Thành lập Bộ phận HR cho doanh nghiệp Startup

Các công ty lớn thường có nhiều chuyên gia nhân sự để quản lý nhân sự của họ. Tuy nhiên, các công ty Startup thì khác. Thông thường, họ làm việc với ngân sách eo hẹp, tập trung tối đa vào việc phát triển lợi nhuận của mình và không muốn bị ràng buộc bởi thủ tục và chính sách hành chính thừa thãi. Nhưng các công ty startup và doanh nghiệp nhỏ cần chiến lược nhân sự để thành công trong việc mở rộng quy mô. Hãy cùng khám phá lý do và cách thức thành lập bộ phận HR cho các công ty startup trông như thế nào trong thực tế!

Công ty Startup có cần HR không?

Câu trả lời ngắn gọn là CÓ; công ty startup cần vai trò của HR. Những người sáng lập trong các công ty startup thường đảm nhận nhiều vai trò cùng một lúc.

Họ đảm nhận một số công việc và nhiệm vụ, bao gồm cả Nhân sự, mặc dù không được đào tạo về nhân sự thích hợp. Thời gian dài và căng thẳng là điều phổ biến khi họ chạy đua để bắt đầu hoạt động kinh doanh và phát triển trong khi tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới. Do vậy, hạnh phúc của nhân viên và văn hóa công ty nằm ở cuối danh sách ưu tiên.

Vấn đề là điều này dẫn đến sự bất hòa lớn trong team, góp phần không nhỏ vào sự thất bại của các công ty Startup. 23% doanh nghiệp thất bại vì họ không có đội ngũ phù hợp. Đây là lý do tại sao cần phải có một nhân viên chuyên trách về hoạt động hoặc nhân sự từ rất sớm. 

Dành nguồn lực để phát triển các phương pháp nhân sự giúp công ty Startup đạt được thành công lâu dài trong việc thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu. Điều đó cuối cùng sẽ dẫn đến tăng trưởng kinh doanh.

Một công ty Startup có thể tiến vào con đường phát triển kinh doanh, nhưng hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất lớn vào việc quản lý con người.

HR làm gì trong một công ty startup?

Các vấn đề HR trong các công ty Startup thường do một hoặc nhiều nhân viên phụ trách mà họ không phải chịu trách nhiệm chính. Khi các công ty Startup thuê một nhân viên nhân sự tận tâm, họ thường bắt đầu như một bộ phận nhân sự một thành viên. Chính xác thì công việc của họ là gì?

Thiết lập cơ bản về các chính sách và quy trình nhân sự

Các chức năng nhân sự trong một công ty Startup bao gồm việc vạch ra các chính sách và thủ tục nền tảng để cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn và cấu trúc rõ ràng cho môi trường làm việc. Các chính sách và quy trình này cung cấp cho nhân viên một điểm tham chiếu để ứng xử chuẩn mực trong kinh doanh.

Các chính sách có thể bao gồm trả lương và phúc lợi cho nhân viên, nghỉ phép có lương và không lương, đi trễ, kỷ luật, internet và dữ liệu, quy tắc ứng xử, quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển, v.v. Chúng ta sẽ thảo luận các chính sách chi tiết hơn bên dưới.

Sắp xếp hồ sơ nhân viên

Bộ phận HR đảm bảo rằng các hồ sơ và tài liệu quan trọng được lưu giữ theo thứ tự, bao gồm thủ tục giấy tờ kinh doanh, sơ yếu lý lịch, đánh giá hiệu suất, nghỉ việc, tai nạn, thông tin nhạy cảm và hơn thế nữa.

Phát triển đội ngũ

Với nhân sự trong các công ty Startup, thông thường, những người sáng lập thường tuyển dụng từ bên trong network của họ. Từ đây hường dẫn đến các hoạt động tuyển dụng không chính thức và ít hoặc không có chiến lược để tiếp nhận nhân viên mới. Khi càng phát triển hơn thì điều này trông càng thiếu chuyên nghiệp và càng trở nên hỗn loạn.

HR đóng một vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới (thường là với các nhà quản lý tuyển dụng) và thiết lập cấu trúc cho toàn bộ hành trình nhân viên.

Đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định

Việc lập hồ sơ các chính sách và quy trình và đảm bảo công ty Startup vẫn tuân thủ luật pháp tại địa phương, quốc gia là điều bắt buộc để tránh một vụ kiện tiềm ẩn. Điều này đặc biệt quan trọng khi công ty phát triển lên đến hơn 50 nhân viên.

Cải thiện phúc lợi của nhân viên

HR cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc chăm sóc nhân viên và cải thiện sức khỏe của họ, cho dù đó là tinh thần, thể chất hay tài chính.

Họ sẽ đảm bảo những người mới tuyển dụng được cung cấp hợp đồng lao động phù hợp, được chào đón vào nhóm của họ, được đào tạo và cung cấp sự phát triển mà họ cần, có đầu mối liên hệ để giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào dựa trên con người và cung cấp cho họ khả năng tiếp cận với mức lương bình đẳng và sự an toàn nơi làm việc.

Xây dựng một môi trường làm việc hòa nhập

Một cuộc khảo sát của McKinsey cho thấy 39% người tham gia quyết định không nhận việc vì họ tin rằng tổ chức đó không đủ gắn bó. Điều này cho thấy rằng nhiều người mong muốn được làm việc ở một nơi nào đó mà họ và đồng nghiệp của họ phù hợp và cảm thấy được chào đón.

Nhân sự giúp nuôi dưỡng một môi trường làm việc hòa nhập, dẫn đến nhân viên hạnh phúc hơn, đổi mới hơn và mong muốn tiếp tục gắn bó với công ty mạnh mẽ hơn, tất cả đều cải thiện điểm mấu chốt. Tạo môi trường này sớm ở giai đoạn mới bắt đầu và việc duy trì khi công ty phát triển sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Chuẩn bị cho công ty phát triển

Cuối cùng, bộ phận HR giúp các công ty Startup chuẩn bị cho sự phát triển. Họ tạo ra các kế hoạch tuyển dụng, tiến hành nghiên cứu, phát triển văn hóa tổ chức và tạo ra các quy trình có thể mở rộng (chẳng hạn như tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên). Hơn nữa, nhóm nhân sự cũng phát triển khi công ty mở rộng.

Cách xây dựng bộ phận HR trong một công ty Startup?

Bây giờ bạn đã hiểu vai trò của HR trong một công ty Startup, sau đây là cách xây dựng bộ phận HR trong bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào ngay từ đầu.

1. Xác định mục tiêu, ưu tiên và mối quan tâm

Bước đầu tiên khi thành lập bộ phận HR là dành thời gian lắng nghe những người sáng lập, đội ngũ lãnh đạo và nhân viên Startup để hiểu về doanh nghiệp. Điều đó cho phép bạn làm quen với sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, đối tượng mục tiêu, ngành và chiến lược tổng thể.

• Tình trạng hiện tại của nhân sự trong công ty khởi nghiệp là gì?
• Những lĩnh vực đáng quan tâm nhất hoặc những trở ngại trong hoạt động là gì? 
• Những hệ thống và công cụ nào tồn tại? Chúng có khả năng mở rộng không, hay chúng cần được thay thế? 
• Cần phát triển những gì để đáp ứng tầm nhìn và mục tiêu tương lai của công ty? 
• Có những chính sách nào và chúng có duy trì các tiêu chuẩn công việc tối thiểu không? 
• Bạn có thể xác định các ưu tiên từ đây, điều này sẽ cung cấp cho bạn một lĩnh vực rõ ràng để bắt đầu xây dựng bộ phận HR của mình.

Nếu có các lo ngại về tuân thủ pháp luật, có thể nên tiến hành một cuộc đánh giá. Điều này liên quan đến việc xem xét các hướng dẫn tuân thủ của địa phương và quốc gia (cũng như các hướng dẫn dành riêng cho ngành) cho tất cả các chính sách, so sánh các thực tiễn hiện tại, xác định các lĩnh vực cần thay đổi, thực hiện và tuân thủ pháp luật, đồng thời tiếp tục đánh giá lại những nguyên tắc này.

Nhiều nhân viên và lãnh đạo sẽ có ít kiến ​​thức về những gì một bộ phận HR làm hoặc các luật liên quan đến nhân viên và doanh nghiệp. Hãy dành thời gian để hướng dẫn mọi người về chức năng của bộ phận HR và những gì mong đợi từ bộ phận HR.

2. Tập trung vào các nguyên tắc cơ bản về nhân sự trước tiên

Khi hình thành một chức năng nhân sự trong một công ty startup, trước tiên bạn nên tập trung vào những điều cần phải có. Điều này bao gồm các chính sách và tài liệu về những điều sau:

• Hồ sơ tuyển dụng
• Hợp đồng nhân viên
• Giờ làm việc & làm thêm giờ
• Chính sách nghỉ việc của nhân viên
• Quy tắc ứng xử
• Chính sách chống quấy rối và không phân biệt đối xử
• Thủ tục trả lương
• Hồ sơ hiệu suất của nhân viên
• Hoàn thành hồ sơ đào tạo
• Thủ tục kỷ luật
• Hồ sơ chấm dứt
• Tiết lộ lợi ích kinh doanh
• Chính sách về sức khỏe và an toàn nơi làm việc
• Chính sách truyền thông xã hội

Bạn không cần phải tạo tất cả các chính sách này từ đầu. Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu online, bạn có thể sử dụng và chỉnh sửa theo yêu cầu. Một số chính sách có thể được nhóm lại với nhau theo một chính sách. Một số tài liệu này có thể đã tồn tại một cách không chính thức hoặc vô tổ chức.

Làm việc với những gì bạn có và xây dựng các nguyên tắc cơ bản về nhân sự của bạn từ đây. Sau khi bạn đã phát triển một chính sách, hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên đều biết về chính sách đó và có thể dễ dàng truy cập vào chính sách đó.

Mỗi nhân viên nên có một hồ sơ nhân sự với các thông tin và tài liệu liên quan. Bạn có thể nói chuyện với người quản lý để thu thập thông tin cần thiết để tạo các file này và làm việc với IT để đảm bảo các hồ sơ điện tử riêng tư được lưu trữ an toàn.

3. Thiết lập quy trình tuyển dụng và tiếp nhận

Quy trình tuyển dụng là một phần chính của nhân sự trong các công ty Startup. Khi bạn phát triển, điều cần thiết là phải có một quy trình tuyển dụng và tiếp nhận chặt chẽ đáp ứng nhu cầu của các nhà tuyển dụng lẫn ứng viên. Điều này cho phép bạn thuê đúng người cho công ty của mình.

Bắt đầu bằng cách xác định những gì bạn muốn quy trình tuyển dụng trông như thế nào từ lần ứng tuyển đầu tiên cho đến ngày đầu tiên của nhân viên trong công ty Startup cho đến năm đầu tiên của họ. Điều này sẽ bao gồm:

• Các giai đoạn liên quan,
• Những đánh giá nào bạn sẽ sử dụng,
• Nạn sẽ cấu trúc các cuộc phỏng vấn như thế nào,
• Những mẫu và tài liệu nào cần được gửi và nhận,
• Thành viên nào của nhân viên sẽ tham gia và đưa ra quyết định,
• Điều gì xảy ra khi một nhân viên mới gia nhập,
• Làm thế nào để đảm bảo họ có mọi thứ họ cần để phát triển tốt vai trò của mình, làm thế nào để khiến họ hào hứng với nơi làm việc,...

Nhiều công ty Startup không cung cấp cho nhân viên mới những thỏa thuận làm việc chính thức, rõ ràng, nhưng đây là luật và là bước quan trọng để đảm bảo nhân viên của bạn hài lòng trong công việc và cảm thấy yên tâm. Thêm vào đó, điều này giúp bảo vệ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.

4. Tinh giản biên chế

Trước tiên, hãy hiểu các yêu cầu pháp lý và chính sách sẽ ảnh hưởng đến quy trình trả lương của bạn, tiến hành phân tích chi phí - lợi ích, sau đó quyết định xem nên thuê mướn, tự tuyển dung hay thuê ngoài hoàn toàn. Nhiều công ty Startup sử dụng các dịch vụ tuyển dụng thuê ngoài.

Bài viết liên quan

Dịch vụ headhunter là gì? Tìm headhunter ở đâu?

Trong ngành tuyển dụng hiện nay tồn tại rất nhiều hình thái nhằm đáp ứng nhu cầu tìm người và tìm việc trong thị trường lao động. Trong đó, có dịch vụ Headhunter, rất dễ bị nhầm lẫn với nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng. Bài viết này sẽ cùng bạn làm rõ về dịch vụ headhunter là gì? Và các thông tin liên quan khác để bạn có thể ra quyết định cộng tác với headhunter để tuyển nhân sự hoặc tìm việc không!

Nhân sự cần đánh giá những gì hiện đang có để thực hiện phụ cấp và phúc lợi. Điều này bao gồm tiền lương hàng năm hoặc lương theo giờ, hưu trí, nghỉ phép có lương và các phúc lợi như bảo hiểm y tế. Điều quan trọng là đảm bảo các cấu trúc này được chính thức hóa và thông báo cho nhân viên. Bước tiếp theo là thúc đẩy việc cung cấp phụ cấp và phúc lợi để bao gồm tiền thưởng, chia sẻ lợi nhuận và quyền chọn cổ phiếu.

Bạn cũng có thể muốn tạo một gói phần thưởng bao gồm các khuyến khích phi tiền tệ như sắp xếp công việc linh hoạt, thời gian nghỉ có lương và các chương trình khen thưởng. Chỉ bắt đầu cung cấp các đặc quyền như bàn bi da trong phòng nghỉ hoặc hỗ trợ chăm sóc sức khỏe khi bạn đã có các nguyên tắc cơ bản.

5. Bắt đầu xây dựng HR Tech Stack

Hầu hết các công ty Startup đều đang khởi động với ngân sách hạn chế, vì vậy bắt đầu với các công cụ miễn phí và chi phí thấp là cách tiếp cận tốt nhất. Các công ty Startup với một số ít người thường theo dõi mọi thứ bằng Excel, GG sheet. Tuy nhiên, khi team phát triển, điều này nhanh chóng trở nên không thể quản lý được.

Có rất nhiều công cụ và phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giúp bạn luôn có tổ chức và tuân thủ, đồng thời không tốn nhiều chi phí. Hãy dành thời gian để nghiên cứu các lựa chọn và chọn những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp - điều này sẽ mang lại hiệu quả trong tương lai.

Đánh giá các công cụ hiện tại bạn có và liệu chúng có hữu ích và cần thiết hay cần thay thế. Xác định ngân sách chính xác để sử dụng và sau đó bắt đầu chỉ định ngân sách dựa trên danh sách các ưu tiên của bạn. Đảm bảo tất cả phần mềm và công cụ bạn chọn tích hợp với nhau và không tạo thêm công việc.

Một số hệ thống cốt lõi cuối cùng bạn sẽ cần phải có tại chỗ bao gồm:

• Tính lương 
• Hệ thống quản lý lực lượng lao động
• HRIS
• Hệ thống theo dõi ứng viên
• Hệ thống đào tạo và phát triển
• Hệ thống quản lý hiệu quả

6. Lấy nhân viên làm trung tâm

Để thực hiện việc này, hãy lên lịch các cuộc họp trực tiếp và họp nhóm với nhân viên, người quản lý và lãnh đạo (trong các nhóm riêng biệt) và tạo không gian an toàn để thảo luận cởi mở. Bạn cũng có thể gửi khảo sát ẩn danh nhưng ở những công ty có ít nhân viên, họ có thể có những lo ngại về quyền riêng tư. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải thông báo tính bảo mật.

Lắng nghe nhân viên

Cho nhân viên thấy rằng giọng nói của họ rất quan trọng. Lắng nghe họ, hiểu họ hơn và đặt các câu hỏi tiếp theo. Tìm hiểu điều gì thúc đẩy họ - điều này là khác nhau đối với tất cả mọi người. Hãy chuyên nghiệp và gắn bó. Điều này giúp thiết lập vị trí của bạn như một chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự.

Phản ứng kịp thời linh hoạt

Bắt đầu bằng cách giải quyết kịp thời các mối quan tâm cấp bách và cập nhật cho nhân viên về các bước để thực hiện việc này. Nếu không làm như vậy sẽ dẫn đến sự thiếu tin tưởng trong. Tiếp theo, lập một kế hoạch đào tạo và phát triển để nhân viên có thể đạt được những kỹ năng mới và tiến bộ trong sự nghiệp của họ trong công ty. Mỗi nhân viên nên có kế hoạch phát triển cá nhân của riêng họ.

Đào tạo và định hướng

Các công ty Startup thành công nhất xây dựng văn hóa lấy nhân viên làm trung tâm và biến sự tăng trưởng và phát triển trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa công ty của họ. Nhân tài hàng đầu mong đợi được cố vấn và phát triển trong vai trò của họ, đó là chìa khóa để thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi nhất. Ngoài ra, nhân viên của bạn là những người thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển, vì vậy việc giúp họ hoạt động ở mức cao nhất là rất hợp lý.

7. Xây dựng vai trò HR với DEIB

Làm việc về HR cho các công ty Startup, điều cần thiết là phải lưu ý đến sự Diversity (đa dạng), equity (công bằng), inclusion (hòa nhập) và belonging - thuộc về (DEIB) khi tạo chính sách và quy trình cũng như trong quá trình tuyển dụng. 

Điều này giúp xây dựng sự đa dạng trong công ty Startups ngay từ đầu và tạo tiền lệ cho một môi trường mà tất cả nhân viên cảm thấy được chào đón, hỗ trợ, an toàn và được tôn trọng bất kể giới tính, tôn giáo, dân tộc hoặc xu hướng tình dục. Điều này dẫn đến những nhân viên hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn. Khi bạn mở rộng quy mô công ty khởi nghiệp, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng thu hút các ứng viên đa dạng hơn.

Tạm kết

Thiết lập bộ phận HR càng sớm càng tốt, giúp các công ty Startup phát triển đội ngũ của họ và tạo ra một môi trường làm việc thân thiện trong khi vẫn đi đúng hành trình để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đây là chìa khóa cho các công ty Startup hy vọng mở rộng quy mô thành công và xây dựng một đội ngũ gắn kết muốn phát triển cùng công ty.