Cách viết thư dời lịch hẹn phỏng vấn bằng tiếng Anh

Khi bạn có một lịch hẹn phỏng vấn xin việc nhưng bạn có một vấn đề phát sinh đột xuất mà không thể sắp xếp để sau hoặc trước buổi phỏng vấn được thì bạn cần nhanh chóng thông báo cho nhà tuyển dụng biết. Bạn cũng cần lưu ý cách thông báo sao cho chuyên nghiệp và lịch sự. Dưới đây là hướng dẫn gửi mail xin hủy lịch phỏng vấn xin việc và một số lưu ý về vấn đề này mà bạn có thể tham khảo!

Khác với những cuộc hẹn bạn bè thông thường là bạn chỉ cần nhắn một tin nhắn rằng mình đang bận việc là có thể hủy hoặc dời cuộc hẹn sang một thời gian khác, nhưng đối với một buổi phỏng vấn xin việc mang tính chuyên nghiệp bạn không thể làm giống như vậy.

Cách mà bạn thể hiện mong muốn dời lịch sẽ thể hiện tác phong làm việc và tinh thần trách nhiệm cũng như quyết tâm muốn có được cơ hội công việc (nếu bạn muốn hủy lịch phỏng vấn để dời sang một thời gian khác) của bạn trong mắt nhà tuyển dụng, nên nếu bạn làm không tốt thì có thể bạn sẽ nằm ngoài những lựa chọn của họ cũng như network trong thị trường tuyển dụng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn gửi mail xin hủy lịch hẹn phỏng vấn theo hai trường hợp là rút khỏi cuộc tuyển dụng hoặc chỉ là dời lịch phỏng vấn vào thời gian khác thời gian đã định trước đó!

Làm thế nào để xin hủy dời phỏng vấn xin việc?

Bất kể trường hợp nào, điều quan trọng là phải cho nhà tuyển dụng biết càng sớm càng tốt rằng bạn sẽ không thể đến được buổi phỏng vấn như đã hẹn trước đó. Nếu có thể, đừng đợi đến phút cuối cùng. Bạn cần phải đưa ra quyết định gửi mail ngay khi nhận ra vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến lịch phỏng vấn.

Bởi vì, thời gian của người phỏng vấn rất có giá trị và cả kế hoạch tuyển dụng của họ cần được sắp xếp hợp lý, bạn nên thông báo sớm để nhà tuyển dụng có thể sắp xếp một ứng viên khác vào chỗ mà bạn hủy tham gia. Điều quan trọng là bạn cũng muốn giữ ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng trong trường hợp bạn muốn đổi lịch hoặc cho các cơ hội công việc sau này nữa.

Khi bạn muốn rút khỏi cơ hội việc làm này

Trong trường hợp bạn đã xác nhận với nhà tuyển dụng trong email trước rằng bạn sẽ tham gia phỏng vấn, nhưng sau đó bạn đã thay đổi quyết định là muốn rút khỏi cơ hội công việc này vì một vài lý do, bạn cần phải báo cho nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số lưu ý khi thông báo trong trường này.

• Chắc chắn rằng bạn muốn từ chối cuộc phỏng vấn

Tuy nhiên, hãy suy nghĩ cẩn thận về lý do bạn từ chối cuộc phỏng vấn - nếu bạn không chắc chắn 100% liệu mình có muốn công việc hay không, thì tốt hơn là bạn vẫn nên tham dự cuộc phỏng vấn để có thêm một cơ hội để nhận định về công việc này rõ hơn rồi sau đó hãy ra quyết định. 

• Gọi điện hoặc gửi email cho người quản lý tuyển dụng

Hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi bạn từ chối bất kỳ cơ hội công việc nào hoặc bạn có thể quyết định nhanh hơn nếu bạn đã chấp nhận một lời mời làm việc khác. Điều bạn cần làm tiếp theo là gọi điện hoặc gửi email cho người đã lên lịch phỏng vấn với bạn để họ biết rằng bạn sẽ không tham dự buổi phỏng vấn. Có thể vừa gọi và gửi mail để thông báo càng tốt. Không cần phải đưa ra lý do hay giải thích nhiều.

Cuối cùng, phỏng vấn là một hoạt động thuộc công việc, bạn cần phải có cách rời khỏi kế hoạch tuyển dụng của công ty một cách chuyên nghiệp nhất có thể. Bởi vì người quản lý tuyển dụng có thể chia sẻ thông tin về nhóm ứng viên của họ với các nhà tuyển dụng khác trong ngành như một cách xây dựng network và hỗ trợ lẫn nhau, nên nếu bạn bạn làm tốt thì có thể sẽ nằm trong danh mục giới thiệu đến các nhà tuyển dụng khác cũng như gia tăng cho bạn những cơ hội nghề nghiệp tốt.

• Mẫu email xin hủy phỏng vấn hoàn toàn bằng tiếng Anh

Sử dụng mẫu email này khi bạn muốn hủy phỏng vấn hoàn toàn. Hãy nhớ lưu ý rằng bạn đang gửi mail với mục đích rút đơn ứng tuyển.

Subject: [Tên của bạn] - Cancel Interview

Dear Hiring Manager Name,

Thank you very much for contacting me regarding the [Tên vị trí công việc] position available at [Tên công ty] company. I appreciate your consideration for the job, but I need to cancel the interview that was scheduled for Tuesday, January 15th at 10 am.

I will not be available to interview and would like to withdraw my application for the position. Again, thank you for your consideration.

Best regards,

[Tên của bạn]

Khi bạn muốn dời lịch hẹn phỏng vấn

Khi bạn vẫn muốn tham gia buổi phỏng vấn, nhưng không thể đến đúng thời gian đã hẹn trước đó vì một số vấn đề phát sinh, hãy gửi email hoặc gọi điện cho người đã lên lịch phỏng vấn. Nếu bạn gửi email và không nhận được phản hồi ngay lập tức, hãy gọi điện để bạn biết người phỏng vấn nhận được thông báo qua mail của bạn.

Không cần thiết phải đi vào quá chi tiết về lý do tại sao bạn cần thay đổi thời gian phỏng vấn của mình - bạn chỉ có thể nói những điều chung chung như, “Tôi cần phải lên lịch lại vì vài vấn đề cá nhân phát sinh đột xuất mà không thể điều chỉnh được”. Đề xuất một khung thời gian (ngày và giờ) thay thế để bạn có thể có được phản hồi cho một buổi phỏng vấn khác.

• Lưu ý khi hẹn một lịch phỏng vấn mới

Trong mail của bạn cần bao gồm thông tin về khung thời gian mới mà bạn có thể sẵn sàng cho buổi phỏng vấn. Khi đặt thời gian này bạn cần lưu ý như sau:

- Bạn nên đặt một khung thời gian từ 4 ngày trở lên mà bạn có thể sẵn sàng phỏng vấn

- Nếu bạn nhận được câu trả lời, hãy hỏi khi nào là thời điểm thuận tiện để chốt lịch hẹn phỏng vấn mới với nhà tuyển dụng.

- Nếu lý do xin dời lịch hẹn phỏng vấn của bạn là do bạn bị bệnh thì bạn cần trừ hao những ngày bạn cần để hồi phục sức khỏe.

- Dù việc bạn thông báo không thể tham gia theo lịch phỏng vấn cũ cần thật nhanh, nhưng đến bước lên lịch và đợi xác nhận lịch phỏng vấn mới thì bạn cần từ tốn, tạo sự thoải mái cho nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp! 

• Mẫu email xin dời lịch hẹn phỏng vấn bằng tiếng Anh 1

Sử dụng mẫu email này khi bạn muốn xin dời lịch một buổi phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Đồng thời họ biết khi nào, khung thời gian nào mà bạn có thể tham gia phỏng vấn!

Subject: [Tên của bạn] - Reschedule Interview Question

Dear Hiring Manager,

Would it be possible to reschedule the interview we had set for the [Tên vị trí công việc] position on March 15th at 2 pm? I will not be able to attend at that time, but would very much appreciate the opportunity to talk to you about the position.

My schedule is open for the rest of the week, and I'm available whenever is most convenient for you.

Thank you very much for your consideration.

Best regards,

[Tên của bạn]

• Mẫu email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh 2

Subject: [Tên của bạn] - Rescheduling Interview Question

Dear Mr./Ms. [Tên của nhà tuyển dụng],

Would it be possible to reschedule the interview we had scheduled for the [Tên vị trí công việc] on August 17th at 10 am? Unfortunately, I will not be able to attend at that time. However, I would very much appreciate the opportunity to talk to you about the position.

I'm available on any other day and time this week, whenever it is most convenient for you.

Thank you very much for your consideration.

Best regards,

[Tên của bạn]

Dành thời gian để chuẩn bị

Khi bạn đã sẵn sàng cho buổi hẹn phỏng vấn mới, hãy dành thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể thành công. Không khó để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn xin việc, chỉ cần bạn có thể dành thời gian

Nó bao gồm việc nghiên cứu công ty mà bạn có cuộc phỏng vấn, luyện tập cách trả lời của bạn đối với các câu hỏi phỏng vấn phổ biến và đảm bảo rằng bạn có trang phục phỏng vấn phù hợp.

Cụ thể về cách chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn bạn có thể xem thêm nội dung: Chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn trực tiếp 

Bài viết liên quan

Chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn trực tiếp

Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn trực tiếp chủ yếu có nghĩa là dành thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng các mục tiêu và trình độ của bạn so với vị trí và nhà tuyển dụng. Để đạt được điều này, bạn nên thực hiện nghiên cứu về công ty và xem xét cẩn thận mô tả công việc để hiểu lý do tại sao bạn sẽ phù hợp. Hãy xem các bước chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn trực tiếp.

Kết hợp các phương thức liên lạc để thông báo

Hãy thông báo cho công ty bằng nhiều phương thức liên lạc khác nhau về việc bạn sẽ không tham gia phỏng vấn để đảm bảo nhà tuyển dụng đọc được và phản hồi cho bạn sớm nhất. Hơn thế nữa, điều đó còn thể hiện rằng bạn quan tâm đến thời gian của người phỏng vấn, qua đó sẽ được đánh giá cao ngay cả khi bạn không muốn tiếp tục với cơ hội công việc đó.

Nếu bạn đã xin dời lịch phỏng vấn và được nhà tuyển dụng chấp thuận thì hãy chắc chắn rằng bạn sẽ có thể tham gia được đúng như lịch đã đổi. Tránh trường hợp đổi đến lần thứ hai, vì có thể bạn sẽ mất luôn cơ hội phỏng vấn đó.

Kết luận

Dù là từ chối bất kỳ cơ hội công việc nào hoặc chỉ là dời lịch phỏng vấn thì bạn cũng cần cho nhà tuyển dụng biết càng sớm càng tốt. Điều này sẽ có lợi cho bạn và cả nhà tuyển dụng. Hi vọng rằng hướng dẫn gửi mail xin hủy lịch phỏng vấn và một số lưu ý quan trọng khác đã giúp bạn có thể soạn một email chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!