồng ý là các sếp cấp cao có quyền quyết định trong việc chuyển dịch ngân sách từ danh mục này sang danh mục khác. Tuy nhiên ở một số tổ chức khác thì việc này cực kỳ khó.
• Nhiều tổ chức sẽ từ chối ý tưởng nếu nó không phục vụ chiến lược tổng quát và các mục tiêu chính. Bạn cũng không thể hi vọng nếu ý tưởng của mình không giúp gì được cho công ty.

Như vậy, có rất nhiều lý do chính đáng khiến cho những ý tưởng và dự án của bạn sẽ chết trong yên lặng bởi sếp của bạn hoặc sếp của sếp bạn. Thách thức của bạn là dự đoán các vấn đề được xác định ở trên và đưa ra một phương án loại bỏ những trở ngại lớn nhất.

Bí quyết để thuyết phục Sếp của bạn

1. Luôn luôn nghiên cứu và tìm hiểu trước

Cố gắng hiểu các mục tiêu chung của bộ phận cũng như cả công ty và làm việc để đảm bảo rằng các ý tưởng kèm đề xuất của bạn phù hợp một cách logic và phục vụ các mục tiêu này. 

Nếu cần thiết, hãy nhờ sếp của bạn xác định lại các mục tiêu của bộ phận trong giai đoạn sắp tới trước khi bạn đề xuất ý tưởng ​​của mình. 

Nếu có thể bạn nên nhờ sếp giải thích để làm rõ thêm các mục tiêu đó, càng có nhiều hiểu biết sâu sắc về cách đánh giá của sếp và bộ phận, bạn càng dễ dàng điều chỉnh các đề xuất của mình phù hợp với các nguồn lực và hoạt động của bộ phận.

2. Tập trung hạn chế các gánh nặng

Như các phần trước, bạn có thể thấy điều mà sếp quan tâm cũng như tình hình thực tế của công ty thì họ có xu hướng tập trung vào việc giảm sức lao động, đơn giản hóa các quy trình và giảm bớt áp lực lên các nguồn lực và ngân sách. 

Vì vậy, khi xây dựng và trình bày ý tưởng của mình hãy cho sếp của bạn thấy những lợi ích có thể giảm bớt các gánh nặng đó hơn là những lợi ích mơ hồ trong tương lai.

3. Lập kế hoạch như một luật sư

Sếp của bạn, có thể bao gồm các quản lý cấp cao khác là ban giám khảo cho ý tưởng của bạn và bạn thường có một cơ hội để đưa ra đề xuất hợp lý. 

Căn cứ vào đề xuất ý tưởng của bạn phải giúp giải quyết một vấn đề; chỉ ra cách nó sẽ làm giảm bớt các gánh nặng hoặc rắc rối; chỉ ra tác động về mặt tiết kiệm chi phí, tăng năng suất hoặc cải thiện hiệu quả. Có các dẫn chứng từ thực nghiệm ý tưởng hoặc thực tế càng tốt để tăng tính khả thi cho ý tưởng.

4. Cài cắm các lợi ích gián tiếp

Sau khi khẳng định về khả năng giảm gánh nặng trong ý tưởng của bạn với chứng minh các con số và giả định, bạn có thể cung cấp các lợi ích bổ sung tiềm năng vô hình nhưng hấp dẫn hơn, chẳng hạn như cải thiện tinh thần hoặc sự hài lòng trong công việc, giảm khả năng nhân viên rời đi.

5. Chuẩn bị bảo vệ

Dự đoán các câu hỏi và ý kiến phản đối từ cấp trên, đồng thời suy nghĩ kỹ và ghi lại các câu trả lời của bạn trước khi đưa ra đề xuất thực tế.

6. Thời gian, địa điểm và dịp

3 yếu tố này rất quan trọng. Hãy cân nhắc về việc xác định dịp tốt nhất để đưa ra kế hoạch cho ý tưởng của bạn. Có một số sếp rất thích vừa nói về công việc vừa uống cafe buổi sáng như một cuộc trò chuyện, nhưng cũng có những người thích không gian chuyên nghiệp của phòng họp với một bài thuyết trình chỉnh chu. Hãy quan sát và lựa chọn thời gian, thời điểm và dịp thích hợp để có tác động tích cực cho việc đề xuất ý tưởng của bạn.

7. Trình bày như một tư vấn viên

Hãy nhớ rằng, sếp của bạn muốn được giúp đỡ chứ không phải làm thêm hoặc tốn thêm chi phí. Đồng cảm với những thách thức và gánh nặng của họ. Đưa ra các giải pháp lịch sự cho bất kỳ phản đối nào hoặc điều chỉnh cách tiếp cận của bạn khi cần thiết. Thể hiện niềm đam mê của bạn đối với ý tưởng và cam kết thực hiện nó thành công. Bước cuối cùng này, thể hiện cam kết là quan trọng nhất.

Kết luận

Bản chất của quản lý là phân bổ nguồn lực cho những cơ hội tốt nhất. Sự hiểu biết của bạn về các mục tiêu và chỉ tiêu cũng như sự đồng cảm của bạn với những thách thức của sếp là điều cần thiết để thành công trong việc thuyết phục sếp ủng hộ ý tưởng của bạn. Một cách tiếp cận có phương pháp để xây dựng, trình bày và bảo vệ ý tưởng của bạn sẽ cải thiện khả năng thành công của bạn rất nhiều.