Cách tổ chức buổi phỏng vấn xin việc hiệu quả

Một phân tích gần đây của Brandon Hall Group đã nhận định rằng có tới 68% số lượt tuyển dụng thất bại và không hiệu quả thường là do việc tổ chức phỏng vấn còn nhiều hạn chế. Như vậy, là nhà tuyển dụng bạn cần biết cách thực hiện một buổi phỏng vấn chuẩn sẽ tránh được kết quả tuyển dụng không như ý làm lãng phí chi phí tuyển dụng!

Trước vòng phỏng vấn

Mô tả công việc

Trước khi bạn có thể phỏng vấn bất kỳ ai, bạn phải tìm được các ứng viên tiềm năng để lên lịch phỏng vấn với họ. Mà để làm được điều này thì bạn phải có một bản mô tả công việc chuẩn và hấp dẫn!

PRO TIPS: 

Trong bản mô tả công việc bạn hãy xác định những gì bạn muốn từ một ứng viên. Đó không chỉ là “kỹ năng, số năm kinh nghiệm, trách nhiệm” mà còn phải tập trung vào mục tiêu kinh doanh cụ thể, duy nhất của doanh nghiệp mà bạn muốn ứng viên giúp bạn đạt được.

Bài viết liên quan

Mặc dù việc thu hút nhân tài hàng đầu bắt đầu bằng một bản mô tả rõ ràng về công việc, nhưng chắc chắn nó không kết thúc ở đó.

Cách đăng tin tuyển dụng

Bên cạnh việc đăng mô tả công việc, tin tuyển dụng lên trang chủ của Website bạn nên cân nhắc hiệu quả của các kênh truyền thông khác như mạng xã hội LinkedIn. Ít nhất là tạo dựng được độ nhận diện doanh nghiệp giúp việc tìm kiếm ứng viên dễ dàng hơn!

Lên gọi cho bao nhiêu ứng viên để phỏng vấn?

Không có quy tắc chung. Mặc dù theo theo một khảo sát tuyển dụng từ Jobvite gần đây nhất, cứ 8 ứng viên thì có 1 người lọt vào vòng phỏng vấn, nhưng đừng để quá trình tuyển dụng của bạn bị ảnh hưởng bởi kết quả này.

Hãy nhớ về mục tiêu kinh doanh quan trọng mà bạn muốn ứng viên đáp ứng. Chỉ phỏng vấn những người thực sự cho thấy tiềm năng để làm điều đó. Nếu bạn thấy có 50 ứng viên có tiềm năng đáp ứng được điều đó thì cứ mời tất cả họ.

Tạo trình tự phỏng vấn và giải thích quy trình

Một buổi phỏng vấn xin việc được tiến hành tốt đồng nghĩa với việc các bên tham gia và liên quan sẽ biết được những gì sẽ diễn ra, gồm có thời gian, địa điểm và ai là người phỏng vấn ứng viên.

Khiến cho ứng viên cảm thấy thoải mái là một phần sẽ giúp bạn nhận định xem ứng viên có thực sự phù hợp trong buổi phỏng vấn.

Bài viết liên quan: Trải nghiệm ứng viên

Nếu bạn chọn thực hiện các cuộc phỏng vấn ngắn qua điện thoại trước vòng gặp trực tiếp, thì đây là email mời của bạn có thể trông như thế nào.

Mẫu email mời phỏng vấn xin việc

Subject: Thư mời phỏng vấn: [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

Xin chào bạn Hạnh (Tên ứng viên),

Ngoài cuộc trò chuyện gần đây của chúng ta, chúng tôi vui mừng mời bạn tham gia một cuộc phỏng vấn tại văn phòng công ty GrowUpWork lúc 14:30 vào thứ ba tuần này (12/03/2023).

Công ty chúng tôi nằm tại địa chỉ:
647 Lý Thường Kiệt, P. 11, Q. Tân Bình.

Cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện bởi chị Dung phòng Nhân sự và anh Hoàng phòng IT.

Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn này, bạn vui lòng xem qua mô tả ngắn gọn về các giá trị mà chúng tôi tuân thủ tại GrowUpWork trong link này: growupwork.com

Nếu bất cứ điều gì thay đổi về thời gian hoặc khiến bạn không thể tham dự cuộc phỏng vấn, vui lòng cho chúng tôi biết.

Hẹn sớm gặp lại!

Lưu ý 2 điều:

• Thứ nhất, lời mời phỏng vấn nên cho ứng viên biết đôi điều về công ty
• Thứ hai, hãy để ứng viên sắp xếp lại lịch phỏng vấn một cách thuận tiện. Đừng giả vờ rằng bạn đang giúp đỡ họ bằng cách cho họ lời mời phỏng vấn. Hãy xem đây là một buổi trao đổi công bằng để tìm hiểu xem ứng viên đó và vị trí công việc tại công ty bạn có hợp nhau thực sự không!.

Thời gian tốt nhất để phỏng vấn là gì?

Theo thống kê của Glassdoor, thời gian phỏng vấn lý tưởng cho người được phỏng vấn là từ Thứ Ba đến Thứ Năm, trong khoảng từ 10 giờ 30 phút sáng đến 3 giờ chiều.

Các cuộc phỏng vấn vào sáng sớm có thể khiến những người tham gia phỏng vấn quá bận tâm đến công việc hàng ngày sắp tới của họ. Đối với những buổi chiều muộn, những người tham gia có thể sẽ mệt mỏi.

Cấu trúc buổi phỏng vấn & cách đặt câu hỏi chuẩn

Trong một cuộc phỏng vấn xin việc có cấu trúc, các câu hỏi được đặt ra theo một bộ và một thứ tự chuẩn hóa—với tư cách là người phỏng vấn, bạn không được phép đi chệch khỏi lịch trình phỏng vấn hoặc thăm dò ngoài những câu trả lời bạn nhận được.

Trong một cuộc Phỏng vấn có cấu trúc, tất cả các ứng viên đều được hỏi cùng một bộ câu hỏi nhất quán và có các tiêu chí rõ ràng để đánh giá chất lượng câu trả lời của họ.

Theo nghiên cứu của Frank Schmidt và John Hunter, dựa trên gần 100 năm phát hiện, các cuộc phỏng vấn xin việc không có cấu trúc chỉ có thể dự đoán 14% hiệu suất của nhân viên. Các cuộc phỏng vấn có cấu trúc đảm bảo gần 26%, gần gấp đôi.

Theo dữ liệu gần đây hơn do The Predictive Index thu thập, bao gồm các cuộc phỏng vấn có cấu trúc như một phần của quy trình tuyển dụng, giúp tăng độ chính xác trong việc dự đoán hiệu suất công việc lên 34%.

Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh một số câu hỏi sao cho phù hợp với kinh nghiệm của một ứng viên nhất định. Nhưng để có kết quả chính xác nhất, tốt nhất là bạn nên tuân theo một bộ câu hỏi thống nhất để có thể so sánh và đánh giá các câu trả lời một cách khách quan hơn và tránh được sự thiên vị vô thức.

Bài viết liên quan:

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ đề cập đến các loại câu hỏi phỏng vấn xin việc phổ biến nhất để giúp bạn đưa ra một kết hợp phù hợp cho riêng mình.

Câu hỏi phỏng vấn điển hình

Chúng bao gồm các tác phẩm kinh điển mọi thời đại như:

• Bạn thích làm việc một mình hay theo nhóm?
• Điểm mạnh hay điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?
• Bạn thích điều gì nhất/ít nhất về vị trí công việc cũ của mình?

Các câu hỏi điển hình để hỏi ứng viên sẽ giúp khởi động hiệu quả buổi phỏng vấn. Hầu hết những người tìm việc đều quen thuộc với những câu hỏi này.

Mặt khác, hầu hết các ứng viên sẽ có sẵn câu trả lời soạn sẵn, vì vậy những câu hỏi đó cung cấp ít thông tin chi tiết về hiệu suất của nhân viên tương lai của bạn.

Câu hỏi phỏng vấn tình huống

Trong lúc phỏng vấn bạn có thể làm đa dạng câu hỏi phỏng vấn của mình bằng các câu hỏi về tình huống! Trong đó hãy chọn các tình huống gần giống với các tình huống mà ứng viên có thể sẽ trải qua nếu trong tương lai họ được nhận công việc này! 

Nếu có thể bạn sẽ cần thêm vào một vài tình huống thách thức bất ngờ để xem khả năng ứng phó và c

Câu hỏi phỏng vấn độc lạ

Những câu hỏi phỏng vấn độc lạ thường sẽ có nội dung không mấy liên quan đến công việc và được đưa ra khá bất ngờ và khó hiểu! Mục tiêu của những câu này không phải nằm ở nội dung câu trả lời mà sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá quá trình tư duy của ứng viên và đôi khi là kỹ năng phân tích. Đó là lý do tại sao các câu hỏi brainteaser đặc biệt phổ biến trong các cuộc phỏng vấn với sinh viên mới tốt nghiệp ứng tuyển vào các vị trí kỹ thuật cao.

Tuy nhiên, cũng không nên lạm dụng loại câu hỏi phỏng vấn này! Thay vào đó hãy đặt các câu hỏi dựa trên mục tiêu cuối cùng của bạn, chính là tìm người giải quyết các vấn đề kinh doanh của công ty và đáp ứng các nhu cầu cụ thể. 

Câu hỏi hành vi dựa trên năng lực

Phỏng vấn hành vi dựa trên năng lực (CBBI) là một quy trình phỏng vấn có cấu trúc dựa trên giả định rằng yếu tố dự đoán chính xác nhất về hiệu suất trong tương lai là dựa trên hiệu suất trong quá khứ và hiệu suất càng gần đây thì càng có nhiều khả năng được lặp lại.

Nói chung, câu hỏi phỏng vấn hành vi dựa trên năng lực sẽ thường được chuyển đổi như sau:

• Bạn làm việc thế nào dưới áp lực?

⇒ Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian bạn phải đối mặt với những yếu tố gây căng thẳng tại nơi làm việc? hoặc Kể cho tôi nghe về một lần bạn thất bại trong việc xử lý một tình huống căng thẳng.

• Bạn thích làm việc với những người như thế nào? 

⇒ Mô tả cách bạn xử lý một vấn đề cụ thể liên quan đến những người khác với các giá trị hoặc niềm tin khác nhau.

Đánh giá nhận thức và nhiệm vụ thực tế

Những “câu hỏi” phỏng vấn không phải là tất cả!

Để tăng thêm cơ hội chọn được đúng người cho công ty bạn, hãy bao gồm các bài test năng lực. Sự kết hợp của hai kỹ thuật phỏng vấn này làm tăng độ chính xác của các dự đoán về hiệu suất làm việc lên 58%.

Đánh giá nhận thức có thể bao gồm các bài kiểm tra năng lực chung, nhiệm vụ giải quyết vấn đề, câu đố lý luận hoặc nhiệm vụ thực tế phản ánh những nhiệm vụ mà công việc sẽ thực sự yêu cầu. Bạn sẽ tìm thấy nhiều nền tảng cung cấp các bài kiểm tra đánh giá nhận thức, nhưng tốt nhất là bạn nên bổ sung cho những nền tảng đó một nhiệm vụ thực tế liên quan chặt chẽ đến những gì công ty của bạn làm hàng ngày.

Mô tả công việc của vị trí đang tuyển

61% nhân viên cho biết thực tế công việc mới của họ khác với kỳ vọng đặt ra trong quá trình phỏng vấn.

Điều này có thể dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên thấp hơn. Do đó, là một người phỏng vấn, bạn phải cố gắng hết sức để giải thích chuẩn xác những gì mà nhân viên tương lai sẽ làm khi tham gia vào công ty bạn.

Dù nhà tuyển dụng nào cũng sẽ muốn thể hiện tích cực về vị trí công việc và hình ảnh công ty trước ứng viên nhưng bạn phải minh bạch về vai trò và môi trường nhất có thể. 

Trong cuộc phỏng vấn, hãy cố gắng vẽ cho ứng viên một bức tranh về công việc sẽ như thế nào khi làm việc cho công ty của bạn, văn hóa của công ty như thế nào, phong cách làm việc của nhóm. Bạn càng trung thực và minh bạch với ứng viên, bạn càng thu hút họ.

Trước khi kết thúc buổi phỏng vấn

Giải đáp thắc mắc của ứng viên

Trước khi kết thúc buổi phỏng vấn, bạn nên hỏi ứng viên xem họ có điều gì thắc mắc cần bạn giải đáp không!

Phần này như một bài kiểm tra nghiêm túc cho cả hai bên. Những câu hỏi ứng viên đặt ra sẽ tiết lộ nhiều điều về mức độ hiểu biết của họ về vị trí và công ty bạn. Đến lượt bạn giải đáp thì cũng cần trải lời chân thành và trung thực.

Nói về các bước tiếp theo

Hãy cho ứng viên biết khi nào họ có thể nhận được phản hồi và liệu sẽ có các vòng phỏng vấn khác hay không. Nếu bạn cần thêm các tài liệu hay portfolio thì hãy yêu cầu họ gửi.

Sau buổi phỏng vấn

Tham khảo ý kiến

Ngoài những nhận định thông qua trải nghiệm tiếp xúc giữa bạn với ứng viên khi phỏng vấn bạn còn cần tham khảo thêm một vài ý kiến và nhận định của các bên liên quan, chẳng hạn như người phỏng vấn cùng bạn trong buổi đó hay nhân viên lễ tân!

Cố gắng hết sức để tìm hiểu cách ứng viên cư xử “hậu trường” buổi phỏng vấn.

Dù bạn tuyển người không hoàn toàn vì tính cách nhưng hãy lưu ý vì bạn và đồng nghiệp sẽ gặp người đó 8 giờ một ngày trong một thời gian dài tới.

Lưu ý khi gửi offer

Nếu bạn chọn đưa ra một lời đề nghị - hãy nhiệt tình và thể hiện sự hào hứng nếu được làm việc cùng họ!
Còn với những ứng viên bạn phải từ chối thì cũng cần lịch sự và chuyên nghiệp thay vì im lặng không một hồi âm! Bạn rất có khả năng sẽ quên điều này vì quá vui mừng khi đã tuyển được người ưng ý

Trong lời từ chối, nếu được bạn cũng nên đưa ra các phản hồi mang tính xây dựng. Cuộc khảo sát LinkedIn tiết lộ rằng 94% ứng viên muốn nhận được phản hồi phỏng vấn, nhưng chỉ 41% đã từng nhận được phản hồi phỏng vấn.

Điều này mang lại rất nhiều giá trị trong tương lai cho bạn với từng ứng viên mà bạn tiếp xúc!

Tạm kết

Phỏng vấn là một giai đoạn quan trọng với cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên! Để cho việc tuyển dụng thành công và ứng viên tìm được nơi thực sự thích hợp với họ thì nhà tuyển dụng cần đóng góp rất nhiều thông qua việc tổ chức phỏng vấn xin việc chỉnh chu! Hi vọng rằng với các gợi ý trên đây đã giúp việc tuyển dụng của bạn diễn ra hiệu quả hơn! Chúc bạn thành công!