Cách gửi và nhận phản hồi mang tính xây dựng trong công việc

Tại một số thời điểm trong sự nghiệp của mình, bạn có thể cần đưa ra hoặc nhận phản hồi về công việc. Khi bạn làm điều đó một cách hiệu quả, việc cho và nhận phản hồi sẽ hữu ích cho sự phát triển của một cá nhân hoặc thậm chí là cả công ty. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nói về cách gửi và nhận phản hồi hiệu quả trong công việc kèm một vài ví dụ.

Thế nào là phản hồi hiệu quả?

Phản hồi hiệu quả là cách đưa ra những ý kiến về một chủ đề mang tính tích cực (chẳng hạn như lời khen), tiêu cực (chẳng hạn như biện pháp khắc phục) hoặc trung tính (chẳng hạn như nhận xét chung), nhưng nó luôn hữu ích cho người nhận. 

Một phản hồi được cho là hiệu quả khi nó cung cấp cho người nhận thông tin chi tiết hoặc đề xuất đóng góp vào kết quả mong muốn. Nếu bạn muốn đưa ra phản hồi hiệu quả, bạn nên hướng tới việc hỗ trợ, khuyến khích và đưa ra định hướng cụ thể cần thiết để thay đổi, cải thiện hoặc duy trì hành động và hiệu suất.

Vì sao việc gửi & nhận phản hồi lại quan trọng?

Đưa ra và nhận phản hồi tại nơi làm việc là điều quan trọng để thay đổi hành vi, cải thiện năng suất và đánh giá hiệu suất. Nhân viên và người quản lý cần biết những gì họ đang làm tốt và những thứ mà họ có thể làm tốt hơn. Ý tưởng là khuyến khích bản thân và đồng nghiệp của bạn để tiếp tục thực hiện ở cấp độ cao hơn.

Cách đưa ra phản hồi tại trong công việc

Biết cách đưa ra phản hồi hiệu quả là một kỹ năng giao tiếp quan trọng tại nơi làm việc. Đây là cách đưa ra phản hồi hiệu quả:

1. Biết mục đích của bạn

Để giữ mọi thứ tích cực và mang tính xây dựng, bạn nên có lý do chính đáng để đưa ra phản hồi. Hãy nhận biết kết quả mà bạn đang hy vọng đạt được và cung cấp phản hồi về chi tiết thực sự quan tâm, mong muốn đào tạo hoặc hướng dẫn người làm việc cùng của bạn và cam kết hỗ trợ và theo dõi họ phát triển.

2. Tập trung vào hành vi chứ không phải con người

Phản hồi nên nhắm mục tiêu vào các hành vi chứ không phải vào cách một người nào đó trông như thế nào, suy nghĩ như thế nào, họ là ai hoặc họ tin điều gì. Điều quan trọng là tránh đưa ra những nhận xét nhắm vào tính cách, trí thông minh hoặc các đặc điểm nhận dạng cá nhân khác và thay vào đó hãy hướng phản hồi vào tình huống cần thảo luận.

3. Biểu đạt cảm xúc của bạn thay vì phán xét

Điều quan trọng là biểu đạt cảm nhận của bạn thay vì phán xét lên đối phương những điều bạn suy đoán và áp đặt. Ví dụ, bạn có thể cho người đó biết rằng khi họ làm hoặc nói điều gì đó, điều đó khiến bạn cảm thấy thế nào đó.

4. Đặt câu hỏi

Nếu bắt đầu phản hồi của mình bằng cách hỏi người phản hồi thì bạn có thể sẽ tạo được không khí trao đổi thoải mái và thể hiện sự quan tâm chân thành! Đặt câu hỏi cũng giúp bạn nắm được sự hiểu biết của họ về tình huống và lắng nghe quan điểm của họ trước khi có lời phản hồi đầy đủ và chính xác!

5. Cụ thể

Sử dụng các ví dụ cụ thể, chi tiết giúp người nhận phản hồi hiểu rõ tình huống là gì và những hành vi nào họ cần thay đổi hoặc tiếp tục. Ngoài ra, khi bạn trình bày cụ thể, cuộc trò chuyện sẽ tập trung vào vấn đề hoặc tình huống chính xác cần giải quyết.

6. Đúng lúc

Phản hồi hữu ích nhất khi bạn đưa ra phản hồi càng sớm càng tốt sau khi một hành vi nhất định xảy ra. Giải quyết các vấn đề sớm hơn mang lại sự minh bạch và cải thiện được các nỗ lực trong tương lai. Ngoài ra, đưa ra lời khen ngợi kịp thời củng cố hiệu suất tích cực.

7. Chọn thời điểm

Thời điểm tốt nhất để đưa ra phản hồi không phải là khi cảm xúc dâng trào. Tốt nhất là đợi một lúc khi người nhận cởi mở hơn để nghe phản hồi và bạn đang ở trạng thái cảm xúc ổn định để đưa ra phản hồi một cách xây dựng và hữu ích.

Bài viết liên quan

8 kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc

Bất kể bạn làm công việc gì hay làm trong ngành gì, bạn cần có kỹ năng giao tiếp trong công việc tốt, có nghĩa là khả năng, yếu tố và kiến thức giúp bạn truyền đạt và thu thập thông tin. Cho dù bạn đang gọi cho khách hàng tiềm năng, gặp gỡ khách hàng, gửi email cho sếp, báo cáo, trò chuyện với đồng nghiệp hay làm bất kỳ điều gì thì bạn cũng cần biết cách truyền đạt sao cho dễ hiểu nhanh gọn thậm chí là còn có tính thuyết phục trong một số trường hợp nhất định!

Cách nhận phản hồi trong công việc

Học cách nhận phản hồi cũng quan trọng như đưa ra phản hồi để tiếp tục phát triển tại nơi làm việc. Đó là một kỹ năng mà bạn có thể phát triển bằng rèn luyện. Dưới đây là một số cách để tiếp nhận phản hồi mang tính xây dựng:

1. Xin phản hồi thường xuyên

Nếu bạn xin được phản hồi, nó sẽ loại bỏ sự ngạc nhiên khi bạn nhận được nó, vì vậy bạn có thể cởi mở hơn khi sử dụng lời khuyên được đưa ra để học hỏi và cải thiện. 

Đặt câu hỏi mở từ những người bạn tin tưởng và những người có thể đánh giá chính xác hiệu quả công việc của bạn. 

Một số thời điểm thích hợp để xin phản hồi có thể là khi bắt đầu công việc mới và sau khi bạn hoàn thành một dự án, thuyết trình hoặc tổ chức một cuộc họp.

2. Tiếp nhận phản hồi mang tính xây dựng

Nghĩ ra những cách để thay đổi hành vi của bạn có thể dẫn đến kết quả tốt hơn. Nếu bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu, hãy nhờ người cho phản hồi giải thích thêm.

3. Dành thời gian để xử lý phản hồi

Bạn có thể cần một chút thời gian để suy nghĩ về những gì bạn nghe được trước khi bạn có thể thực hiện những thay đổi cần thiết. 

Cố gắng chăm chú lắng nghe phản hồi được đưa ra và xử lý nó kỹ lưỡng bằng cách viết ra và sử dụng nó để tạo mục tiêu. Chiến thuật này cũng hữu ích trong việc theo dõi tiến độ của bạn để cải thiện.

4. Sẵn sàng phát triển

Hãy nghĩ về phản hồi như một cơ hội để phát triển hơn là những lời chỉ trích về hiệu suất hiện tại của bạn. Tăng trưởng giúp bạn cải thiện, thăng tiến và đạt được mục tiêu.

5. Nhận lỗi và tiến về phía trước

Thành công cũng liên quan đến việc học hỏi từ những thất bại của bạn. Thừa nhận rằng bạn đã phạm sai lầm, tha thứ cho bản thân và quyết định thử những điều khác biệt trong tương lai.

6. Hãy biết ơn những phản hồi

Cảm ơn người đã đưa ra phản hồi để cho họ thấy rằng bạn không chỉ lắng nghe và hiểu mà còn chấp nhận những gì họ nói. Cố gắng chia sẻ ý tưởng cải tiến của bạn khi cần thiết để đảm bảo với họ rằng bạn dự định xem xét lời khuyên của họ và nỗ lực thực hiện các thay đổi. 

Bằng cách bày tỏ sự trân trọng của mình, bạn cho người khác thấy rằng bạn hoan nghênh phản hồi và họ sẽ sẵn phản hồi để hỗ trợ bạn trong tương lai.

Ví dụ về phản hồi mang tính xây dựng

Có một phương pháp đưa ra phản hồi được nhiều doanh nghiệp sử dụng gọi là Phương pháp Giao tiếp Bất bạo động Rosenberg bao gồm các ý tưởng sau:

• Quan sát: Đây là những gì “tôi” quan sát và những gì “bạn” quan sát không đóng góp cho hạnh phúc của người khác.
• Cảm xúc: Đây là cảm giác của “tôi” và cảm giác của “bạn” dựa trên các quan sát.
• Nhu cầu: Đây là những gì “tôi” cần và những gì “bạn” cần ảnh hưởng đến cảm xúc của bạn.
• Yêu cầu: Các yêu cầu phải rõ ràng và bao gồm các hành động cụ thể mà không đòi hỏi khắt khe.

Đưa ra phản hồi: “Khi bạn đến họp muộn, điều đó khiến tôi cảm thấy phiền lòng. Tôi cần cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao với tư cách là một đồng nghiệp, và công ty cần bạn là người đáng tin cậy. Bạn có sẵn sàng duy trì việc có mặt đúng giờ hàng ngày để đảm bảo việc tổ chức các cuộc họp quan trọng không?”

Nhận phản hồi: “Khi tôi không đảm bảo rằng bạn có đủ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình, tôi hiểu rằng bạn cảm thấy nản lòng và điều đó làm chậm hiệu suất làm việc của bạn. Bạn cần phải có tất cả các công cụ cần thiết để làm tốt công việc của mình. Bạn có muốn tôi trang bị thêm một số vật tư bổ sung để hoàn thành dự án này không?"

Tạm kết

Gửi phản hồi và nhận phản hồi là một tình huống chắc chắn xảy ra trong môi trường công việc dù cho bạn có làm tốt hay không tốt! Do đó, chuẩn bị tinh thần và quan điểm đúng đắn trong tình huống này là cực kỳ cần thiết. Phản hồi hiệu quả sẽ mang đến nhiều giá trị lâu dài cho cá nhân và cả công ty, người lại nếu phản hồi kém thì sẽ hủy hoại tinh thần và cơ hội để phát triển tốt hơn!