Vai trò và thách thức của HR trong quản lý chuyển đổi số

Những tiến bộ công nghệ đang ngày càng thay đổi cách thức làm việc của các doanh nghiệp và nhân viên của họ. Các tổ chức tập trung vào cải tiến liên tục sẽ nắm bắt tiến trình này để duy trì tính cạnh tranh và thúc đẩy năng suất. Tuy nhiên, họ phải quản lý các chuyển đổi số một cách khéo léo. Hãy cùng tìm hiểu về quản lý chuyển đổi số trong quản trị nhân sự có thể thúc đẩy nó.

Quản lý chuyển đổi số là gì?

Quản lý chuyển đổi số là quá trình áp dụng các nguyên tắc quản lý thay đổi trong bối cảnh chuyển đổi kỹ thuật số. Quản lý thay đổi điều hướng quá trình thích ứng và giúp mọi người tiếp thu, chấp nhận và thực hiện thay đổi.

Một sáng kiến ​​chuyển đổi kỹ thuật số chắc chắn sẽ không đạt được hiệu quả nếu nó không được triển khai tốt. Bạn không thể chỉ cài đặt công nghệ mới và hy vọng nhân viên của bạn sẽ tiếp nhận nó tốt. Thay đổi kỹ thuật số phải kết hợp các kỳ vọng và ưu tiên khác nhau của nhiều bên liên quan.

Nhân sự cần giúp tạo ra một tư duy cởi mở và dễ tiếp thu trong tổ chức đối với việc chuyển đổi số. Khi nhân viên có khả năng phục hồi và bền bỉ để khai thác các công nghệ và cách thức làm việc mới, hiệu quả của họ sẽ được nâng cao. Chúng ta sẽ đi sâu vào vai trò của HR trong việc quản lý thay đổi kỹ thuật số hàng đầu ở phần sau của bài viết này.

Các giai đoạn của quản lý chuyển đổi số

Kế hoạch quản lý sự thay đổi đặt nền tảng cho sự chuyển đổi số hiệu quả và hướng dẫn các nhà lãnh đạo thông qua các giai đoạn chuyển đổi, giúp nhân viên thích ứng trong suốt quá trình.

Dưới đây là tổng quan về quy trình quản lý chuyển đổi số gồm 6 giai đoạn được áp dụng từ 7Summits Ways:

1. Chuẩn bị

Trước khi bạn tham gia vào hậu cần của chuyển đổi số, điều quan trọng là phải có một bức tranh thực tế về các quy trình công việc hiện tại và những gì hiệu quả hoặc không hiệu quả về chúng. Sau đó, bạn có thể quyết định những gì cần thực hiện để đưa hoạt động của bạn đến nơi họ cần.

2. Xác định

Bạn cần phải rõ ràng về các yêu cầu của giải pháp kỹ thuật số, những gì nó cần đạt được và nó sẽ là một cải tiến như thế nào. Các hành động sau có thể giúp bạn trong giai đoạn này:

• Phỏng vấn các bên liên quan để suy nghĩ về tác động đối với thực tế hiện tại và những gì sẽ phải thay đổi.

• Xác định ai sẽ bị ảnh hưởng và điều này sẽ thay đổi cách làm việc hiện tại như thế nào.
• Xác định các nguồn lực bạn sẽ cần.
• Tìm kiếm những cá nhân có chuyên môn phù hợp và là những người giao tiếp hiệu quả để dẫn dắt và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình.

3. Thiết kế

Giai đoạn này là nơi bạn lấy tất cả thông tin bạn đã thu thập được và thu thập một kế hoạch đào tạo và trải nghiệm kỹ thuật số của nhân viên, bao gồm:

• Các mục tiêu mà thay đổi sẽ hỗ trợ
• Phạm vi của dự án bằng cách đặt tên những gì nó sẽ và sẽ không bao gồm.
• Các kỹ năng cần được xây dựng để nắm bắt giải pháp kỹ thuật số
• Các chỉ số đo lường hoàn thành sẽ là gì.
• Các chiến lược tiếp nhận nhân viên mới
• Tính toán những điều chưa biết hoặc những rào cản tiềm ẩn có thể phát sinh và có kế hoạch ngăn chặn hoặc hạn chế chúng.

4. Xây dựng

Bây giờ đã đến lúc thực hiện thay đổi và triển khai các giải pháp bằng chương trình thử nghiệm cho một cơ sở người dùng nhỏ để nhận phản hồi và đầu vào của họ. Dưới đây là một số ý tưởng cho phần này của quy trình:

• Đặt mục tiêu ban đầu có thể dễ dàng đạt được để ăn mừng chiến thắng sớm.
• Lên lịch các cuộc họp thường xuyên với các nhà lãnh đạo và nhà phát triển để cộng tác và theo dõi tiến độ.
• Khi nhân viên bắt đầu tìm hiểu các quy trình mới, hãy nhắc họ rằng thay đổi sẽ có lợi như thế nào khi được thực hiện đầy đủ.
• Kết hợp phản hồi của nhân viên thành một giải pháp khả thi và lộ trình về những cải tiến trong tương lai sẽ đòi hỏi

5. Khởi chạy

Đây là nơi bạn giới thiệu đầy đủ các giải pháp cho nhiều đối tượng và quy mô lớn hơn. Các hành động mà ban quản lý có thể thực hiện trong quá trình khởi chạy bao gồm:

• Tiến bộ từ tư duy quản lý dự án sang tư duy quản lý chương trình.
• Áp dụng tất cả các chiến lược áp dụng kỹ thuật số để trao quyền cho nhân viên thực hiện các thay đổi tại chỗ.
• Truyền đạt đều đặn để nhắc lại tầm nhìn của tổ chức và nhắc nhở mọi người tại sao chuyển đổi số lại quan trọng.
• Sử dụng sự củng cố tích cực để kết nối nhân viên với những thay đổi và chào đón chúng như một điều bình thường mới, để các quy trình mới luôn gắn bó.

6. Giám sát việc tiếp nhận

Ngay cả khi quá trình chuyển đổi kỹ thuật số diễn ra suôn sẻ, bạn phải xem lại tiến trình của tổ chức mình và phân tích kết quả. Điều này có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc có giá trị có thể được xem xét cho các nỗ lực thay đổi trong tương lai. Các cách để giám sát việc áp dụng bao gồm:

• Thu thập thông tin phản hồi để tìm cách tăng mức độ áp dụng và đánh giá xem bạn có đang đáp ứng các mục tiêu đã định hay không.
• Xác định nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ cản trở nào và tìm ra cách giải quyết chúng.

Những thách thức quản lý chuyển đổi số

Một sáng kiến ​​tại nơi làm việc kỹ thuật số là một trải nghiệm phức tạp và sẽ có một số rào cản trong quá trình thực hiện. Cố gắng xử lý các tình huống bạn không mong đợi có thể gây căng thẳng, nhưng lường trước và chuẩn bị cho một số trở ngại này sẽ giúp bạn phản ứng chủ động và giảm thiểu rủi ro.

Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải:

Sự phản kháng từ nhân viên và lãnh đạo

Con người có xu hướng tự nhiên là muốn duy trì hiện trạng và ngại các thay đổi, hoặc thậm chí sợ hãi những gì không quen thuộc. Sự chần chừ để thay đổi có thể được tìm thấy ở mọi bộ phận của tổ chức.

• Các nhà điều hành cần phải là những nhà tài trợ hỗ trợ cho sự thay đổi và họ có quyền lực đối với ngân sách. Ngay cả khi hành động mua của họ có ngay từ đầu, nó có thể giảm dần theo thời gian nếu họ không thấy kết quả tức thì. Điều này có thể thiết lập một ảnh hưởng đến sự tham gia của nhân viên.
• Đối với nhân viên, sự phản kháng có thể xuất phát từ sự thiếu tin tưởng vào ban lãnh đạo và cho rằng sự gián đoạn trong thói quen của họ thực sự sẽ khiến công việc của họ trở nên khó khăn hơn. Nó cũng có thể là một phản ứng cảm xúc liên quan đến nỗi sợ hãi thất bại và công nghệ tiếp quản vai trò của họ.

Ngoài ra, các trưởng bộ phận có thể nghĩ rằng hệ thống của họ hoạt động tốt như hiện tại và không xem xét các nhu cầu rộng hơn của tổ chức.

Thiếu khuyết kỹ năng kỹ thuật số

Do thị trường nhân tài cạnh tranh hoặc các nhiệm vụ vị trí hiện tại không dựa vào công nghệ, một số nhân viên có thể thiếu các kỹ năng kỹ thuật số mà họ cần để áp dụng các công cụ và hành vi mới.

Tùy thuộc vào tổ chức, bạn có thể không chỉ cho rằng tất cả nhân viên hiện tại sẽ dễ dàng chấp nhận hoặc học hỏi các kỹ năng cần thiết để hoạt động trong năng lực kỹ thuật số. Một số nhà tuyển dụng có thể phải cung cấp các khóa đào tạo sâu rộng trong suốt quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.

Không có định nghĩa về thành công

Phải có sự hiểu biết về những gì tổ chức muốn đạt được với việc áp dụng kỹ thuật số. Nếu bạn không biết mình đang đi đâu, bạn sẽ không thể biết khi nào bạn đến đó. Nhân viên cần có thể hình dung ra hướng đi của họ để đi đúng hướng bằng các công cụ mới. Nếu không, chúng có thể bị mất phương hướng và phải sử dụng các phương pháp cũ.

Thiếu tầm nhìn rõ ràng về những gì bạn đang phấn đấu có thể khiến việc triển khai và theo dõi các chỉ số xác định sự thành công của kế hoạch chuyển đổi số trở nên khó khăn.

Sự cố liên lạc

Giao tiếp với tất cả các bên liên quan là trung tâm của việc quản lý thay đổi kỹ thuật số thành công. Mọi người cần biết điều gì sẽ xảy ra và điều gì sẽ xảy ra khi nó xảy ra. Đôi khi, việc giao tiếp với khách hàng được chú trọng nhiều nhưng lại không đủ với nhân viên. Khi giao tiếp không thành công tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình, nó có thể gây ra sự thất vọng và chậm trễ.

Thông điệp nhất quán từ các nhà lãnh đạo và nhóm quản lý thay đổi về các mục tiêu và tiến độ là rất quan trọng để ngăn ngừa sự không chắc chắn. Ngoài ra, phải có các kênh để lãnh đạo và các thành viên chia sẻ ý kiến. Nếu không, sẽ có khả năng lan truyền tin đồn hoặc thông tin sai lệch.

Tốc độ chuyển đổi

Quản lý một quá trình thay đổi có thể giống như một hành động tung hứng. Nếu không có một hệ thống theo dõi tốt và các quy trình hài hòa, thật khó để theo kịp nhiều dự án đồng thời và tất cả những thay đổi liên tục xảy ra trong thế giới công việc.

Nhân viên cũng có thể trở nên mệt mỏi khi đối mặt với sự thay đổi liên tục, điều này có thể ảnh hưởng đến sự tham gia và hiệu suất của họ. Nếu bạn không giải quyết được vấn đề này, nó có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án.

Công nghệ mở rộng việc làm

Công nghệ đã tạo ra các công cụ và quy trình làm việc mới lạ, thay đổi đáng kể cách mọi người làm việc và thêm các khía cạnh mới cho trách nhiệm của họ. Đôi khi điều này có thể cảm thấy phiền phức, mặc dù tự động hóa nhằm đơn giản hóa công việc.

Nếu trọng tâm của bạn là thiết lập và chạy các công cụ kỹ thuật số mới càng nhanh càng tốt, bạn sẽ dễ dàng bỏ qua các bước quan trọng trong quy trình. Không cung cấp đào tạo đầy đủ hoặc giảm thời gian thử nghiệm và chuyển đổi có nhiều khả năng làm giảm năng suất vì nhân viên chưa hoàn toàn sẵn sàng.

Tạm kết

Chuyển đổi số thành công không chỉ được công bố và sau đó được thực thi. Để được tiếp nhận tốt trong toàn bộ lực lượng lao động, nó phải được truyền đạt một cách có chủ ý và phát triển một cách chu đáo. Các tổ chức muốn thành công trong kỷ nguyên kỹ thuật số phải đảm bảo quản lý chuyển đổi số hiệu quả. HR đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý sự chuyển đổi số từ bên trong, đẩy nhanh quá trình áp dụng công nghệ của nhân viên và cuối cùng là thay đổi cách họ làm việc.