Các thủ tục và quy trình bàn giao công việc mà bạn cần biết

Các bạn đang trên hành trình chuyển việc và đã nhận được lời mời công việc mới. Thật khó khăn để hoàn tất các thủ tục thôi việc và quy trình bàn giao công việc trong khi chuẩn bị để tiến vào một hành trình mới tại môi trường mới. Hi vọng rằng hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ bàn giao công việc thuận lợi, để sẵn sàng bước vào công việc mới!

Tại sao cần thủ tục bàn giao công việc

Mục đích của việc này là xác định một quy trình dựa trên đó nhân viên thôi việc một cách đảm bảo hạn chế tối thiểu sự gián đoạn đối với quy trình làm việc và phù hợp với quy tắc làm việc chuyên nghiệp. 

Hơn thế nữa với quy trình bàn giao công việc được vạch ra rõ ràng với mục đích tìm cách đảm bảo việc chuyển giao hiệu quả tất cả các nội dung (tức là thiết bị vật chất, tài liệu, kiến thức, các mối quan hệ, v.v.), liên quan đến một vị trí công việc cụ thể tại thời điểm chuyển giao trách nhiệm giữa người tiền nhiệm và người kế nhiệm công việc. Trên thực tế không chỉ khi thôi việc nhân viên mới cần thực hiện bàn giao công việc, quá trình chuyển đổi này có thể xảy ra do một trong các lý do sau:

1. Thăng chức cho một nhân viên hiện tại hoặc thuyên chuyển sang một bộ phận khác
2. Sự từ chức / thôi việc của một nhân viên hiện tại
3. Trong trường hợp nhân viên có thời gian nghỉ phép kéo dài, tức là 3 ngày trở lên

Có thể bạn quan tâm: Đầy đủ về THỦ TỤC THÔI VIỆC đúng luật và đảm bảo quyền lợi

Tầm quan trọng của bàn giao công việc

Thị trường các công ty nhỏ và tròn như trái đất!

Bắt nguồn từ minh chứng cho tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ trong công việc và cách mà các mối quan hệ này có thể trở nên cần thiết trong tương lai của bạn. Đó chính là lý do bạn cần nghiêm túc thực hiện thủ tục bàn giao công việc hoàn chỉnh tại công ty cũ như là một cách để xây dựng và giữ gìn các mối quan hệ giá trị cho sự nghiệp của bạn.

Chắc chắn, bạn sẽ không bao giờ biết khi nào có thể cần đến các mối quan hệ giá trị này cho tương lai, hoặc có thể bạn lại có dịp lại làm việc chung với họ trong các chiến dịch hợp tác sau này. Thế giới kinh doanh là nhỏ nên đừng phá những “cầu nối” của bạn.

Tạo sự tôn trọng từ các đồng nghiệp cũ:

Thông thường, trong một số trường hợp các đồng nghiệp làm việc hiện tại của bạn sẽ gánh vác khối lượng công việc trong khi họ tuyển dụng người thay thế bạn. Thật vậy, việc bạn có kế hoạch rõ ràng cho quá trình bàn giao công việc như là một cách bớt đi gánh nặng cho họ. Từ đó sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp và danh tiếng tốt đẹp cho bạn.

Nếu họ cần sự giúp đỡ của bạn, hãy hỗ trợ nhiều nhất có thể, họ sẽ mãi mãi cảm ơn bạn vì điều đó.

Rời đi với tâm trí sảng khoái và tinh thần sẵn sàng cho công việc mới

Một trong những giá trị lớn nhất của quá trình bàn giao công việc là khả năng “làm sạch” tâm trí và tinh thần của nhân viên rời đi. Đây là cảm giác tuyệt vời khi bạn dứt điểm về mọi mặt trong công việc cũ để làm mới bản thân cho một vị trí công việc mới. Từ đó khả năng làm việc và đáp ứng các yêu cầu trong công việc mới sẽ diễn ra trơn tru và hiệu quả. Bạn sẽ không bị liên lạc hoặc bận tâm quá nhiều về các rắc rối trong công việc trước đây.

Đạo đức nghề nghiệp

Hãy là một người có trách nhiệm trong bất kỳ giai đoạn nào của công việc mà bạn đạm nhận cho đến ngày cuối cùng.

Việc hoàn thành một công việc mà bạn đã bắt đầu cũng như cách đặt dấu chấm hết sẽ tạo dựng cho bạn phong cách làm việc chuyên nghiệp và sẵn sàng tiến vào công việc mới.

Thủ tục bàn giao giao công việc

Lưu ý, các thủ tục sẽ khác nhau tùy thuộc vào vai trò và trách nhiệm của nhân viên cụ thể và tùy vào chính sách khác nhau của mỗi công ty, tuy nhiên sẽ có những bước chính mà nhiều công ty thực hiện theo để đảm bảo việc chuyển giao hiệu quả và thuận lợi:

Quy trình bàn giao sẽ được thực hiện như sau:

• BƯỚC 1 - Bàn giao cho ai: 

Nếu tại thời điểm nhân viên nghỉ việc, người kế nhiệm / người thay thế của họ đã tham gia, tất cả nội dung sẽ được giao cho người đó. Trong trường hợp không có sẵn người kế nhiệm / thay thế, người giám sát (quản lý) trực tiếp sẽ lưu giữ các nội dung bàn giao và chuyển lại cho người kế nhiệm tiếp theo khi họ đã tham gia vào doanh nghiệp.

• BƯỚC 2 - Thời hạn: 

Thủ tục bàn giao rất quan trọng đối với sự vận hành trơn tru của các hoạt động trong trường hợp chuyển đổi nhưng không thể không có thời hạn cụ thể cho quy trình này. Khung thời gian nhất định phải được phân bổ cho quá trình để đảm bảo rằng một khi quá trình hoàn tất, các nhân viên được bàn giao có thể bắt tay vào làm việc một cách tập trung và đúng theo những nội dung bàn giao. 

Do tính chất công việc cụ thể của từng vị trí là khác nhau, nhân viên rời đi phải phối hợp với người quản lý của trực tiếp của họ để có quyết định thời hạn cụ thể cho quá trình bàn giao công việc. Thông qua việc giám sát liên tục, người giám sát sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng quá trình bàn giao được hoàn thành trong thời hạn đã định.

• BƯỚC 3 - Soạn thảo lại mô tả công việc: 

Nhân viên rời đi phải có trách nhiệm xem xét mô tả công việc của mình đúng với thực tế những gì họ thực sự đang làm và chịu trách nhiệm. Việc so sánh điều này sẽ được thực hiện dựa trên những điểm khác biệt từ bản mô tả công việc ban đầu của vị trí so với thời điểm hiện tại để cân nhắc bổ sung vào và bổ sung như thế nào. Những bổ sung và thay đổi trong mô tả công việc cần được thảo luận với người giám sát (quản lý) trực tiếp để duyệt trước khi trao cho người kế nhiệm.

• BƯỚC 4 - Các thứ tự ưu tiên: 

Nhân viên thôi việc được yêu cầu liệt kê tất cả các hoạt động cần diễn ra trong vòng một tháng bàn giao trước khi người đó chính thức rời công ty. Các hoạt động này nên được phân loại theo thứ tự ưu tiên, với những hoạt động thực sự cần thiết được đánh dấu trực tiếp và ước tính thời gian thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động.

Danh sách này cần được thảo luận và phê duyệt bởi người giám sát (quản lý) trực tiếp.

• BƯỚC 5 - Lập danh sách các hoạt động với các mốc thời hạn: 

Từ thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, nhân viên rời đi sẽ chuẩn bị một danh sách tất cả các hoạt động có thời hạn đã được bắt đầu và đang được xử lý để không có trường hợp quan trọng nào không được theo dõi hoặc bị trì hoãn. Danh sách này cũng cần được thảo luận với người giám sát và phê duyệt.

• BƯỚC 6 - Checklist bàn giao các tài liệu quan trọng: 

Nhân viên thôi việc cần chuẩn bị Checklist cho tất cả các tài liệu quan trọng, giấy tờ biểu mẫu và các file ở cả dạng điện tử và dạng cứng để bàn giao cho người mới. Khi tiến hành bàn giao thực tế tất cả các hạng mục có trong checklist được thực hiện, Checklist này cũng nên cần được ký bởi nhân viên thôi việc, người kế nhiệm của họ và cả người giám sát trực tiếp.

• BƯỚC 7 - Checklist về trang thiết bị: 

Nhân viên rời đi phải chuẩn bị Checklist tất cả các thiết bị hiện đang nắm giữ cho các hoạt động công việc theo vị trí của họ như hệ thống máy tính để bàn / laptop, đồ dùng văn phòng phẩm, tủ khóa, chìa khóa, v.v. rằng danh sách kiểm tra này được ký bởi nhân viên thôi việc và ban quản lý nhân sự hoặc hậu cần sau khi quá trình bàn giao trang thiết bị hoàn tất.

• BƯỚC 8 - Chuyển giao kiến ​​thức: 

Sẽ rất hữu ích cho một người mới vào vị trí biết họ có thể tìm thấy các nguồn, giải đáp và hỗ trợ ở đâu bất cứ khi nào họ có thể cần. Do đó, nhân viên sắp rời đi có trách nhiệm đảm bảo rằng người thay thế họ có đủ hiểu biết về cấp trên, cấp dưới và vai trò tương ứng của họ trong tổ chức. 

Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự hiểu biết rằng người mới sẽ phát triển về vai trò của anh ta trong tổ chức. 

Nhân viên sắp rời đi cũng có trách nhiệm giới thiệu người thay thế của mình với những người chủ chốt bên ngoài tổ chức được gọi là những mối liên hệ có giá trị của tổ chức có thể là các đối tác, nhà cung cấp,... 

Tại thời điểm này, điều hoàn toàn cần thiết là phải giải thích cho tất cả những bên có liên quan mật thiết như người quản lý trực tiếp biết chính xác khi nào thì người mới sẽ đảm nhận toàn bộ trách nhiệm. Điều này sẽ tránh được sự chồng chéo về các nhiệm vụ và trách nhiệm nên cần được làm rõ trong khoảng thời gian bàn giao.

• BƯỚC 9 - Chuyển giao kỹ năng: 

Nhân viên rời đi cần xác định các kỹ năng mà họ sử dụng trong công việc của mình. 

Lập danh sách cho các kỹ năng này để thảo luận với người giám sát trực tiếp. Sau khi danh sách này được hoàn thiện và được phê duyệt, nhân viên rời đi phải thử và đánh giá 
về mức độ kinh nghiệm, lĩnh vực chuyên môn và kiến ​​thức của người thay thế liên quan với các bộ kỹ năng cụ thể cần thiết cho công việc. Sau đó, người thôi việc nên thực hiện truyền đạt cho người kế nhiệm thông tin về các kỹ năng này để người đó bổ sung trong quá trình làm việc sắp tới của họ.

Mặc dù việc chuyển giao kỹ năng sẽ vẫn là trách nhiệm của nhân viên rời đi nhưng việc giám sát quá trình học tập của người mới về việc chuyển giao kỹ năng và các biện pháp khắc phục thích hợp là trách nhiệm của người quản lý trực tiếp.

• BƯỚC 10 - Sắp xếp không gian làm việc: 

Nhân viên rời đi cần sắp xếp lại không gian làm việc của mình và đảm bảo rằng tất cả các vật dụng cá nhân đã được người cũ mang đi, các file và giấy tờ được sắp xếp theo thứ tự và không gian làm việc được chuẩn bị sẵn sàng cho người mới. Ngoài ra nhiệm vụ này cũng được bên hậu cần của công ty chịu trách nhiệm kiểm tra trước khi giao cho người mới.

Trách nhiệm của công ty:

1. Giám sát nhân viên mới học tập:

Tôi nên có mục tiêu để cho nhân viên mới lấp đầy đủ những khoảng trống từ sự rời đi của nhân viên hiện tại trong công việc thường ngày. Giai đoạn này lý tưởng nên được thực hiện như một cơ hội để người mới tìm hiểu vai trò mới của họ, trong khi nhân viên rời đi nên tiếp tục hoạt động như những công việc thường ngày. Khi cần thiết, việc truyền đạt và hướng dẫn các kỹ năng cụ thể nên được bắt đầu vào thời điểm này.

2. Đánh khả năng thấu hiểu và đảm nhận của nhân viên mới: 

Về cơ bản giai đoạn này nên được đánh dấu bằng việc nhân viên sắp thôi việc theo dõi người thay thế của mình, đưa ra lời khuyên khi cần thiết nhưng để người thay thế tiếp quản và tạo mối quan hệ với những người mà họ sẽ làm việc cùng. 

Nói chung, đây phải là khoảng thời gian để người mới đối mặt với các vấn đề trong khi nhân viên rời đi vẫn ở bên cạnh để hỗ trợ người mới. Nếu có thể trong thời gian này, nhân viên rời đi nên rời khỏi môi trường làm việc chung hoàn toàn một thời gian và quay lại một thời gian ngắn để đánh giá và giúp đỡ mọi vấn đề trước khi họ rời đi hoàn toàn.

Checklist các hoạt động của quá trình bàn giao công việc (Mẫu điển hình)

Kết luận

Mong rằng với hướng dẫn trên đã giúp bạn hiểu về các thủ tục và quy trình bàn giao công việc đầy đủ, đồng thời có thể điều chỉnh và áp dụng chúng cho bản thân để có khoảng thời gian làm việc hiệu quả và để lại ấn tượng tốt đẹp trước khi thực sự rời công ty cũ. Chúc bạn thành công!