Làm thế nào để đo lường mức độ hài lòng của nhân viên

Thực tế đã chứng minh rất nhiều rằng nhân viên là tài sản quan trọng nhất của một công ty, các chủ doanh nghiệp đã lưu tâm và nhận ra tầm quan trọng của việc đo lường mức độ hài lòng của nhân viên. Việc này có thể giúp một công ty cải thiện sự gắn bó của nhân viên với họ, thu hút những nhân tài hàng đầu, giảm chi phí tuyển dụng, tăng lợi nhuận và hơn thế nữa.

Mức độ hài lòng của nhân viên là gì?

Sự hài lòng của nhân viên là một trạng thái chỉ có thể định tính, nhưng chúng ta cũng cố gắng để quy về định lượng nhằm xác định rõ và điều chỉnh để tăng sự hài lòng của họ  với công ty và công việc của họ! Qua đó mang lại hiệu quả to lớn trong việc đạt tới các mục tiêu của công ty.

Trong mức độ hài lòng của nhân viên thì trải nghiệm trong môi trường làm việc của họ là cơ sở chính giúp các nhà quản lý và nhân sự lấy dữ liệu trước khi phân tích để đưa ra nhận định.

Trải nghiệm của nhân viên là một cuộc hành trình. Cũng giống như các công ty liên tục cố gắng cải thiện trải nghiệm của khách hàng, thì trải nghiệm của nhân viên cũng vậy. Không có ngày kết thúc. Một công ty có thể có xếp hạng kinh nghiệm nhân viên tuyệt vời ngày hôm nay, nhưng nếu không được kiểm soát, nó có khả năng bị thụt lùi nhanh chóng.

Bài viết liên quan

10 điểm quan trọng nhất khiến nhân viên gắn bó với công ty

Giữ chân những nhân viên rất quan trọng đối với sức mạnh và sự thành công lâu dài của doanh nghiệp bạn. Các nhà quản lý sẵn sàng đồng ý rằng việc khiến nhân viên gắn bó với công ty, nhất là các nhân viên giỏi đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, tăng doanh số bán sản phẩm, môi trường làm việc hài hòa, vui vẻ. Đây là nhân tố góp phần đẩy mạnh sự phát triển của công ty cả về chất và lượng.

Đo gì để xác định mức độ hài lòng của nhân viên?

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo thứ gì đó đáp ứng được kỳ vọng là đo lường nó. 

Trước khi bắt đầu đo lường trải nghiệm của nhân viên, bạn có thể muốn xem xét cơ sở nhân viên và cách họ tương tác với tất cả các bộ phận trong tổ chức của bạn. 

Phân loại trước đo lường

Nếu bạn có nhiều vị trí công việc khác nhau đáng kể, bạn có thể muốn phát triển các phân loại cá tính giúp bạn phân biệt trải nghiệm của nhân viên dựa trên từng cá tính. 

Ví dụ, nhân viên thực hiện các vai trò trong dây chuyền lắp ráp có thể có trải nghiệm và kỳ vọng của nhân viên rất khác so với giám đốc làm việc tại trụ sở chính của bạn.

Bạn có thể muốn sử dụng vòng đời của nhân viên để xem xét trải nghiệm của nhân viên chi tiết hơn. Cách tiếp cận này cung cấp cho bạn một khuôn khổ được xác định rõ ràng - mà bạn có thể tăng cường bằng một công cụ gọi là bản đồ hành trình của nhân viên - để phân loại và phân tích feedback. Các bước sau trong vòng đời của nhân viên có thể mang lại những phản hồi khác nhau nhưng quan trọng:

• Tuyển dụng,
• Tiếp nhận nhân viên mới,
• Trách nhiệm công việc,
• Chuyển đổi vị trí (thăng chức, di chuyển bên),
• Nghỉ phép (thai sản / nghỉ cha mẹ, nghỉ ốm),
• Đào tạo và phát triển,
• Quản lý hiệu suất,
• Lập kế hoạch phụ cấp và
• Thôi việc, bao gồm cả sau khi thôi việc.

Lĩnh vực ảnh hưởng trải nghiệm nhân viên

Theo tác giả và nhà tương lai học Jacob Morgan, có ba lĩnh vực ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của nhân viên.

• Môi trường làm việc, bao gồm vị trí của văn phòng, tiện nghi, cách bố trí văn phòng, bàn làm việc của nhân viên hoặc không gian làm việc, công thái học, v.v.
• Văn hóa công ty hoặc cách mọi thứ được thực hiện trong tổ chức. Các loại hình văn hóa doanh nghiệp phổ biến là thứ bậc, học hỏi và hợp tác.
• Công nghệ được cung cấp cho nhân viên. Đây có thể là PC, hệ thống nhân sự và các ứng dụng mà nhân viên sử dụng để thực hiện các trách nhiệm hàng ngày của họ.

Với ba lĩnh vực này, bạn có thể nắm bắt feedback trong suốt vòng đời của nhân viên và phân loại các phản hồi. 

Điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù một số phản hồi có thể nhất quán trong vòng đời của nhân viên, nhưng rất có thể nó sẽ thay đổi theo thời gian. Điều này có thể do những thay đổi được thực hiện trong suốt thời gian làm việc của họ hoặc do môi trường làm việc khác nhau trong tổ chức của bạn. 

Ví dụ, bạn có thể nghĩ rằng văn hóa công ty của bạn nhất quán trong toàn tổ chức, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Văn phòng ở các thành phố và khu vực khác nhau có thể có văn hóa khác nhau.

Các cách đo lường trải nghiệm nhân viên

Đo lường trải nghiệm của nhân viên một cách chính xác có nghĩa là thu thập phản hồi một cách thường xuyên - và từ nhiều nguồn - để bạn có thể phản hồi các vấn đề một cách kịp thời. Dưới đây là 5 cách để thu thập thông tin đầu vào.

Làm khảo sát nhân viên

Khảo sát dài với bộ câu hỏi hoặc khảo sát chung ngắn là một cách tuyệt vời để nắm bắt phản hồi của nhân viên. Các câu hỏi trắc nghiệm giúp phân tích nhanh hơn, nhưng bao gồm một số câu hỏi mở cho phép nhân viên cung cấp phản hồi ẩn danh thẳng thắn có thể làm nổi bật các xu hướng mà bạn chưa biết.

Phân tích dữ liệu không gian làm việc

Tổ chức của bạn có thể cung cấp vô số đặc quyền, chẳng hạn như phòng Game, nhưng trừ khi chúng được sử dụng, chúng có thể không đóng góp vào trải nghiệm tích cực của nhân viên. 

Ví dụ: nếu nhân viên phải sử dụng thẻ để vào phòng, bạn có thể đo lường tần suất sử dụng phòng. Điều quan trọng cần lưu ý là việc tiêu thụ ít các cơ sở này có thể không có nghĩa là chúng không được coi trọng - nhân viên có thể đơn giản là chưa biết sự tồn tại của và được truyền đạt đúng

So sánh công ty với các công ty tương tự 

Bạn có thể sử dụng thông tin công khai, chẳng hạn như giải thưởng và blog của công ty, để so sánh tổ chức của bạn với các đối thủ cạnh tranh và những tổ chức khác có quy mô và phạm vi tương tự. 

Một số website tuyển dụng với phần review công ty sẽ cho bạn những so sánh trực quan thông qua hình thức người truy cập các trang đó cho điểm và các lời bình luận.

Kiểm tra dữ liệu các quy trình kinh doanh

Tận dụng dữ liệu được thu thập nội bộ có thể mang lại thông tin chi tiết tuyệt vời. Các điểm dữ liệu sau đây là ví dụ về thông tin có thể cung cấp một số hiểu biết về trải nghiệm của nhân viên và cảm nhận của nhân viên về công ty.

• Nhân viên giới thiệu. Nhân viên sẽ hiếm khi giới thiệu bạn bè và gia đình đến một tổ chức nếu họ không thích làm việc ở đó. Nếu bạn thấy lượng giới thiệu giảm đột ngột, điều đó có thể báo hiệu sự thay đổi trong tình cảm của nhân viên.
• Tỷ lệ chuyển việc. Sự thay đổi nhân viên xảy ra ở tất cả các công ty. Trong khi một số doanh thu là tốt, nếu tỷ lệ này cao hoặc ít nhất là cao hơn so với các tổ chức ngang hàng, điều đó có thể chỉ ra các vấn đề với trải nghiệm của nhân viên.
• Điểm danh. Tình trạng vắng mặt, sử dụng nhiều ngày ốm và đến muộn có thể cho thấy nhân viên có vấn đề với công việc hoặc công ty.
• Đào tạo và thăng chức. Các công ty thúc đẩy từ bên trong và mang đến cho nhân viên cơ hội phát triển thường sẽ có lực lượng lao động gắn bó hơn.

Thu thập phản hồi trực tiếp

Mặc dù đây không phải là một cách tiếp cận định lượng, nhưng phản hồi trực tiếp có thể hữu ích trong việc nắm bắt cảm giác của nhân viên. Để đảm bảo phản hồi trung thực, hãy cân nhắc sử dụng bên thứ ba. 

Thông tin người cho phản hồi phải được giữ bí mật và không được sử dụng để trừng phạt nhân viên hoặc bạn sẽ thấy rằng mọi người không còn sẵn sàng tham gia.

Xác định mức độ hài lòng của nhân viên

Bạn có thể sử dụng cả dữ liệu định lượng và định tính để đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả nhân viên đều có ý tưởng so sánh về những gì tạo nên sự hài lòng. 

Điều quan trọng với mỗi nhân viên là khác nhau

Ví dụ, cách tiếp cận quản lý hiệu suất của một nhà quản lý có thể được một số nhân viên đánh giá cao chứ không phải những người khác. Đạt được 100% điểm tương tác của nhân viên - một thước đo tương quan chặt chẽ với sự hài lòng của nhân viên - có thể chỉ là một mục tiêu đầy tham vọng.

Yếu tố bối cảnh 

Một số website tuyển dụng công bố các cuộc khảo sát về mức độ tương tác của nhân viên mang lại lợi ích bổ sung là so sánh kết quả của tổ chức bạn với những tổ chức khác. Những so sánh như vậy chỉ mang tính chất tham khảo ở một khía cạnh nhất định và không đặc biệt hữu ích. 

Điều quan trọng là phải có bối cảnh đằng sau những đánh giá và cho điểm đó. Ví dụ: điểm 70% có thể chỉ ra một công ty hoạt động tốt nhất, nhưng nếu không có bối cảnh cụ thể, công ty có thể chỉ cao hơn mức trung bình một chút.

Lắng nghe và mở rộng phạm vị đo lường

Dữ liệu định tính cũng có thể mang lại thông tin chi tiết đáng kể. Ví dụ: các câu hỏi khảo sát mức độ tương tác của nhân viên kết thúc mở, các bài đăng trên mạng nội bộ, các cuộc thảo luận riêng tư và các cuộc họp nhóm đều có thể cung cấp dữ liệu có giá trị. 

Nhận phản hồi của nhân viên từ tất cả các phòng ban, chi nhánh cũng rất quan trọng. Là một tổ chức, bạn muốn có được một đánh giá khách quan về mức độ hài lòng tổng thể của nhân viên bất kể vai trò và vị trí của nhân viên.

Bước tiếp theo

Truyền đạt từ cấp quản lý đến nhân viên

Nếu công ty bạn chưa bắt đầu đo lường trải nghiệm của nhân viên, bạn có thể muốn bắt đầu bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của trải nghiệm nhân viên trong công ty. Nhận được sự ủng hộ từ CEO và các nhà lãnh đạo cấp cao khác sẽ giúp dự án được tiến hành với nguồn vốn và hỗ trợ cần thiết. 

Để chương trình thành công, tất cả những người tham gia phải hiểu rõ rằng đây không phải là một dự án kéo dài một năm với ngày bắt đầu và ngày kết thúc khác nhau, mà là một quá trình định kỳ và liên tục.

Triển khai thích hợp với môi trường

Khi bắt đầu xác định các vấn đề, bạn sẽ muốn thêm các chương trình và đặc quyền mới một cách có phương pháp để cải thiện điểm số tương tác của nhân viên. Những thay đổi bạn triển khai phải phù hợp với văn hóa công ty bạn. Điều này sẽ không chỉ củng cố văn hóa bạn muốn mà còn cung cấp định hướng về các loại chương trình để thực hiện.

Thực hiện các điều chỉnh cụ thể

Khi xem xét các thay đổi, bạn có thể được hưởng lợi từ tư duy thiết kế, nơi bạn có cái nhìn sâu sắc về một vấn đề và đưa ra các giải pháp giải quyết tốt nhất các vấn đề mà nhân viên đã xác định.

Tạm kết

Không thể xem nhẹ việc xác định mức độ hài lòng của nhân viên trong một doanh nghiệp nếu bạn muốn đạt tới mục tiêu phát triển công ty. Và xác định trải nghiệm của nhân viên khi họ làm việc cho đến lúc rời đi là quá trình liên tục cũng như cần sự hợp tác của rất nhiều bên, không riêng gì bộ phận nhân sự! Hi vọng rằng nội dung trên đây đã cung cấp cho bạn ý tưởng để triển khai đo lường mức độ hài lòng của nhân viên một cách hiệu quả!