GrowUp Articles

Quản lý nhóm khi làm việc từ xa hiệu quả

Làm việc từ xa là một hình thức tất yếu cần được áp dụng nếu các doanh nghiệp muốn duy trì hoạt động trong thời gian dãn cách do dịch bệnh nhiều biến động. May thay, chúng ta có những bước cụ thể dựa trên nghiên cứu mà người quản lý có thể thực hiện mà không cần nỗ lực nhiều để cải thiện sự gắn bó và năng suất của nhân viên từ xa, ngay cả khi có ít thời gian chuẩn bị. Dưới đây là những mẹo quản lý nhóm khi làm việc từ xa hiệu quả!

Quản lý nhóm khi làm việc từ xa hiệu quả
Quản lý nhóm khi làm việc từ xa hiệu quả

Những thách thức chung khi làm việc từ xa

Để bắt đầu, các nhà quản lý cần hiểu các yếu tố có thể khiến công việc từ xa trở nên đặc biệt vất vả và khó khăn. Nếu không, các nhân viên có hiệu suất cao có thể bị giảm hiệu suất công việc và mức độ gắn kết khi họ bắt đầu làm việc từ xa, đặc biệt là khi không có sự chuẩn bị và đào tạo.

Thậm chí có những nhân viên chấp nhận chấm dứt công việc vì những khó khăn và thách thức khi làm việc từ xa mà bản thân không thể ứng phó được. Vì vậy, hãy hình dung làm việc từ xa tác động như thế nào đến mức độ làm việc, hiệu suất và kết nối của nhân viên với mục tiêu của công ty

Những thách thức vốn có trong làm việc từ xa bao gồm:

  • Thiếu sự giám sát trực diện
  • Thiếu khả năng tiếp cận thông tin
  • Giãn cách xã hội
  • Mất tập trung ở nhà
  • Các vấn đề về công nghệ và thiết bị

Mẹo quản lý nhóm khi làm việc từ xa tốt hơn

Mặc dù làm việc từ xa có thể nhiều thách thức, nhưng cũng có những giải pháp tương đối nhanh chóng và ít tốn kém mà các nhà quản lý có thể làm để dễ dàng chuyển đổi.
Những người quản lý những người xuất sắc trong việc lãnh đạo các nhóm từ xa…

1 - Lên lịch điểm danh hàng ngày

Điều này đôi khi có vẻ là quá mức cần thiết, nhưng đối với các nhà quản lý và nhóm mới làm việc từ xa, thì đây chính là bước đầu quan trọng để kiểm soát và tự kiểm soát. 

Trong trường hợp email, điện thoại và tin nhắn có thể đã đủ để sử dụng cho liên lạc trong công việc, các nhà quản lý thành công trong quản lý nhóm làm việc từ xa có xu hướng sử dụng thêm các công cụ phần mềm họp online thường xuyên hơn để thiết lập tương tác trực diện. Vì thế, nếu bạn là nhà lãnh đạo cũng nên cân nhắc các công cụ này và thiết lập các cuộc họp video định kỳ!

2 - Tăng cường giao tiếp

Tăng cường giao tiếp khi làm việc từ xa
Tăng cường giao tiếp khi làm việc từ xa

Ngoài việc điểm danh hàng ngày đơn giản, việc giao tiếp thường xuyên là điều bắt buộc khi nói đến nhiệm vụ, công việc, trách nhiệm và kết quả mong muốn của nhóm

Thiếu giao tiếp vốn dĩ đã là một thách thức nghiêm trọng khi làm việc tại văn phòng, thì nay khi làm việc từ xa, mỗi người sẽ bận rộn trong không gian riêng của bản thân sẽ khiến tình trạng có thể trầm trọng hơn! Do đó, là nhà lãnh đạo bạn nên tiên phong giao tiếp nhóm với các thành viên khác! 

Hướng dẫn các thành viên của nhóm cách giao tiếp hiệu quả khi qua tin nhắn và email vì điều này cũng tạo nên hiệu quả khác biệt và khó khăn hơn với giao tiếp trực tiếp!

3 - Tận dụng công nghệ

Hiện tại, hầu hết chúng ta đã bị buộc phải đi theo con đường chuyển đổi kỹ thuật số mà hầu hết các tổ chức có thể mất vài tháng, nếu không phải là nhiều năm để áp dụng. Các công cụ như Zoom, Google Hangouts và Microsoft Teams - mà hầu hết các bạn đang sử dụng hàng ngày - cung cấp các nền tảng đơn giản để giải quyết các mẹo 1 và 2. 

Phải thừa nhận rằng lúc bắt đầu sử dụng sẽ hơi khó chịu, nhưng sau khi được áp dụng đầy đủ một thời gian thì đây là một cách tuyệt vời để hỗ trợ các chiến lược tương tác bên cạnh mục đích chỉ để hoàn thành công việc!

Bên cạnh đó các phần mềm quản lý cũng cần được đưa vào sử dụng và nâng cao khả năng chi tiết hơn giúp nhà quản lý có thể theo dõi cẩn thận và đưa ra các điều chỉnh kịp thời

4 - Thiết lập các quy tắc tham gia

Làm việc từ xa trở nên hiệu quả và hạnh phúc hơn khi các nhà quản lý đặt ra kỳ vọng về tần suất, phương tiện và thời gian giao tiếp lý tưởng cho nhóm của họ.

Ví dụ: Sử dụng Zoom cho các cuộc họp đầu giờ hàng ngày, nhưng sẽ sử dụng Skype khi có việc gấp. 

Ngoài ra, hãy thiết lập những thời điểm tốt nhất trong ngày tiện cho tất cả các thành viên trong nhóm liên hệ với nhà quản lý và người quản lý có thể tiếp cận từng thành viên trong nhóm. Dẫn dắt và đảm bảo rằng các đồng nghiệp đang chia sẻ thông tin khi cần thiết.

5 - Quản lý kỳ vọng

Đây luôn là một mệnh lệnh bắt buộc nhưng ngày càng trở nên quan trọng hơn trong môi trường hiện làm việc từ xa. 

Như đã đề cập trước đó, nhiều tổ chức và nhóm đã phải loay hoay trong việc giảm do số lượng nhân viên do không thể tham gia làm việc từ xa. Khi đó các nhân viên còn lại sẽ có phân chia tập trung vào các nhiệm vụ mới, làm ảnh hưởng đến khả năng và động lực của cá nhân họ và dẫn đến sự thay đổi về hiệu suất và kết quả. 

Thiết lập và phân chia các mục tiêu và kỳ vọng thích hợp cho tình huống hiện tại một cách rõ ràng và yêu cầu phản hồi để đảm bảo sự liên kết là điều hoàn toàn cần thiết. Đừng chủ quan cho rằng nhóm đã hiểu rõ họ cần tập trung sức lực vào đâu.

6 - Tập trung vào kết quả hơn các hoạt động

Mẹo này được biết đến rộng rãi như một phương pháp hay nhất để tăng cường sự tham gia và phân quyền cho nhân viên

Sau khi đã xác định rõ ràng các mục tiêu và kết quả mong muốn, sau đó cho phép nhân viên (được đào tạo và nguồn lực để thực hiện) phát triển một kế hoạch thực hiện của riêng họ giúp nâng cao tính sáng tạo và tự chủ. Điều này là hoàn toàn thích hợp với tính chất của làm việc từ xa bởi nhà quản lý không thể giám sát trực diện nhân viên của mình như khi làm việc tại văn phòng!

7 - Xác định mục đích của những kết quả đó

Đây là nơi chúng tôi kết hợp sáu mẹo trên lại với nhau. Một lần nữa, việc xác định TẠI SAO luôn là yếu tố quan trọng để kết nối nhân viên về mặt tinh thần với mục tiêu

Vả lại trên một chiến trường mới, với những sáng kiến ​​mới, thách thức mới, cùng với vô số sự không chắc chắn và phức tạp, khi làm việc từ xa thì đảm bảo mọi người đều biết mục đích chung và vai trò của họ trong việc đạt được thành công là nền tảng của hiệu suất cao.

8 - Cung cấp nguồn lực

Không có “chỉ huy” vĩ đại nào đưa quân đội của họ vào cuộc chiến mà không có sự huấn luyện và vũ khí thích hợp. 

Bạn thường xuyên lắng nghe các nhu cầu của thành viên trong nhóm về trang thiết bị và các công cụ cần thiết để thực hiện công việc
Chuẩn bị cho các giải pháp backup (dự phòng) để hỗ trợ các vấn đề về nguồn lực của nhân viên khi làm việc từ xa. Chẳng hạn như kết nối mạng, webcam nếu laptop của nhân viên không có. Điều này cũng đồng nghĩa với việc nhà quản lý cần hoạch định ngân sách cho những khoản dự phòng này! 

9 - Loại bỏ trở ngại

Một số trở ngại mới không lường trước được mà nhân viên từ xa phải đối mặt: sự cô lập về thể chất và cảm xúc, sự phân tâm ở nhà kéo họ đi nhiều hướng, trẻ em học ở nhà, shipper giao hàng, việc nội trợ.

Một trong nhiều gánh nặng của nhà quản lý trong lãnh đạo là bảo vệ nhóm để họ tập trung vào trách nhiệm trước mắt của mình. Loại bỏ được càng nhiều chướng ngại vật càng tốt.

Khó có thể có một giải pháp chung cho các chướng ngại quá chi tiết này nhưng người quản lý trước hết cần lắng nghe và cùng nhân viên của mình tháo gỡ vì không nhất thiết phải làm điều đó một mình!

10 - Tổ chức các hoạt động online

Bạn có thể đã biết về Teambuilding vậy online Teambuilding thì sao! Không có gì là không thể, hơn nữa đây là mẹo hữu hiệu để tăng cường sự gắn bó các thành viên trong nhóm! Giải quyết được phần nào chướng ngại cảm thấy cô lập khi làm việc từ xa!

11 - Vận dụng tính linh hoạt

Đây là thách thức lớn. Mỗi thành viên của một nhóm đều có một môi trường gia đình khác nhau. Một số sẽ có vợ / chồng và con cái. Một số sẽ không. Một số sẽ có văn phòng riêng tại nhà trong khi một số sẽ tổ chức các cuộc họp online trong phòng ngủ hoặc nhà bếp. 

Nhà quản lý cần phải hiểu hoàn cảnh riêng của từng nhân viên
Nhà quản lý cần phải hiểu hoàn cảnh riêng của từng nhân viên

Vấn đề là một nhà quản lý cần phải hiểu hoàn cảnh riêng của từng nhân viên. Dù cho biết rằng không thể yêu cầu sự hoàn hảo như trước khi giãn cách do đại dịch nhưng nếu chúng ta có thể chịu đựng đại dịch này và các vấn đề như bất ổn xã hội, suy thoái kinh tế, thiên tai, thì việc quản lý các nhóm từ xa nghe có vẻ khá đơn giản phải không!

12 - Thể hiện sự đồng cảm

Đặc biệt trong bối cảnh đột ngột chuyển sang làm việc từ xa, điều quan trọng là các nhà quản lý phải lắng nghe những lo lắng và mối quan tâm của nhân viên, đồng thời cảm thông với những khó khăn của họ. Nghiên cứu về EQ (trí tuệ cảm xúc) và hiệu ứng lây lan tâm lý cho chúng ta biết rằng các nhân viên tìm đến người quản lý của họ để tìm kiếm một tấm gương về sự bình tĩnh và từ tốn! Khi thấy người lãnh đạo vững vàng và còn có thể quan tâm cho nhân viên thì chắc hẳn họ cũng sẽ bình tĩnh hơn và truyền cảm xúc tích cực cho những người khác!

13 - Cố vấn nhiều hơn quản lý

Ngay cả nhưng người quản lý giỏi cũng đã từng hoặc đang được một cố vấn hướng dẫn, nên hãy luôn nhắc nhở bản thân và cả nhóm về việc rèn luyện nâng cao kỹ năng hoặc học thêm điều gì đó mới

Dù trong hoàn cảnh rối ren của dịch bệnh cũng đừng lãng quên quyết tâm trau dồi học hỏi, bởi vì thành tựu từ việc học tập sẽ mang đến nhiều hiệu ứng tích cực và hướng đến một tương lai lạc quan!

Kết luận

Mỗi mẹo quản lý nhóm khi làm việc từ xa ở trên đều thuộc loại đơn giản nhưng không hề dễ dàng để áp dụng vào thời điểm ban đầu, nhưng cái chính là bạn, một người quản lý biết rằng mình và cả nhóm đang đi đúng hướng. 

Mỗi thứ đều đòi hỏi thời gian, sự chú ý và nhất quán. Nhưng chắc chắn rằng nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn. Tổ chức sẽ được hưởng lợi. Và bạn sẽ được trang bị nhiều hơn các năng lực quản lý tuyệt vời trước các tình huống đầy thách thức!


Tin tức liên quan

Checklist tiếp nhận nhân viên mới

Kỹ năng làm việc| 2021-10-19
Việc thiết lập các hoạt động để giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc & đạt được thành công. Tham khảo Checklist tiếp nhận nhân viên mới.

P.O.C là gì? Ứng dụng của P.O.C trong các lĩnh vực

Kỹ năng làm việc| 2021-10-14
Proof of Concept là gì? Cách mà POC được sử dụng trong các lĩnh vực trên thực tế ra sao? Cùng bài viết hôm nay khám phá những điều thú vị đó nhé.

Làm thế nào để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng làm việc| 2021-10-13
Cải thiện các kỹ năng làm việc rất quan trọng đối với một nhân viên. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số cách hiệu quả để nâng cao kỹ năng Giải quyết vấn đề.

Có những lợi thế gì khi tìm việc hậu covid

Kỹ năng làm việc| 2021-10-12
Chắc chắn rằng người tìm việc sẽ nhận được những lợi thế khi tìm việc hậu Covid, cùng tìm hiểu những điều đó trong bài viết này nhé!