Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án nhân sự

Với thị trường lao động và công nghệ thay đổi nhanh chóng cách thức hoạt động của các doanh nghiệp, HR cần có các công cụ để giúp họ tuyển dụng, quản lý và giữ chân nhân viên, đảm bảo sự thành công của một tổ chức. Kế hoạch quản lý dự án nhân sự một cách làm việc thông minh hơn cho phép các nhóm nhân sự thực hiện các nhiệm vụ và kế hoạch của họ một cách có tổ chức và hiệu quả.

Quản lý dự án nhân sự là gì?

Quản lý dự án nhân sự đề cập đến việc sử dụng và áp dụng các kỹ năng và nguyên tắc quản lý dự án cho các mục đích nhân sự để hợp lý hóa công việc và đạt được các mục tiêu của dự án. Hơn nữa, các quy trình và công cụ quản lý dự án chính thức giúp giảm thiểu rủi ro và tăng tỷ lệ thành công của một loạt các nhiệm vụ nhân sự.

5 Giai đoạn quản lý dự án nhân sự điển hình

• Khởi xướng - Bắt đầu dự án, xác định các mục tiêu cốt lõi và đánh giá xem bạn có các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án hay không.
• Lập kế hoạch - Lập kế hoạch những nhiệm vụ cần hoàn thành và theo trình tự nào, tạo ngân sách và phân bổ nguồn lực.
• Tiến hành - Bắt đầu từ phần trung tâm của dự án, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ.
• Kiểm soát - Giám sát những gì nhóm làm và theo dõi thời gian thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ để dự đoán phạm vi của các dự án trong tương lai.
• Kết thúc - Tổng kết kết quả cuối cùng và đánh giá việc thực hiện của đội và cá nhân.

Dưới đây là một ví dụ về những giai đoạn này trông như thế nào khi quản lý một dự án nhân sự cụ thể.

Lợi ích của quản lý dự án trong nhân sự

Quản lý dự án trong lĩnh vực nhân sự có rất nhiều lợi ích tiềm năng cho toàn bộ tổ chức.

Giữ được trọng tâm và căn chỉnh

Quản lý dự án bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và hướng dẫn một nhóm hoàn thành xuất sắc các mục tiêu đó. Khi bạn có các mục tiêu rõ ràng và được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, các thành viên trong nhóm sẽ luôn tập trung và có động lực vì họ biết mình muốn hoàn thành mục tiêu gì.

Hợp tác tốt hơn

Việc yêu cầu nhân viên tự “làm việc cùng nhau” không có khả năng dẫn đến các thay đổi mong muốn trong khi nhà quản lý dự án và khuôn khổ quản lý dự án có thể làm được điều này!

Khi tất cả các vai trò trong dự án được xác định rõ ràng, sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên trơn tru và gắn kết hơn. Tránh nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể. Điều này trở nên quan trọng với các dự án đòi hỏi sự hợp tác của 2 hoặc nhiều bộ phận. 

Ví dụ: Khởi chạy một trang “Tuyển dụng” mới sẽ liên quan đến Bộ phận HR và IT. Một chiến dịch tuyển dụng sẽ cần nhân sự cũng như đội ngũ  Marketing.

Tăng năng suất & quản lý khối lượng công việc hiệu quả

Sự hiểu biết rõ ràng về tất cả các nhiệm vụ cùng với biểu đồ Gantt giúp quản lý khối lượng công việc của những người tham gia vào dự án và các quy trình minh bạch tạo ra chỗ trống cho hiệu quả và năng suất cao hơn.

Các nhóm nhân sự thường làm việc đồng thời với nhiều dự án quan trọng. Do đó, các kỹ năng và thủ tục quản lý dự án có thể thúc đẩy năng suất trong toàn bộ tổ chức.

Phương pháp này cũng yêu cầu vận dụng các công cụ quản lý thời gian, điều này có thể giúp dự đoán thời gian thực hiện các nhiệm vụ trong tương lai một cách chính xác hơn và xác định bất kỳ nhân viên nào làm tốt hơn hoặc kém hiệu quả hơn để có giải pháp điều chỉnh!

Sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Quản lý dự án trong lĩnh vực nhân sự cung cấp một cái nhìn tổng quan chắc chắn về bất kỳ dự án nào và các mục tiêu của dự án đó, cho phép bạn ưu tiên địa điểm và thời điểm bạn đầu tư các nguồn lực hữu hạn, bao gồm cả thời gian và tiền bạc. Điều này giúp đội ngũ nhân sự bám sát lịch trình, ngân sách và sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất.

Cải tiến tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên

Quản lý dự án cũng sẽ có tác động tích cực đến việc tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới. Các nguyên tắc quản lý dự án linh hoạt có thể dẫn đến các chương trình tuyển dụng đầy cảm hứng và sự gia tăng số lượng và chất lượng ứng viên, nhân viên mới bắt đầu vai trò của họ với sự đào tạo phù hợp và được trang bị tốt hơn để thực hiện cũng như sử dụng tốt hơn tài năng trong toàn tổ chức

Quan sát được từ khái quát đến chi tiết

Việc nắm bắt rõ ràng các mốc thời gian và tiến độ cho phép bộ phận HR thường xuyên cập nhật thông tin lãnh đạo về các dự án và có được cái nhìn sâu sắc có giá trị về các ưu tiên của nhóm khi làm việc với các cản trở hoặc nguồn lực hạn chế. 

Các chuyên gia nhân sự có thể thấy cách các mục tiêu của dự án phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của tổ chức và truyền đạt điều này cho ban lãnh đạo.

Vận dụng các yếu tố quản lý dự án vào nhân sự

Có một số khía cạnh của quản lý dự án có thể giúp cải thiện cách bạn làm việc ngay cả khi không áp dụng phương pháp quản lý dự án nhân sự đầy đủ trong bộ phận HR của mình! Đó là:

1. Xác định phạm vi dự án trước khi bắt đầu

Bước đầu tiên là đánh giá tính ngắn gọn của dự án của bạn.

Dưới đây là một số câu hỏi hữu ích để hỏi:

• Quy mô của dự án là bao nhiêu?
• Mục tiêu của dự án là gì?
• Cần những nguồn lực nào để đạt được những mục tiêu này?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn tạo ra các mốc thời gian và lộ trình thực tế để hoàn thành dự án một cách thành công.

2. Điều chỉnh có thể diễn ra vào bất cứ giai đoạn nào

Có một kế hoạch là quan trọng, nhưng chắc chắn sẽ có những thách thức bất ngờ và những thay đổi trong hoàn cảnh đòi hỏi bạn phải điều chỉnh kế hoạch ban đầu của mình. Đây là lý do bắt buộc phải xem kế hoạch dự án của bạn như một chỉ dẫn thay vì một quy trình cứng nhắc phải tuân theo bất kể điều gì.

Nếu kế hoạch của bạn cần thay đổi, hãy tham khảo những thay đổi được đề xuất với team dự án để đảm bảo mọi người đều nắm được và cùng điều chỉnh để thích hợp!

3. Tổ chức các cuộc họp đều đặn

Để đảm bảo quản lý dự án nhân sự thành công, team cần thường xuyên cung cấp và nhận thông tin cập nhật về tiến độ trong suốt các giai đoạn khác nhau của dự án. Đảm bảo các thành viên trong nhóm biết những gì cần chuẩn bị cho các cuộc họp và những câu hỏi nào họ có thể cần trả lời.

Điều này dẫn đến các cuộc họp hiệu quả, nơi bạn có thể xác định và giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành trở ngại lớn hơn.

4. Nâng cao kỹ năng quản lý dự án cho nhóm

Khuyến khích và hỗ trợ các thành viên trong nhóm học tập và phát triển các kỹ năng quản lý dự án như quản lý các bên liên quan, lập kế hoạch, giải quyết vấn đề chủ động và quản lý thay đổi. 

Những kỹ năng như thế này giúp ích cho các thành viên trong nhóm được trang bị tốt, những người có thể quản lý hiệu quả các dự án nhân sự khác nhau.

5. Cân nhắc sử dụng công cụ quản lý dự án

Có rất nhiều công cụ, bao gồm Asana, Trello và Airtable, có thể giúp quản lý và điều hướng các dự án bằng cách cung cấp tổng quan về trách nhiệm, người phụ trách công việc gì, thông tin chi tiết về trạng thái nhiệm vụ và cho phép các thành viên trong nhóm trao đổi

Một công cụ chuyên dụng giúp bạn luôn có tổ chức và theo dõi tiến độ từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành bất kỳ dự án nào.

6. Tiến hành đánh giá

Sau khi bạn hoàn thành dự án hay một mục tiêu, sẽ có lợi khi đánh giá điều gì tốt và điều gì chưa tốt để bạn có thể học hỏi từ những sai lầm hoặc sơ suất và cải thiện lần sau. Tiến hành đánh giá dự án có nghĩa là bạn sẽ có một danh sách các cải tiến được đề xuất trước khi dự án tiếp theo bắt đầu.

7. Tuyển dụng giám đốc dự án nhân sự

Nếu bạn nhận ra những lợi ích của phương pháp quản lý dự án nhân sự và muốn áp dụng nó như một bộ phận, thì việc chiêu một một người quản lý dự án nhân sự  là bước hợp lý tiếp theo. Có thể có ai đó trong nhóm của bạn quan tâm và phù hợp với vai trò này, hoặc bạn có thể cần tuyển bên ngoài.

Vai trò của người quản lý dự án nhân sự là lập kế hoạch, chỉ đạo và thực hiện các chương trình nhân sự khác nhau liên quan đến quản lý nhân sự, phát triển nhân viên và dịch vụ khách hàng.

Tạm kết

Ngay cả khi bạn không áp dụng phương pháp quản lý dự án nhân sự đầy đủ, bạn có thể áp dụng một số yếu tố của nó, như xác định phạm vi dự án, tiến hành các cuộc họp tình trạng dự án và thêm đánh giá vào quy trình làm việc của bạn. Quản lý dự án nhân sự dẫn đến cách thức làm việc hiệu quả và năng suất hơn, đồng thời tăng cơ hội hoàn thành bất kỳ mục tiêu nà, đồng thời phát hiện ra những cải tiến cho những mục tiêu sau!