Sự khác biệt giữa hiệu quả và hiệu suất công việc

Hiệu quả và hiệu suất là hai từ thông dụng trong thế giới kinh doanh và công việc nói chung. Tuy nhiên, chúng thường được hiểu và sử dụng chưa chính xác. Kết hợp một phương pháp vận hành vừa hiệu quả vừa hiệu suất là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Biết được sự khác biệt giữa hai hiệu quả và hiệu suất là bước đầu tiên để phát triển các phương pháp vận hành và làm việc tốt hơn.

Phân biệt hiệu quả và hiệu suất?

Hiệu suất (Efficiency) là làm đúng cách, trong khi Hiệu quả (Effectiveness) là làm đúng điều cần làm.

Một kết quả nào đó được xem là Hiệu quả (Effectiveness) nếu nó đúng như dự định, mặt khác kết quả được được xem là hiệu suất tốt nếu quá trình tạo ra kết quả đó sử dụng ít tài nguyên nhất.

⇒ Như vậy một kết quả có thể hiệu quả nhưng chưa chắc đã hiệu suất!

Ví dụ giải thích

Ví dụ dưới đây sẽ làm rõ hơn về sự khác biệt giữa hiệu quả và hiệu suất.

• Có hiệu quả: Cô A phát triển một email bán hàng chung mà cô có thể gửi cho 100 khách hàng tiềm năng mỗi ngày. 2% số email của cô ấy đi đến việc chốt đơn hàng.
• Có hiệu suất: Cô B đã nghiên cứu các khách hàng tiềm năng trước rồi sau đó mới tạo ra một email phù hợp cho từng nhóm khách hàng. Sau đó chỉ gửi 10 email mỗi ngày. 40% số email của cô ấy đi đến việc chốt đơn hàng.

A đã tìm ra cách để tối đa hóa số giờ làm việc của mình vẫn đảm bảo số lượt liên hệ của khách hàng mỗi ngày. Cô ấy có cùng nguồn lực với Bob (thời gian, nỗ lực, danh sách khách hàng tiềm năng, v.v.) nhưng gửi được nhiều email hơn. Cô đã sắp xếp hợp lý quy trình tiếp cận một lượng lớn khách hàng một cách nhanh chóng. Vì vậy, A hiệu suất nhưng chưa hiệu quả.

Mặt khác, B có chiến lược chốt doanh số thường xuyên hơn. Cô ấy dành nhiều thời gian và công sức hơn cho mỗi email, nỗ lực đó được đền đáp với tỷ lệ thành công cao hơn. B đã ưu tiên phát triển các kết nối có ý nghĩa hơn là liên hệ với số lượng khách hàng tối đa trong khung thời gian ngắn nhất. B đã tập trung vào mục tiêu bán sản phẩm của công ty hơn là thực hiện chức năng đó một cách nhanh chóng. B hiệu quả nhưng chưa hiệu suất.

Phân tích nhanh về sự khác biệt giữa hiệu quả và hiệu suất:

Hiệu suất

• Định hướng theo quy trình (các phương pháp tốt nhất có thể với ít tài nguyên bị lãng phí nhất)
• Cải thiện quy trình làm việc hiện tại
• Có thể đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số xác định trước
• Cách lựa chọn thời điểm, thời gian 
• Vấn đề tỷ lệ đầu vào / đầu ra
• Chủ yếu quan tâm đến các cơ chế nội bộ (sử dụng các nguồn lực tối thiểu của công ty để có được lợi nhuận tối đa)

Hiệu quả

• Định hướng mục tiêu (kết quả tốt nhất có thể, bất kể tài nguyên được sử dụng)
• Cải thiện chất lượng công việc (định hướng tương lai)
• Khó đo lường
• Không kể thời điểm, thời gian
• Tỷ lệ đầu vào / đầu ra không quan trọng
• Chủ yếu quan tâm đến kết quả cuối cùng và mức ảnh hưởng (vị thế cạnh tranh trên thị trường)

Hiệu quả và hiệu suất tập trung vào các khía cạnh khác nhau của một doanh nghiệp đang hoạt động tốt nhưng chúng không hề loại trừ lẫn nhau mà cón có liên hệ nhất định giúp doanh nghiệp có sự phát triển toàn diện nhất.

Ưu tiên Hiệu quả hay Hiệu suất?

Hiệu quả phải là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào, theo sau là phát triển các phương pháp tăng hiệu suất. 

Ví dụ: nếu đây là lần đầu tiên bạn nướng một chiếc bánh để đem đi bán, bạn sẽ quan tâm nhiều hơn đến việc tạo ra một món tráng miệng ngon hay việc làm sao để khôn tốn nhiều nguyên liệu và nhanh nhất? Rõ ràng, mang đến một món ăn ngon quan trọng hơn việc nướng nó một cách hiệu suất.

Tương tự như vậy, các công ty chỉ nên cố gắng thực hiện các nhiệm vụ có hiệu quả thúc đẩy lợi nhuận và tăng trưởng. Vì sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu phát triển một dự án với ít nguồn lực, trong một khoảng thời gian ngắn mà dự án đó không phù hợp với các mục tiêu của công ty.

Biết làm đúng trước khi làm tốt hơn!

Vấn đề lớn nhất của việc ưu tiên hiệu suất hơn là hiệu quả là mọi người có thể không bao giờ thực sự thực hiện nhiệm vụ của mình bởi vì họ sẽ trở nên bế tắc khi cố gắng tối ưu hóa cách họ làm chứ không phải là hoàn thành việc đó. 

Điều cần thiết trước tiên là học cách thực hiện một nhiệm vụ, ngay cả khi phương pháp của bạn chưa tối ưu. Sau đó, bạn có thể lặp lại và cải thiện, giúp việc hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả của bạn trở nên hiệu suất hơn.

Bước đầu tiên để tạo nên một công ty phát triển là tập trung vào tính hiệu quả, thậm chí đối mặt với cái giá của hiệu suất. Một khi doanh nghiệp đã áp dụng được các phương pháp một cách hiệu quả, công ty có thể bắt đầu thực hiện các phương pháp đó hiệu suất hơn.

Một nhà lãnh đạo hiệu quả sẽ làm gì?

Một nhà lãnh đạo hiệu quả nhìn ra ngoài giới hạn của công ty mình để hướng tới bức tranh toàn cảnh hơn. Người đó đặt ra kỳ vọng rằng các cá nhân có thể dễ dàng phù hợp với thực tiễn công việc của họ. Cần có kỷ luật và tư duy dài hạn để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả. Làm theo các gợi ý sau có thể làm cho khả năng lãnh đạo của bạn hiệu quả hơn:

Làm những điều đúng!

Nghe có vẻ đơn giản nhưng làm những điều đúng không tốt chắc chắn sẽ quan trọng hơn việc làm tốt những điều sai. Các nhà lãnh đạo hiệu quả thì sẽ tập trung việc quản lý nhân viên của họ nên chỉ dành thời gian cho công việc phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty.

Tìm kiếm phản hồi

Các nhà lãnh đạo hiệu quả nhận thức được sự tồn tại của những điểm “mù” của họ. Họ đánh giá cao sự đóng góp từ những nhân viên có ý tưởng về việc phát triển các phương pháp hiệu quả hơn và truyền cảm hứng cho những người khác để tạo ra những ý tưởng có thể hỗ trợ công ty.

Tuyển dụng và đào tạo những người phù hợp 

Bạn có thể có những chiến lược tốt nhất trên thế giới, nhưng nếu bạn không có nguồn nhân lực để biến nó thành hiện thực, bạn sẽ chẳng có gì bên cạnh. Các nhà lãnh đạo hiệu quả đầu tư vào các chiến lược tuyển dụng thu hút nhân tài hàng đầu.

Họ cũng phát triển thế mạnh của nhân viên hiện có và trân trọng những người đóng góp tốt nhất vào hiệu quả của công ty.

Hợp lực 

Các mục tiêu của công ty đều ổn và tốt, nhưng chúng cần nhiều bộ phận và vô số cá nhân để hiện thực hóa. Các nhà lãnh đạo hiệu quả biết cách khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp để tất cả nhân viên hiểu được mục tiêu rộng lớn hơn của họ là gì và bản thân mỗi nhân viên phù hợp với những mục tiêu đó ở đâu.

Quản lý thời gian

Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của công ty. Các nhà lãnh đạo hiệu quả tối đa hóa thời gian của họ bằng cách tập trung vào các chiến lược dài hạn và xác định các mục tiêu của công ty. Họ không bị sa lầy vào những công việc vụn vặt hàng ngày, thay vào đó tìm cách tối ưu hóa giá trị của những công việc đó.

Đưa ra quyết định

Các nhà lãnh đạo hiệu quả đưa ra các quyết định có tầm ảnh hưởng lớn bằng cách sử dụng ý kiến ​​đóng góp của những người xung quanh. Họ cũng tính đến cả yếu tố bên trong (nguồn lực sẵn có) và yếu tố bên ngoài (xu hướng thị trường) trước khi đi đến quyết định.

Từ hiệu quả tiến đến hiệu suất

Một khi một công ty áp dụng các phương pháp hiệu quả ổn định, thì bước tiếp theo là nâng cao hiệu suất. Nếu một công ty có sản phẩm chất lượng hàng đầu nhưng lại gặp trắc trở trong việc cung cấp sản phẩm đó cho khách hàng một cách hiệu suất, thì họ sẽ khó để cạnh tranh trên thị trường. Không phải ưu tiên những việc tiến đến hiệu suất là hoàn toàn cần thiết. 

Ở cấp độ cá nhân, có thể chia quá trình tiến đến hiệu suất thành 5 bước:

1. Thực hành những cách hiệu quả nhất để thực hiện nhiệm vụ của bạn, bất kể thời gian và nguồn lực đã bỏ ra.
2. Tìm hiểu thêm về quy trình thông qua thử nghiệm và sai sót.
3. Tìm kiếm các khâu thực hiện có thể được tự động hóa, với ít tài nguyên hơn, nhanh hơn hoặc lược bỏ hoàn toàn.
4. Phân tích kết quả của những thay đổi này và xem bạn mất bao nhiêu hiệu quả bằng cách tối ưu hóa hiệu suất.
5. Lặp lại quy trình và tiếp tục điều chỉnh.

Kết luận

Sự khác biệt giữa hiệu quả và hiệu suất là điều quan trọng mà mỗi chúng ta cần quan tâm dù bạn là nhân viên hoặc quản lý. Quan tâm sự khác biệt này không phải để lấy một cái và bỏ lại một cái mà là tìm cách cân bằng, ưu tiên và thúc đẩy hai yếu tốt này để giúp nâng cao năng lực làm việc của bạn lẫn sự phát triển của công ty.